數字經濟環境下會計檔案管理存在問題及優化對策

唐建綱

（廣西壯族自治區博物館，廣西 南寧 530022）

近年來，數字經濟作為一種新興業態在全球獲得迅猛發展，方興未艾。我國“十四五”規劃提出，大力“發展數字經濟”，數字經濟將是我國未來的主要經濟形態。會計與經濟密切關聯，數字經濟帶來整個經濟環境和經濟活動的根本性變化，對會計行業造成深刻影響和變化。尤其是電子商務、電子政務發展催生的電子憑證呈幾何級數增長，對傳統會計檔案管理帶來極大挑戰。一是面對幾何級數增長的會計檔案，傳統檔案管理人員不堪重負。二是面對海量數據，會計數據的價值如何有效開發與利用。三是以紙質為載體的會計檔案難以適應數字經濟的發展，龐大的資源消耗將對環境產生巨大影響，不符合綠色發展戰略。為此，2020年3月財政部發布《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，這是繼2015年12月財政部、國家檔案局聯合頒布《會計檔案管理辦法》之后，再次對會計檔案管理進行規范，表明我國會計檔案管理進入新時代。在新形勢、新要求下，研究會計檔案管理不僅對規范會計基礎工作，而且對保證我國電子商務、電子政務健康發展都具有現實而重要的意義。

一、目前會計檔案管理存在的問題

（一）會計數字檔案資源匱乏

自從造紙術誕生以來，紙張成為人類文明的載體，發揮了巨大作用。至今流傳下來的會計檔案也主要以紙張為載體，并且紙質會計檔案仍是我們今天重要的經濟資料。隨著計算機技術的產生和數字經濟的飛速發展，紙質已不是唯一的會計檔案載體，以計算機等電子設備形成、傳輸和儲存的會計數字信息越來越多地融入到經濟活動當中。然而紙質檔案對越來越多的數字信息難以完整、準確、真實的記錄下來，導致大量有價值的會計信息不能保存。會計數字檔案資源的匱乏又進一步的阻礙經濟的發展。

（二）會計信息資源條塊分割

數字經濟環境下，多元化經營導致企業規模越來越大，組織結構也越來越復雜。為提高企業對市場環境的適應性和決策效率，分公司、子公司和各種責任中心形式的組織紛紛成立，造成公司管理上的條塊分割。這種條塊分割容易出現利益部門化和各自為政的現象，與組織架構相對應的會計檔案信息也會呈現出“條”和“塊”的特征。在傳統會計檔案管理模式下，信息化程度仍不高，主要依賴紙質會計檔案，為一些部門不愿意公開會計數據提供了便利。會計檔案的所有權屬于公司和單位，但是子公司和分公司從部門自身利益出發，不愿及時提供會計信息給外部。會計檔案管理的條塊分割造成會計信息資源的條塊分割，形成“信息孤島”。

（三）會計大數據共享程度低

經濟越發展，會計數據就越多。傳統會計模式下，通過會計報告共享會計信息，然而會計報告是依據會計準則的統一要求和格式編制的，所蘊含的會計信息是結構化的信息，不能把會計檔案信息資源充分共享給信息使用者。會計信息不僅包括結構化的數據，還包括非結構化的數據，而且非結構化的數據所蘊含的信息價值，可能大于結構化的會計信息。目前，很多投資人依據企業提供的會計報告所做出的決策往往存在失誤。原因是企業的很多會計數據并不為投資人所掌握，而這些會計數據并未包含在企業提供的會計報告中。紙質會計檔案只能在二維空間展示會計數據，無法將越來越多維的會計數據進行有效的呈現，這也進一步限制了會計大數據的共享。

（四）會計檔案開發利用不夠

一方面，囿于傳統檔案學觀點——檔案是再現歷史真實面貌的證據，目前為監督經濟行為提供證據是對會計檔案使用最頻繁的目的之一。會計檔案的其他價值仍未被充分挖掘，例如為單位和國家發展提供決策支持方面做得還很不夠；另一方面，按照現行會計檔案的存儲特點和管理模式，檔案的查詢和利用會消耗大量的人力和物力，降低了會計檔案的利用率。數字經濟的快速發展推進了經濟全球化、區域一體化的進程，企業異地設立分公司、子公司，開展異地經營已成為常態。會計檔案管理無論是采用多點式的庫房存儲還是集團公司的統一檔案倉庫，都面臨異地存取的困難。對單位財務人員和審計人員來說，異地調閱檔案不僅增加利用成本，也降低了會計檔案的利用率，會計檔案的價值沒有被充分開發利用。

（五）會計檔案管理成本較大

在計算機技術取得突破之前，紙質一直是會計檔案的主要載體，對會計發展發揮了重要作用。數字經濟推動的會計檔案電子化帶來成本的節約，傳統會計檔案管理高能耗的劣勢暴露無遺。一是人力資源消耗大。在紙質會計檔案模式下，會計檔案的整理、裝訂、保管等工作消耗了大量專業人員的時間與精力。二是消耗大量紙張。會計處理過程需要用到的紙張非常多，從原始憑證開始，到記賬憑證、各種賬簿、各種報表等各個環節，都需要消耗大量的紙張。有人對比了其任職公司會計檔案電子化前后的紙張消耗情況（如表1），在電子會計檔案模式下每年能節約紙張16 500萬張。三是存儲成本高。由于會計檔案保管時限較長，一般長達10～30年，甚至是永久保存。隨著時間延長，存儲紙質會計檔案將占用越來越多的空間，給單位經營帶來巨大成本。

表1 XX公司電子化前后紙張消耗對比表單位：萬張

二、數字經濟環境下會計檔案管理面臨的挑戰

（一）檔案數據非結構化

傳統會計檔案管理主要是針對財務會計檔案資料，一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，而財務會計資料是嚴格按照國家頒布的會計準則、會計制度和會計基礎工作規范要求編制的，具有明顯的結構化特征。結構化的會計檔案雖然容易整理和規范，但不能滿足日益多樣化的信息需求。在數字經濟環境下，單位經濟活動多元化特征越來越明顯，在先進計算機處理技術的支撐下，會計信息呈現出多形式、多結構的數據特征，資金流、業務流、發票流、行為流、時間流和空間流等多流合一，多角度、多維度地支持信息決策。這些海量數字化會計檔案信息的收集、整理、儲存、開發和利用，對傳統的會計檔案管理造成巨大的沖擊。如何管理這些海量有用的經濟信息，是會計檔案管理轉型需要認真思考的現實問題。

（二）業務財務的同步化

在農業經濟和工業經濟時代，人們對會計的認識存在一定局限性，把會計定位于經濟活動的記錄和反映，只是作為價值管理的末端而沒有過多的參與到業務過程當中。而會計檔案作為會計行為的最后一個環節，也不能充分發揮出對業務的支持作用，影響了會計檔案信息的開發和利用。在數字經濟時代，共享經濟發展模式要求加快業財融合的呼聲越來越高，在會計領域財務共享成為熱門的話題和改革熱點。財務共享是依托信息技術，通過優化組織結構、規范流程，將財務和業務有機互嵌，提升效率、創造價值的新型財務管理模式。在財務共享模式下，業財融合進一步深化，業務部門需要隨時隨地查詢到所需的會計信息，對會計檔案管理提出了更高要求。基于財務共享模式下的會計檔案管理，需要將海量的會計信息集中于財務共享中心，實現適時報賬、實時生成會計檔案以滿足業務發展需要，大大推動了電子會計檔案的發展，對傳統會計檔案管理模式形成巨大挑戰。

（三）信息挖掘的深度化

在數字經濟環境下企業之間的競爭更加激烈，要求提供的會計信息更加豐富和可視化。傳統以會計憑證、會計賬冊和財務報告為主要的會計檔案，由于僅能提供較為“粗獷”的會計信息，將難以滿足內外部決策者對會計信息更為精細化的需求。在紙質會計檔案環境下，由于技術限制，會計檔案的利用價值一直未能被有效開發。隨著信息技術不斷發展和完善，會計信息可以向更加多維、更加復雜、更深層次的方向拓展，呈現出更細的“顆粒度”和更加豐富的可視化，滿足決策者不同角度和不同程度的多元需求，會計檔案的開發和利用也將向深度化方向發展。

（四）檔案處理的分布化

數字經濟發展將推動會計處理由集中式數據處理方式，轉向更加靈活的分布式數據處理模式。在傳統的經濟環境下，無論是集團統一財務管理，還是利潤中心和投資中心的總分式財務管理，會計檔案處理局限在一定的物理空間范圍，使得財務、業務和檔案人員不能隨時隨地進行會計檔案信息交流，從而降低了會計檔案管理的價值。在數字經濟環境下，財務共享需求將越來越多。業務部門要求能夠隨時、快速地訪問所需的數據信息，而且這種訪問可能同時來自不同的地區和人員，集中式的會計檔案管理模式將難以滿足。為應對會計檔案管理和利用的多發性和同步性，會計檔案處理將轉向分布化模式。

（五）檔案安全的專業化

在數字經濟環境下，互聯網、移動設備、云技術、區塊鏈和虛擬現實等新技術、新載體大量采用，會計信息系統將更具開放性，面臨被外部攻擊的風險更加廣泛。如何防范會計數據出現被截取、篡改、損壞、丟失、泄露等風險，將是會計檔案管理需要面臨的重要現實問題。傳統檔案管理對象主要是紙質會計檔案，對紙質檔案的安全保護主要是防范傳統安全事故，如火災、自然災害、被盜等。從技術上來看安全措施相對簡單，對人才的專業化程度要求不高。但在數字化環境下，對會計檔案的安全保護則涉及大量的信息技術和高科技手段，如機房的專業化程度遠高于傳統檔案倉庫，需要專業計算機技術人才維護。為了保護電子會計檔案免遭黑客入侵、病毒破壞，也需要有專業計算機人才加入檔案管理隊伍建設。

三、數字經濟環境下會計檔案的優化路徑

（一）建立會計檔案信息資源數據化的發展思路

數字經濟環境下，互聯網、云技術、大數據、區塊鏈等信息科技改變了傳統的會計管理活動，實現了會計管理與業務活動的同步集成，如業財融合、共享財務等新型會計模式。在會計核算方面，電子合同、電子發票將取代紙質憑證，實現在單位之間的快速傳遞，會計工作將逐步由紙質化轉向數字化，會計檔案的數字化將極大提高檔案管理和利用的效率。基于這一發展趨勢和現實環境，會計檔案信息資料也應當由紙質化管理盡快轉向數據化發展轉變。會計檔案信息資源數據化是指檔案信息能夠為計算機閱讀和理解，并在此基礎上實現計算機自動分析、理解和處理會計信息，將檔案管理由影像化讀取轉變為內容控制和深度開發利用。數字經濟環境下，會計信息的生成和傳遞效率大大提高，對數據信息的使用頻率也越來越高，必須對會計檔案進行高效管理和深度開發利用。考慮到各個單位的會計檔案管理基礎和信息化建設程度不同，基于現實條件和發展階段，會計檔案信息資源數據化建設可以分階段推進。第一階段，可以先建立會計檔案的影像化處理，實現傳統會計檔案管理向電子會計檔案管理過渡。如，山東大學于2019年實施了會計憑證影像化的會計檔案改革，從傳統會計檔案向電子會計檔案轉型。第二階段，是要實現面向數據挖掘的會計檔案資源管理體系建設。在統一標準和規范體系基礎上，建立數據化的會計檔案信息資源庫，該資源庫包括目錄信息庫、檔案聚類成果庫、檔案分類成果庫和虛擬知識庫等能夠滿足內外部不同信息需求者多角度、多元化、實時訪問的要求。

（二）電子會計檔案管理框架設計的總體構想

數字經濟下大數據、云會計等新興技術被廣泛開發和利用，推動了電子會計檔案的發展。電子會計檔案無論是信息載體還是檔案內容都與傳統會計檔案有巨大差別，在精細化程度、會計信息維度、利用效率效果等方面較傳統會計檔案都有極大提高。因此建立電子會計檔案管理系統是數字經濟環境下業財融合，實現財務共享的基礎工程。結合大數據、云會計等信息技術特征提出一個電子會計檔案管理架構設想，總體架構設計如圖1所示：

可以按照如下步驟來建設：一是建立統一和標準的規范體系，實現系統間的有機集成，為數據收集提供基礎。在業財融合背景下，需要會計核算系統之間、會計系統與業務系統之間、會計系統與行業監管平臺之間，實現統一的數據標準和數據接口，以便于數據收集和傳遞。二是建立數據倉庫，現實會計數據的統一集中管理，變傳統的分散化管理為集中統一管理，提高會計數據的完整性和可驗證性，為會計數據的開發利用奠定基礎，以及檔案管理資源的整合。三是按照會計行業標準對數據倉庫實施數據分析處理，形成目錄檔案數據庫、檔案聚類成果庫、檔案分類成果庫和虛擬知識庫等，完成電子會計檔案的分類管理。四是利用數據挖掘技術實現計算機自動分析、理解和處置會計檔案信息，深度挖掘大數據電子會計檔案的價值，滿足內外部不同信息使用者的多元化檔案信息需求。

（三）建設會計檔案智能檢索和共享服務平臺

為促進會計服務經濟建設和推進政府治理效能，需要增加會計檔案信息資源的利用效率，建設會計檔案智能檢索和共享服務平臺，是提高會計檔案信息資源利用效率的基礎設施，也是發展數字經濟的客觀需要。在電子會計檔案數據庫建成后，電子會計檔案的應用主要包括檢索和利用兩個方面。為充分發揮信息化的巨大優勢可以利用MapReduce等編程技術進行電子會計檔案大數據挖掘，以及開發出智能檢索模型，如因果關系模型、基于對象性質和作用的檢索模型、熱詞檢查模型、關系檢索模型和交叉檢索模型等。以求為會計檔案信息使用者提供更為便捷和人性化的檢索工具，提高會計檔案檢索的適配度和準確性，實現快捷高效的檔案管理。共享是數字經濟的主要特征之一，電子會計檔案也必須要滿足共享服務的要求。加大財務共享云平臺的開發，將會計檔案信息存儲于會計云平臺上，通過授權和權限設置等安全保護措施對不同級別的用戶開放共享權限，實現跨地區、跨層級的實時共享會計檔案信息資源，以最大程度地發揮會計檔案資源價值。

（四）健全會計檔案信息質量與安全保障體系

海量的電子會計大數據必然會存在有瑕疵的數據信息，比如虛假的交易信息、被惡意篡改的會計記錄、數據傳遞過程中遭受網絡攻擊導致的信息質量下降、電子數據丟失造成會計檔案不完整等等。如何在電子會計檔案接收過程中保證會計檔案信息的質量，將會影響會計檔案保管和開發利用。因此，在新《會計檔案管理辦法》規定的電子會計檔案交接規范的基礎上，單位要研究制定適合本單位、部門的會計檔案信息質量控制體系，確保從源頭上保障會計檔案數據的真實和完整，加強電子會計檔案整理、歸檔、開發、利用過程的質量監督。5G、云計算、人工智能、數據挖掘等一大批新興技術應用于會計檔案管理，對每個單位其有效性和質量可能會表現不一，因此也需要加以關注。安全性是會計檔案管理的底線，由于共享平臺的開放性不可避免的帶來比傳統檔案管理模式下更多的風險因素，甚至有的風險是紙質檔案管理模式下沒有，而在電子化環境下獨有的，必須加以分析和應對。一是要加強硬件設備的風險管理。信息化環境下會計檔案管理依賴于計算機等電子設備，因此要加強對計算機機房的安全管理以及計算機人才的培養。二是合理設置共享方案，只有在安全的基礎上共享才是有價值的。沒有安全保障的會計信息只能造成決策的失誤。要建立電子會計檔案信息共享平臺突發事件的應急處理機制，提高會計檔案安全管理水平。三是對《會計檔案管理辦法》要求永久保存的會計檔案要采取“雙套制”管理，就是對同一會計檔案要同時歸檔一份電子會計檔案和一份紙質會計檔案，提高安全防護。

（五）加強電子會計檔案的法規和標準制定

數字經濟是一種新興的經濟形態，人們對其規律認識還有待深入研究。產生于數字經濟環境下的電子會計檔案管理時間短，電子會計檔案標準和規范建設還很不完善，不利于會計檔案管理的健康發展。財政部和國家檔案局于2015年12月聯合頒布了新修訂的《會計檔案管理辦法》，對規范電子會計檔案管理起到了積極作用，但是僅有一部《會計檔案管理辦法》仍不夠。而且其僅屬于部門規章，法律層級較低，難以滿足數字經濟快速發展的需要和會計檔案規范化管理的要求。因此，建議一是提高電子會計檔案管理的法律級次，適時在《會計法》和《檔案法》等法律中做出明確規范。二是加強相關法律之間的銜接配合，形成電子會計檔案管理的法律法規體系，避免法律法規之間的不協同，甚至出現矛盾的現象，導致在實際會計檔案管理工作中無所適從。三是加快制定電子會計檔案管理的標準體系，以標準體系為各單位提供檔案信息化建設的指引，建立統一的數據標準、接口標準，降低信息資源共享成本。

數字經濟是新一輪科技革命和產業革命的大勢所趨，是人類社會正在邁進的一種新的經濟形態，也是推動我國經濟高質量轉型發展的重要途徑。數字經濟給會計行業帶來了巨大變化和深刻影響，電子合同、電子銀行回單、電子發票等數字化憑證大量產生和使用，改變了會計檔案管理工作。會計檔案的電子化、數據化是未來會計檔案的主要形式。企業和單位應積極順應這種發展趨勢，從管理理念、工作環境、物質條件、規章制度、人才培養等方面進行準備和改革，這既是提高單位會計工作水平，也是適應新形勢下經濟發展的必然選擇。