蘇州中國(guó)絲綢檔案館征集工作規(guī)范化管理探索與實(shí)踐

陳明怡

（蘇州市工商檔案管理中心，江蘇蘇州，215028）

蘇州中國(guó)絲綢檔案館（下文簡(jiǎn)稱“中絲館”）是集收藏、保護(hù)、利用、研究、展示、教育、宣傳、旅游、休閑等功能于一體的國(guó)家級(jí)檔案館，擔(dān)負(fù)著對(duì)絲綢檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用和研究的重要職責(zé)。自2013年中絲館落戶蘇州以來(lái)，中絲館的征集工作在全國(guó)范圍內(nèi)緊鑼密鼓地開(kāi)展起來(lái)，制訂征集計(jì)劃，明確征集內(nèi)容，多舉措、多途徑地推進(jìn)檔案資料征集工作，得到了全國(guó)各地政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、科研院所、國(guó)家級(jí)非遺傳承人以及專家學(xué)者的大力支持。歷經(jīng)8年多時(shí)間，征集足跡遍布全國(guó)32個(gè)省、自治區(qū)、直轄市，征集絲綢檔案2萬(wàn)余件。征集檔案包括全國(guó)大部分省份的蠶桑、絲綢行業(yè)發(fā)展資料，蠶桑志、絲綢企業(yè)廠史、廠志及特色產(chǎn)品的相關(guān)資料，以及20多位有關(guān)絲綢的國(guó)家級(jí)、省級(jí)大師的個(gè)人檔案及代表作品，為中絲館的資源體系建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

一、 落實(shí)長(zhǎng)效機(jī)制，建立健全征集工作制度

征集工作管理可以說(shuō)是相對(duì)靜止又動(dòng)態(tài)的一種形式，需要通過(guò)實(shí)踐才能體現(xiàn)出其規(guī)范性。中絲館的征集工作就是在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，逐步走向規(guī)范化管理。2015年，制定并試行《蘇州市工商檔案管理中心（蘇州中國(guó)絲綢檔案館）檔案征集管理辦法》（下文簡(jiǎn)稱《辦法》），主要對(duì)征集經(jīng)費(fèi)的使用、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍、管理審批等進(jìn)行了規(guī)范。2020年，在《辦法》基礎(chǔ)上又完善《蘇州中國(guó)絲綢檔案館檔案征集管理辦法（修訂版）》以及《檔案史料、實(shí)物征集管理辦法》《捐贈(zèng)史料檔案獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)評(píng)分細(xì)則》《專家聘任管理辦法》等若干制度。《辦法》明確了征集的內(nèi)容與范圍、征集的形式與流程、征集資金的評(píng)估與審批、征集計(jì)劃的調(diào)研與制定、征集監(jiān)督的參與并執(zhí)行，涵蓋征集工作全流程。壘土成垛，投礫引珠，這些辦法及細(xì)則的出臺(tái)，邁出了中絲館在檔案征集領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化的一大步。

二、 強(qiáng)化過(guò)程管理，完善征集資金評(píng)估與審批流程

在蘇州市委、市政府的高度重視和大力支持下，中絲館每年獲批財(cái)政專項(xiàng)征集資金較多，為提高資金使用效益，規(guī)范資金使用流程，中絲館嚴(yán)格執(zhí)行《辦法》“專款專用、專家鑒定、嚴(yán)格審核、力求實(shí)效”的要求，對(duì)征集經(jīng)費(fèi)的使用、開(kāi)支范圍、管理審批等內(nèi)容作了明確規(guī)定。

1. 規(guī)范專項(xiàng)資金的管理。按照財(cái)政市立項(xiàng)目的績(jī)效要求，制定征集資金的預(yù)算使用目標(biāo)，填報(bào)績(jī)效目標(biāo)申報(bào)表，明確其“數(shù)量指標(biāo)”“效益指標(biāo)”等項(xiàng)目績(jī)效指標(biāo)，實(shí)行“預(yù)算資金”“預(yù)算指標(biāo)”量化考核。

2. 明確資金的審核職級(jí)。為更好地使用檔案征集資金，避免“一言堂”的情況發(fā)生，中絲館按照市財(cái)政印發(fā)《厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)財(cái)務(wù)制度選編》的資金使用要求，嚴(yán)格執(zhí)行“三重一大”工作的相關(guān)規(guī)定，分別明確3000元、10000元以上以及區(qū)間內(nèi)金額的上會(huì)要求、審批流程與審核級(jí)別，層層把關(guān)，有序執(zhí)行。

中國(guó)絲綢檔案館征集檔案專家鑒定評(píng)估會(huì)

3. 資金使用的監(jiān)管力度。紀(jì)委監(jiān)督工作的開(kāi)展為征集工作提供了強(qiáng)有力的法治保障，從源頭杜絕征集過(guò)程中可能產(chǎn)生的違規(guī)情況，在征集前把得準(zhǔn)“大方向”，完成后經(jīng)得起“回頭看”，增強(qiáng)征集工作透明度。中絲館嚴(yán)格貫徹紀(jì)檢監(jiān)察的巡查要求，將監(jiān)管工作落實(shí)到征集行為的“前、中、后”，將審計(jì)工作執(zhí)行于經(jīng)費(fèi)使用、流程公開(kāi)、出入庫(kù)管理、檔案臺(tái)賬建立等環(huán)節(jié)。堅(jiān)持紀(jì)委紀(jì)檢組人員到場(chǎng)制，堅(jiān)持實(shí)施征購(gòu)、合作事項(xiàng)上網(wǎng)公示制，堅(jiān)持主任會(huì)討論事項(xiàng)公開(kāi)制，實(shí)時(shí)監(jiān)控征集項(xiàng)目進(jìn)度，把控征集工作全過(guò)程。

三、 突出專業(yè)要求，運(yùn)行征集檔案價(jià)值評(píng)估體系

1. 組織專家鑒定，提供技術(shù)保證。專家鑒定是征集工作必不可少的一部分。為保證征集工作的可持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)征集工作的規(guī)范化管理，中絲館設(shè)立專家?guī)欤氲谌絽⑴c征集過(guò)程，為征集工作提供技術(shù)支撐，以保證征集檔案的真實(shí)性，確定其歷史保存價(jià)值、收藏價(jià)值和評(píng)估市場(chǎng)價(jià)格。中絲館每年定期召開(kāi)征集檔案鑒定會(huì)，根據(jù)被評(píng)估的檔案內(nèi)容，隨機(jī)從各專家小組抽取5名專家，簽訂承諾書(shū)，組成鑒定小組，充分發(fā)揮各領(lǐng)域?qū)＜业膶I(yè)特長(zhǎng)和參謀作用，對(duì)擬征購(gòu)的檔案給出專業(yè)的評(píng)定結(jié)論，形成文字材料，以此作為是否征集的評(píng)判依據(jù)。

2. 制定評(píng)分細(xì)則，確定檔案價(jià)值。評(píng)估征集檔案的價(jià)值嚴(yán)格以檔案資料的“真實(shí)性”為硬杠子，采取一票否決制，并根據(jù)其“時(shí)間性”“價(jià)值性”“材質(zhì)性”“系統(tǒng)性”“外觀性”“地域性”6個(gè)方面作為評(píng)定依據(jù)，按級(jí)評(píng)分確定價(jià)格。中絲館制定了《捐贈(zèng)史料檔案獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)評(píng)分細(xì)則》《捐贈(zèng)實(shí)物檔案獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)評(píng)分細(xì)則》《捐贈(zèng)史料檔案評(píng)估表》《捐贈(zèng)實(shí)物檔案評(píng)估表》《捐贈(zèng)檔案獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)估意見(jiàn)匯總表》《征購(gòu)檔案專家鑒定評(píng)估意見(jiàn)表》《檔案合作項(xiàng)目專家論證表》7類評(píng)估表，科學(xué)確定征集檔案的價(jià)值。

四、 規(guī)范檔案整理，強(qiáng)化庫(kù)房科學(xué)化管理

檔案整理是征集工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案信息品質(zhì)的關(guān)鍵步驟。根據(jù)絲綢檔案的特殊性，中絲館編制了《關(guān)于不同載體絲綢檔案整理、入庫(kù)管理辦法》，按載體不同，將絲綢檔案分為文書(shū)、照片、書(shū)籍、絲綢產(chǎn)品、大型物件、名人題詞（書(shū)畫(huà)）及其他等7大類。通過(guò)對(duì)整理內(nèi)容、入庫(kù)管理制度的細(xì)化，明確整理范疇和要求，讓整理工作有規(guī)可循。在整理的過(guò)程中遵循“簡(jiǎn)化整理，深化索引”的原則，針對(duì)性地選擇卷或件的形式進(jìn)行整理，并保留檔案的原始狀態(tài)。

口述檔案采集現(xiàn)場(chǎng)

征集檔案整理完畢，消殺附著在檔案上的細(xì)菌后方可入庫(kù)，降低細(xì)菌對(duì)檔案的損害，提高檔案的保管條件，延長(zhǎng)檔案的保管壽命。并根據(jù)絲綢的特性，對(duì)絲綢庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行調(diào)整，將溫度控制在 10℃-18℃。對(duì)庫(kù)燈進(jìn)行專門的配置，啟用感應(yīng)燈，避免絲綢檔案長(zhǎng)時(shí)間暴露在燈光下。檔案裝具一律采用無(wú)酸裝具，降低檔案受酸性物質(zhì)侵蝕的風(fēng)險(xiǎn)。

五、 拓寬工作思路，開(kāi)辟檔案征集新途徑

中絲館通過(guò)聯(lián)合絲綢行業(yè)協(xié)會(huì)，加強(qiáng)與絲綢企業(yè)的溝通與聯(lián)系，彼此合作，共同建設(shè)“蘇州傳統(tǒng)絲綢樣本檔案?jìng)鞒信c恢復(fù)基地”，開(kāi)創(chuàng)了獨(dú)具特色的檔案征集新模式。

突如其來(lái)的新冠肺炎疫情使得征集工作舉步維艱，中絲館集思廣益，開(kāi)拓征集思路，建立合作新模式——口述檔案采集。充分發(fā)揮高校專業(yè)資源、媒體專業(yè)技能、經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)配備等優(yōu)勢(shì)，中絲館先后與蘇州大學(xué)、北京聯(lián)合大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)合作開(kāi)展了蘇州、北京、四川、廣東地區(qū)的絲綢專家口述檔案采集項(xiàng)目，制作相關(guān)地區(qū)絲綢專家口述檔案紀(jì)錄片，其中蘇州四大綢廠《絲鄉(xiāng)蘇州》口述檔案紀(jì)錄片入選中國(guó)第六屆口述歷史國(guó)際周。這是一次全新的挑戰(zhàn)，打破了傳統(tǒng)征集工作的禁錮，化被動(dòng)為主動(dòng)，使檔案征集工作的觸角不斷延伸，征集面得到拓展。

檔案征集工作永遠(yuǎn)在路上，即將開(kāi)館運(yùn)營(yíng)的中絲館將按照《中國(guó)絲綢檔案館“十四五”發(fā)展規(guī)劃》要求，著力完善絲綢檔案資源體系建設(shè)，確保檔案征集管理制度長(zhǎng)效運(yùn)行，在規(guī)范化、專業(yè)化的發(fā)展軌道上行穩(wěn)致遠(yuǎn)。