檔案資源開發利用存在的問題及建議

孫明俠

摘 要：隨著我國社會經濟水平不斷提升，人們對檔案信息的需求量也變得越來越大，使檔案資源管理工作在實際展開的過程中，所涉及的內容更為豐富，從而在一定程度上加大了檔案管理人員的工作壓力。如何進一步加強對檔案資源的有效開發以及規范化管理成為現階段促進我國社會穩定運行發展的關鍵。基于此，本文嘗試對檔案資源開發利用存在的問題以及策略進行了分析。

關鍵詞：檔案資源;開發利用;問題;建議

檔案資源管理工作在實際展開過程中應該充分把握檔案資源的特性，其主要體現為原始性、綜合性、知識性以及廣泛性等幾個方面，是我國社會各項管理工作經驗與科技成果相結合的重要體現，在我國生產經營、科技開發以及行政管理等多種形式工作中被廣泛應用，并且發揮出了重要作用。隨著現階段我國社會主義市場經濟體系全面落實，如何對當前檔案信息資源系統進行有效開發利用成為促進我國社會整體發展的關鍵路徑之一，同時也是擺在現階段我國檔案工作者面前的重要任務，今后應該注意進一步加大對檔案資源開發利用中各項問題的治理以及解決力度，從而促進我國檔案事業健康發展。

一、當前檔案資源開發利用存在的主要問題

1.檔案利用率較低

目前，我國在開展檔案資源開發利用過程中，雖然行業內部的檔案工作人員進行了多種探索以及嘗試，但是在檔案資源開發利用方面仍然沒有取得理想效果，在實質上依然處于封閉或者半封閉狀態，致使很大一部分檔案資源利用率較低，沒有很好體現出自身價值。

2.檔案管理硬件條件較差

在開展檔案資源開發工作時，必須要有完善的硬件條件作為支撐。但是當前來看，往往檔案管理場地空間較為有限，這也使得檔案擺放較為密集，整體通風效果較差，紙質檔案很可能會出現返潮、發霉的現象，這也直接影響了檔案信息的正常利用。同時，還面臨著不同程度的計算機設備老化、掃描儀及刻錄機損壞等問題，也正是因為這些問題存在，使得檔案資源管理工作開展受到多方面因素的影響，無法保證數字化檔案管理的效率及精準性。

3.檔案開發范圍較小

現階段很多檔案館可供對外開放的檔案信息較少，所涉及的內容也較為單一，造成很多時候檔案館的檔案資源無法為社會其他行業提供有價值的參考信息，不利于檔案資源的開發利用。不同的社會階層、組織團體以及個人對檔案資源的需求往往存在較大差異性，并且在實際進行檔案查閱的時候，往往還會受到借閱者身份、檔案類別以及檔案保密程度等多方面的限制，這也造成現階段我國檔案館中很大一部分檔案資源僅限于專業學科領域之間交流、單位之間互相交流應用，并沒有對社會大眾開放，在一定程度上削弱了檔案資源的實際價值。

4.檔案系統建設基礎較為薄弱

目前，我國一部分檔案館往往由于國家政策以及當地政府經濟條件等原因存在投資力度小、設備老舊落后等情況，并且有的檔案館的檔案資料沒有得到妥善保管以及整理，甚至沒有為其設置專門的編目，使這些檔案資源很難為查閱者搜索到。另外，檔案館的檢索工具不健全，用戶查找檔案的準確率會明顯降低，經常會出現檔案信息查找不全、查找不準的現象，這也在整體上降低了檔案館的服務水平。

二、檔案資源開發利用問題的成因

1.檔案意識淡薄

對現階段我國檔案資源開發利用所存在的問題進行深入分析后可以發現，其重要原因就是因為檔案意識淡薄，主要是因為檔案工作在社會的知名度不高，很多人對檔案事業的理解存在偏差，沒有意識到檔案事業開展對我國社會整體建設發展的重要性。即使是很多專業檔案工作者對于自身崗位工作的意識還停留在檔案接洽、分類、保管等基本檔案管理工作內容上，這種工作理念已經較為傳統。歸根結底，這與我國政府相關職能部門在檔案工作方面的投入力度不夠有直接關系，同時也沒有做好相應的社會引導工作，從而使得檔案事業在社會上的知名度以及響應度較低，這也對檔案事業的有效開展產生了一定負面影響。

2.檔案管理者自身素質有待提升

隨著我國社會的不斷發展，傳統的檔案管理模式以及工作思想已經很難滿足當前檔案事業的發展需求，這就需要相關檔案工作者不斷提升自身綜合素質，由于檔案管理工作內容具有綜合性特點，因此相關檔案工作人員不僅要具備一定的文史知識以及文字駕馭能力，同時還應該掌握相關技能知識，如要對統計學、分類管理學、計算機科學等技術領域知識有一定了解。但是，目前來看，我國很大一部分檔案館的檔案工作者往往自身綜合素質很難達到新形勢下檔案管理工作的開展需求，使檔案資源的開發利用受到了一定限制，經常會出現部分環節銜接不當以及無法有效落實的現象，這也在很大程度上阻礙了我國檔案事業的整體現代化發展進程。

3.檔案管理思想保守

對于目前我國很大一部分檔案工作者來說，在展開檔案管理工作的時候，并沒有積極響應新的社會形勢，同時也沒有將開拓精神以及競爭意識融入檔案管理工作中，造成檔案管理工作在實際展開的過程中存在管理形式單一、管理思想守舊的現象，不利于檔案管理工作的有效開展。

三、檔案資源開發利用的優化措施

1.轉變觀念，樹立服務意識

從現階段社會發展實際情況來看，檔案資源開發利用已經成為促進社會內部運轉穩定性的關鍵因素之一，并且檔案資源作為一種極為珍貴的信息資源的價值得到了逐漸顯現，其可以在人類的生產經營、日常生活中創造寶貴財富，對檔案資源信息進行合理應用可以在很大程度上節省人力、物力以及資金成本的投入，是現階段我國社會經濟建設不可缺少的重要物質條件之一。檔案資源開發利用工作主要是指對已有檔案資源價值進行挖掘，從而使其可以更好地為當前經濟發展進行服務。因此，在進行檔案資源開發利用的時候，應該注意積極轉變傳統檔案資源開發觀念，樹立起與現階段社會發展實際形勢相符合的服務意識。在過去很長一段時間，我國在開展檔案資源開發利用工作時，往往存在較為嚴重的“重保管，輕利用”現象，也正是因為這種現象的存在，使很大一部分檔案資源并沒有發揮出自身價值。今后，檔案館在展開檔案資源管理工作的時候，應該注意秉持服務至上的基本原則，保證現有檔案資源可以物盡其用，從而最大限度滿足查閱者對于檔案的使用需求。檔案管理部門應該根據檔案資源的實際特點開展具有針對性的檔案服務工作，要對傳統坐等檔案利用者上門的方式進行一定改變，將被動服務改為主動服務、超前服務，通過這種方式來進一步擴展檔案資源的使用范圍，同時也提升了檔案管理部門的整體服務水平，通過對主動服務與被動服務之間的關系進行準確把控，可以使檔案管理部門更好地應用創新服務方式，打開新市場，在保證檔案資源價值得到發揮的同時，也使檔案管理部門獲得了相應的收益。

2.加強學習，提升檔案意識

想要使檔案資源管理工作的開展取得理想效果，企業方面應該將組織全體職工定期學習作為重要路徑，檔案管理并不只是檔案部門的工作，需要全體職工有清晰的檔案保護意識，在對檔案進行利用時，應該避免檔案受到損壞。在組織職工開展檔案管理學習時，應該大力宣傳、落實國家相關法律法規、方針政策，通過多種宣傳形式相結合的方式來培養職工的檔案意識，這樣可以使其更為充分地認識到檔案信息資源的價值，今后在對檔案資源進行使用時，也會格外珍視這些寶貴的信息資源，自覺收集整理。同時，企業還應該意識到，對職工檔案意識的培養應該是長期性的，從而在企業內部營造良好的檔案管理及開發使用氛圍，這樣才能從根本上提升檔案資源整體管理利用質量。此外，由于企業的檔案管理工作具有綜合性、復雜性的基本特征，這也需要企業方面相關領導對檔案管理工作予以充分重視，將其當作企業日常運轉過程中的重要工作內容，應用大力宣傳的方式來調動職工參與檔案管理法規政策學習的積極性。

3.突出特色，發揮專業優勢

在開展檔案資源開發利用工作時，應該根據檔案資源的所屬類別對其專業特色進行挖掘，從而保證檔案資源的價值可以得到有效發揮。不同行業的檔案資源往往在其專業特色上存在明顯差距，因此在對其進行開發利用時，應用理念也不盡相同，這就需要檔案管理人員對相關專業的知識內容有較為具體的掌握，根據實際情況來確定具有針對性的檔案開發以及應用方案。例如，對于醫院疾控中心來說，其所涉及的檔案資源主要包括健康教育、艾滋病防治、慢性病防控等方面，因此在開展檔案開發利用工作的時候應該注意對其專業優勢進行有效發揮，通過這種方式來保證疾控中心的各項職責得到具體落實，要注意充分利用疾控中心檔案資源，對現有的文字、圖片、音頻以及視頻等資源進行合理應用?？梢岳矛F有的疾控中心檔案資源制作成宣傳冊、展示板等，還可以積極利用官方網站、微信公眾號以及微博等方式來進行形式多樣的疾控宣傳，通過這種方式可以進一步提升人們的疾病防控意識。由此可以看出，在進行檔案資源開發利用工作時，對其專業特色進行有效發掘可以使其價值得到更為具體的體現，這也更加有利于檔案資源服務社會，服務人民。

4.加大資金投入，促進系統建設

現階段我國科技水平不斷提升，在進行檔案資源開發利用的時候，也應該注意與社會發展實際情況進行緊密結合，將信息技術手段融入檔案資源管理工作中，這樣也可以使現有的檔案資源得到更為充分的開發利用。因此，今后在對檔案資源進行開發的過程中，應該注意進一步加大資金投入力度，以此為基礎建立起功能更為完善的檔案資源管理平臺，從而保證檔案管理的信息化建設水平可以得到持續性提升。當建立起信息化檔案管理以及利用平臺之后，可以對多種檔案資源進行協調管理以及開發，通過信息化系統的應用也使得各業務之間的關聯程度明顯提升，從而實現了多種業務之間的無縫對接。在展開檔案資料管理工作的時候，最為重要的前提之一是要保證檔案資源的真實性，這樣對其進行后續的開發以及利用才有意義。檔案館在展開檔案資源信息化管理工作時，尤其要將工作重點放在一些老舊、分散的檔案資源管理上，通過信息系統的有效應用來使其可以更為有序、準確的展示在工作人員以及查閱者的視線范圍，使檔案資源的利用更為高效，同時也使檔案資源的整體利用安全得到了保證。檔案館應該充分意識到想要實現對檔案信息化資源系統的深入開發以及建設并非一朝一夕能夠實現的，需要對檔案管理人員有一定耐心，要根據當前檔案資源儲存實際情況來確定系統建設規模，要保證其可以實現對檔案資源的遠程查詢以及利用，使檔案工作效率得到保證。

5.完善工作制度，規范工作流程

目前，我國很多單位的檔案部門或者專業檔案館往往還存在著工作制度完善程度不高的現象，也正是因為這種情況的普遍存在，使很多時候檔案資源開發利用工作在實際展開過程中缺乏具體依據，使檔案管理工作的整體開展效果受到了嚴重影響。按照我國《檔案法》等相關法律法規要求，檔案管理部門應該明確檔案收集、編目、統計以及利用等各個環節的操作流程，保證檔案資源管理工作的開展更為規范化、標準化，使檔案開發利用工作的開展更加具有針對性，從而使得檔案資源的價值得到有效發揮。同時，還應該注意建立起完善的考核評價機制，對各方面檔案管理工作的開展情況進行全面監督，并且注意定期對相關管理人員進行考核，通過這種方式來對其綜合素質進行確定，建立完善的考核評價機制有效促進了檔案資源開發利用工作的開展。在展開檔案資源管理跟蹤監督檢查工作的時候，應該對檔案管理工作各個環節的開展情況進行實時分析，從而在第一時間確定其是否符合標準，一旦發現存在問題應該及時進行處理，從而保證檔案開發利用過程中的各項業務可以得到有效落實。

四、結語

綜上所述，隨著我國社會的不斷發展，所產生的各種檔案體量在不斷增大，使檔案管理工作在實際開展過程中要克服多方面困難，需要相關檔案管理人員自身具有較強的專業素質。當前，我國信息技術水平不斷提升，并且在各個行業中有廣泛應用，今后在開展檔案資源開發利用工作時也應該注意積極與信息化技術進行結合，保證檔案資源的分類、分析、統計以及保存等各項工作的開展效率得到有效提升，使檔案管理工作的精準性得到保證。檔案管理部門應該注意定期對內部檔案工作者進行素質提升培訓，其培訓應該涉及檔案管理理念的創新、信息技術與檔案管理的融合等方面內容，從而培養出與現階段社會發展實際需求方向更為符合的檔案工作者。隨著檔案體量的增加，所涉及的內容也越來越豐富，想要在短時間內培養一支高素質的檔案管理隊伍往往存在一定難度，因此檔案管理部門要有一定的耐心，對現階段企業以及行業實際發展情況有清晰具體的了解，以此作為基礎來保證培訓工作的開展更加具有針對性。今后，傳統的半人工檔案資源開發利用勢必會逐漸退出歷史舞臺，檔案館應該積極借助數字化技術開展相應的檔案管理工作，并且要注意對以往的檔案服務模式進行一定轉變，將被動服務變成主動服務、超前服務，使檔案管理工作的開展與現代化社會的實際發展需求更為符合。

參考文獻：

[1]徐 婧.檔案信息資源開發利用中的存在問題及對策思考[J].檔案與建設，2019

[2]焦 雋.檔案信息資源開發利用工作中存在的問題及對策[J].科技風，2019

[3]李沁娟.檔案信息資源開發利用中存在的問題及其對策[J].城建檔案，2019

[4]周玉梅.芻議醫院會計檔案信息資源開發利用中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018

[5]呂 華.檔案信息資源開發存在的問題及對策建議[J].魅力中國，2017

[6]王愛林.檔案信息資源開發利用中存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2017

[7]趙 麗.卜凡意.縣（市）中小企業檔案信息資源開發利用存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2017

[8]孫雪梅，董 玲.網絡環境下的檔案信息資源開發利用存在的主要問題及對策[J].檔案與建設，2019

[9]李 萌.淺析檔案信息資源開發以及利用存在的問題及對策[J].卷宗，2017

[10]邵 濱，曹玉秀.淺析人力資源檔案管理存在的問題及措施[J].大陸橋視野，2018

（作者單位：中國石油長慶油田分公司檔案館）

3308500589211