外貿企業財務數字化轉型應用研究

倪曉飛

【摘要】信息技術的發展日新月異，信息化的浪潮裹挾著對原有管理體系的沖擊，影響著企業管理的方方面面。如何順勢而為，將信息技術的發展變成提高企業管理水平的助力，是每個財務人都需要思考的問題。在此背景下，文章展望了企業財務數字化轉型的趨勢，分析共享財務中心這一廣泛應用模式的利弊，并以外貿企業為例，探討財務數字化實踐應用。

【關鍵詞】外貿企業；數字化轉型；財務共享

【中圖分類號】F275.1

近年來，財務共享服務憑借強化集團控制、助力財務工作效率、削減運營成本等優勢，為企業提供了豐厚的經濟紅利，受到諸多行業龍頭的青睞。在此背景下，不少中小企業也躍躍欲試，在不遠的將來，財務共享管理模式將逐步成為企業財務管理的重要抓手，乃至企業財務工作的“牛鼻子”。隨著信息技術的普適性推廣，各行各業都已步入“大數據時代”，大數據的碰撞導致財務信息的數量激增、質量良莠不齊，對開展財務工作帶來了一系列新的挑戰。鑒于此，只有將財務工作的有序推進與業務的高效可持續發展有機結合起來，才能真正讓財務共享服務造福于企業。

一、數字經濟與智慧財務

（一）數字經濟時代

數字經濟以現代信息網絡平臺為載體，整合數字技術和信息等重要生產要素，將數字技術與實體經濟相融合，通過強化實體經濟數字化、網絡化、智能化的水平，推進經濟發展方式的重構程度，具有信息共享、技術創新、綠色發展和產業整合等重要特征。推動數字經濟的發展是實現我國經濟高質量發展的重要前提，更是推進我國經濟社會進一步取得現代化成就的必然要求。近年來，中國數字經濟發展態勢迅猛，隨著“十四五”規劃的出臺和2035年國家遠景目標的提出，我國確立了加快構建以國內循環為主體、國內國外雙循環相互促進發展的新格局。“雙循環”發展新格局實現更高層次地發展，需要將開放國內循環、拉動內需、促進消費等作為推動經濟增長的著力點。習近平總書記指出，擴大內需是新發展格局的核心要義，這也要求我們要將國內消費需求潛力轉化為經濟發展的動力。在數字經濟時代，消費者需求和行為決策的不斷變化也決定了營銷環境的復雜性和多變性。

數字經濟的發展從需求端推動了社會消費者群體的大規模消費升級，從而也在供給端不斷將轉型壓力轉嫁給傳統零售業。“移動電商”“新零售”等新型數字網絡消費模式正在重新定義消費方式，消費市場由線下傳統市場逐步轉變成為線上線下聯動融合的超級市場。

國有企業改革與中小企業數字化轉型并駕齊驅，數字經濟與實體經濟的融合程度將進一步提升。2021年，受到新冠肺炎疫情沖擊和相關政策沖擊，傳統企業特別是中小企業將數字化轉型放在企業發展的重要位置，更加積極地尋求符合企業和社會發展特征的數字化轉型路徑模式，進一步提升數字經濟與實體經濟的融合程度。

各類國有企業和中小企業將進一步提升數據驅動和平臺支撐能力，不斷推動生產與服務消費、在線與離線應用場景、傳統業態與新興商業業態的深度融合水平，數字經濟將進一步激發實體經濟的效能。同時，國有企業將利用數字平臺從數據渠道層面打通上下游企業，充分發揮上下產業鏈的聯動優勢，促進全渠道和全流程供需的有效匹配和精準對接，構建產業鏈協調高效、供應鏈配置靈活的高質量、可持續發展格局。

（二）企業數字化轉型

1.定義

數字化轉型依托數字化技術，是著眼于商業模式、組織結構和企業文化等領域的轉型。以新收入渠道、產品、服務、商業模式為追求目標，采用數字化轉型的企業能夠實現技術與商業模式的深度融合，可以說，數字化轉型的本質是商業模式的轉型。

例如，在萬物互聯的時代，洗發水制造商將傳感器放置在洗發水上，使客戶群數字化、智能化，從而掌握目標消費者的具體消費量、使用時間等數據信息，這就是數字化。客戶可以通過發送新產品的信息來提醒制造商，哪些客戶可以購買相應的產品，哪些客戶可以通過發送新產品來幫助他們提高體驗，優化運營模式，開發智能化產品和服務，促進領導和工作資源轉型。

2.發展趨勢及特征

數字化浪潮和COVID-19的影響加速了數字化轉型戰略在企業中的推廣。基于實體經濟與數字經濟進一步融合的大背景，不同行業、規模的企業在其轉型的過程中將體現出如下特點。

（1）企業將加強私人交通的綜合利用，提高數字營銷的轉化率

不論是央視的“標王”還是微博的“大V”，品牌傳播的方式和渠道都發生著翻天覆地的變化。經歷短暫的不適和陣痛后，企業應該迅速調整戰略，逐步擁抱多元化、碎片化的數字時代，擺脫營銷部門負責、單純依賴互聯網平臺的老舊營銷手段，未來的營銷系統將演變成一個私域流量與企業自身運作模式相匹配的完整營銷系統。作為企業數字化系統的重要組成部分，企業級私域能夠整合全面的分銷渠道、銷售和導購，達到相互協同配合的效果。在企業私域系統的支持下，以充值卡、消費積分制度、統購分銷等一系列多種多樣的營銷活動，將進一步提高數字營銷的轉化率。

（2）共享采購、電子商務采購將更加普及，數字化供應新生態逐步形成

因具備采購難度低、采購效率高、采購過程的合規性能夠有效保證等若干優點，電子商務采購越來越被企業所接受。其采購管理范圍越來越廣，從原始和輔助包，以及福利用品到MRO（維護、維修和運營）、商務旅行和服務，全面覆蓋的一站式采購管理模式和平臺已成為企業未來的發展趨勢。

依托數字化采購，供應鏈節點企業的協同效率和采購質量均顯著提升，同時，數字化采購為企業打造了新供應鏈生態。

（3）財務共享與管理會計有機融合，深度剖析和挖掘數據價值

首先，以集約化組織、集中化處理為特征的財務共享模式將成為數字化技術驅動的虛擬共享平臺。其次，從傳統的報賬方式發展到業財深度融合，財務共享已經發生了深刻變化。應付共享走向供應鏈協同發展，應收走向合同履行和業務應收的跟蹤發展，資產共享走向資產的全生命周期，并逐步延伸到多業務智能共享中心。最后，隨著財務數據的不斷疊加，財務共享中心目前已經開始扮演數據處理中心的角色。財務共享中心的主要工作集中在數據的收集、整理、分析和應用。管理會計系統指導下的數據分析將為企業帶來更準確的指導，發揮更大的數據價值。

（4）管理會計成為企業數字化轉型的核心內容

根據目前風險管理的主流理論，風險的定義是不確定性。面對不確定的環境，數字化轉型是必然選擇。通過財務視角審視企業的效益和創造的價值，管理會計能夠依托各種報告工具多層次、多角度地量化企業經營成果和效益，進而為管理者決策提供相應依據。

（三）財務變革與轉型

1.財務變革與轉型

（1）財務變革歷史

在過去四十年的發展過程中，財務經歷了三次大的革命：第一次革命是會計電算化的普及；第二次革命是ERP與財務的融合，實現業務財務一體化，從外部改變財務的面貌；第三次革命是財務共享服務中心的建立。

第一階段是會計電算化。會計電算化是財務部門信息系統發展到頂峰的直觀反應，簡單來說，會計電算化是指以信息系統為抓手，將核算、報表、預算、資金、稅務等功能整合在體系完備、邏輯嚴密的財務系統中的現代財務管理手段。

第二階段是ERP與財務的融合，實現業財一體化。透過財務部門的視角來看，ERP的核心理念就是業財一體化。當財務人員編制的會計憑證在90%～95%或以上是由計算機自動生成時，這一程序體現的就是ERP所倡導的憑證生成。

第三階段是財務共享服務中心。這一模塊的創建促進了財務部門信息系統重構，令財務部門實現多地域、多行業、多信息系統的全面對接。按照通信方向來理解，就是在前端的業務系統和財務系統間安裝了交換機和路由器，將兩者連接起來。財務基礎業務的處理包括收付款、供產銷等九大流程，通過把這九大流程的業務系統跟財務系統進行相連，并經過財務共享服務中心對數據的清洗轉換后，最后轉到核算、資金、稅務等傳統的會計信息系統中去。據此，財務通過一個路由、一個交換就可以實現對業務的全面采集、加工和各項數據的沉淀剖析。

（2）財務變革原因及目標

提供有用的信息是現代財務能夠創造的價值，這些信息能夠成為管理者制定業務處理規則的依據。通過對信息的不斷獲取、整合、分析從而發掘財務職能更高一層的價值，最終通過削減運營成本，提供業務和決策支持來實現財務變革的目標。財務業務循環過程如圖1所示。

2.財務職能的變革

傳統的財務會計主要為公司股東和管理者服務，會計工作的重點主要集中在核算與監控。隨著財務會計工作環境的變化和管理模式、商業模式的不斷創新，企業的經營環境正在發生深刻的變化——越來越多的企業正試圖轉變財務職能，通過重塑新的財務體系，為公司提供高附加值的服務，提高公司的效益水平。

目前，財務職能的三個層次如圖2所示。

不同的財務層次決定了所對應產生價值的不同，傳統財務管理局限于財務核算、監督職責，在預測、企業價值管理中的參與度較低，不能及時為管理者提供有效、完整的決策依據。大數據時代已經到來，現代信息技術為信息共享、業財融合一體化奠定了基礎——加強業財之間的聯系，使信息在業務與財務間充分流通結合。新型的財務職能模式可以用金字塔模型（見圖3）進行說明，其重心向決策支持轉移。

二、財務共享中心

（一）定義

財務共享服務模式是將集團公司下屬的財務人員重新調整配置到特定地點，并建立共享服務中心。財務共享服務中心能夠為多個子公司（跨國家和業務部門）提供統一服務，并收取相應服務費用，各子公司不再單獨設立與財務共享服務中心職能相同的部門。

傳統財務模式是按單體模式對各個單位進行財務管理和核算，每個單位都設置自己的財務組織進行財務處理，如圖4所示。

財務集中管理是指依托信息網絡，以虛擬集中的方式對分散在各地的財務人員進行統一管理。財務集中管理使企業能夠實時控制各成員單位的信息，跟上業務實施和財務監督的步伐，使信息處理流程推進更加快捷。此外，集中財務管理便于實施對所有財務人員的監管。企業對財務會計管理的規范要求能夠在第一時間得到落實，核算結果更加可靠，業務處理更加規范。其組織形式如圖5所示。

（二）財務共享中心的利弊

1.財務共享帶來的價值

（1）數據資源利用范圍擴大

基于當今大數據爆炸以及網絡平臺的不斷涌現等特點，財務共享中心的工作模式能夠有效簡化會計工作，顯著提升數據信息處理的準確性和規范性，這一特點與人工記賬和ERP時代的財務模式形成了鮮明對比。系統中錄入的數據，所有職能人員都可以自由根據自身需要進行提取。會計人員行之有效地避免了重復向不同人員提供相同數據，財務共享中心的出現有效提升了數據的利用率，加快了會計信息在財務人員之間的流轉速度，信息質量也更加可靠。

（2）減少了會計信息處理、流轉成本

大數據時代到來之前，會計信息需要通過大量的軟硬件作為儲存介質進行流轉和存儲，需要專門的檔案室來存儲未過期的會計數據。財務共享中心的建立依托云服務，大大減少了軟硬件的購買量，減少了購買頻率，節約了物理存儲空間成本。同時，由于信息在云中共享，也可以減少人力物力的投入，大大降低企業管理成本。

（3）降低監督成本

財務共享服務的實質是集中監管各業務單位的日常行為，從而降低以往分散核算的監管成本。

（4）提升工作效率和工作質量

通過傳統意義的會計處理模式來看，需要大量的資源對數據進行整理、收集、分析和核算。然而，財務共享中心可以實現直接利用云平臺獲取需要的基礎信息，從而開展會計核算、處理會計報表，進行財務分析、制定企業經營戰略等。通過大數據的支持，財務分析數據不再需要從汗牛充棟的數據庫中人工抓取數字，能夠節省大量的時間和精力。鑒于此，財務共享中心極大地提升了會計人員工作的效率和質量。

（5）提高經營決策水平

實施共享服務后，使得財務人員的精力能夠從大量重復的基礎核算中解放出來，進而投入到公司的經營及戰略決策支持中去，可以為公司提供強大的分析和決策服務。

2.財務共享可能存在的弊端

（1）遠程服務可能導致溝通不暢

財務共享使用遠程服務，因此與業務部門的溝通非常重要。財務工作是企業的重要業務，涉及采購、計劃、生產、銷售、發運等方面。溝通業務多、經度廣，遠程通信的效率明顯低于面對面溝通。如果信息中心對共享系統不能及時維護，或信息系統固有的瑕疵導致運作不暢，將可能導致重要的財務數據無法及時流轉，甚至導致數據毀損滅失。

（2）數據的處理不及時、不充分

財務共享中心每天面對的是海量數據，因此將這些數據翻譯成有效的會計語言存在一定的整合難度。初建財務共享中心時，需要建立和統一大量的模塊，如鉤稽關系、標準等。對于大型集團企業，尤其是子公司，當它們處于不同行業和業務需要時，需要注意提供個性化的模塊。因此，如果一個企業的業務種類多、性質復雜，那么建設共享中心的人力、物力、時間等成本都將非常昂貴。同樣，在試運行階段，也需要花費大量的人力和時間來學習如何實際操作。如果操作人員不熟悉或系統不完善，都將導致數據處理和流轉不及時、不充分。

（3）財務人員與業務人員相分離，難以實際接觸業務

在財務共享中心模式下，財務人員面對的是無數的財務數字，而不再是與公司業務人員的面對面交流。數字能夠傳達的信息是有限的，往往無法準確地表達公司面臨的各項財務狀況，進而可能導致財務分析與業務實際脫節。

（4）會計人員專業能力不夠

對于成立時間較長的大型企業，其員工相對穩定，會計人員多年來一直以傳統模式工作。共享中心的建立是一件新鮮事，老會計師難以接受。老會計師對新制度有不同的理解和掌握。由于操作者的熟練程度不同導致結果不一致，可能會導致企業管理者對決策支持數據莫衷一是，進而導致企業管理者做出不合理的決策。因此，由于其建設的連鎖效應，企業必須大力培養會計專業人才，幫助會計人員在大數據應用下提高認識、觀念和實踐能力。

弊端分析如圖6所示。

三、外貿公司財務數字化轉型的應用探討

（一）內部管理現狀

1.信息化程度

目前公司信息化管理軟件為ERP。在公司大力貫徹業務、財務、法務融合的管理理念下，ERP已經基本實現對業務各個流程的數據收集，為管理決策奠定了一定的基礎。

2.ERP財務模塊仍存在問題

目前，ERP財務端的模塊如圖7所示。

這幾個模塊目前完成了信息集成、審批、財務預警等，但依然存在如下問題。

（1）信息不夠準確，不夠詳細

一方面財務賬面的信息由于分子公司的財務人員的素質及彼此的處理原則等不同，會造成很多數據缺乏質量，進而不能很好地利用數據進行分析；另一方面由于各家處理的要求不一致，因而ERP的邏輯大多不同，容易造成數據的不穩定和偏差。

（2）信息傳遞較慢，時效性差

各家公司的辦公地點不一樣、資料的傳遞需要時間，容易造成收入、費用等確認不及時。

（3）缺乏分析整合，無法發揮數據的真正價值

目前公司的分析主要靠財報分析以及業務收入等分析，缺乏更深層次的分析。例如：收入分析只有按商品分析的報表，沒有關于客商收入回款情況等各方面的綜合分析。

3.財務職能仍處于傳統模式

目前，集團公司財務職能如圖8所示。

（二）數字化轉型的目標

第一，降低成本，取消重復崗位，減少人工。優化以及標準化流程可以減少工作的時間。

第二，增強企業規模擴大的潛力，不必考慮新建財務等職能支持部門，有助于更快的建立新業務。

第三，提升服務的質量與效率，使分工更加清晰，工作執行標準化、流程化。

第四，提高數據質量，為決策提供更加準確的信息。將分散的活動和資源整合，提供統一數據平臺，使數據質量顯著提升。

（三）股份財務共享中心

1.優勢

（1）財務核算的標準化

目前，公司的財務核算標準并沒有很好的統一，譬如：營業收入的確認在各家子分公司中的確認時點、確認金額、確認方式都沒有完全統一，收入的真實性并不能完全地得到反饋。此外營業收入的輔助核算項填寫，各家子分公司的處理方式不一致，導致在集團層面無法對營業收入提供更多的分析（客商信息不全或是商品種類維護不全等）。

建立財務共享后，有助于推進財務處理標準化，提高財務數據的準確性。

（2）財務政策執行的有效性和時效性

由于辦公地點的不集中以及財務負責人的職能屬性（雙線匯報）可能會導致各部門對于統一政策的解讀不同，影響了政策的效果以及時效性。

建立財務共享后，執行統一的財務政策，完成的時效性也得到了保證。

（3）財務更加專業化、多樣化

傳統的財務管理的員工結構限制了企業的學習能力，缺乏內生動能。從業人員整體文化、專業素質不高，限制了企業的學習能力，無法滿足生產管理模式的精益化升級。企業不知如何培養現有的學歷不高、年齡偏大的員工甚至是管理者，使得新舊動能轉換的內部動力嚴重缺乏。

建立財務共享中心后，讓會計人員更加專注某個領域，使其專業化。另一方面，建立更多新職能的財務崗位，讓有能力的人能夠充分發揮才能，財務人員可選擇的崗位更加多樣性，增強內部的學習動力，從而減少人才的流失。

（4）減少核算人員，建立管理會計職能

目前公司的財務職能缺乏管理會計相關的模塊。例如：全面預算僅停留在填報數據層面，并沒有很好地將預算管理滲透到業務的全過程，以更好地實現經營目標；稅務停留在傳統報稅層面，沒有實現稅務管控；財務分析，主要以報表的數據分析，未結合業務的實際情況進行綜合全面的分析，無法給企業帶來真正有價值的分析結論。

建立財務共享中心后，可以發揮管理會計的職能作用，從財務會計單純的核算擴展為將解析過去、控制現在、籌劃未來有機地結合起來。

2.問題與困難

（1）人員整合困難，素質不一

目前財務人員辦公地點不統一，各公司財務人員人事關系不同，難以將財務人員集中在一個辦公區域；財務共享服務中心模式與傳統的財務管理模式有很大不同。部分財務人員的思維固化，信息技術素養有待提高。財務管理信息系統的應用不能滿足財務共享服務中心的需求，影響了系統的正常運行。

（2）有待進一步提高業財融合

財務人員不再與公司銷售人員直接接觸，這些數字往往不能準確反映公司當前的財務狀況。通常，解決方案是設立一名專家作為連接財務和業務模塊的橋梁。這一方面可以解決新員工帶來的額外成本，另一方面也可以緩解業務與財務的分離。

（3）失去財務的靈活性

由于財務共享強調統一性，那么很可能會讓原先各家公司分管的靈活性喪失，但其矛盾主要以各公司的特殊程度來多角度進行考量，勢必需要一個求同存異的過程。

（4）財務共享服務中心的成本增加

財務共享服務中心的最初目的是最終降低成本。以目前的狀況，建立財務共享中心和增加其他職能的人員，可能會需要更多高素質的人才。另外，操作和維護財務共享系統軟件的成本以及對辦公設施的需求（筆記本電腦的需求度可能會提升）最終同樣導致企業所需支付成本增加。

（5）財務共享服務中心信息系統存在問題

目前ERP系統是財務共享中心的核心，負責企業財務數據的存儲、查詢、應用和核算。ERP的建設實現了企業財務數據的開放共享，加強了各部門之間的信息交流，促進了企業財務管理的透明化建設。但這也是一把雙刃劍，所有信息都集中在一個系統中，也就意味著要面對更高的數據風險。如果中央信息系統的防御系數過低，就易受到病毒和黑客的攻擊，從而導致數據信息丟失、竊取和篡改等情況，后果嚴重。

主要參考文獻：

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