喜臨門實施ERP系統的過程建議及啟示

文/童洪圳 李安妮（浙江理工大學）

一、企業簡介

創建于1984年的專注于床墊以及其他家居產品的研發設計的喜臨門，是中國床墊行業領導品牌，后增加了影視業務，致力于為用戶改善家庭居住生活質量，促進用戶健康睡眠。截至2022年2月25日，市估值130億人民幣，在職員工8000多人。喜臨門在海內外的門店已超過上千家，生產的產品在超過70個國家及地區進行售賣，進駐人民大會堂、釣魚臺國賓館、國家大劇院等國家單位，并與五百多家星級酒店品牌確定了商業合作伙伴關系。

由于員工數量劇增，工廠范圍擴大，業務量大量增加，喜臨門之前的管理系統已經無法滿足公司需求，因此迫切需要一個新的系統為管理層決策提供科學精準的依據，來實現喜臨門的進一步的發展成長。

二、實施背景和目的

（一）實施背景

21世紀，隨著互聯網的普及，世界各經濟體都有著千絲萬縷的聯系，國內外企業競爭也越來越激烈。實施ERP系統，將會改變企業傳統的管理方式與工作方式。為了適應不斷變化的外部環境，企業的不斷改變也是其生存的必然要求。

在西方國家，由于歷史原因，大多數企業都有著較為高水平的管理經驗，然后通過不斷地完善與研究，形成了ERP。并且，越來越多的企業開始運用ERP，并優化了許多管理與工作流程，節省了大量企業成本，帶來了可觀的經濟收益。

然而，我國企業在發展起步上晚于西方企業，尤其在加入WTO之后，企業之間的競爭愈加激烈，迫使企業尋求一種全新的管理系統來優化企業管理水平，提高企業競爭優勢。我國“十四五”規劃建議提出，推進數字產業化和產業數字化，推動數字經濟和實體經濟深度融合，打造具有國際競爭力的數字產業集群。

在2020年新冠疫情的影響下，企業ERP系統受到沖擊，即公司員工無法在線下進行數據維護和系統運行。在如此情況下，喜臨門企業對原有的ERP系統的功能提出了更多的要求，希望朝云ERP系統實現方向轉型。

（二）實施難點

在喜臨門進行“信息化的二次創業”之前，喜臨門企業的信息化基礎比較薄弱，計算機軟件、硬件配置較差，員工的素質也參差不齊，雖然企業有著較為雄厚的經濟實力，但企業管理者和決策者對OA的認識還不足。

（1）簡單地認為辦公自動化就是利用現有的先進技術設備，將原來的手工模式轉換為電子模式，只針對現在工作人員的日常工作，而不愿增加這方面的投入，制約了企業信息系統的建設。

（2）喜臨門購買的辦公自動化系統，獨立于其他系統，使得各部門的數據統計口徑不一致，各部門之間的信息存在隔離，導致了企業無法快速地應對市場變化，無法對管理層的決策做出迅速的反應，導致各部門的信息溝通產生脫節，進而嚴重影響了喜臨門企業的生存發展。

（3）傳統型行業的信息化程度不高，如何高效穩定地管理員工成了最大的挑戰。這對于企業的人力資源管理和辦公自動化提出了更高的要求。原本的ERP已經不能滿足辦公和人力資源管理的需求，國內外在職者異地辦公和總部人力資源管理同步進行，加大了系統切換的難度。因此需對組織結構進行調整，以實現對企業的人力資源管理和辦公自動化的優化。

針對喜臨門所存在的“信息孤島”所衍生的一系列問題，喜臨門的領導層開始了“信息化的二次創業”。喜臨門選用了一套完成集成的ERP系統，將辦公自動化模塊、財務管理模塊、生產制造管理模塊、物流管理模塊和人力資源管理模塊等涉及管理的各方面的模塊組合聯系成一個整體。

（三）實施目的

一，信息整合，建構整體決策支持系統；二，簡化流程，管理及內控系統結合；三，數據集中，縮短賬務處理時間；四，資源共享，降低營運成本。通過采用ERP系統，來優化整個公司的經營管理方式，使企業在激烈的社會競爭中保持自己的優勢與發展的動力。

三、實施過程

（一）選型

在二次信息化時，喜臨門與新中大進行合作，新中大委派相關的技術人員對喜臨門的管理人員進行了相關的培訓與演練，將ERP系統的理論知識與流程方法傳授給中高層的管理人員。在喜臨門管理層的大力號召下，ERP項目在公司全面實施。喜臨門將各個接受過ERP業務培訓的骨干派遣到各個業務部門中。項目經理以及IT部門保障整個ERP系統的安全實施。

（二）確立項目流程和組織構建

（1）確立業務范圍，理清業務間聯系。IT部門與人力資源部門兩者在培訓時需要理清兩者之間的業務范圍與聯系部分。

（2）培訓階段將本公司的業務導入到ERP中，使員工能夠依照本公司的真實數據進行訓練，便于員工在后期能夠快速運用系統。

（3）準備系統數據。確保OA與SHR系統的接口完善，保證數據來源的真實性與可靠性，確保系統上線萬無一失。

方案實施過程中最易出現錯誤的就是準備系統數據，因此要求實施顧問和數據提供人員相互配合，保證接口完善，防止數據報錯、遺失、重復運行的現象。新中大技術人員以及人資源管理部門、IT部門需核對新舊兩個系統的數據是否有差異，并調查原因解決問題。最終實現ERP新系統的成立。

（三）流程改進

（1）辦公流程的改進：企業使用OA進行辦公，同時使用軟件版OA—大螞蟻和手機釘釘，提高了員工的工作效率，使員工的工作滿意度大幅上升，員工離職率下降，生產效率提高。

（2）入職流程的改進：企業使用大易系統建立人才庫，數據直接導入SHR，SSC在SHR上直接操作入職流程，提高了入職的效率，節約了時間。

（3）培訓工作是項目控制的重中之重。新員工入職當天，對新員工進行培訓，針對入職流程以及新員工培訓和自動化辦公，IT與人資在新中大的幫助下編寫了員工手冊。加速了辦公自動化進程。

（4）系統質量是其持續使用的基礎。為了提高系統質量，喜臨門專門與新中大科技合作，使用該公司的ERP系統，將本公司的業務流程與ERP對接，優化了整個公司的經營與管理效率水平。

四、實施效果

（一）業務改進

喜臨門原來的成品倉庫使用用友U8的進銷存，人力資源部使用用友薪資管理軟件，原材料倉庫使用速達軟件。在當時的企業環境中，大多數家具行業都采取傳統的信息管理系統，甚至一些家具企業人采用人工紙質記錄的方式，這樣的方式早已落后于西方企業。而喜臨門的領導層擁有較為前瞻的思維，大力引進并采用了當時世界上較為先進的信息系統，引領了家具行業發展的潮流。

表1 2019-2021年喜臨門財務指標

隨著員工對信息系統的運用不斷深化，現有的信息系統已經無法滿足企業的經營需求。雖然喜臨門使用的都是較為前端的信息系統，但是各信息系統之間聯系并不密切，多個部門之間信息無法實測有效的交流。

經過多方面考量和選型后，喜臨門最終決定使用新中大的ERP系統。通過新中大技術人員的培訓演練與企業內部林到處的大力支持，ERP系統順利在公司中實施，經過一段時間的模擬演練，最終成功上線。

（二）財務績效

從喜臨門公布的季度財務報表來看，即使在新冠疫情的影響下，公司的凈資產收益率總體呈穩步上升的態勢。喜臨門企業在19年年末完成ERP實裝，幫助企業內部運營并提升財務績效，增加預防風險能力。從年度報表中可以看出，喜臨門在引進ERP系統之后，財務績效穩步提升。在新冠疫情暴發的初期，即2020年年初，喜臨門受影響導致凈利潤的減少，而后公司通過APS等系統對生產需求及車間產能負荷優化排程，提高協同效率，將公司盈利漸漸拉回正常軌道。總體來看，喜臨門的經營盈利能力穩中向好。

針對企業的償債能力和內部運營績效，喜臨門自2019年以來流動比率均保持在1.1左右，超出行業的平均水平。流動比率可以反映短期償債能力，該公司流動比率總體高于行業平均水平，說明其償債能力較好。喜臨門在建設完成ERP系統之后，存貨周轉率也逐漸上升，企業內部運營績效不斷提升。而喜臨門近兩年的流動比率以及速動比率保持逐步上升，同時資產負債率上升，可能是企業想要擴張規模，整改業務流程體系導致。

（三）成長性

聚焦床墊行業來看，喜臨門成立于1984年，目前公司產能達600萬張，是國內床墊行業的領軍企業。在國內大多數品牌還停滯在數字化轉型的試探階段，喜臨門早已在數字化生產、數字化營銷、數字化服務三方面構建取得顯著成果，以科技創新驅動提升了品牌整體的核心競爭力。

目前喜臨門作為一家床墊企業，在經過兩輪的ERP安裝實踐后，對于數字化技術應用、實踐以及磨合業務流程、提升運營效率都有了深刻的理解。

（四）競爭優勢

1.成本優勢和聚焦優勢

在喜臨門企業應用中，ERP系統能夠有效地提高企業經營與管理效率，提升各個業務部門之間的聯系，降低各個部門之間的信息交流成本，同時能夠對市場做出快速的反應，提升更恰切地滿足商品特定顧客群體的需要，同時能夠在企業經營的各個活動中為企業帶來有別于其他企業的競爭優勢。

2.速度優勢和機動優勢

ERP可確保喜臨門在企業中對各個來源的信息進行聯通，能更快地響應和適應顧客的需求，進而實現喜臨門內外無信息壁壘的數字化智能生產，建立比競爭對手更快更有機動性的運營模式。

（五）實施缺陷

喜臨門上線ERP后，其在系統支持企業運行過程中依舊存在一系列問題。本文根據白海青和毛基業構造的理論模型，分析出目前喜臨門企業上線ERP后的缺陷，并給出一定的改正建議。

1.系統質量存在瑕疵

目前喜臨門引入的ERP系統依然存在問題。系統出錯后會影響實時員工操作，同時在沒有備用系統的情況下，員工只有等待第三方技術人員進行緊急維護，而被系統出錯耽誤的工作日程只能等維修結束后，由員工事后補足。這種情況很符合綜合模型里系統質量這一欄下面的“穩定性不足”這一欄。系統穩定性不足直接給ERP系統的成功應用造成了負面影響。其造成的負面影響不僅在于運營效率，也會對員工積極性造成打擊。

2.系統與業務對接存在缺陷

在系統與業務對接層面，喜臨門引入的系統依舊存在與業務不匹配的問題。僅在考勤一方面，系統每個月都會出現問題，需要人事部門進行操作調整，系統的精度有待提升。

該類系統與業務對接模式的沖突，往往需要雙方相互妥協達成一致。喜臨門需要第三方平臺就自身業務對系統做出整改，也需要對內在不合理的運營流程做出整改。只有雙方相互磨合適應，系統持續優化升級，才能解決系統與業務模式不協調的問題。

五、結論及啟示

（一）成功經驗

圖1 影響ERP上線后成功應用的綜合模型

喜臨門上線ERP系統后，無論是財務績效、運營績效，還是成長性、競爭優勢都有了極大的提升。對于喜臨門企業的成功經驗，本文依照白海青和毛基業構造的理論模型，從持續使用、維護與支持、數據質量等三個角度出發，對喜臨門企業的成功經驗進行歸納與總結。

1.數據質量

圖2 數據質量影響因素

喜臨門引入的ERP系統，其孿生的數據由喜臨門生產運營產生而來。喜臨門并不是第一次建設ERP系統，其對數據有著敏感度，對于數據的規范以及數據的安全都會進行有意的保護。根據訪談也得知，系統會有模板幫助員工錄入系統，同時系統自身也會保留以往數據，幫助進行統計分析。這極大地提升了數據準確性以及報表質量，對數據質量起到正向影響。對于新引進ERP系統的企業來講，合格的數據質量能幫助企業快速度過初期的適應期，及時地為企業決策以及運營做出輔助。同時企業不能忽視原有數據，應整理規劃導入原先擁有數據庫，以此加速ERP成功應用的過程。

2.持續使用

圖3 持續使用構成

在喜臨門上線ERP系統的過程中，對新員工的培訓以及完善的系統是保證員工持續使用的良好基礎。在喜臨門應用ERP的過程中也會出現員工的抵制心理，妨礙工作效率的提升。此外，在公司文化方面，公司需要嶄新的系統和理念去適應市場的變化。公司文化可輔助ERP系統上線，保證系統的成功應用，也能提升子公司與母公司之間的緊密度。

對于使用或者正在上線ERP系統的企業來講，員工穩定操作系統才是最先需要攻克的難關，員工心理以及技能上的保障，能減少企業內部不適配情況，促進企業成功應用ERP系統。

3.維護與支持

喜臨門對于ERP系統的維護與支持方面有很大的支持力度。喜臨門作為二次上線ERP的企業，沒有犯基本的上線錯誤，公司在高管、部門結構等層面均給予了支持。高管能理解企業搭載系統的原因，也會重視系統的使用和對員工的培訓。在業務部門支持的角度，喜臨門會將ERP系統的管理職能劃歸到具體的SSC與IT部門管理，同時負責員工對系統的應用難題；在業務部門員工培訓上，喜臨門也會進行線上線下雙渠道引導，幫助員工理解ERP實踐。在外部支持上，喜臨門與技術團隊有相關的服務協議，能夠給予系統完備的維護支持。在IT人員支持上，喜臨門對于IT人員的待遇比較高，同時崗位穩定也保證了系統維護的穩定性。根據喜臨門企業的經驗，其他公司在引入ERP系統時必須做好公司內部高層支持、底層理解；公司外部與咨詢團隊應保持良好的溝通，讓系統在應用過程中能夠得到完善的支持。企業內部支持與外部支持相輔相成，為ERP的成功應用打下良好的基礎。

圖4 維護與支持構成及其條件

（二）改進建議

本文針對目前喜臨門已有的實施缺陷，給出淺薄的建議以供參考：在ERP上線過程前期做好統籌規劃，調研合適的第三方系統供應商；與服務商商討合作，針對企業已有的問題改造通用型ERP系統；同時在上線過程中，需要對每一個環節的推進進行考核，保證使用者對系統的成熟應用；在上線系統以后，需要與服務商簽訂長期的合作協議，保證系統運行的問題以及各類技術問題。由于ERP上線過程極長，會投入大量的沉沒成本，不宜進行更換，因此喜臨門在進行上線ERP時需要極其謹慎，并且由于技術水平的上升，喜臨門企業更需要更新云ERP等系統支持企業運行，保證在市場運營中取得更好的成績。