云儲存技術在電子檔案管理中的應用

連華英

摘 要：云儲存技術是在互聯網支持下建立而成的超大數據空間，通過互聯網可以將各種類型的電子檔案進行規范化儲存。將其應用于電子檔案管理環節，可以有效強化電子檔案管理的便利性與穩定性，實現規范化電子信息儲存以及數據共享。基于此，本文深度分析在電子檔案管理環節引入云儲存技術的實踐策略，供廣大相關從業人員參考。

關鍵詞：互聯網技術;云儲存技術;實踐策略分析;電子檔案管理

眾所周知，云儲存技術是一種新型且優質的云技術，在電子檔案管理環節有著極其廣泛的應用，不僅提升了電子檔案管理的靈活性與便捷性，同時也提升了電子檔案數據信息的安全性。整體而言，云儲存技術的功能性較強、儲存空間較大，而且信息利用與信息儲存也不會受到空間和限制，這使得電子檔案管理效率顯著提升，同時有效降低檔案管理投入成本，因此如何應用云儲存技術來提升電子檔案管理效率，是值得每位從業人員深思的問題。

一、云儲存技術的核心概述

1.云儲存技術的核心內涵

云儲存技術是由云計算技術延伸而來的一種現代化儲存領域，為電子信息帶來全新的儲存概念，通過借助互聯網功能以及文件系統功能，對線下所應用到的數據信息展開精準收集，對互聯網當中的各種儲存文件進行統籌，形成對外開放業務儲存系統以及數據儲存系統，允許用戶隨時查詢相關信息，并且對其展開處理。其中，云計算技術運行環節需要借助大量的儲存設備，因此在云計算系統引入后會出現大量的電子信息，而云儲存系統可以隨時隨地開展信息傳遞與信息分享，即便信息量龐大或者信息儲備較為復雜，用戶也可以借助云儲存系統來完成電子信息處理。

2.云儲存技術儲存形式劃分

經過漫長的發展，目前云儲存技術日漸完善，按照儲存形式分析，主要可以分為以下種類：首先，是公共云儲存技術，這類儲存技術主要是為大型的互聯網服務商提供信息儲存服務，是面向全體互聯網用戶，用戶可以在完成注冊后，使用云儲存功能來進行電子檔案處理與電子檔案保存。同時，也可以花費部分資金來購買云儲存技術的拓展服務，拓展服務當中的功能更為強大，信息處理效率也會隨之提升;其次，是私有云儲存技術，對于部分單位與企業的內部運營信息儲存，系統特定區域內的用戶可以使用這一權限，此類電子檔案信息具有更強的安全性與私密性;最后，是混合式云儲存技術，這種云儲存技術主要是將以上兩種方式進行有機融合，提供一個折中平臺，這種儲存形式的優勢在于可以隨著信息儲存波動來進行云儲存容量擴充，避免出現由于儲存不當而導致的電子信息丟失，同時兼具良好的獨立性與私密性特征。

二、在電子檔案管理環節引入云儲存技術的基本條件與應用優勢

1.基本條件分析

云儲存技術是一項系統性應用工程，系統內部覆蓋范圍極為廣泛，在全球各地均有涉及，若想合理運用云儲存技術來完成電子檔案管理工作，就需要采用聯網設備與云儲存系統連接，而且需要結合數據傳輸規模來進行傳輸設備數量調整。基于電子檔案的信息傳輸量較大，需要充足的寬帶數量儲備，才可以顯著提升數據傳輸的安全性與高效性，實現無障礙信息儲存與信息傳輸。

2.應用優勢分析

（1）實現檔案信息共享

信息共享是社會經濟發展的核心基礎，而電子檔案中儲存極具價值的數據信息，檔案信息的科學運用，對于社會發展有著巨大幫助。結合云儲存技術特點，將電子檔案進行異地保存，可以隨時隨地展開信息共享與信息共建，實現提升電子檔案管理效率目標，促進電子檔案利用率顯著提升。傳統的電子檔案管理工作領域中雖然也開始重視信息共享，但是缺乏良好的共享平臺、渠道、環境、系統，而在應用先進的云存儲技術之后，可以在云平臺和系統中借助各類技術增強電子檔案信息、文件的分享效果，保證共享的科學化水平，滿足不同工程對象和共享主體的基本需求，改善目前的電子檔案管理現狀和發展模式，從根本層面推動檔案信息共享、分享效果的提升。

（2）減少檔案管理投入

在電子檔案管理環節引入云儲存技術，可以顯著降低檔案管理成本，因為云儲存技術本身就擁有鮮明的技術優勢與獨立的操作系統，不需要電子檔案管理人員進行二次開發，這也是云儲存技術的優勢所在。而且隨著電子檔案管理工作的日益深入，信息儲備量也會隨之提升，如有新的電子數據、電子檔案需要儲存，文件包括影像、音頻以及文字形式，以往的電子檔案管理工作就需要增加移動硬盤以及防磁柜設備，而在云儲存技術引入后，則不需要這些額外的投入，可直接將電子數據資料結合互聯網軟件或者系統服務器來進行儲存空間，擴充數據信息，同時系統也會進行智能備份。另外，應用云計算技術和平臺進行電子檔案管理的過程中，還能積極借鑒其他企業、組織機構的成功經驗，根據本單位的實際情況，因地制宜制訂云存儲技術的應用模式和計劃體系，盡可能降低技術應用過程中平臺和系統的開發成本，減少電子檔案管理工作的成本投入量。

（3）保證電子檔案安全

在電子檔案儲存期間，資料的穩定性與安全性是整個管理工作的重中之重，但結合以往的管理工作分析，在檔案管理環節容易受到系統故障、網絡攻擊及設備損壞等因素影響，導致電子信息丟失或者電子檔案損壞。傳統的紙質檔案不僅浪費儲存空間，而且稍有不當可能會出現火災、蟲蛀、發霉等隱患，極易造成檔案信息缺失或損毀。同時，在信息查閱環節效率也略顯低下，無法滿足現代化辦公需求，而在云儲存技術引入后，可以確保電子檔案信息儲存的穩定性與安全性，將電子檔案信息展開異地儲存，當環境出現變化或者設備損壞時，都不會影響到資料的儲存效果。甚至在某些特定設置情況下，可以對檔案信息展開永久儲存。

（4）檔案儲存更加便利

在云儲存技術引入后，電子檔案數據管理只需連接互聯網，就可以進行實時查閱以及利用，電子檔案信息的利用與儲存，不再受到時間、地點的制約，信息儲存與信息管理功能更為便利，這也是云儲存技術的應用優勢所在。同時，在使用云存儲技術的過程中，還能借助目前已經掌握的成功經驗，開發專業化的云存儲平臺，在其中全面存儲和管理各類電子檔案的數據信息內容，提升工作的便利性、簡化性程度，滿足具體的工作標準要求。

三、在電子檔案管理環節引入云儲存技術的應用要點

1.保證寬帶數量充足

電子檔案管理環節引入云儲存技術，需要將各種各樣的電子數據信息進行上傳，使其順利進入云儲存空間完成信息儲存，由于電子信息數量相對龐大，再加上數據形式種類多種多樣，因此在傳輸環節需要確保傳輸寬帶數量始終高于信息傳輸所需，這樣才可以使整個信息傳輸效率得到有效保障。

2.科學應用安全技術

云儲存技術主要是通過將電子檔案信息儲存到虛擬的儲存空間中，因此信息處于虛擬儲存狀態，加強安全防護工作極為必要。首先，需要檔案管理人員樹立良好的安全防患意識，在云儲存技術引入環節需要注重檔案的安全管理工作，避免出現任何信息損毀風險。其次，電子檔案管理環節還需引入安全防范技術，結合檔案機密程度來進行科學防護、科學處理涉密文件，不宜儲存在公共空間。其余文檔可以結合情況來進行訪問權限設定，也可以設置特定的密碼，以此對檔案資料展開安全管理，避免遭受外界破壞與攻擊。需要注意的是，在應用安全技術期間應按照云存儲系統的實際狀況、電子檔案存儲的特點等，積極運用入侵檢測安全技術、防火墻安全技術、病毒查殺安全技術、密碼口令安全技術、人臉識別安全技術等，在各類技術的支持下增強整體系統和數據信息的安全水平，保證電子檔案的保密性符合標準。

3.檔案管理人員掌握技術要點

為保證云儲存技術可以在電子檔案管理環節發揮真正的作用與優勢，就需要檔案管理工作者掌握云儲存技術的相關知識以及具體操作方法。為實現這一目的，需要企業提升電子檔案管理工作重視，組織相關人員展開互聯網知識、技術學習以及云儲存知識培訓、設備軟件操作培訓等，從上至下貫徹云儲存技術的應用，確保整體檔案管理工作的真實性與穩固性。工作部門還需階段性針對技術人員進行先進知識、技能的培訓，使其在培訓期間掌握如何使用云存儲技術高質量完成電子檔案管理的相關任務，最大程度提升檔案管理工作質量和水平。

四、云儲存技術發展對電子檔案管理帶來的影響

在互聯網時代背景下，國內電子信息技術與互聯網技術發展極為迅猛，云儲存技術與云計算技術也因此獲得了巨大的發展前景。在高速發展環節，不僅對電子數據信息儲存效率提供幫助，而且有效保護了用戶的隱私。這種技術引入后，可以在大量的云儲存數據中展開數據分析，有效降低檔案管理工作的整體成本。同時，在發展環節進一步減少電子檔案管理環節所遇到的問題與瓶頸，盡量減少中間信息傳輸所帶來的負擔，使整個電子檔案管理工作高效運行。云計算等互聯網技術的發展，加快了大眾的生活、生產步伐，在云計算發展環節，可以為大眾的工作與生活帶來極大便利，使其盡快融入現代化辦公狀態，這主要得益于云儲存技術擁有良好的信息上傳以及下載功能，能夠滿足大多數企業與個人信息儲存以及信息獲取的需求。目前，在眾多行業當中，云儲存技術有著廣闊的應用空間與發展空間，可以為大眾的日常工作與生活帶來極大便利，因此也對人們的工作與生活方式帶來了極其深遠的影響。除此之外，在云儲存技術發展環節，對電子檔案管理人員的思維模式也帶來了一定的影響，通過云儲存技術使電子檔案管理人員明確檔案信息備份、信息下載以及信息共享，擺脫傳統信息管理模式的制約與限制，提升電子檔案管理效率。

五、在電子檔案管理環節引入云儲存技術的實踐策略

1.引入檔案資源網站技術

檔案資源網站技術是結合特定的服務器將電子檔案信息儲存于本地計算機設備，儲存空間處于相對獨立的狀態，使整個電子檔案具有更加充足的儲存空間，檔案共享效率與安全防護功能也可以得到有效保障，使整體檔案儲存效率顯著提升。與此同時，檔案資源網站的專業性標準較高，在電子檔案管理環節也需要進行精準應用，以此提升電子服務的優質性。在電子檔案管理期間，若是檔案信息處于虛擬空間當中，儲存效果會受到網絡穩定性的影響，嚴重時甚至可能帶來難以挽回的影響與損失，因此需要將檔案資源網站與互聯網云環境有機銜接，以此提升數據的安全性。

2.引入互聯網硬盤技術

互聯網硬盤又被稱之為網盤，是部分互聯網公司為突出互聯網在線信息儲存服務向廣大用戶提供的信息儲存功能，這項功能可以對各類電子文件信息展開科學儲存、備份、訪問、共享，這也是整個電子檔案管理的必然需求。互聯網硬盤的工作原理在于互聯網公司將部分網絡硬盤容量取出，并且分享給注冊用戶，這也為云儲存空間帶來了良好的發展空間與契機，使得互聯網硬盤儲存容量顯著提升。目前，永久免費開放的互聯網儲存空間為500gb，單個文件容量最高可達2gb，并且滿足巨型信息儲存，檔案管理單位可以將互聯網硬盤作為移動硬盤，無論在任何地方，只需連接互聯網，就可以展開電子檔案管理、下載或者信息傳輸，實現在沒有實物的狀態下完成電子檔案的信息儲存。

3.引入同步盤云儲存技術

同步盤云儲存技術是結合同步盤工具，擁有良好的信息同步以及信息儲存功能，在信息檔案管理環節可以實現對電子檔案信息的同步儲存、搜索、查詢與同步管理，所有的檔案信息操作都可以在云端互聯網同步體現，直接對其進行變動與更改，并且保證更改后的內容可以及時傳送到互聯網服務器中，檔案信息更新更為及時、便捷。這樣一來，不僅電子檔案管理效率有所提升，而且也為用戶提供了極大方便，可以及時對檔案數據展開查詢與處理，同步盤云處理技術在整個電子檔案管理環節應用極為廣泛，并且在本地計算機設備安裝同步客戶端軟件，并不會占用本地儲存空間，只是以一種虛擬形式來展開信息儲存，電子檔案信息儲存就可以進一步應用同步功能，將本地操作與云儲存服務器有效銜接，不需要管理人員進行手動上傳。同時，在開展電子檔案管理環節，可以隨時隨地在云儲存服務器當中進行檔案信息下載以及檔案信息瀏覽，擁有極強的便利性。

六、結語

總而言之，電子檔案管理與云儲存技術高度契合，二者之間具有諸多互通之處，電子檔案管理人員可以通過引入檔案資源網站技術、互聯網硬盤技術、同步盤云儲存技術等方式來開展云儲存技術引入，為電子檔案管理效率與管理質量提升奠定堅實而穩固的基礎。

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