大數據時代人事檔案數據的保全與保密問題研究＊

王 華

（揚州工業職業技術學院，江蘇揚州，225127）

利用數據技術對人事檔案數據進行處理，可以形成更直觀、全面的檔案數據，進而為人事決策提供依據。一個重要的前提就是確保人事檔案數據的真實性和全面性。人事檔案具有私人化性質，涉及大量個人隱私，有些還會涉及工作秘密，因而人事檔案的保密與安全性也成為重要議題。基于此，人事檔案數據價值的體現需要同時關注數據搜集的“真實與全面”和檔案利用過程中的“保密與安全”問題。

一、 大數據對人事檔案管理的影響

1. 深化了人事檔案數據應用

傳統人事檔案的數字化管理轉型意義重大。一是有效克服傳統人事檔案管理的不足。現代信息技術與人事檔案管理的深度融合，極大豐富了人事檔案數據來源，提升了人事檔案數據的使用效率，凸顯了人事檔案數據的價值和作用。二是助推人事檔案數據化建設。人事檔案數據化建設是深化人事檔案數據應用價值的重要基礎。［1］通過數據共享和數據分析，深度挖掘原本分散的檔案數據中隱藏的規律性內容，有效推動了人力資源管理模式的創新。

2. 對保障人事檔案安全提出了新的要求

根據性質的不同人事檔案可劃分為公開資料、內部文件和涉密資料等，其中內部文件和涉密資料的利用應避免泄密，保護相關主體的隱私權。人事檔案數據管理過程主要依賴計算機系統的處理規則，特別是大數據技術中的清洗和過濾規則的廣泛應用，在一定程度上會影響人事檔案數據的真實性和完整性。因此，在運用大數據技術管理人事檔案的過程中，要有專業的檔案人員參與，以切實保障人事檔案數據的原始性、真實性和保密性。

二、 大數據時代人事檔案數據的“保全”

大數據時代人事檔案數據的“保全”，包含兩層涵義，一是在檔案收集環節保證數據的真實、全面，二是在檔案管理與利用環節保障檔案的安全。

1. 深化大數據理念，全面收集人事檔案數據

人事檔案管理人員必須認識到大數據的重要性，強化大數據管理思維，借助大數據、云計算等技術，對人事檔案數據信息進行多渠道、多路徑收集［2］，并對人事檔案數據進行合理分類和歸檔，保證人事檔案管理工作與業務工作的有機配合。第一，重視人事檔案數據采集。要充分認識人事檔案數據采集的重要性，建立起與工作機制相匹配的人事檔案數據采集系統，借助人事檔案管理信息系統和采集終端等數據接口，及時對人事信息進行采集、匯總。第二，重視外部環境數據收集。除了要收集單位內部人員信息，還要注意收集單位人員的外部信息，如單位人員的社會關系網絡信息、誠信信息等，為人力資源管理提供更為全面的數據支撐。

2. 優化檔案收集鑒別模式，保障檔案數據歸檔安全

無論來源如何，人事檔案信息都存在著造假的可能，這就需要人事檔案管理部門對相關數據信息進行鑒別。第一，將人事檔案數據鑒別作為一項重要工作。檔案管理人員要充分認識到人事檔案收集鑒別工作的極端重要性，嚴格按照“取之有據、舍之有理”的原則對人事檔案數據進行全面鑒別處理。第二，善于運用先進的檢測方式。一方面，驗證人事檔案數據的真實性。包含對人事檔案數據來源、數據的真實性和原數據與工作人員的關聯性等方面進行驗證，確保數據真實可靠。另一方面，檢測人事檔案數據的完整性和可用性。通過歸檔信息檢測、數據文件檢測、元數據檢測、數據總量檢測，確保數據完整可用。此外，還要重視安全性檢測，包含人事檔案數據收集安全、數據載體安全和歸檔過程安全監控。

3. 開發檔案數據查詢平臺，保障數據查詢安全

為更好地發揮人事檔案數據的應用價值，建議開發人事檔案數據查詢平臺，充分滿足人事檔案數據查詢需求。可采用二維碼技術，提升人事檔案數據查詢速度。在具體實施過程中，第一，實現查詢全過程記錄。相關工作人員根據用戶請求核對相關身份信息并生成二維碼身份證。［3］查詢人員用手機掃描二維碼身份證就可以獲得查詢范圍限時授權資格，進而獲得需要的人事檔案數據，且查詢人員在人事檔案系統的所有查詢行為都將被系統記錄。第二，做到人事檔案數據打印規范化。用手機掃描二維碼就可以顯示人事檔案數據信息出處、查詢人、查檔時間及具體操作信息。二維碼技術與人事檔案管理信息系統的融合，實現業務流程的可追溯，同時也可以確保對用戶查詢行為的全過程監督，有效防止人事檔案數據泄密，切實保障查詢操作流程的規范性、科學性。

三、 大數據時代人事檔案數據如何“保密”

大數據時代，既需要通過優化存儲模式、技術融入方式實現人事檔案管理全流程的保密，又要協調好保密與公開之間的關系。

1. 優化人事檔案數據保密存儲模式

人事檔案數據保密存儲模式創新是切實保障人事檔案數據安全的重要手段之一，具體應按照“三庫分離”原則對人事檔案數據進行保管。第一，建立長期保存庫。人事檔案數據長期保存庫要獨立于人事檔案管理信息系統以外，用于長期存儲人事檔案數據。第二，建立管理庫。用于支持人事檔案管理者開展檔案數據收集、鑒定、統計、查閱、檢索等工作［4］。第三，建立利用庫。對部分人事檔案數據進行整合存放，相關工作人員可以對這些人事檔案數據進行開發和利用。第四，格式轉換。在不改變原文件的情況下應將原文件批量轉化成為PDF或JPEG格式，以便長期保存。第五，實行離線存儲方式。對于內部使用的人事數據要采取線上線下存儲相結合方式，對于對外公開的人事檔案信息要做好線下數據備份。

2. 提高人事檔案數據保密技術水平

第一，及時升級人事檔案管理系統。對系統進行必要的升級，設置多道防火墻，為數據安全提供多重安全保障，避免因外部網絡攻擊或病毒感染造成人事檔案數據泄密。同時設置不同的訪問權限，定期對訪問權限進行更新，防止部分人員濫用職權。［5］第二，設置自動報警機制。管理信息系統內部嵌入自動報警機制，一旦發現外部技術侵入即自動觸發報警機制，相應的自我保護程序就會立即啟動。對發現的病毒也能夠及時處理，避免人事檔案數據泄密。第三，建立和完善人事檔案保密管理制度。明確人事檔案數據保密原則，并將其上升到管理制度層面，如制定針對違反保密原則行為的懲罰措施，明晰人事檔案管理各環節的注意事項，為檔案人員提供操作范本。

3. 協調好人事檔案保密與公開的關系

第一，堅持有限公開原則。明確有限公開對象，有限公開并非對所有人公開，而是對相關具備檔案查詢資格人員和檔案當事人進行適度開放。在人事檔案數據開放過程中，也要注意保密工作，切實保障人事檔案當事人的合法權益。明確有限公開范圍，并不是所有人事檔案數據都對外公開，一些涉密人事檔案數據不在公開范圍之內。第二，平衡人事檔案數據保密和公開關系，對涉密的檔案信息或與當事人切身利益密切相關的人事檔案數據要堅決保護，對應該公開或必須公開的人事檔案數據要堅決地予以公開。