計算機技術在辦公自動化中的應用

敖向溈

摘 要：計算機技術是實現辦公自動化的技術基礎，它在信息處理、文本編輯等領域起著舉足輕重的作用。與此同時，各大企業在運用電腦技術的時候，必須了解自身人員、設備配置、信息安全、數據共享等方面的缺陷，并針對企業的發展需要和發展目標做出相應的調整，從而使企業的辦公自動化得到真正的實現。

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;應用分析

引言

辦公自動化指的是基于計算機技術和互聯網的現代信息處理體系。在辦公自動化的大背景下，辦公人員能夠運用科學技術、計算機等技術對復雜的數據進行處理，以達到信息的共享與交換。辦公自動化能使文件處理、文件審批等過程變得簡單，提高了信息處理的效率，節省了大量的人力物力。

1分析計算機技術在辦公自動化中的應用問題

1.1工作人員的責任不清晰

對計算機技術在提高辦公效率上的忽視，即在辦公中使用計算機，而忽視了硬件的配置和軟件的更新，忽視了計算機軟件的使用速度和效果。

大多數的企業，都是獨立的，沒有太多的交流，也沒有太多的交流，這就導致了計算機系統的工作效率下降。這種做法既造成了辦公資源的浪費，又不能充分利用計算機技術功能，還會給企業的長期合作帶來負面的影響。

1.2缺乏信息共享

信息共享是企業發展的一個重要環節，也是一個重要的環節。目前很多中小企業都有一個共同的問題，那就是信息不對稱，有些企業內部的溝通也很困難。但由于信息鴻溝的存在，各部門的員工都十分渴望了解其它部門的情況，這對企業的發展和發展都有很大的影響。比如一家硅藻泥品牌企業，它利用計算機技術進行辦公，但內部各部門都是獨立的，而且都是由總經理來負責，由總經理來負責，而在日常工作中，也會有很多部門的合作。比如，業務部和客戶洽談業務，就會把訂單發給設計部，設計部會派設計師量尺和制圖，和各業務部門進行交流，最后把設計圖交給業務部，業務部和工程部聯系。工程部按照設計圖紙與雕塑部聯絡，由雕塑部刻出花形，工程部與材料部溝通，領取庫料。工程完工后，施工單位會向財務報告面積、材料、價格，由財務和運營部門確認后，再進行結算。這種方法在一個簡單的工程項目中，可以增強企業的內部控制，但由于缺乏共享性，使得簡單的工作非常繁瑣，耗費了很多的時間和精力。而且，這種方式很難與其他部門溝通，如果需要其他部門的合作，很難找到合適的合作伙伴，就必須要有一個部門的負責人，或者是一個部門的負責人，或者是一個部門的負責人，在和另外一個部門的負責人進行溝通。

2淺談辦公自動化中計算機技術的運用

2.1加強檔案管理

在運用計算機技術實現辦公自動化時，首先要解決的問題就是如何提高辦公質量。而要改善辦公質量，必須從辦公需求入手，強化檔案管理，實現檔案的自動化管理。計算機技術是記錄、收集和統計文字資料的重要手段，運用計算機技術對各類文檔進行校對和審閱是必不可少的。在實際操作中，利用計算機技術設定不同的運算法則，能保存檔案的編輯與儲存狀況，方便日后的校對與檢閱。在一般的工作過程中，辦公人員在收到文檔后，首先對個人信息進行注冊，然后將文檔發送到第三方進行存儲和總結。通過計算機技術實現文檔管理，既能充分發揮新科技工具的便捷、自動等優點，又能實現文件資源的實時傳送與共享，解決了傳統紙質文檔的存儲與審核問題，為提高檔案資源的安全、穩定提供了有力的保證。同時，利用自動文檔管理的功能，可以解決一些不熟悉系統的工作人員，把信息輸入到系統中，通過系統進行操作，整合、傳輸、分享。實現了檔案的自動化管理，方便了檔案的管理，方便了工作人員的工作。

2.2利用網絡平臺進行信息公開與共享

在當今網絡迅猛發展的今天，計算機技術廣泛應用于辦公自動化，取得了很好的成效，是整個辦公流程的關鍵。為了便于內部人員之間的溝通，一個單位或企業往往會設立專門的地方，以便進行信息的交換與分享。隨著計算機技術在辦公自動化中的運用，人們可以利用電子公告、互聯網等方式進行信息的公開與共享，打破了時空上的限制。另外，由于信息的傳播速度越來越快，在短期內傳遞的信息也越來越多，使得內部人士能夠迅速了解到所需的信息。這樣，企業就可以建立起一個平臺，讓別人了解企業，了解企業的相關文化，幫助企業樹立良好形象，利用平臺還可以有效挖掘企業的各種資源，并進行整合與歸納，同時也保持著各個部門的共同發展，強化企業內部之間的聯系。企業要把信息化平臺作為發展計算機應用技術的基礎，從而推動辦公自動化的發展。

2.3加強對員工的管理

辦公自動化工作的主要內容就是搜集公司的資料，并配以文字、圖片等形式傳遞給有關部門、人員，并最終實現業務操作。在這一背景下，企業必須加強對員工的管理，而在這一過程中，必須要有計算機技術和設備的協同，以保證工作的順利進行。在日常工作中，常用的軟件有文字編輯軟件、圖形超編輯軟件、 Excel表格軟件、 Access軟件等。在此基礎上，針對不同的部門和人員，進行了相應的培訓，使他們能夠熟練地掌握這些知識。比如，組織員工進行技能訓練，讓他們了解常用的辦公軟件，了解各種功能，從而更好地將辦公軟件運用到工作中。對于定制企業的軟件，企業需要培訓整個軟件系統、應用程序，包括軟件的內容、模塊、模塊的功能、如何在系統中填寫相關的數據，然后將數據上傳到系統中，如何保存、修改、查閱。辦公自動化，歸根結底就是員工運用電腦技術進行工作，因此不但要有完善的軟硬件基礎，更要強化員工的訓練。

3結束語

綜上述，隨著我國社會主義市場經濟的發展，企業的辦公信息越來越多，而傳統的信息處理技術已不能適應企業對辦公的要求。在這樣的背景下，計算機技術已經被廣泛地應用，它具備了強大的數據處理能力和文字處理能力，可以為企業的辦公帶來巨大的方便，將它用于辦公自動化，可以簡化工作流程，優化工作程序，同時也可以改善辦公系統，提升員工的工作效率，促進員工在短期內創造更多的利益。

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