試析房產(chǎn)檔案管理的重要意義及對(duì)策

江世林

摘 要：隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與現(xiàn)代化進(jìn)程加快，房產(chǎn)行業(yè)也呈現(xiàn)出了欣欣向榮的景象。房屋數(shù)量越來越多，相應(yīng)的，房產(chǎn)檔案也與之俱增。房產(chǎn)檔案是記載房屋詳情的憑證，也是進(jìn)行房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)。為了便于房產(chǎn)檔案的查找與應(yīng)用，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行有序管理，采取科學(xué)有效的措施加以規(guī)范，這對(duì)于提高工作效率，促進(jìn)房產(chǎn)行業(yè)的繁榮發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案管理 重要性 對(duì)策

一、重要意義

（一）明確法律責(zé)任。

在出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，司法部門通常是以房產(chǎn)檔案作為判定依據(jù)，它具有唯一可靠性，能夠真實(shí)反映房產(chǎn)責(zé)任歸屬問題，便于司法部門作出有效判斷。因此，房管局對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行嚴(yán)格、有序的管理，能夠有效規(guī)避非法交易現(xiàn)象的發(fā)生，防止出現(xiàn)執(zhí)行不到位的狀況，為房產(chǎn)問題提供了有力的法律依據(jù)，保證處理結(jié)果的公平與公正。

（二）為產(chǎn)權(quán)管理提供憑證。

房屋產(chǎn)權(quán)并非是固定且單一的，由于房屋出售與產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移等諸多因素，為房屋的產(chǎn)權(quán)歸屬增添了多變性。而房產(chǎn)檔案作為產(chǎn)權(quán)的最具真實(shí)性數(shù)據(jù)憑證，有利于防止違法現(xiàn)象的發(fā)生，保障變更行為的可行性，并為一些新的變化狀況提供基礎(chǔ)幫助，促成變更活動(dòng)的實(shí)現(xiàn)。

（三）便于市場(chǎng)調(diào)控。

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，政府為了維系市場(chǎng)均衡，促進(jìn)各行各業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，也逐漸參與到了市場(chǎng)調(diào)控當(dāng)中。作為那只“看不見的手”，市場(chǎng)調(diào)控的主要數(shù)據(jù)來源即是各行業(yè)所保存的檔案信息，通過這些信息的整合，政府能夠從中了解到最真實(shí)的房產(chǎn)市場(chǎng)現(xiàn)狀，并對(duì)其加以分析，便于后續(xù)制定合理的政策幫助房產(chǎn)行業(yè)實(shí)現(xiàn)更好、更快的發(fā)展。

（四）幫助領(lǐng)導(dǎo)有效決策。

當(dāng)前房產(chǎn)行業(yè)雖然遍地開花、成員廣泛，但實(shí)際上，各部門都在有序的開展工作，職責(zé)分工明確，這也為交易行為的達(dá)成提供了更多便利，而房產(chǎn)檔案作為主要的數(shù)據(jù)來源，也離不開各部門的積極配合，通過對(duì)檔案信息加以科學(xué)化、合理化的整理歸納，能夠有效減輕檔案管理者的壓力，提高房產(chǎn)管理的效率，更能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策行為提供可靠的數(shù)據(jù)憑證，協(xié)助制定更加有利于單位效益的決策方案。

二、房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏重視。

就目前而言，各房產(chǎn)單位無論是員工還是管理人員，大多缺乏對(duì)檔案管理的重視。一方面，由于檔案信息過多，整理起來也比較繁瑣，因此自然而然的忽略了對(duì)其進(jìn)行管理的重要性。另一方面，當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更新迭代迅速，隨之而來的，許多計(jì)算機(jī)軟件也應(yīng)運(yùn)而生，這為人們的日常工作提供了極大便利，但同時(shí)，由于技術(shù)應(yīng)用不夠成熟，部分工齡較大的員工仍舊采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行操作，導(dǎo)致檔案管理效率降低。

（二）缺乏創(chuàng)新。

對(duì)于大部分工作人員而言，房產(chǎn)檔案管理工作是極其枯燥且乏味的，它既不具備挑戰(zhàn)性，又缺乏相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)，只能“溫水煮青蛙”式的重復(fù)著機(jī)械性工作，時(shí)間一久，必然會(huì)降低對(duì)檔案管理工作的重視度，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致工作人員愈發(fā)淡漠，從潛意識(shí)里忽視掉檔案管理工作的創(chuàng)新，阻礙了房產(chǎn)檔案管理的發(fā)展。

（三）缺乏人才。

正所謂專業(yè)的事應(yīng)有專業(yè)的人來做，目前房產(chǎn)行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)尚不完善，同時(shí)進(jìn)行檔案管理工作的人員年齡跨度比較大，對(duì)于新興技術(shù)的接受能力也參差不齊，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此造成了團(tuán)隊(duì)內(nèi)整體的業(yè)務(wù)水平失衡，缺乏對(duì)工作的服務(wù)意識(shí)與專業(yè)的技術(shù)能力。

三、對(duì)策。

（一）提高管理重視程度。

房管部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合市場(chǎng)現(xiàn)狀，加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案管理的宣傳力度，采用科學(xué)合理的手段，提高管理人員對(duì)于房產(chǎn)檔案管理的重視程度，應(yīng)當(dāng)按照嚴(yán)格要求對(duì)檔案信息及時(shí)進(jìn)行規(guī)整和管理，提高檔案管理工作的效率，使得檔案信息能夠更好地服務(wù)于房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，保障居民住得安全、住得放心，減少經(jīng)濟(jì)糾紛，促進(jìn)社會(huì)和諧。

（二）開展專業(yè)化培訓(xùn)。

檔案管理工作的開展需要具備較強(qiáng)的專業(yè)度，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的運(yùn)用專業(yè)知識(shí)對(duì)檔案信息加以管理，為后續(xù)查找提供便捷。因此，應(yīng)當(dāng)定期開展專業(yè)化技能培訓(xùn)，提升工作人員的專業(yè)性，使其擁有扎實(shí)、熟練的知識(shí)功底，能夠更好地服務(wù)于檔案管理工作，為房產(chǎn)行業(yè)的繁榮貢獻(xiàn)自己的一份力量。同時(shí)，在培訓(xùn)過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)管理人員規(guī)范意識(shí)與保密意識(shí)的培訓(xùn)，從而樹立良好的職業(yè)道德，避免受到阻礙發(fā)展的現(xiàn)象威脅。除此之外，在原有的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，適當(dāng)工作理念，摒棄固有的思維模式，不斷精進(jìn)管理工作。

（三）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。

為了便于后期檔案的查找，前期在進(jìn)行檔案管理時(shí)就應(yīng)當(dāng)保障工作的質(zhì)量，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效、準(zhǔn)確的記錄，確保信息的真實(shí)性和完整性，為數(shù)據(jù)查找提供可靠的依據(jù)。因此，管理人員需要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，在資料收集過程中，對(duì)相關(guān)手續(xù)與證件反復(fù)進(jìn)行檢查確認(rèn)，進(jìn)而將其裝訂成冊(cè)妥善保存，在繁瑣的工作中完善細(xì)節(jié)能夠真實(shí)反映管理者的職業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理的成效。

（四）引進(jìn)專業(yè)人才。

檔案管理的特殊性決定了其相關(guān)工作的開展需要綜合各方面的專業(yè)知識(shí)，例如，管理者不僅需要具備專業(yè)的管理能力與房產(chǎn)理論，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具有計(jì)算機(jī)技能，以便于接受新興的技術(shù)手段，從而提高檔案管理工作的效率。對(duì)此，可以通過校招等方式引進(jìn)具有相關(guān)專業(yè)能力的畢業(yè)生，或者通過其他途徑招攬具有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人才，對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一的培訓(xùn)規(guī)范，為團(tuán)隊(duì)注入更多的新鮮血液，激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力，提高日常工作的積極性。

（五）實(shí)施數(shù)據(jù)共享。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為房產(chǎn)檔案管理工作提供了極大地便利，管理者可以脫離傳統(tǒng)的手工操作模式，利用科技化手段對(duì)檔案加以管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。這樣既減輕了檔案管理庫的空間負(fù)擔(dān)，更使得管理工作變得更加規(guī)范有序，提高了工作的效率。通過合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效處理，不僅減輕了管理者的工作量，也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免在檔案不慎遺失的情況下所帶來的一些風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于提升檔案管理工作的質(zhì)量也起到了助推效果，有利于更好的為社會(huì)進(jìn)步提供服務(wù)。

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