高中學籍檔案管理現狀與改進建議

王紀偉

[摘? ? 要]針對現階段高中檔案管理效率低等問題，提出高中學籍檔案管理現狀優化與改進建議。討論中運用文獻資料法對相關內容進行檢索，為此次研究提供較為翔實的理論數據;對高中學籍檔案管理中存在的問題進行研析，以期揭示高中學籍檔案管理中存在的通病及影響因素;最后綜合現階段高中學籍檔案管理問題提出改進建議。通過健全學籍檔案信息化管理系統，進一步提高學籍檔案管理效率及應用效率，同時為保障學籍檔案管理穩定運行，提出加強硬件設施和軟件系統的建設措施;針對高中學籍檔案管理人員專業性較差，提出提高學籍檔案管理人員綜合素質的具體措施及加強學籍檔案管理人員職業觀念的思想教育。

[關鍵詞]高中學籍檔案;管理;現狀研究;改進建議

高中學籍檔案管理是衡量學校教育質量及管理水平的標準，也可以作為精準反映學校學籍檔案管理規范化及科學化的重要載體。高中學籍檔案主要涵蓋學生入學信息、轉學信息、休學信息、復學信息及跳級信息外，更是記錄學生獎懲及畢業等學籍檔案資料，它是校方領導及教師對學生思想、品德、學習、家庭了解的重要參考數據，也是學生未來社會實踐的名片。在社會經濟爆發式增長及人才高度密集的背景下，諸多企業對人才的衡量標準多以學生學籍檔案為主，據此，深入研究高中學籍檔案管理現狀并提出改進措施，有力推動高中學籍檔案管理規范化的同時，對提高教師對學生的了解情況及促進學生發展而言具有深遠意義。

一、高中學籍檔案管理存在的問題

（一）學籍檔案管理人員缺乏專業性

高中學校學籍檔案管理工作需要管理人員具備良好的專業知識以及專業技能。目前，在我國高中學校的學籍檔案管理中，存在著人員專業能力不足的普遍現象和問題，擔任學籍管理崗位的人員缺少系統的知識培訓，在學籍檔案管理中缺少對專業技能的掌握，僅僅具備理論知識能力，卻缺少對學籍檔案實際操作的探索和實踐。學籍檔案被損壞丟棄的行為十分常見，這不僅導致高中的學籍檔案安全受到破壞，而且浪費了大量的人力、物力資源。對高中使用學生學籍檔案造成不同程度的影響。

（二）學籍檔案管理人員缺乏服務性

從嚴格意義上來說，高中學籍檔案具備一定服務性。高中學校的學籍檔案管理工作要求有專業的管理人員，具備積極的服務態度、良好的服務意識，開展相關工作。但是目前在我國高中學籍檔案管理人員中，有人缺少職能意識，對信息的整理、處理得不夠細心、耐心。因為該工作較為枯燥、繁瑣，管理人員若是無法端正工作態度，很有可能難以完成學籍檔案管理的相關任務，對高中學校學籍檔案管理科學化發展造成一定的影響。

（三）電子學籍檔案管理缺乏規范性

高中學校學籍檔案室主要是由學校的內部資源經費而分配的，不同學校在財力分配中存在著差異性，財力資源情況不同。學校電子學籍檔案是在計算機路徑中存儲學籍檔案，例如，硬盤、光盤、U盤等，和紙質學籍檔案相比，硬盤的保存時間為5年左右，保存時間有所改變，形式發生了變化。另外，在電子存儲軟件的使用中，周期有所降低，經常導致電子學籍檔案保存中遇到不同問題。

二、學籍檔案管理改進建議

（一）健全學籍檔案信息化管理系統

從實質角度來看，學校學籍檔案管理人員有限，面對如此繁冗復雜的學籍檔案信息，相關管理人員的管理壓力不斷提高，這一因素也是導致學校學籍檔案管理質量下降的主要因素之一。學校的學籍檔案管理部門需要創建起良好的服務形象，提高管理質量，對工作理念和方式方法進行創新，促進學籍檔案管理工作的順利運轉。原本在對學校進行管理的時候，一般都是運用紙質的學籍檔案管理措施。但是需要意識到紙質的學籍檔案管理不容易保存，不容易搬運和查閱，需要耗費大量的人力與物力。所以，運用信息化檔案管理系統較為關鍵。

（二）加強硬件設施和軟件系統的建設

學校應針對高中學籍檔案管理室制定相關規定，定期做好計算機的維護、保養工作，發生計算機的異常故障問題時，學校人員應及時做好上報，邀請行業內的專業人士進行計算機的維修護理，防止出現維修失誤、二次傷害計算機、丟失信息等問題，保證學籍檔案管理工作的穩定高效運轉。例如，對計算機使用時限要加強規定，一旦出現計算機超出規定時限的情況，要做好機器的更新，保證使用先進的硬件設備設施，在管理工作的實踐中，結合其中使用到的軟件系統，加強對學籍檔案信息的整理和有效處理，結合學生轉學、入學、懲罰等檔案，記錄信息的內容，更新軟件系統，緊跟時代發展的腳步，提高學籍檔案信息化的管理質量和管理準確性。更新軟件系統后，要求相關人員及時接受相關培訓，加強對新軟件的了解，熟練運用各種功能，提高系統應用水平，熟練地使用軟硬件設施。

（三）提高學籍檔案管理人員綜合素質

加強對學籍檔案管理人員綜合素質的培養和提升，是提高學籍檔案管理工作效率的關鍵所在，特別是隨著學籍檔案管理人才需求的增長，學籍檔案管理人員要將傳統的管理理念管理方式摒棄，加強對信息化管理知識和技術的學習。熟練地運用辦公化軟件，提高學籍檔案管理的信息化水平，向著計算機網絡化辦公的方向開展逐步探索，加強對網絡學籍檔案管理工作的實踐創新，在收集、整理、編輯等工作環節，要求學籍檔案管理人員提高技術水平，強化管理意識，與時俱進，樹立起終身學習的觀念，學習檔案管理技術和知識。學籍檔案管理人員要結合信息化時代的發展腳步，創新人才培養模式，用激勵機制調動起員工的積極性，加強對人才的全方位培養，提高學籍檔案管理人員的綜合素質。[5]

第一，由于學籍檔案管理工作對于人才的專業能力綜合素養有著較高要求，學籍檔案人員應具備專業知識能力和豐富的實戰經驗，對網絡信息技術具有熟練運用的能力，以此創新學校的學習檔案管理工作。因此，要將理論和實踐有機結合在一起，提高學籍檔案管理的信息化水平，

第二，學籍檔案管理要服務學校，為學校的高效穩定運轉夯實基礎，結合學校各部門對學籍檔案的需要，在形式、內容等多方面的需求下，創新學籍檔案管理工作的模式，增進與其他部門人員之間的溝通交流。對學校各部門學籍檔案信息的需求加強深入調查和了解，對其他人提出的意見和建議，要虛心采納，及時更新學籍檔案管理工作理念，引進現代化的管理技術、管理觀念。

第三，學校的管理者要針對學籍檔案管理人員加強專業化的培訓，將學籍檔案管理的法律法規內容融入培訓活動中，使專業人員提高管理能力，加強對法律法規內容的學習。包括檔案法、學籍檔案法實施辦法等，強化從業人員的法律意識，自覺做好保密工作，加強對重要學籍檔案的有效保護，提高學籍檔案管理的質量。

（四）落實思想政治教育，滲透正確職業觀念

學籍檔案管理工作的實踐中，檔案管理人員應強化自身的職業素養，樹立起正確的認知觀念，形成積極的意識形態，為學籍檔案管理工作夯實基礎。目前，我國的各個行業領域發展都離不開社會主義核心價值觀的教育和導向作用，因此，針對學校學籍檔案管理人員的培訓，要落實思政教育，提高其思政素養，樹立起正確的職業觀和價值觀。

思想品德教育、職業道德教育中，應結合學校學籍檔案管理人員的現狀，加強對學籍檔案管理工作任務的明確認識，結合所需要秉承的人生觀、價值觀、職業觀，使學籍檔案管理工作堅定方向，明確學籍檔案管理的創新途徑。在思政教育的實踐中，要結合學籍檔案管理人員的現狀，加強對工作人員的社會意識形成的指引，使其形成規則意識，加強對自身行為的規范，提高職業素養。對學校發展和自身成長之間的密切關系，形成正確的認識，主動發展自我，發光發熱，提高學習能力，端正價值觀念，提高專業能力，建設起一支專業型的學校學籍檔案管理人才隊伍。[6-7]

綜上所述，目前處于大數據的背景之下，不論是學校自身內部的環境或者是外部的環境，都要求學校中的學籍檔案管理工作能夠不斷地提升，從而以便于為各個層面上提供更好的服務，滿足各種需求。所以提升學校的學籍檔案管理工作的關鍵性就展現出來，必須要在對學籍檔案進行管理的過程中具有創新性，不斷地在管理、技術等層面上進行革新，從而促使學籍檔案管理工作能夠較好地符合大數據的背景需求，提升學籍檔案管理的質量和效率。

參考文獻：

[1]程蕾.普通高中學籍檔案管理存在的問題與對策[J].新課程，2021（23）：238.

[2]萬雅麗.普通高中學籍檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2020（30）：60-61.

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[4]唐風華.關于普通高中雙套制學籍檔案管理幾個問題的思考[J].陜西檔案，2018（4）：21-22.

[5]鄭新鶯.干部人事檔案專項審核視域下的學籍檔案管理[J].蘭臺世界，2017（22）：64-67.

[6]劉會敏.電子學籍檔案管理在普通高中的探討[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理科學與經營決策學術研討會”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：《科技與企業》編輯部，2016：1.

[7]劉會敏.普通高中學籍檔案雙套制管理芻議[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：《科技與企業》編輯部，2016：1.

（責任編輯：劉瑩）