財務RPA在供應鏈管理中的應用

崔 暢，李建明

(1.國能物資內蒙古有限公司，呼和浩特 010010； 2.國家能源集團內蒙古電力有限公司，呼和浩特 010010)

2018年至今，RPA的全球市場規模每年增速超100%。據國際數據公司IDC預測，2023年，RPA的全球市場規模將達39.04億美元，中國市場規模將達10.18億美元。提供RPA技術的全球頭部軟件公司目前服務客戶超過8000家，包括2/3的世界500強企業。供應鏈企業作為供應商和客戶之間的橋梁，從各自的信息到發票的收開，再到收付款環節，財務系統始終扮演著重要的角色，需要利用RPA海量數據抓取分析功能，解決供應商和客戶數量眾多、收款及付款筆數多、購銷發票量大、應付賬款對賬不清等問題。

1 財務RPA的應用價值

財務智能化由最初的信息收集、洗選向智能流程自動化過渡，人力勞動工作量呈階梯式遞減。RPA可完成基本的采購數據輸入、洗選、抓取等工作，將與財務有關的業務環節銜接起來，把前后端工作流打通，無須人工干預，自動整合客戶結算結構化數據，實現人機交互、人工審核等智能功能。軟件機器人在一定條件下，可自主學習和判斷并定制新的機器人，以適應動態規則，使復雜的任務實現自動化。

大數據時代，近42%的財務活動通過成熟的技術可實現全自動化，還有19%可實現近全自動化。全自動化應用包括資金系統付款、收款，稅務系統增值稅進項稅發票認證，ERP系統入庫發票校驗。半自動化應用包括資金系統應收應付票據的承兌、背書，稅控系統的增值稅進項稅轉出需要人為判斷，之后再做處理等。

隨著人工智能技術的發展，財務領域的自動化、智能化、數字化將為企業經營管理提供新動力、新思維、新方法。目前，財務管理已成為RPA應用規模最大的領域之一，作為企業的天然數據中心，財務部門可以匯聚、分析經營相關數據，幫助企業分析市場，預測經營發展趨勢，實現更加高效、科學、精準的決策。為了實現更大的價值，需要將基于規則、重復性強、挖掘數據價值等耗時耗力的工作自動化，充分釋放人力價值，使財務人員將更多精力投入到財務分析、預測等更具附加值的工作中去。

2 財務RPA的具體應用

RPA在財務領域的主要應用場景包括跨系統處理，即對司庫系統、MDM系統、稅務系統、預算系統、法務系統、工程財務系統、ERP系統、商旅系統、報賬系統等業務系統等，將全部資料通過智能識別技術及人工補錄與數據傳輸等方式進行整理和清洗，形成結構化數據庫。其在供應鏈管理中的具體應用有以下幾方面：

2.1 司庫系統(資金系統)

幫助企業建立統一的資金集中、資金監控、資金結算和金融服務，令企業財務管理實現現代化，資金管理既規范又高效。

自動收款：通過集團財務公司實現網銀直連功能，即通過資金結算平臺，無需網銀等第三方實物連接商業銀行，自動提取收款流水，并實現回單倒掛，推送到報賬系統形成自動收款并自動入賬功能。啟用收款自動匹配RPA，每個單據只需幾秒鐘憑證即可集成。例如：業務信息中合計金額與關聯收款流水合計金額一致時，審核通過，否則審核不通過。收款流水為資金系統推送流水時，收款回單或文件為非必要附件；收款流水為手動添加時，收款回單或收款證明文件為必要附件；收款回單或憑證是必要附件時，回單金額合計與單據金額合計一致時，審核通過，不一致時審核不通過。通過強控或弱控的方式進行資金處理，用以模仿財務人員謹慎高效的操作行為。

自動付款：由集團財務公司牽頭，做網銀直連業務，獲取各個商業銀行開戶網點信息，并同步到司庫系統，各個分子公司通過聯行號及開戶行名稱兩個維度，利用唯一單據號這一特征，采集財務單據銀行付款信息，通過RPA機器人自動進行付款金額信息配比，實現全智能付款，解決付款筆數多的問題，避免手工錄入的誤差，實現一鍵匹配，自動付款。例如：給某一供應商付款時，RPA自動審核收付信息，合計金額與實付金額一致時審核通過，否則審核不通過；供應商名稱與結算單掛賬供應商名稱一致時，審核通過，不一致時，審核不通過；當供應商為虛擬供應商(結算次數較少，且結算金額較小時未創建具體供應商)或存在總公司為分公司開票等情況時，需轉人工審核。

自動歸集：根據司庫系統推送到報賬系統的資金歸集業務單，自動執行單據傳遞及自動過賬。網銀資金自動歸集服務通過RPA分為以下兩種歸集方式：一是保留余額方式，設置保留金額，當歸集賬戶的余額大于該金額時，超出部分全額轉至結算賬戶。二是固定金額方式，設置歸集金額，當歸集賬戶的余額大于該金額時，歸集金額部分轉至結算賬戶。轉款頻率設置均可由財務人員根據管理需要自行設定。例如：每天收入賬戶只留存1 000元，資金調配無需人工操作網銀，在每日規定的時間點，自動轉入本單位指定賬戶，確保資金安全，同時匯入集團財務公司，有利于整個集團的資金調配，避免資金冗余。

對賬功能：所有網銀直連的賬戶，月末均可實現各個銀行與賬面上的資金發生額、余額自動對賬，并找出差異，自動生成銀行余額調節表。只有在超出機器人處理潛力的特殊情況下，才需要人為干預，并可以自行設置，將識別到的不一致之處及時通知相關財務人員。此對賬功能只需一鍵配比，大大節省了單筆核對的時間,同時可確保資金安全。另外，銀行余額調節表未按制度要求于次月10個工作日內完成編制并審批時，RPA會進行風險提示。

2.2 ERP系統

ERP系統建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業提供決策管理平臺。

收到供應商發票，進行入庫管理流程：第一步，RPA機器人無需人工干預，即可自動由物料系統將采購訂單的信息過濾到ERP系統，這個步驟要做庫存商品的增加，用會計分錄表達為借：庫存商品，貸：應付暫估。第二步，利用供應商維度，匹配單一的采購訂單編號批量入庫，主要實現包含增值稅進項稅額的實際付款金額，用會計分錄表達為借：應付暫估，借：應交稅費-應交增值稅(進項稅額)，貸：應付賬款。如果發生例外情況，后續的審核需要對ERP系統、物料系統的數據和入庫發票數據進行相互校驗。RPA可以作為3個數據源之間的橋梁，完成發票差異的自動化比對，使財務人員快速找到差異原因，并做后續處理。RPA在實際管理中應用廣泛，如存貨賬不符，月末原材料明細科目出現負數時，可能存在原材料出入庫管理不當的風險，自動發出風險預警，此時系統將作出單據駁回處理，同時庫存商品直接影響應付暫估，暫估金額與驗收單(實物即入即出)或出庫領用單(實物通用)及驗收單(服務通用)中合計含稅金額或合計不含稅金額一致時，審核通過，否則審核不通過，此時系統做出轉人工審核模式。

銷售訂單，開具客戶發票并郵寄流程：RPA機器人無需人工干預，即由采購訂單完成發票校驗后，自動按照設置規則生成銷售訂單，并將銷售訂單通過RPA機器人自動將開具發票任務推送到開票系統，開票系統由人工勾選需要開具的發票，進行批量開具，銷售發票上自動附帶銷售訂單的編號，便于采購單位核對具體訂單信息，由于銷售發票的內容在前端物料系統中已經存在發票內容、數量、規格型號等，保持入庫發票的信息與出庫發票信息一致，只需一鍵勾選所需開具的發票即可。如果公司為紙質發票，可借助高速打印機和蓋章機快速完成發票打印蓋章，并通過RPA將開具好的發票信息自動填制郵寄信息，并發送到客戶的郵箱；如果公司為電子版發票，RPA則直接將PDF版發票自動發送至客戶郵箱。RPA開具發票極大節省了工時及人力投入，提升了客戶滿意度和獲得率，在短時間內有效提高回款率。

2.3 稅控系統

增值稅：通過RPA財務機器人自主登錄增值稅查驗平臺，查詢增值稅發票，自動判斷發票真偽，減少大量人力及時間，極大提高了業務部門的辦事效率。進項發票經批量驗收入庫后，通過RPA將入賬的發票實現稅務端自動勾選、匹配、認證，使認證流程更加快速、有效，縮短客戶等待時間。每月進項稅勾選完成后，一鍵申報，與賬面一致，實現零誤差；銷項稅在稅控系統開具完成后，在電子稅務局平臺進行發票信息采集，自動帶出進銷項金額及稅額，此時在稅務系統中，銷項發票集中自動生成、審核；進項稅轉出按賬面金額匹配進項稅發票，做自動轉出處理，實現增值稅納稅申報表的底稿制作、復核、一鍵申報等各項增值稅自動申報功能。此時增值稅數據固定，同時以該企業增值稅為基數、固定稅率為乘數，自動帶出附加稅及水利建設基金。

企業所得稅：所得稅按月或按季計提，按稅務局核定的稅率及政策繳納。RPA以利潤表為基礎，計算所得稅及凈利潤，操作中如發生所得稅費用-當期所得稅與應交稅費-應交所得稅貸方發生額不匹配，可能存在當期所得稅計提不準確的核算風險，月末系統對“所得稅費用-當期所得稅”科目發生額與“應交稅費-應交所得稅”貸方發生額進行比對，不一致時，發出風險預警。

2.4 報賬系統

應收款項會計流程：應收賬款的借方審核時，RPA遵循的原則如下：應收賬款明細科目年末余額為負數時，系統自動發出風險預警，可能存在預收款項和虛增資產負債的情況，此時RPA采取強控手段，直接駁回經辦人，不允許任何形式的審核；應收賬款回款方通過數據采集的技術手段(即OCR)，識別附件中相關信息，與合同約定客戶不一致，可能存在營業收入不實的風險，發出風險預警，此時轉入人工審核。應收賬款的貸方審核，用會計分錄表示為借：銀行存款，貸：應收賬款，此項工作可通過RPA進行審核，在影像系統上傳關聯對應的銀行收款回單，機器人根據回單信息自動審核應收款項的金額、客戶名稱等具體信息，如果單據信息與回單信息一致，自動通過；如果不一致，自動退回單據，并填寫單據退回的原因，通知單據填報人。應收賬款的借方審核時，判斷單據內容中應收金額是否與增值稅發票欄中關聯的發票含稅金額一致，一致時審核通過，不一致時審核不通過，此時，未按發票金額入賬的情況(如拆分發票入賬)需轉人工審核。

應付款項會計流程：通過RPA將PDF文件中的入庫發票信息(發票號、日期和金額)錄入ERP系統，并記錄到電子表格用于內部使用。當供應商付款的金額大于當前供應商應付或合同負債余額時，RPA自動執行拒絕指令，并提醒財務人員付款的準確性；當供應商付款的金額小于等于當前供應商應付或合同負債余額時，RPA自動執行指令，并生成憑證。例如：月末同一供應商相同合同預付賬款與應付賬款均有余額時，發出風險預警，其潛在風險是虛增資產負債規模、報表數據失真，此時轉人工審核。如果長期掛賬未及時清理的應付款項，可能存在法律或稅務風險；對賬齡在一年以上的“應付賬款”及“其他應付款”科目進行監測，每半年推送無發生額供應商的情況，進行弱控風險監控處理，系統自動給出風險提示。

2.5 報表統計自動化

財務日常工作需要導出大量的信息，包括部門費用、預算管理、資產投資及人員狀態等，對信息進行加工處理，形成報告并報送給相關部門。報表機器人可根據系統設置的報表編報方式，在固定的時間點按設置要求自動批量導出不同模塊信息，編制、計算、匯總并上報報表，提高信息報送效率和質量，提高企業的風險管控效率及管理能力。

3 財務RPA的應用前景

財務RPA作為供應鏈企業的重要新技術應用，可作為企業虛擬結算或輔助專業財務人員開展重復性高、流程性強的工作任務，能夠7×24 h工作，減少人工成本，提升工作效率，形成良好的生態工作流，賦能“財務數智化”轉型。RPA在財務上的應用可有效避免人工操作帶來的風險，自動生成風險預警，從根本上降低企業可能面臨的財務風險，基于精心組織的內部控制預警規則，充分發揮內部控制管理的作用。RPA財務自動化可有效促進企業資本管理、稅收管理和內部審計的實施，為企業發展提供真實、高效的數據支撐，助力企業發展。