個人費用報銷與財務風險防范的有效方法

文/曹美（中交二航局財務共享中心）

對于企業來說，財務風險控制就是在開展企業財務管理工作的過程中，調整和優化財務活動的開展情況，做好每一項財務相關工作，確保企業財務控制可以達到預期的建設目標。而在財務活動中，個人費用報銷和財務風險防范是非常重要的兩項內容，任何企業的經營必須都面對這兩項工作，然后在具體工作中采取有效的風險規避和轉移手段，降低財務風險發生的概率，促進企業更好更快地發展。

一、個人費用報銷

（一）個人費用報銷是企業經營管理的一面鏡子

企業在經營管理過程中經常涉及個人費用的報銷工作，常見的比如差旅費用報銷、交通費用報銷、通信費用報銷及其他職工因公發生的費用報銷等。個人費用報銷管理工作就是企業財務管理控制和內控工作的一面鏡子，一般來說，企業如果內控水平較高、管理工作較為規范，那么個人費用報銷流程清晰、制度明確、細節明了，反之，企業的個人報銷工作將混亂不堪，經常發生不合理報銷行為。另外，個人費用報銷過程中的發票審核和費用歸屬審核的嚴格程度直接關乎企業后期是否會面對稅控風險。

（二）企業在個人費用報銷過程中經常遇到的難題

企業內部的個人費用報銷一般是由會計直接負責，會計和職工之間為平級關系，所以會涉及溝通問題，比如針對某些個人費用，職工遲遲不交發票，會計催促時，有些職工會依賴和會計平時的交情，借口不交發票，還有些職工以“給客戶傭金”為緣由，拒絕提供發票等，這些問題在個人費用報銷過程中都非常常見，另外，還有很多其他現象和問題阻礙個人費用報銷工作的順利開展。從會計角度分析，在企業個人費用報銷工作中，也可能會出現發票審核不嚴格、薪酬支出錯納入個人費用、報銷科目記錄過于混亂等問題。

除了以上內容，在大部分企業內部還存在高管的“發票腐敗”問題。比如，某集團副總曾經報銷了一筆妻子的美容費用，共計10萬元，經過集團審計部門的審查，證據確鑿，該副總被開除并移送司法機關。經過調查及發現，該集團經營規模較大，已經經歷近半個世紀的經營和發展，內控流程和財務管理流程較為清晰，費用報銷時需要財會部門、總經理的簽字，那為何還會發生這類問題？這就涉及企業內部的人情因素，在集團內部，高管地位特殊，其直接負責和參與部分部門的管理，所以針對高管的費用報銷，有些財會部門也只采取“睜一只眼，閉一只眼”的態度，一方面為了討好高管，另外一方面，不知以何理由拒絕高管費用的報銷。

二、企業個人費用報銷優化措施

（1）重點監控招待費、會議費、培訓費、差旅費、辦公用品費用，在企業內部建立針對個人費用報銷的制度，理清個人費用報銷流程，建立財務監察制度，切實做好每一項個人費用的報銷管理工作。

（2）定期公示企業高管費用報銷，充分發揮全員監督的作用。

（3）如果企業高管存在子公司兼職管理的現象，務必延伸審計工作到子公司，避免高管在子公司的個人費用報銷部分出現問題。

三、財務風險防范的有效方法

（一）堅持控費用三原則

（1）先開源后節流。對于企業的財務管理工作來說，開源節流是非常重要的原則之一，企業在開展業務的時候，不能為了降低成本而不拓展業務，應先將企業的業務全部打開后再采取有效的措施，做好企業內部的節流控制。

（2）只控制不壓制。企業在開展財務管理工作的過程中，切忌不斷地制訂標準、限額和預算，但在具體的工作中，卻忽視了對單筆費用的報銷管理。

（3）前端優于后端。財務管理工作中，加強整個工作流程的前端控制可以達到事半功倍的效果。而目前大部分企業的財務風險管控明顯過于滯后，過于關注風險管理效果的分析，未重視風險防控，這對企業整體的風險管理工作的開展顯然是不利的。

（二）嚴格執行權簽等級制度

對于企業內部的個人費用報銷問題，制訂科學的權簽等級制度并嚴格執行，是控制財務風險的有效方法，為了保證權簽等級制訂的可徐行，首先應該明確財務執行工作和財務監督檢查工作的職責分離原理，要求任何級別的職員都不能進行自身費用的權簽，特別是企業公司的高管人員。另外，費用發生人員也不能將費用審批相關單據遞交給比自己級別低的人員進行審批，然后再傳到自己的崗位負責權簽，這類行為屬于典型的逃避權簽等級的行為。另外，針對企業內部違反內部控制的費用報銷行為，在審核這些費用的過程中，也要查清費用清單和明細，以便正確判斷企業的發生人。很多公司為了保證權簽等級制度的落地執行，直接化繁為簡，以企業最高級別的管理人員負責各類費用的報銷活動。

（三）強化業務工作的通報機制

為了在結賬工作完成后更好地控制風險，必須加強結賬前的試算平衡表檢查，另外，注意明確細賬之間的業務通報機制，做好中轉科目的共享、使用和相互檢查。具體來說，就是做好業務處理模塊的優化，為下一環節和流程的開展提供更加全面的支持性文件，比如具體的業務處理記錄、審批流程等。以電子表格的形式呈現企業內部的通報機制，并將其設置在服務器的共享文件中，方便使用者隨時查看和使用。但是這里應該格外注意，務必對修改信息人員的權限問題做好界定，應用計算機等方法降低差錯發生的概率，做好跨模塊業務的分析和總結，并在反復實踐中，固定流程，避免會計人員在交接會計工作的過程中發生紕漏。而以上在企業經營發展過程中所累積下來的流程和文件，必將會成為公司未來發展的軟實力。

（四）加強預算管理

財務工作中，費用報銷是主要工作之一，加強預算管理，制訂報銷高壓線，是保證財務管理效果，降低財務風險的有效途徑。如果業務預算報銷額度超出預算范圍，必須開展特別審批，而特別審批不合格，則不予批準。想要充分發揮預算管理的作用，必須將費用報銷審批環節納入預算管理的范圍之內，優先審批預算費的費用和付款。除此之外，在開展財務管理工作的過程中，務必做好總預算的科學拆分，根據部門和公司業務明細合理地劃分預算份額，加強明細項目的控制，確保預算管理整體工作可以達到預期的目標。圖1為財務預算管理工作流程圖。

圖1 財務預算管理工作流程圖

（五）防止預提費用失控、濫用

在大多數企業內部，都存在著費用報銷滯后的問題，且該問題無法徹底解決。作為企業的財務管理部門和內控部門，必須加強公司財務風險分析，并從這個角度出發，建立可以有效防制預提費用失控濫用的情況。作為企業的會計，也要明確財會政策，知曉預提費用的范圍、預提費用金額限度、預提費用的反沖辦法、預提費用的錯誤稽核以及具體的改進措施。比如針對某一單向費用，設定發生額下限，如果具體費用超過該限額的費用，必須預提。內控人員以及財務管理人員根據當期計入費用發生額和反沖額之間的差額，判斷預提費用額度是否準確合理。針對預提與反沖較大的項目，必須做好形成差異的原因分析，然后制訂相應的控制辦法，分析長期掛賬的預提負債的賬齡，從而經過科學的判斷和分析，發現原對應的預提費用是否正確。

（六）建立風險預警機制

對于企業的經營和發展來說，財務風險更像是一種信號，只有充分全面地將這種信號體現出來，才能客觀、真實地反映企業真實的經營狀況。而也只有將企業財務活動貫穿于企業生產經營活動中，企業才能根據自身經營和發展需求，建立起可以促進企業長遠發展的風險管理機制。在企業資金無法履行償債能力前，幫助企業及時發現問題，并找到問題的最佳解決時間和辦法。另外，企業還可以根據自身不同階段的財務狀況，制訂科學的風險預警機制。一方面，降低財務風險發生概率；另外一方面，最大限度地保證企業的經濟效益。對于企業財務管理部門以及具體的財務管理人員來說，在工作中要秉承科學發展的思想，積極分析財務工作中存在的弱勢和不足，增強風險處理意識，加大風險應急處理能力，將財務風險發生的概率降到最低。積極分析財務風險發生的原因，制訂更具針對性的財務風險處理方案，增強企業財務風險處理能力，促使企業可持續發展。

（七）完善企業財務風險管理體系

近年來，在市場不斷發展的背景下，國家經濟體制也在不斷完善，企業在市場內所面臨的行業競爭愈發激烈，部分中小企業的生存岌岌可危。要想解決企業在發展過程中所存在的問題，提升自己的競爭力，擴大影響力，必須結合自身財務發展的實際狀況，增強風險應對意識，完善財務風險管理體系。而在市場活動中，影響企業經營的因素有很多，比如企業財務發展狀況不良、企業投資管理低下、企業償債能力有限等，都給企業的經營發展造成了阻力。在復雜的市場環境下，作為企業，必須樹立較高的風險控制意識，明確市場發展導向，控制突變的市場環境，切實增強企業抵御風險的能力。

（八）加強對風險控制活動的管理

在企業管理實踐活動中，管理者也要做好企業經營活動的梳理，全面評估企業所面臨的風險，完善財務風險數據庫，加強風險流程控制，并且在財務工作中，積極運用信息化管理手段，確保可以完成層面數據鏈的集成建設。結合企業系統管控需求，增強系統的平衡獨立發展，并將客觀失誤所導致的紕漏和問題發生的概率降到最低。對于企業管理人員來說，正確、科學的管理決策的制訂技能是不可或缺的，企業管理者必須具備超高的決策水平和較高的管理素養，保證風險應急處理方案的建設效果。除此之外，企業在開展財務風險管理的時候，還要結合現實需求，加強導致財務風險管理因素的實際分析，最大限度地降低沖擊力度，為企業的可持續發展打好堅實的基礎。

（九）建立完善的風險防控評價體系

對于企業來說，風險意識可以充分體現企業的經營發展效能。為此，不僅要在規范體系的基礎建設上，融合更多的符合企業業務實際發展需求的內容，還要加大監督和控制，確保企業的高質量發展。只有在良好的運維管理制度中，堅持內控流程的優化和調整，才能保證企業的長遠發展機制。作為企業，也要秉承科學的發展觀，加大基礎建設，結合內審內容，統籌發展，加大專項業務的檢查力度，針對檢查過程中所發現的問題，立即根據內部控制需要，制訂更具針對性的、科學的解決措施。

四、結語

隨著時代的不斷進步，社會的不斷發展，企業所面臨的市場壓力越來越大，且在發展過程中所面臨的問題越來越多。作為企業，必須結合自身發展特點和未來發展需求，強化內控制度，提高財務管控水平，切實將財務風險的發生概率降到最低，從 “全員性”的視角，將企業資金的使用效率和經營效率提到最高。作為企業內部控制工作的重要組成部分，財務風險控制是提高企業核心競爭力的關鍵內容，企業管理者必須秉承科學的發展觀的思想，充分認識到財務風險管理工作的客觀性和全面性，增強風險管控意識，加強個人費用的報銷管理，建立科學的財務風險預警機制，從而提高內部控制效果和財務管理工作的水平。積極應用現代化管理方法和技術，加大管理創新，根據風險系統評估，及時發現和處理財務管理工作中所存在的問題，將財務風險的發生概率以及財務風險給企業所帶來的經濟損失降到最低。加強信息化建設力度，調整戰略目標和經營策略，做好風險規避和轉移，保證財務管理可以達成既定的目標，從而促進企業的可持續健康發展。