大數據時代高校財務信息化建設探索

劉銳軍（高級會計師） 羅德慧（中國地質大學（武漢）財務處 湖北武漢430074）

一、引言

隨著科技的進步和互聯網技術的快速發展，我國已全面進入信息時代和大數據時代，信息化技術已經滲透到社會的方方面面。2018年4月，教育部印發《教育信息化2.0行動計劃》，目的是將教育信息化作為教育系統性變革的內生變量，支撐引領教育現代化發展，推動教育理念更新、模式變革、體系重構，使我國教育信息化發展水平走在世界前列，指出“教育信息化2.0行動計劃是順應智能環境下教育發展的必然選擇”。

2021年7月，教育部在《關于進一步加強中央高校財務治理工作的意見（征求意見稿）》中強調，高校要依托先進信息技術，堅持系統推進財務信息化建設，加快實現向財務數字化的轉型發展。要以數字化建設為主線，構建業務數據與財務數據貫通的信息資源共享體系。加快推進自動化、智能化的賬務處理系統建設，提升財會數字化服務能力，打造以預決算為基礎的財務預測與決策支持系統，實現業務流程與財務預算、交易處理、決算分析、風險管控的一體化、自動化和智能化。

二、高校財務信息化建設現狀分析

（一）財務部門內部多個管理系統相互獨立，數據不通，信息化集成程度不高。我國高等院校會計核算工作在1998年左右已普遍完成了從手工憑證到會計電算化的更新換代，經過二十多年的發展，高校財務信息化水平有了長足的進步。以C大學為例，從1998年至2020年，財務部門陸續引入或建設了多個管理系統，如財務核算系統、工資管理系統、學費管理系統、科研管理系統、預算管理系統、票據管理系統、網上報賬系統、網上申報系統等，這些系統的建設和引入對高校財務管理現代化、提升管理水平、改善服務質量、提高工作效率起到了非常重要的作用。但這些系統從一開始就是為了解決當時的某些具體問題而建設的，沒有考慮到與其他系統的銜接，系統之間缺乏必要的互聯互通，如工資管理系統與核算管理系統、預算管理系統與核算管理系統、工資管理系統與預算管理系統等都未能做到有機銜接，導致財務部門在某些管理環節如預算控制、數據分析等方面無法通過信息化手段完成，只能通過效率較低且難以保證準確率的人工干預方式完成。這種多個管理系統相互獨立、數據不通、標準不一、信息不能有效共享、兼容性較差、集成程度較低、在數據的處理方面不能實現即時性的情形在高校財務部門普遍存在。

（二）財務部門與校內其他部門之間數據割裂，存在信息孤島現象。這種現象不利于高校信息化整體水平的提升，阻礙了高校的內涵式發展。在互聯網技術發展初期，高校內部各部門的信息化歷程與財務部門基本相似，都只立足于本部門的具體工作，基本不關注與其他部門之間的數據交換。如教務部門的教學服務系統、學工部門的學生管理系統、人事部門的人事管理系統、國資部門的資產管理系統、科研部門的科研管理系統等，部門之間的管理系統有技術壁壘，信息孤島現象突出，有些本應一致的數據在各部門的管理系統間存在不一致的情形，數據割裂嚴重。比如教務部門的教學服務系統、學工部門的學生管理系統、財務部門的學費管理系統中都有學生數據，但經常會發生三個系統中學生數據不一致的情形，究其原因，是因為學生數據發生變更，但三個系統沒有同步變更導致的。

高校內涵式發展要求管理精細化、信息化，同時要求資源、規模、質量、結構、效益統一，而目前高校各部門之間信息不通、數據統計不一致的現象普遍存在，造成數據獲取效率較差，降低了數據的準確性和獲取的時效性，再加上各部門都不愿意主動改變本部門的系統來適應其他部門，這些曾經大大提高高校各部門工作效率和管理水平的服務系統，如今阻礙了高校的內涵式發展。

（三）財務人員隊伍結構不合理，復合型財務人才不足。高校財務人員是財務信息化建設的主體，對財務信息化建設起著至關重要的作用。但財務人員一般都是財會專業出身，本身不懂計算機網絡信息方面的知識，再加上財務工作分工精細，日常工作繁瑣，多數財務人員只對本崗位工作比較熟悉，對財務全局工作知之甚少。通過調查發現，我國中等規模的高校財務部門一般只有一名系統維護人員，少數高校有兩名以上系統維護人員。他們的計算機網絡技術雖然熟練，但對財務工作卻又一知半解。目前幾乎所有高校財務部門都缺乏“財務+IT”的復合型人才，人才的缺乏大大制約了高校財務信息化進程。

（四）網絡信息安全難以保證。信息化建設是一項成本較高并且在短時間內難見成效的系統工程，而高校的辦學經費本身就很緊張，很多高校在信息化建設過程中設備投入不足、人員投入不足，導致財務信息管理系統缺少必要的安全防護，一般僅通過設置防火墻、身份認證、VPN連接和局域網等方式來保護系統安全。很多高校的財務信息系統是存在安全隱患的。另外財務信息系統中有大量敏感數據和師生員工的私密數據，如“三公”經費、教職工個人收入、身份信息、銀行卡信息、聯系電話等，這些私密或敏感數據未經加密和脫敏處理，存在數據安全隱患。

三、大數據時代高校財務信息化建設方向

（一）加強數據標準化治理，打破信息孤島。這是高校財務信息化建設的首要任務。高校信息化建設已是不可逆轉的時代潮流，高校要堅持全校一盤棋的思想，重新整合、改造校內所有部門現有的信息化系統，打通關節，打破信息孤島，對數據進行標準化治理，實現數據的互聯互通。財務部門應積極對各個管理系統進行數據升級改造，統一編碼規則，完善系統對接，如預算系統與核算系統對接、學生收費系統與核算系統對接、工資管理系統與核算系統對接等。同時，財務部門應積極與校內其他部門協調聯系，將財務信息系統與校內其他部門的信息系統對接，如學生收費管理系統與教務部門對接、工資管理系統與人事部門對接、核算管理系統與資產管理部門、設備管理部門對接等，實現數據實時傳輸，確保部門之間數據統一、準確，有效提高數據交換效率。

（二）走“業財融合”之路是高校財務信息化建設的必然選擇。這是高校目前所處的大環境和內涵式高質量發展需求所決定的。2018年，教育部發布《教育信息化2.0行動計劃》，2019年新政府會計制度正式實施，互聯網、區塊鏈技術的快速發展，大數據技術的廣泛應用等，是高校目前所處的大環境，疊加高校內在的高質量發展需求，很明顯，傳統的事后會計核算模式已不能滿足高校的財務管理需求，新的財務管理模式必須貫穿業務全流程，即“業財融合”。對財務部門來說，必須深入到業務活動中，特別是要將財務管理工作前移到業務前端，通過對數據的預測和分析，反饋給業務部門及決策層，使高校的管理決策更加科學；同時，通過把握業務流程的關鍵控制點和潛在風險點，實施有針對性的改進，降低運營風險，提高管理效率。目前國內有很多高校正在進行這方面的嘗試，很多軟件開發公司針對高校的需求開發了相應的“業財融合”平臺，如差旅服務平臺、采購服務平臺等。“業財融合”平臺的核心要義是價值鏈管理，即通過對業務流、財務流和管理流的關鍵節點進行管理和控制，在業務執行過程中實時糾偏、優化，達到業務、財務、管理三者協同合作，實現財務數據與業務數據的有機統一，實現管理效益最大化。

（三）制度嵌入、強化內控是高校財務信息化建設的重要內容。高校的內控制度相對完善，但在執行過程中經常會發生偏差，因為制度是靠人執行的，每個人對制度的掌握和理解有所不同。在近年來針對高校的各項檢查中，主要存在業務內容不真實、業務流程不規范、超標準執行文件、監管不力等問題。因此，高校信息化建設的一項重要內容是要將各項制度、規則嵌入到信息化系統中，完善內控制度。教育部有關負責人在相關會議中提出了幾點需要高校重點關注的工作，指出要“強化風險意識，做實內控建設”，提出要將內控信息化建設作為做實內控建設的重要抓手，加快推進財務、資產、基建、采購、科研、教學、人事等業務系統的對接，建立規則內嵌的所有業務內控信息化系統，實現業務流、資金流、信息流等數據的融合共享，實現用制度、用系統管人管事。

目前，有很多高校的財務部門在信息化建設中，通過“業財融合”平臺，有效地將規則和制度嵌入，如通過差旅平臺，將差旅審批程序、差旅費標準內置于信息系統中，從源頭規范差旅費管理；通過采購服務平臺，將采購審批程序、招標程序、資產入庫程序內置于信息系統之中，實現全流程控制，同時將沒有資質或信用不良的供貨方排除在平臺之外，以防范不必要的風險，徹底實現將內控由人為控制轉變為制度和信息系統共同控制的內控模式。

（四）RPA技術與AI人工智能技術的應用是高校財務信息化建設的重要手段。RPA（機器人流程自動化軟件，Robotic Process Automation）是一種新型的人工智能的虛擬流程自動化機器人。經過近幾年的發展，RPA已經廣泛應用于各個需要流程自動化的領域，特別是在財稅自動化領域。AI人工智能是研究、開發用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統的一門新的技術科學。AI人工智能具有深度學習的能力，對財務工作過程中大量重復性或類似性的勞動，AI人工智能具有比財務人員更加明顯的優勢。

大數據時代高校財務信息化建設本質上是向數字化和智能化方向轉型，在財務領域重構財務組織、再造業務流程，提升財務數據質量和財務運營效率，更好地賦能業務、支持管理、輔助經營和支撐決策；提升會計信息質量、增強管控能力。要達到這個目標，高校必須借助智能機器（智能軟件+硬件）和財務人員共同組成的人機一體化混合智能系統，才能完成復雜的財務管理活動。智能化分為以下三個層次：（1）基于規則的自動化，比如自動對賬、錄入、應答等；（2）基于對話式用戶界面的數字助理，語言交互、人機協作是其重要特征；（3）基于深度學習的企業大腦，以大數據為基礎的智能決策和風險內控是其典型場景。目前在高校財務信息化建設中，RPA技術與人工智能技術的應用已經比較廣泛，如財務自動應答機器人、智能自動識別報銷系統等。

RPA技術與人工智能技術再造財務報銷流程與傳統報銷流程相比有著明顯的優勢，比如更加節省人力，可全天候工作，由于沒有人工干預，更加客觀、準確、規范。如圖1、圖2所示。

圖1 高校財務傳統報銷流程圖

圖2 應用RPA技術與AI人工智能技術財務報銷流程圖

傳統方式下，經辦人填寫報銷單其實是一個比較復雜的過程，首先要對票據進行整理、分類，然后逐個錄入系統，這也是高校師生厭煩財務報賬的原因之一。應用RPA技術與AI人工智能技術后，由于前期智能系統進行了大量的深度學習，填寫報銷單據變得相對簡單便利，報賬人員只需要通過手機將發票拍照上傳（同一張照片可包含一張或多張發票），智能填報系統能自主完成票據切割（同一張照片含多張發票時），能根據發票信息自主識別并判斷業務內容、金額，自動生成報銷單。比如某位教師報銷差旅費，只需將火車票、飛機票和住宿費發票平鋪桌面，拍照上傳，智能填報系統即會自動切割發票，并根據火車票、飛機票的日期、地點、座位等級、金額等信息判斷出差的時間、地點、乘坐的交通工具及座位等級等，結合住宿費發票自動完成差旅費的填報工作。智能稽核則是系統通過深度學習、透徹理解國家財經政策和學校財務制度，如《差旅費管理辦法》《實驗材料管理辦法》《會議費管理辦法》等，結合學校的預算安排，對智能填報的報銷單據做全面審核，如差旅住宿、乘坐等級是否超標，辦公用品是否超出預算等。智能稽核類似于財務審核人員但優于財務審核人員。前兩項工作完成后，項目負責人或單位負責人可通過PC端或手機端在線審批，審批通過后，業務經辦人員即可將發票投入到財務指定的智能收單機中，收單時，機器會自動比對上傳的單據信息與投入的單據信息是否相符，如果相符，則可以直接通過智能核算系統自動生成會計憑證，并與投入的發票綁定，形成數字檔案。如果投入的單據與上傳的單據不一致，系統則會拒絕收單。顯然，應用RPA技術與AI人工智能技術后，可以大大提高財務工作效率，使財務工作進一步標準化和規范化。

（五）強化網絡信息安全是高校財務信息化建設的重要保證。高校財務系統不僅能直觀反映高校的財務狀況、辦學規模、科研經費來源等信息，還有大量涉及教職工和學生身份信息、銀行賬號、聯系電話的私密數據，因此在信息化建設時必須兼顧信息系統安全、數據安全完整，除傳統的防火墻、VPN等防護手段之外，還應加裝保壘機，對敏感數據和私密數據進行脫敏和加密處理。

（六）加強財務隊伍建設。高校財務信息化建設要求財務工作逐漸由以職能為重心的運作模式向以流程為重心的運作模式轉變，促使財務人員從傳統的財務核算會計向管理會計方向轉變，財務人員必須與時俱進，自我革新，以適應新形勢及高校發展要求。高校財務部門應加大“財務+IT”復合型人才的引進力度，積極培養本部門專業技能過硬并有一定IT知識的財務人員向復合型人才轉變，為高校財務信息化建設提供人員保證。另一方面，高校對財務人員應該進行必要的業務培訓和專業指導，除財務專業知識和政策法規培訓外，還應加強對計算機網絡信息知識的學習和培訓，比如系統運行、后臺管理和維護等。

四、高校財務信息化建設的架構與實踐

通過近年來的發展與實踐，高校財務信息化建設的目標越來越清晰，高校財務信息化平臺必然是基于“業財融合”和RPA及人工智能技術、同時內嵌規則和制度的一體化智能平臺，是高校信息化建設的重要組成部分。高校財務信息化平臺將以數據為核心、內控為抓手、提質增效為目標，通過財務信息系統與資產、基建、采購、科研、教學、人事等業務系統的對接，實現業務流、資金流、信息流等數據的融合共享，實現用制度、用系統管人管事。上頁圖3是一個比較典型的高校財務信息化平臺架構。

圖3 高校財務信息化平臺架構圖

從上頁圖3可以看到，最上層是學校的OA門戶網站入口，從OA門戶網站通過身份認證登錄后，即可進入智能財務信息平臺，不同角色可以選擇不同的服務，師生如需報賬可以選擇智能報賬服務，收入查詢可以選擇綜合查詢服務，科研項目相關查詢、結題審計可以選擇科研財務服務，部門負責人或學校負責人可以選擇智能分析服務，如果不知道該選擇何種服務則可以選擇智能問答服務（RPA），財務虛擬智能機器人可以提供二十四小時咨詢服務。信息平臺的中間部分則更多是“業財融合”系統和內部控制系統，如智能采購、智能差旅、智能填報、項目授權、預算控制、線上審批等。“業財融合”系統與內部控制系統及財務其他數據如會計電子檔案、全面預算、會計核算等系統產生的大量數據形成了財務數字資產檔案即大數據中心，而大數據中心是支撐上層財務服務的基礎數據。底層的AI技術、RPA技術、主數據管理、影像管理等則是實現財務信息化智能平臺的技術支撐。

五、結語

高校財務信息化工作，不能是簡單的技術上的“加法”，通過信息技術的提高可以帶來更多“溢出效應”，通過完善的內控環節來防范各類風險的發生，通過大數據來推動高校的成本核算，通過績效評估、投入產出分析對高校的長遠目標提出切實可行的建設性建議。