信息化背景下高職院校教學秘書的工作職責與思考

陳曉照

[摘? ? ? ? ? ?要]? 教學秘書在高職院校教學管理中的第一線，具有上傳下達、相互協助、服務管理、監督的功能。與此同時，教學秘書需要與時俱進，不斷加強自身的政治思想學習，提高心理健康素質，在信息化背景下更好地做好日常教學管理工作。

[關? ? 鍵? ?詞]? 高校教學秘書;工作職責;工作成效;作用;職業素養

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號]? 2096-0603（2022）09-0141-03

信息化的發展給教學秘書工作帶來了很大的工作量，也使工作的難度和強度加大，教學秘書面臨較大的壓力和挑戰。同時，隨著高校教學改革的不斷深入，各大高校在教學手段上改變傳統的教學模式，采取各式各樣的線上教學和線下教學相結合的授課模式。線上教學模式對于所有的師生來說都是一個新鮮事物，同時也是一次信息化技術的革命。通過線上教學，師生開拓了學習途徑，轉變了教學觀念，同時提升了學生自主學習的能力。教學秘書在這場變革中充當了聯絡員、協調員，發揮著積極作用。

一、高職院校信息化教學管理現狀

高職院校信息化教學管理隨著時代的發展而發展，是一種先進的教學管理形式。隨著高校教學管理對信息化系統的逐步深入認識，教學管理人員能夠合理地對各種資源進行配置。在教學活動的組織過程中，信息化系統可以更好地提高教學管理效率，使教學管理人員方便快速地提升教學管理，所以高校信息化的建設能夠促進教學管理的發展，符合高校發展的要求。這就要求教學秘書要跟上時代的發展，不斷學習，充實自己。

二、當前高職院校教學秘書的職責和工作內容

（一）教學秘書的助手協助作用

教學秘書作為高校基層的教學管理人員，是教學科長開展教學日常管理工作的得力助手，是教務處和系部信息溝通的橋梁，在高職院校的教學管理中發揮著至關重要的作用。教學秘書要先對各類教學信息進行收集和匯總，及時發現問題并提出解決的對策，并給教學科長一定的參考意見。內容如下：

1.根據本學期的教學計劃，收集、整理線上、線下課程的教學資源，通知各科任教師及時更新課程進度。

2.及時跟進教師調課、補課，匯報教學科長、系主任、教務處，做好課程調整工作。

3.研究各種網上學習平臺、建課軟件及各種錄課軟件，為教師提供參考。

4.了解學生的學習動態，掌握畢業班課程的完成情況，督促畢業班學生完善教務系統里的學籍信息，做好畢業審核工作，為畢業工作做準備。

5.及時認真地完成教務處及系領導布置的各項工作任務，隨時掌握教學動態，及時發現問題，做好協調和改進工作，以確保教學任務的順利開展、進行和完成，做好教學管理的后勤保障工作。

6.及時傳達學院的教學管理方針和政策，認真執行教學任務和教學計劃，如有課題申報時，要通知教師申報，同時對教師提出的意見進行整理收集，及時反饋給各教學部門。

（二）教學秘書的溝通協調作用

溝通協調是教學秘書的一項重要技能，他們起著上傳下達的作用。一方面教學秘書負責將院辦、教務處、系部下達的各項通知傳遞給相關的教師和學生;另一方面又要當教學科長的得力助手，輔助完成各項日常教學工作，包括課程安排、教學檢查、實習實訓、畢業設計以及各項等級報名等煩瑣工作。由于高校教師和學生對教務管理工作不了解，平時接觸的機會比較少，這就要求教學秘書要拓寬師生之間信息交流的渠道，及時反饋問題，為教學工作的順利開展提供有效的幫助。其作用主要體現在：

1.與相關部門的協調溝通，特別是教務處。教學秘書要及時接受院辦公室文件及教務處的相關通知，將準確的信息匯報給系主任和教學科長。

2.與系領導的溝通。作為系部教務秘書，要準確對自己進行定位，積極收集、匯總系部線上建課出現的問題，及時向系部領導匯報。

3.與任課教師之間的交流溝通。一方面線上教學和傳統的教學方式不同，很多教師不熟悉、不適應這種新技能，一開始會比較抵觸。這就需要教學秘書多跟任課教師溝通，主動了解學習平臺的特點，一旦教師碰到問題，能及時給予解答，確保線上教學工作的正常進行。另一方面要及時了解教師在教學活動中的狀態和對工作的態度，結合實際，提供相對人性化的服務。比如，在排課和排監考方面，要適當根據教師的實際情況，避開教師不方便的時間點，從而確保教師能夠高質量地完成教學任務。

4.與學生的溝通交流。教學秘書應多與學生主動交流，掌握學生線上學習的進度，了解學生線上學習的情況，及時進行答疑解惑，并根據實際，及時通知學習的信息。同時要了解學生心理，對學生做好正面引導。

（三）教學秘書的服務管理作用

教學秘書工作是一項綜合性的服務管理工作，教學秘書是聯系高職院校各大行政部門、處室的紐帶。在高校的建設和發展中，教學秘書位于日常教學管理工作的第一線，主要以教學管理工作為主體，其具有服務教師和學生的作用。

1.對于領導布置的任務要保質、保量、準時地完成，同時要做好日常教學常規。

2.要向師生傳達院辦、教務處關于教學的一系列制度及教學任務，反饋教學計劃。

3.在開學初做好補考、休退學等事宜;協助教務處做好轉專業工作、報考英語等級考試等工作;在期末期間安排好期末考試;同時認真做好并及時傳達教務處的各項通知，給師生營造良好的學習氛圍。

4.做好教學檔案、資料的歸檔工作。隨著教學管理的信息化，教學秘書通需要做好電子檔案的收集和匯總，及時將相關的教學信息進行歸檔，以便查找資料時有章可循，有據可查。

5.為人才培養模式的改革提供重要的數據支撐。隨著教學管理信息化水平的不斷提高，各高校應從自身要求出發，采用相關的教學管理系統，以便于教學秘書及時有效地采集、錄入和整理各類數據，為院系領導、教學科長、各專業帶頭人提供有效數據，保證教學各環節的順利進行。

（四）教學秘書的督導作用

教學秘書要協助系主任、教學科長做好教學質量監控工作，在教務處和系領導的指導下對教師的線上教學進行監督，查看教學進度。督促教師提升線上教學的水平和能力，運用信息化教學不斷提高自身的專業能力，保證教學任務的有序開展。對于教師的建課情況，應不定時進入學習平臺的后臺，查看教師是否按照教務處和院系領導的要求進行線上授課。根據掌握的情況，及時反饋信息，對線上建課中存在的問題提出自己的意見和建議，確保線上建課順利完成，保證教學計劃的實施，提高教學質量。

三、教學秘書的工作狀況和存在的問題

隨著教學管理的不斷改革，高職院校經過不斷地調整和完善，教學秘書的工作也朝著規范化的方向發展。但是在實際工作過程中，仍存在一些不容忽視的問題，影響著教學秘書工作的整體效率。

（一）忽略教學秘書工作的重要性

培養專業技術技能型人才是高職院校的重要職責，所以高職院校在開展教育教學工作的過程中，會出現重視教學工作而忽略內部管理工作的狀況。基于此，高職院校很容易忽視教學秘書工作的重要性，不能正確、理性地看待教學秘書工作，把它看作是后勤工作，僅僅具有輔助教學工作開展的作用，這不利于教學秘書工作的有效運行。高職院校領導層缺乏對教學秘書工作的了解，這不利于教學秘書工作和其他部門工作間的協調，會加大教學秘書的工作難度，降低教學秘書的工作效率。

（二）教學秘書工作內容復雜

在社會不斷發展的過程中，專業技術型人才的需求量逐年提升，這就使高職院校的辦學規模不斷擴大，學生人數越來越多。就高職院校的學生來看，學習成績普遍較差，或存在學習積極性較差的問題，這在一定程度上加大了教學管理的難度，教學秘書在開展教育教學工作的過程中，需要考慮各方面因素，所以工作內容相對比較復雜。教學秘書工作任務繁重，工作者承擔著較大的壓力，再加上教學秘書還需要同其他教師協商各類事宜，落實各項教學工作，在繁重的工作任務下，如果稍有疏忽，就會影響高職院校的發展和教師的教學工作。

四、如何更好地做好教學秘書管理工作，提高自身的職業素養

（一）思想上，要有堅定的政治方向

作為高職院校的教學秘書，要自覺加強思想鍛煉。堅持用“三個代表”重要思想指導工作，不忘初心，牢記使命，堅定政治立場，牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，堅定共產主義信念。在平時的教學管理工作中，要無時無刻用黨員的標準嚴格要求、約束自己的言行，不斷提高黨性覺悟，增強黨性修養，按照黨章的規定履行黨員義務，嚴格遵守黨的紀律，執行黨的決定，以新時代共產黨員先進性的具體要求鞭策自己，不斷提高綜合素質和業務能力，努力開拓進取，努力做好本職工作，一心一意為全體師生服務。

（二）在工作上，要有良好的溝通協調能力及服務意識

眾所周知，教學秘書的任務零碎繁雜、內容多、任務重。這就要求教學秘書虛心聽取教師、學生的意見和建議。要用積極的態度去面對工作中遇到的問題，熱情地為教師和學生服務。教學秘書想把工作高效率地完成，就要求在日常教學管理工作中總結經驗，把握規律，耐心、細致地完成每項任務，遇到突發事件不慌張，處理問題要沉著冷靜。

（三）在心理上，要具備積極健康的心理素質

教學秘書任務繁重，長期處于教學管理的第一線，肩上背負著重要的責任。面對如此大的壓力，教學秘書要勤勤懇懇，踏踏實實，認真細致地完成，不斷強化服務意識，不忘初心，踏實進取，認真謹慎，忠于職守，盡職盡責，按時準確地完成本職工作，不斷提升本崗位所需的理論和工作水平。這就要求教學秘書做到：（1）強化自身的角色意識。通過不斷強化自身角色意識，來提高自己的業務水平和能力，盡量滿足教師和學生的需求，完成本職工作。（2）控制好個人情緒。積極情緒有利于較強的心理素質的培養，消極情緒則會影響良好心理素質的形成，會導致心理亞健康，甚至出現抑郁癥。作為教學秘書，經常要和不同性格、人格和能力的教師、學生交流、溝通，因此，教學秘書首先要正確認識消極情緒，其次要學會控制消極情緒，當負面情緒過高時要通過積極的心理暗示來調節自己的心理活動，從而緩解心理壓力。（3）構建和諧的人際關系。教學秘書是溝通上級與下級的紐帶，積極、健康的人際關系，有利于教學秘書獲得領導的認同、同事的理解、學生的尊重。因此，教學秘書首先要豐富自己品性、學識、修養和能力。其次要胸懷開闊，與教師、學生成為真正意義上的朋友。只有先把自己的心胸打開，才能實現真正意義上的交流溝通，才會有彼此的信任。最后要站在他人的角度思考問題，學會換位思考。比如對教師提出的調課要求，應先詢問事由，不能一句話搪塞過去，如“這是規定，不能換或已經沒有空點可以調整了”。要能與教師心平氣和地溝通，找到解決問題的平衡點，盡力多理解、多交流、多傾聽他人的意見和想法，這樣才能形成有效的心理素質，從而在工作上達到事半功倍的效果，使自己以良好、積極的心態投入工作中。

（四）不斷提高創新能力，與時俱進，將信息化技術運用于日常教學管理中

為了不斷深化教學改革，提高教學管理水平，教學秘書除了要做好本職工作外，還應積極發揮主觀能動性，不斷學習新的管理方法，依托信息技術提高工作效率，提高信息的準確性。

隨著信息化技術的發展，教學秘書除了運用傳統的教學管理模式，向廣大師生提供便利的服務外，還可以利用現代信息技術，運用智能化辦公軟件和系統，方便師生自主進入系統提供和完善材料，將紙質材料最大限度地轉換為電子材料，方便師生查閱信息和數據;利用微信、QQ等聊天軟件，及時向師生傳達相關的教務信息。

教學秘書作為教學管理的主體，可以通過教學管理平臺對教師的教學、科研活動進行管理。在信息化時代，教學秘書通過教務管理系統下達教學任務，安排課表和實習實訓;學生通過教務管理系統地進行選課、評教等。通過信息化管理，教師和學生能夠及時獲得需要的信息，促進人才的培養;通過信息化管理，實現數據共享，確保日常管理工作的進行。在日常的管理工作中，教學秘書利用信息化技術輔助教務工作，可以提高教學管理水平。

高職院校主要培養國家經濟發展需要的專業技術人才，而教學管理工作在高校管理工作中起主導作用。教學秘書工作在教學管理信息化背景下有著舉足輕重的作用。這就要求教學秘書要認識自己的工作職能，不斷提高自身的職業素養，不斷強化創新意識，提升自己的業務水平，以積極、飽滿的熱情投入管理工作中，這樣才能在激烈的競爭中占有一席之地。

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