基層行政事業單位檔案信息化建設的有效路徑探析

劉廣方

◆摘? 要：在我國的基層行政事業單位中，主要分為兩個部分，即中央行政機關單位和地方行政機關單位。在這兩種類型的單位中，分別需要對管轄地區的經濟、文化等方面的數據檔案進行收集管理。但隨著人口的增長和信息數據化的影響，給傳統基層行政事業單位的檔案管理帶來一定的工作難度，針對于此，可借助一些信息化的技術來對檔案管理進行改進和創新，增加管理的效率、質量以及效果。

◆關鍵詞：基層行政事業單位;檔案管理;信息化建設

一、引言

信息化是當前中國乃至世界的發展趨勢，其意義在于對各個行業進行信息化的優化型建設，減少不必要的流程，增加在工作中的工作效率以及工作質量。檔案管理作為信息收納量較大的一個領域，傳統的工作模式已經難以解決當前的檔案管理問題。因此，需要在檔案管理中引入具有信息化的建設方針，全面提升檔案管理的各項性能。

二、基層行政事業單位檔案管理現狀

受到多方面的因素影響，使得當前我國基層行政事業單位的檔案管理陷入不利的處境，從一定程度上阻礙我國基層行政事業單位的檔案管理實行。不過，通過對我國基層行政事業單位檔案管理的現狀進行分析，能夠總結出當前存在的種種問題，并在提出問題后予以解決方案。

（一）對檔案管理工作的不重視

從改革開放以來，我黨將工作的重心轉移到經濟建設上，這一工作重心的改變也受到各個行業的響應，而作為經濟建設最為基礎的基層行政事業單位，受到的影響更大。在基層行政事業單位中，由于受到工作重心的影響，使得基層行政事業單位的工作人員更為注重對經濟的建設，從而忽略了一些最為基礎的工作，例如調查和檔案管理等。

檔案管理對于我國的經濟建設工作來說具有重要的意義，能夠通過檔案的方式將一些經濟發展過程中的特征值以及數據收集起來，從而根據戶口檔案、經濟收益檔案等來制定出接下來一步的發展路線。對檔案管理工作的不重視是一種本末倒置的體現，只有做好調查、檔案管理這些基層工作才能實施好關于經濟建設的相關工作，這也是當前我國基層行政事業單位中檔案管理工作實行和發展的必要原因之一。因此，需要相關部門對基層行政事業單位中的工作人員進行思想上的指導，需要其加強對于檔案管理工作的重視度，做到規范化。

（二）檔案管理途徑老套

改革開放不僅僅是對經濟運營模式的改革，同時還具有對不同行業中工作模式的改革以及思想上的改革。由于地區行政上的差異性和思想觀念并未完全轉變等原因導致當前基層行政單位的檔案管理上還使用著老套的管理方案。這些老套的管理方式在過去的背景下取得一些事業成就，但在當今的社會背景和世界局勢下，這種管理模式已經不能適用于當前的檔案管理中，同時使用傳統管理模式帶來的不良影響也較為嚴重。

在過去，我國實行的計劃性經濟，在這種經濟模式下，進行生產、制造和使用的相關數據都是受到嚴格的規劃和監督的。在這種情況下采用的檔案管理途徑已經不能適用于當前的發展。計劃經濟下的檔案管理是要求定量和定期管理的，對檔案的工作量和工作要求都是有一定標準的。很顯然，過去采用的檔案管理途徑放在當今社會已經變得較為老套和落后了，檔案信息的工作量在提升，檔案工作的要求也在變革，所以過去采用的檔案管理途徑不能使用于當前的檔案管理之中。

（三）缺乏信息化的檔案管理方式

即使是將傳統的檔案模式進行改造后，對于當前的檔案管理背景來說，起到的作用依然是杯水車薪，不能夠從根本上解決檔案的管理問題。第三次科技革命給我們的日常生活和產業生產效率以及質量上帶來一些積極的影響，尤其是以計算機技術為核心的信息化產業改造，對各項產業各方面的工作都予以一定幫助作用。即便改變原有老套落后的檔案管理方式，不采用信息化的檔案管理方式也不能從根本上解決當前檔案管理存在的問題。尤其是當前我國處于發展的新階段，每天都會產生一系列的數據，統計部門要將這些數據匯總成檔案，工作難度極大，工作量極多，不利于統計部門的人員開展工作。并且采用人工的方式來進行檔案管理還容易出現差錯，對管理事業來說，產生的影響極大。

三、基層行政事業單位檔案信息化建設的策略

（一）加強人員意識，培養檔案管理復合型人才

在對基層行政事業單位的檔案管理中，分析當前檔案管理存在的問題，其中一項問題就是當前基層的檔案管理人員對于檔案管理工作不重視，認為經濟建設才是工作的主要內容。受到這樣的思想影響下，便使得檔案管理工作頻頻出現問題，管理的質量參差不齊，且效率低下。想要來解決這項問題，就需要加強管理人員的工作意識，并在加強工作意識的基礎上，通過計算機技術和大數據技術等高新技術的引用，培養符合當前背景的復合型管理人才。

增強管理人員的工作意識，需要從管理人員的培訓出發，對于那些管理知識不強，且工作意識不強的工作人員，可派遣一些具備專業知識的人員定期對其進行專業化的指導。從工作的閑余時間來增強工作人員的管理知識水平，并逐漸提升其對工作的重視度。為更好地解決檔案管理人員當前存在的問題，還需要一定監督人員對工作人員進行監督。監督的意義在于能夠給管理人員施加一定的工作壓力，在這種工作壓力的影響下，能夠使得管理人員更加認真地去面對自己所實行的工作。培養具有時代特色的復合型管理人員，是需要將傳統檔案管理的技術同當前所采用的高新技術相結合起來的，通過理論加實踐的方式，逐步來培養管理人員的理論知識素養和實踐能力。不可否認的是，過去檔案管理工作中的管理經驗是一種有效的理論，通過方法論的指導能夠為管理提供明確的方向，而結合當前信息化管理所采用的大數據技術以及計算機技術能夠大大增加管理人員在管理中的管理質量、管理效率，對于促成檔案管理規范化具有重要的意義。

（二）建立健全事業單位檔案信息資源管理平臺

培養具有理論知識和實踐能力的復合型人才，只能對當前基層行政事業單位中的檔案管理進行輕度的改變，不能從根本上解決問題，因此需要更多的變化來促使基層行政事業單位檔案信息化建設。或者說，具有極高素養的復合型管理人才，在傳統的檔案資源管理平臺中不能發揮出最大程度的優勢。在過去，影響到基層行政事業單位檔案管理的因素之一包含傳統的基層管理單位中沒有建立起規范、全面的單位資源平臺。建立健全事業單位檔案信息資源管理平臺的意義在于將信息化建設同資源平臺相結合起來，通過二者之間的協同合作，能夠發揮出超越單體運行的作用，利于開展信息化建設的檔案管理。

健全的事業單位檔案信息資源平臺還能將不同單位之間的檔案信息結合起來。將檔案信息結合起來的優勢在于，當在面臨新政策的出臺以及大環境趨勢的改變之時，能夠迅速地根據已有的信息作出有效的解決方案，并能夠為當前或未來的行業發展，促進行業的規范化貢獻數據上的支持。

（三）完善事業單位信息管理長效機制并促成辦公自動化系統的有效實施

完善事業單位信息管理長效機制是基于單位檔案信息資源平臺上的，并具體化到辦公自動化系統的一種解決措施。在信息化的背景下，建設起具有自動化系統的辦公設備是一種有效的策略，這種策略是基于傳統的管理模式上，將檔案管理任務分化歸類為多個項目，通過不同部門之間的協同合作，對每一個管理任務進行逐一解決，最終達成預期目標的工作任務。建立信息管理長效機制的優勢在于，這樣的機制能夠將檔案管理的任務收集起來，能夠避免由于疏忽所導致的不良影響。并且這種機制的影響，能夠促進檔案管理事業的規范化和集中化。完善事業單位信息管理長效機制最終要具體化到辦公自動化系統上，以最為基礎的形式呈現出來，才能讓管理工作從基層做好。

四、結束語

對于當前的基層行政事業單位的檔案管理來說，其仍然存在著一定的問題，這些問題的存在極大程度上影響到當前基層各類事業單位的管理。在全新背景和信息化的影響下，基層事業行政單位的檔案管理模式和現狀已經不能夠滿足于當前的檔案管理事業的發展。結合信息化所帶來的技術便利以及工作模式的創新，有利于建成基層行政單位中管理事業的信息化建設，不論是對于當前的檔案管理來說，還是對于未來的經濟發展來說都具有一定的意義。

參考文獻

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