企業檔案管理問題與對策探析

張潔

摘要：本文將對企業檔案管理過程中存在的問題進行概述，并詳細分析相關對策，以有效提升企業的管理水平。

關鍵詞：企業;檔案管理;問題;對策

一、企業檔案管理問題概述

目前，企業檔案的管理主要存在重視程度不高以及管理方法落后的問題。一方面，在市場經濟的環境下，企業往往會將經濟放在生產經營上，而檔案管理并不能直接產生經濟效益，使其重視程度越來越被邊緣化;另一方面，在進行實際管理的過程中，因缺乏相應的制度標準，使得管理方法較為落后，對于檔案信息的管理與查詢都會產生不利影響。

此外，在檔案管理工作中，對于職責缺乏明確劃分以及保密意識的缺失的問題，使得企業檔案管理工作不但缺乏秩序，同時因潛在的泄密風險，使得企業檔案管理的安全性難以得到保障。因此，必須對相關問題進行分析，并采取相應的對策，從而有效解決相關問題。

二、企業檔案管理對策詳解

根據上述問題，為了提升企業檔案的管理質量，需要從多個方面提升檔案管理的質量，從而解決檔案管理過程中出現的各種問題。由于檔案管理是一項需要長期進行的工作，因此需要從內到外對相關問題進行詳細分析，并提出相應的對策，從而解決問題，并提升企業檔案管理工作的質量。

（一）遵循管理原則

在進行企業檔案管理的過程中，必須遵循三項基本原則，即檔案管理工作的真實性、系統性和全面性。

檔案管理工作可以為企業提供有效信息，并提升企業在進行決策時的準確性，為此，需要確保企業檔案信息的真實性，避免因虛假信息而造成的損失與后續隱患。由于企業檔案為人為記錄的信息資料而非自然形成，使得其內容本身存在人為記錄帶來的主觀性，因此，在進行檔案管理的過程中必須確保記錄的真實性與內容本身的真實性。

如今的信息化時代，人們對于信息有著越來越高的需求量，其中通過檔案獲取相關信息成為了用戶的重要信息渠道。因此，檔案的全面性與完整性就體現了其重要性。完整全面的檔案能夠對企業的客觀狀況進行真實反饋，而存在缺損的檔案信息，不但會對用戶造成誤導，還會對企業的經營造成不利影響。

（二）提升重視程度

目前，企業的檔案管理工作僅僅是簡單的信息錄入與記錄管理，并未對相關管理工作的開展投入足夠關注，其主要原因是企業的檔案管理人員并未經過系統性的培訓，使其專業素養較低，同時，因企業對于檔案管理方面并未投入足夠的資源，使得企業的檔案管理工作的效率和質量難以得到保障。

因此，為了提升對檔案管理的重視程度，需要對檔案管理工作進行規范。首先，必須建立一套規范的檔案管理資料歸檔制度，結合企業內部各個部門的實際狀況，明確相關標準;其次，對于設施的處置，必須重點關注涉及機密數據設施，不可擅自進行操作;最后，檔案管理工作人員必須對檔案的借閱與歸還等信息進行詳細記錄，從而提升檔案管理工作的效率。

（三）革新管理方式

為使得檔案管理工作更加符合法律法規，在進行企業檔案管理的過程中通常會派遣專人甚至是成立相關部門負責，但在實際落實工作過程在，因缺乏詳細的制度與標準，使得管理工作的開展難以進行，加之因各種條件的限制使得檔案并非統一管理，使得檔案管理的安全性難以得到保障。

為了改善這些問題，需要使用現代化的先進管理方式對檔案管理進行革新。首先，需要積極構建企業檔案管理網絡，從而更好地實現檔案的信息化管理;其次，重視對管理網絡的開發，使其能夠與企業內部的信息平臺進行無縫對接，提升管理工作的效率;最后，對于部分重要檔案，需要進行獨立保存。

（四）轉變管理理念

由于傳統的人工檔案管理方式已經無法適應如今的信息化時代，因此面對各種問題，企業需要保持工作的平穩開展，并做好相應的工作。

在進行檔案管理工作的過程中，需要將思想觀念進行轉變，從認知上了解檔案管理工作已經進入信息化的現實，對檔案信息的現代化管理具有充分重視，并加快企業檔案管理的信息化建設。

此外，通過強化相關的宣傳工作，以提升企業上下對于檔案的現代化管理工作的重視程度，并從上至下將企業檔案管理工作的信息化進行推進，借助相應的培訓工作，從而培養出具備信息化管理能力的檔案管理人員，并將檔案信息化建設工作中落實每一項工作。

（五）完善設施建設

目前，檔案信息化管理間和工作缺乏完善的設施，無法適應新的發展需求，且人工查閱仍舊是檔案調取的主要方式，儲存檔案信息的設施仍然是鐵皮柜之類的傳統設施，檔案存放的準確性得不到有效保障，造成檔案的缺失，不但降低了工作效率，還為檔案管理工作中的各種風險埋下隱患。

為此，檔案的信息化管理必須將相關設施進行完善，從而提升檔案管理工作的質量與效率，保障其安全性。在完善檔案管理設施的過程中，需要具有能夠方便獲取與共享的檔案管理系統與相應的配套設施，同時為保護檔案的完好性，還需要配備諸如獨立庫房、滅火器、除濕機等設施，并搭配一套完善的計算機軟硬件設施，從而完善檔案管理設施的建設。

（六）確立監管制度

檔案管理的信息化是與網絡深度融合的，在此狀態下，過去的檔案管理制度無法滿足當下的需求，因此必須確立明確的管理制度，以提升企業檔案的管理水平與工作效率。

確立管理制度需要從檔案本身和檔案管理者兩方面切入。檔案資料管理過程中的各個環節，都必須做出明確規定，并明確相應的追責制度，使得各項流程都能夠根據相應的規范進行;各級管理者必須對自身的職責具有清晰認知，并強化自身的管理責任，根據制度落實情況，使得管理職責得以真正落實。

（七）提升保密素養

信息時代的到來，使得許多紙質檔案得以通過掃描和拍照等手段實現電子化，為其傳輸與攜帶和使用帶來了諸多便利，卻也使得相關人員對于保密工作的重要性缺乏足夠認知，外加黑客與病毒的攻擊，甚至是敵對勢力等別有用心者的竊取，使得檔案信息遭到泄露，為企業造成損失。

為此，企業必須加強檔案管理人員的保密意識，使其具備過硬的思想素質，同時，借助相關的培訓教育工作，使得保密工作更加常態化與規范化，提升保密意識，并通過對保密意識的學習，對保密技術具有熟練地掌握，從而杜絕檔案泄密的安全隱患。

結論：企業在進行檔案管理的過程中，需提升對相關工作的重視程度，同時采用更先進的管理方式，建立完善的監管制度，并提高保密素養，確保檔案工作的可持續性與科學性。

參考文獻：

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