地方性建設電子檔案元數(shù)據(jù)方案構建＊
——以蘇州市為例

謝 鋒 徐 悅 王 磊 王 密 畢建新

（1.蘇州市城鄉(xiāng)建設檔案館，江蘇蘇州，215000；2.蘇州大學社會學院，江蘇蘇州，215000； 3.中國人民大學電子文件管理研究中心，北京，100872）

為應對數(shù)字時代的挑戰(zhàn)，檔案館紛紛向數(shù)字化、智慧化轉型，面向社會多元需求提供智慧服務。［1］中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，指出要“深入推進檔案資源體系建設，加快檔案資源數(shù)字轉型，大力推進增量電子化”［2］，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升。建設電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設電子文件及其元數(shù)據(jù)，主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案和建設工程電子檔案。［3］為提升建設檔案服務水平，促進智慧城市建設，蘇州市城建檔案館通過數(shù)字化和電子檔案接收工作，形成了多類型、全方位的建設電子檔案資源體系。在數(shù)字環(huán)境中，元數(shù)據(jù)對維護建設文件與建設檔案的真實性、完整性、可用性和安全性起著至關重要的作用。2012年，住房和城鄉(xiāng)建設部發(fā)布《建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準》（CJJ/T 187—2012，以下簡稱CJJ/T 187—2012），旨在“加強建設電子檔案的全過程管理，建立真實、完整、有效的建設電子檔案，保障建設電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用”。［4］然而，隨著數(shù)字轉型進程不斷加快，CJJ/T 187—2012逐漸顯現(xiàn)出其不適之處。蘇州數(shù)字化轉型成果位于全國前列，力爭“建成全國數(shù)字化引領轉型升級標桿城市”［5］，強調(diào)城市服務智能化與精準化，顯現(xiàn)出建設電子檔案高效管理的急迫性。因此，為推動蘇州建設電子檔案的精準查詢、真實有效性確認、線上利用等檔案管理和利用活動，促進蘇州城市信息模型和智慧城市建設，蘇州市住建局組織蘇州市城建檔案館和蘇州大學共同研制了一套適應當前蘇州數(shù)字化轉型趨勢與建設電子檔案高效管理的建設電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案。

一、 元數(shù)據(jù)方案構建的必要性

1. 蘇州數(shù)字轉型與智慧城市建設的要求

“十一五”以來，蘇州市通過開展“數(shù)字蘇州”建設使城市數(shù)字化取得了顯著成效，數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展和數(shù)字賦能城市管理給蘇州創(chuàng)造了多重機遇。2021年蘇州發(fā)布了《蘇州市推進數(shù)字經(jīng)濟和數(shù)字化發(fā)展三年行動計劃（2021—2023年）》［6］，明確指出要“打造國內(nèi)領先的數(shù)字基礎設施高地”，并提出要建設城市信息模型（CIM）基礎平臺，推進市政基礎設施智能化建設。城建檔案館記錄了城市建設的歷史進程，保存了大量城市發(fā)展過程中的工程項目圖紙、文件材料、影像資料等建設檔案，為蘇州智慧城市建設提供了參考依據(jù)。建設檔案數(shù)字化及管理成果，直接關系智慧城市建設規(guī)劃的科學性、合理性。科學合理的建設電子檔案元數(shù)據(jù)可以詳盡地描述建設電子檔案，影響工程竣工后的生產(chǎn)、維護、改擴建乃至效益發(fā)揮，對智慧城市建設起支撐作用。因此，需要對建設電子檔案元數(shù)據(jù)進行標準化、結構化的高效采集和管理，推進智能建造產(chǎn)業(yè)發(fā)展，推動蘇州“新城建”工作。

2. 蘇州建設電子檔案科學管理的要求

建設電子檔案管理存在體量大、管理周期長、類別復雜等特點。一是建設電子檔案體量大，涵蓋種類較多，包括文字材料、圖紙、照片、錄音錄像等，蘇州市城建檔案館2021年12月至2022年6月期間僅電子文件就增加了582，021個，管理容量增加了446G。二是檔案管理周期長，建設工程項目從立項到落地時間跨度大，具有積累性和延續(xù)性，增加了資料的管理難度。三是檔案涉及類別復雜，存在立檔單位多、產(chǎn)生渠道廣泛、歸檔名目繁雜等特點，管理要素較多。［7-8］蘇州市城建檔案館已于2020年完成數(shù)字城建檔案管理服務平臺二期建設，實現(xiàn)了建設電子檔案接收、整理、保管、查閱利用、統(tǒng)計的全流程在線管理，館藏檔案數(shù)字化率達100%，為元數(shù)據(jù)采集、管理和維護提供了良好的基礎，蘇州市建設電子檔案管理急需一份科學合理的元數(shù)據(jù)方案以保障其真實性、完整性、可用性和安全性。

3. 現(xiàn)有標準不符合建設電子檔案管理要求

國內(nèi)外對電子檔案元數(shù)據(jù)高度重視，相關標準陸續(xù)出臺，如國際標準《信息與文獻 文件管理過程 文件元數(shù)據(jù)》（ISO 23081）等系列標準，我國針對文書、照片、錄音錄像類電子檔案出臺了相關的元數(shù)據(jù)方案，住建部于2012年也發(fā)布了《建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準》。但CJJ/T 187—2012制定已有10年，不適應當前建設電子檔案元數(shù)據(jù)管理要求，如該標準未設置檔號、全宗號、電子簽名、電子印章、電子證照等檔案信息化不可或缺的元數(shù)據(jù)元素。另外，該標準缺少數(shù)字化屬性等相關元素，無法對非原生性電子檔案進行詳盡的描述。

二、 建設電子檔案元數(shù)據(jù)方案構建

蘇州市城建檔案館和蘇州大學參考國內(nèi)外現(xiàn)有信息與文獻元數(shù)據(jù)相關標準，根據(jù)蘇州市城建業(yè)務工作與建設檔案管理工作實際，綜合各類元數(shù)據(jù)標準的優(yōu)勢，制定《蘇州市建設電子檔案元數(shù)據(jù)工作指引》（以下簡稱《指引》），從管理、描述、保存、技術、利用等方面對建設電子檔案管理實施全流程覆蓋，并采用多實體模式規(guī)定地方性建設電子檔案元數(shù)據(jù)集以及元數(shù)據(jù)元素關系間的邏輯架構。

1. 元數(shù)據(jù)實體

《指引》在CJJ/T 187—2012 基礎上，參照《信息與文獻 文件元數(shù)據(jù)管理 第2部分：概念性與實施細則》（ISO 23081-2：2009）與《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009），從不同維度將元數(shù)據(jù)實體劃分為文件實體、業(yè)務實體、責任者實體和關系實體（元數(shù)據(jù)實體類型及描述見表1）。

表1 元數(shù)據(jù)實體類型及描述

多實體模式有利于元數(shù)據(jù)管理和提供利用，用戶可根據(jù)需要選擇合適的方案管理元數(shù)據(jù)。《指引》的用戶可采用單一對象方案與多實體方案并存的執(zhí)行方式，文件實體為必選元數(shù)據(jù)實體。采用單實體方案時僅含文件實體，采用多實體方案時，可選以下方案：兩個實體（如：文件實體、關系實體）、三個實體（如：文件實體、責任者實體、關系實體，或文件實體、業(yè)務實體、關系實體）、全部實體（文件實體、責任者實體、業(yè)務實體、關系實體）。執(zhí)行中選用的實體越多，對使用的環(huán)境要求就越高，文件真實性、完整性、可用性和安全性的保障相對就越強，《指引》的適應性就越好（地方性建設電子檔案元數(shù)據(jù)實體關系見圖1）。

圖1 元數(shù)據(jù)實體關系

2. 元數(shù)據(jù)實體級次

各元數(shù)據(jù)實體包含若干級次，厘清不同的級次可以明確地定義各級次的元數(shù)據(jù)元素。［9］《指引》分析了地方性建設電子檔案元數(shù)據(jù)實體級次關系（見圖2）。

圖2 元數(shù)據(jù)實體級次關系

與CJJ/T 187—2012相比，《指引》對文件實體和業(yè)務實體的級次關系做了修訂。文件實體中的“單一文件”層級增加了“文件頁級”這一聚合層次，用以描述文件單頁的來源、檔號、電子屬性等信息。業(yè)務實體將“建設工程電子文件”下設的“建設項目”“單項工程”“單位工程”“分部/分項”“事務（作業(yè)）”變更為“工程類別”“工程階段”“工程事務”。此層級劃分參照了《蘇州市建設工程檔案立卷程序與標準》，一方面，結合了城建檔案館實際工作，符合建設檔案立卷、歸檔等管理流程，便于建設電子檔案全流程管理；另一方面，此劃分與原標準并不沖突，而是將其歸入不同類別與階段中，更具擴展性。

3. 元數(shù)據(jù)元素

《指引》依據(jù)不同實體各層級的特點和需求，設計了對應的元數(shù)據(jù)元素及子元素。其中，文件實體從16個方面設計元數(shù)據(jù)元素113個，業(yè)務實體從7個方面設計元數(shù)據(jù)元素16個，責任者實體從6個方面設計元數(shù)據(jù)元素10個，關系實體從5個方面設計元數(shù)據(jù)元素12個，共151個元數(shù)據(jù)元素。

業(yè)務實體、責任者實體、關系實體參照CJJ/T 187—2012設計元數(shù)據(jù)元素，并進行部分修正。如改動元數(shù)據(jù)元素順序，使采集時更符合電子檔案管理系統(tǒng)邏輯；刪除其他實體中重復的元數(shù)據(jù)元素等。元數(shù)據(jù)元素變動較大之處在文件實體，《指引》在大部分保留CJJ/T 187—2012文件實體元數(shù)據(jù)元素的前提下，參照DA/T 46—2009、GB/T 36903—2018等標準，結合蘇州市城建檔案館電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務管理工作情況，增加、變動了部分文件實體元數(shù)據(jù)元素。首先，為在管理過程中更契合檔案管理專業(yè)特點與業(yè)務工作實際，《指引》增加并明確了“來源”“檔號”等管理性元數(shù)據(jù)元素，并新增“總登記號”元素以描述入館檔案案卷的大流水號。其次，為記錄建設項目電子檔案檢索標識與地理信息，體現(xiàn)工程檔案專業(yè)特性，《指引》增加了“建設項目代碼”“工程地點”“地理坐標”等元數(shù)據(jù)元素。再次，為適應電子文件單套制發(fā)展，《指引》增加了“電子標識”“電子文件數(shù)”“備份狀態(tài)”等的元數(shù)據(jù)元素，其中“電子標識”記錄了各層級電子文件的唯一代碼，“電子文件數(shù)”記錄了項目、案卷、文件中的單頁電子文件總量。最后，為符合建設電子檔案的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，符合數(shù)字政府建設總體要求［10］，《指引》增加了“電子簽名”“電子印章”“電子證照”等元數(shù)據(jù)元素及其子元素（各實體元數(shù)據(jù)元素如表2）。

表2 各實體元數(shù)據(jù)元素表（不含子元素）

4. 元數(shù)據(jù)描述方法

《指引》改變了CJJ/T 187—2012采用表格與條文說明相結合的方法，運用標準化與結構化的方法，對元數(shù)據(jù)元素進行描述（如表3所示）。

表3 元數(shù)據(jù)元素描述示例

5. 元數(shù)據(jù)方案的實施、評估與更新

為促進《指引》落地，發(fā)揮其加強建設電子檔案的全過程管理，保障建設電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，有效記錄描述建設電子檔案各管理過程的作用，《指引》指出了元數(shù)據(jù)管理的基本要求，并從元數(shù)據(jù)捕獲、創(chuàng)建、保管和存儲、轉換和封裝等全過程管理出發(fā)，提出元數(shù)據(jù)管理建議。同時，《指引》規(guī)定了元數(shù)據(jù)方案的擴展方式，用戶在使用過程中可根據(jù)需求對《指引》內(nèi)實體層級、實體元素進行擴展，提升了指引的適用度。建設電子檔案元數(shù)據(jù)方案需要在業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)中經(jīng)過實施、評估與更新方可正式投入使用。在此過程中，建設電子檔案的管理內(nèi)容和方式可能會隨著數(shù)字化轉型進程加快而變化。如建筑信息模型（BIM）技術的集成與創(chuàng)新應用使得建筑業(yè)與信息化、工業(yè)化深度融合，光學字符識別（OCR）工作持續(xù)開展使得建設檔案數(shù)字資源急劇增長等等。因此，元數(shù)據(jù)方案需具備一定彈性，同時，也需根據(jù)管理實際工作情況進行適應性更新。

三、 結語

地方城建檔案館承擔著保存“城市記憶”的歷史使命，建設電子檔案資源建設和智慧化服務是城市構建智慧治理網(wǎng)絡體系的重要環(huán)節(jié)。［11］上述目標的實現(xiàn)，離不開對建設電子檔案元數(shù)據(jù)科學化、規(guī)范化和標準化的管理。《指引》順應了數(shù)字轉型的時代特征，將在實施過程中不斷評估并改進、完善，為蘇州的智慧城市治理做出貢獻。