機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理探究

王艷

隨著科學技術的進步和人們認識水平的提高，我國事業單位檔案管理工作在信息化方面已經取得了一定的成就，檔案管理工作的效率得到了很大程度的提高。但是隨著社會發展對檔案管理工作要求的不斷提高，我國事業單位檔案管理的信息化建設還應當繼續發展提高，以滿足人們的使用需求。因此，文章對提升事業單位檔案管理信息化建設的對策進行分析研究。

機關事業單位在之前進行檔案管理時主要是通過人工進行紙質版檔案的管理，這樣不僅工作量大，而且在查找檔案時比較麻煩，耗費的時間比較長。隨著現在網絡技術的發展，機關事業單位在進行檔案管理時將管理方法進行了改變，轉變成了電子檔案管理。

與之前的管理方法相比，這不僅降低了工作人員的工作量，也使檔案在查找時更加方便。但是，現在的電子檔案管理還存在一些問題，對管理效果有很大的影響，如管理制度不完善、工作人員的操作不夠規范、電子檔案的安全性不夠高等，現在就需要針對這些問題進行管理方法上的改進。

電子檔案管理

優勢

1.減少了成本的消耗

在傳統的檔案管理中，對于紙張的消耗是巨大的，而且還需要一些基本的材料以及相應設備，這是一筆巨大的支出。除此之外，對這些紙質檔案的保存也需要占用很大的空間。而現在電子檔案管理將這些資料整合到了電腦上，將原先的紙質檔案通過圖片的方式進行保存，減少了空間的浪費。而且在進行檔案查閱時，只需要通過搜索就可以找到，降低了人員的消耗。

2.增強了檔案的安全性

原先的紙質檔案中，紙張很容易受到外界的影響，如天氣降溫導致檔案的存放空間變得潮濕，也使得紙張受到損壞，從而造成檔案信息的丟失。而且紙質版的檔案信息缺乏一定的保護機制，這使檔案的安全性受到一定影響。現在進行了電子檔案管理，就不用擔心檔案因為環境變化而出現損壞，而且互聯網可以將檔案進行網絡管理，如設置一些管理權限，這樣在一定程度上保障了檔案信息的安全性。

管理特點

1.提高對信息的處理效率

電子檔案可以自動進行文字、圖片的識別，將這些信息導入到電腦中，就能將信息進行高效率處理，減少了人工整理出現問題的情況，使檔案管理的工作效率得到了提高。

2.方便查閱

相較于紙質檔案的查找來講，電子檔案在輸入電腦的同時就生成了自己的搜索功能，在人們需要進行檔案的查閱時，只需要在電腦上進行搜索就可以找到，加快了人們查閱檔案的速度。

3.更好地保存檔案信息

電子檔案在進行保存時，只需要將輸入好的信息進行保存就可以了，對于保存環境沒有太多的要求，而且在電腦上進行保存，可以建立副本進行二次保存，解決了檔案丟失的問題。

機關事業單位電子檔案管理存在的問題

制度不完善

對于現在機關事業單位中的電子檔案管理來講，在工作的過程中缺乏完善的管理制度，導致在工作的過程中經常會出現各種問題。首先是單位內的領導人員對于電子檔案管理不夠重視，在建立管理制度時不夠上心，導致建立出的制度在運用時不夠全面，如對一些工作人員的職責沒有進行明確規定，導致工作人員在工作時并不清楚自己的工作內容，在進行電子檔案管理時嚴重降低了工作的效率。而且這些機關事業單位在進行電子檔案管理時，沒有進行合理分類，只是籠統地將所有人員的檔案在電腦上進行了錄入，加大了工作人員的任務量，如果電腦的配置不夠好，甚至還會出現人員檔案混亂的現象，這對于機關事業單位的檔案管理是極為不利的。針對這種現象，就要及時對相關管理制度進行完善，促進電子檔案管理工作的順利進行。

操作不規范

對于機關事業單位來講，在對檔案管理方法變動時，負責檔案管理的人員并沒有發生變動，使的這些管理人員直接從原先的紙質檔案管理轉變為現在的電子檔案管理[ 1 ]。對于這些管理人員來講，他們本身對于這種變動后的管理方法的接受程度就不高，而且進行檔案管理的人員基本上年齡都偏大，在學習新方法時比較困難，他們對于電子設備并沒有太高的敏感度，在進行操作時經常會出現各種錯誤。首先，這些管理人員在進行電子檔案管理的學習時，本身就對這些電子設備存在排斥心理，而且他們的記憶力也有所下降，在進行學習時經常會發生剛學會新的知識就會把之前學過的知識忘記的現象；在進行電子檔案管理時，由于他們在進行學習時記憶不全面，在進行實踐使用時就更容易出現問題，比如在進行信息錄入時，好不容易錄入了大部分人員信息，但是在關閉電腦時忘記保存，導致自己的所有努力都白費。

安全性不夠

對于機關事業單位的工作人員來講，保證人員檔案安全是一件至關重要的事情，一旦他們的檔案安全性出現了問題，就會導致這些工作人員的檔案被泄露出去，造成嚴重的后果，甚至會對國家的發展造成一定的影響。現在社會上的網絡技術發展速度過快，一些網絡技術高超的黑客也緊跟著出現，同樣，這些黑客的網絡技術也在跟著時代的發展而發展，嚴重影響著機關事業單位電子檔案管理的安全性。在進行電子檔案管理時，很多操作都是需要在網絡的環境下進行的，而在這個過程中就很容易受到外來人員的入侵，導致相關人員的信息被竊取，進而使得機關事業單位工作人員的信息被泄露。對于電子檔案管理的安全性問題，需要及時解決，嚴重的話甚至會影響到國家的穩定發展。

人員素質弱

在進行電子檔案管理時，管理人員的自身素質也影響著電子檔案管理的質量。如果管理人員在進行電子檔案管理時，缺乏相應的素質，或者是管理人員的素質較低時，都會降低電子檔案管理的質量，減弱管理人員的工作效率。而且根據調查顯示，現在我國的機關事業單位中的工作人員的自身素質基本上都處于一種亟待提高的狀態[ 2 ]。除了這些管理人員的自身素質外，他們的管理能力也是一大重點。有些工作人員在電子檔案管理工作中遇到一些較為困難的操作時縱然想要將工作做好，但是卻不具備做好這件工作的能力，導致這些人在工作時經常會出現各種操作失誤的現象，使電子檔案管理的工作效率直線降低。甚至有的工作人員自身的工作意識原本就不強烈，在進行工作時存在一種“得過且過”的心態，在工作時不夠上心，導致工作出現問題。

提高機關事業單位電子檔案管理的方法

完善管理制度

想要提升電子檔案管理的方法，首先需要將電子檔案管理的相關制度進行完善。在完善制度時，要與單位的實際發展情況充分結合，保證制定出的制度是切實可行的，可以讓工作人員進行充分落實的。然后在制定管理制度的內容時，需要明確管理人員的工作內容，將管理人員的工作職責進行清晰地展現，促使管理人員在工作時知道自己的任務是什么，保證電子檔案管理工作的順利進行以及提高管理工作完成的效率[ 3 ]。

機關事業單位也可以針對電子檔案進行系統化管理，明確檔案管理工作的每一道流程，并且明確每一道工序的要求，讓管理人員在工作時可以有參考的依據，保證電子檔案管理具有一定的規范化與制度化。除了這些管理方法上的制度外，也要對管理人員進行一些約束，建立相應的監督管理機制，負責監督管理人員的工作，制約管理人員的權力，這在一定程度上保障了電子檔案的準確性，也能提高管理人員的工作效率。通過完善管理制度，可以將電子檔案管理的工作變得更加程序化，促進電子檔案管理工作的順利進行。

加強安全管理

機關事業單位的電子檔案的安全性一直是備受關注的話題，想要將電子檔案的安全性能進行提升，首先要將相應的管理制度進行完善，從根本上保證電子檔案的準確性，除過這個方法之外，機關事業單位還要加大對電子檔案安全性的重視力度[ 4 ]。

先就電腦設備來講，單位要加大對于設備的保障力度，對于電腦里面的電子檔案管理系統，需要進行不定期的檢查與維護，并施加一些安全措施，像防火墻；對于電腦的相關服務器來講，單位需要進行定期的系統維護，檢查線路的安全性，防止因為這些硬件出現問題而使得電子檔案受到影響；對于電子檔案管理系統來講，單位需要設置一些管理權限，只有管理人員可以進行檔案查詢，禁止外來用戶進行查閱，并且要不定期地進行檢查，查看權限是否出現問題；對于網絡來講，在上網時需要用指定的瀏覽器，并對這個瀏覽器進行專業的病毒查殺，以及后臺設備的監控。

除了對這些設備的管控之外，機關事業單位也需要聘用一些專業人才，用來加強電子檔案系統的安全性，并且對電子檔案管理系統進行不定時升級，增強系統的安全性。通過這樣的方式使電子檔案管理的安全性得到一定的保障。

強化操作管理

想要保證電子檔案管理的順利進行，對于管理人員也有一定的要求。在進行電子檔案管理時，最主要的就是在電腦上進行一系列操作，在這個過程中，就需要管理人員對電腦有一定的了解[ 5 ]。

對于之前紙質檔案管理的人員來講，他們對于這種電子化的設備沒有太多的了解，針對他們的情況，單位可以組織他們進行學習培訓，并進行相應的考核，只有考核通過的人才可以繼續進行電子檔案管理，而考核沒有通過的人就可以將他們轉到其他的崗位上。

除了這種方法外，機關事業單位還需要對外進行人員的擴招，將電子檔案管理的人員進行填充。在進行擴招時，需要對人員進行全方面的考察，要考察他們是否熟悉檔案管理的一系列操作流程，在對電腦的運用上是否足夠的熟練，檢測他們對于信息是否具有一定的敏感度，最重要的是檢查這些人員的自身素質與道德水平是否達標。

通過層層的篩選，可以將真正有能力的人員進行聘用，將電子檔案管理的人員進行擴增，擴大電子檔案管理的規模。通過這種專業人才的選擇，可以保證管理人員在進行檔案管理時的操作準確性，減少了錯誤返工現象的出現，大大提升了電子檔案管理的效率。

提高人員素質

在進行電子檔案管理時，除了要加強管理人員的操作能力，對于管理人員的素質也要有一定的要求。首先，機關事業單位在進行人員的招聘時就要先對管理人員的素質進行一定的考核，在保證素質合格的前提下再進行其他方面的考驗；然后，在將管理人員招聘進來后，也要對這些管理人員進行不定期培訓，既要培訓他們的相關操作技能，也要將這些管理人員的素質進行培訓與提升。在日常的工作中，單位也要不定期地組織一些活動，比如，邀請一些知名人士來開講座，讓員工參與到講座中，學習講師身上的素質，進而使自己的個人素養也得到提升。除過這些個人素質的培養外，機關事業單位還要注重提升員工的思想覺悟，提高工作人員的思想水平，保證他們在工作時可以堅守一顆正能量的心[ 6 ]。通過種種方法提高管理人員的素質，可以促使他們在進行電子檔案管理和信息篩選時更加得心應手，這在一定程度上也保證了機關事業單位員工電子檔案的準確性，降低了差錯率，既讓機關事業單位的檔案管理得到了一定的發展，也在一定程度上促進了機關事業單位的進步。

在機關事業單位使用電子檔案管理，可以使檔案管理更加輕松化，在進行檔案的查找以及修改時，更加方便快捷。雖然現在單位中的電子檔案管理仍舊存在一些問題，但是針對這些問題進行一系列改進后，如將管理制度進行完善，將管理人員的操作進行標準化，加強對于電子檔案的安全化管理等，可以將這些問題進行很好地解決。對機關事業單位的電子檔案的管理方法的改進，可以有效地提高檔案管理的效果，在一定程度上推動了機關事業單位的發展。

參考文獻

[1]代春超.事業單位檔案管理中的電子檔案管理策略[J].經濟技術協作信息，2020（10）：1.

[2]張靜.大數據時代事業單位檔案管理服務水平提升研究[J].蘭臺世界，2019（S02）：2.

[3]王殿利.精細化管理理論在機關事業單位檔案管理中的應用研究[J].現代企業文化，2019（35）：2.

[4]張子英.機關事業單位檔案管理信息化工作研究[J].信息周刊，2019（45）：1.

[5]李林波.機關事業單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究[J].傳播力研究，2019，3（28）：1.

[6]蓋睿.提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究[J].中國戰略新興產業：理論版，2019（19）：1.