不動產原始資料銷毀之我見

摘要：紙質不動產登記原始資料的日益增多，對各地不動產登記機構的檔案保管和利用工作帶來新的挑戰。如何在現有法律法規框架里，建立獨特的保管期限和銷毀規范，值得各地進行探索。

關鍵詞：紙質;電子化;銷毀

中圖分類號：F293 文獻標識碼：A

文章編號：1001-9138-（2022）01-0061-03 收稿日期：2021-10-24

作者簡介：喬凱祥，西安市不動產信息檔案管理中心。

隨著房地產市場的快速發展，不動產交易登記日趨活躍，相應的，不動產登記資料數量也呈幾何倍數增長。紙質檔案的暴增，使得檔案庫房的館藏能力短板日益凸顯。為有效解決這一問題，一方面，需要增大檔案庫房的容納能力，例如擴建新的檔案館;另一方面，對于某些保管期限屆滿，沒有保存價值的檔案，可以考慮予以銷毀，減輕檔案庫房的館藏負擔。當然，本文所指的原始資料銷毀包括設立登記和注銷登記的全部紙質資料。

在房地分散登記年代，關于房屋登記領域，2012年由中國房地產研究會房地產產權產籍和測量委員會主編，經住建部批準為行業標準的《房地產登記技術規程》（JGJ278-2012）中有明確規定。“下列紙質檔案可列入銷毀范圍：（1）抵押權登記已注銷滿5年;（2）查封登記已解除滿5年;（3）地役權登記已注銷滿2年;（4）預告登記已注銷滿2年;（5）異議登記已注銷滿2年。”銷毀保管期屆滿的紙質檔案應按下列程序進行：（1）應由房地產登記檔案管理人員、登記官和紀檢、監察部門人員組成鑒定小組。（2）鑒定小組應對保管期屆滿的檔案逐件進行審查，提出存毀意見。經鑒定有保存價值的檔案，應重新整理編號，劃定新的保管期限，妥善保管;不再保存的檔案，應逐件編造清冊，報本級房地產行政主管部門審批后銷毀。（3）鑒定小組應指定2名以上鑒定小組人員監督銷毀。監督銷毀人員應根據銷毀清冊，對將要銷毀的檔案材料進行核對，確認無誤后，方可進行銷毀。銷毀后，監銷人員應在銷毀清冊上簽名，并應注明焚毀或打漿的銷毀方式和日期。不動產統一登記開展后，不動產登記由自然資源部門負責，但該規程對于不動產登記資料的管理依然有重要的參考和借鑒價值。土地登記領域，《土地登記辦法》《土地登記資料公開查詢辦法》對于土地登記檔案的保管期限都沒有規定，所以實踐中，土地登記檔案是永久保存的。

不動產統一登記實施后，2018年原國土資源部頒布的《不動產登記資料查詢暫行辦法》（以下稱《查詢暫行辦法》）第27條規定：已有電子介質，且符合下列情形之一的紙質不動產登記原始資料可以銷毀：（1）抵押權登記、地役權登記已經注銷且自注銷之日起滿5年的;（2）查封登記、預告登記、異議登記已經注銷且自注銷之日起滿五年的。第28條規定：符合本辦法第27條規定銷毀條件的不動產登記資料應當在不動產登記機構指定的場所銷毀。不動產登記機構應當建立紙質不動產登記資料銷毀清冊，詳細記錄被銷毀的紙質不動產登記資料的名稱、數量、時間、地點，負責銷毀以及監督銷毀的人員應當在清冊上簽名。相比《房地產登記技術規程》，幾種登記類型的紙質原始資料的保管期限均延長至5年，并且明確要求建立不動產登記資料銷毀清冊。2019年7月16日自然資源部第2次部務會議審議通過的《自然資源部關于第一批廢止和修改的部門規章的決定》，關于紙質不動產登記原始資料銷毀的規定保持不變。

從國家到地方發布的檔案管理的相關法律法規對此也有明確規定?！吨腥A人民共和國檔案法》第21條規定：鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案主管部門制定。禁止擅自銷毀檔案?！蛾兾魇n案條例》第26條規定：各級各類檔案館和單位檔案機構應當按照國家規定的標準和程序，對保管期限已滿的檔案進行鑒定和處理，禁止擅自銷毀檔案?！段靼彩袡n案管理條例》第27條規定：檔案館和檔案機構應當按照國家規定的標準和程序進行檔案資料鑒定：對檔案進行鑒定，確定保管期限;對保管期限已滿的檔案進行鑒定，統一處理或銷毀。第28條規定：對保管期限已滿的檔案和失去保存價值的檔案，由檔案館和檔案機構組織檔案管理專業人員進行鑒定、登記造冊，經檔案主管部門批準后，方可銷毀。銷毀檔案應當到指定地點進行，并由兩人負責監銷，監銷人員應當在銷毀清冊上簽字。禁止擅自銷毀檔案。

不動產登記檔案的保管期限分為長期和定期。各級不動產登記機構要按照國家有關規定，明確各類不動產登記資料的保管期限和要求，分類進行保存和管理。

按照不動產登記資料管理的相關規定，不動產登記紙質資料宜進行數字化處理，不動產登記檔案存檔形式應包括紙質形式和電子形式。當同時采用紙質形式和電子形式存檔的，兩者內容應保持一致。銷毀紙質檔案的前提是已有電子介質。故不動產登記過程中，要對相關的資料做到電子掃描全覆蓋，實現應掃盡掃，并做到掃描圖像清晰、數字圖像的排列順序與紙質檔案相符。紙質檔案的數字化加工處理成果應進行備份，備份數據應定期進行檢驗。

以西安市為例，西安市不動產登記服務中心負責辦理不動產登記業務，在辦理過程中將相關紙質登記資料掃描上傳，形成電子檔案。登記完成后，將紙質登記資料移交西安市不動產信息檔案管理中心，由該中心接收、整理和利用，向社會提供查詢服務等工作。正是由于西安市不動產信息檔案管理中心庫存日趨緊張，檔案堆積如山，無法歸檔上架，才于2021年5月6日搬遷至新建的浐灞檔案館。新的檔案館4～9層為庫房，每層面積1000多平方米，目前存檔460萬卷，包括房屋登記檔案（城六區、各個開發區）、土地登記檔案（城六區）、林業水域檔案。由于歷史原因，紙質檔案電子化程度不統一，抵押權登記、預告登記檔案尚未實現電子化，如有查詢需求都要去庫房人工翻閱，很不方便，也不符合《查詢暫行辦法》要求的優先調取數字化成果。紙質原始資料方面，查封登記、異議登記檔案尚未移交，到目前為止一直是長期保存，未曾銷毀過。

雖然目前庫存空間充足，但也要未雨綢繆，早日對不動產登記紙質原始資料進行分門別類，確定相應的保管期限，達到保管期限的及時銷毀，使庫房實現集約化利用。在目前沒有相關規定的情況下，不動產登記資料銷毀清冊宜永久保存。銷毀方面，可以自行銷毀，也可以委托在省級檔案管理部門有備案的專業機構處理。對于有保管期限的不動產登記紙質原始資料要補掃描，建立電子檔案。在登記階段，就要同步對收取材料進行電子化掃描，以便檔案查詢階段的工作開展和效率提升。

2019年11月27日，由湖南省不動產登記中心起草制定，湖南省市場監督管理局發布的省地方標準《不動產登記檔案管理規范》（DB43/T 1689-2019）正式發布。該規范將于2020年1月27日起實施，這是全國首部關于不動產登記檔案管理的地方標準。其中對于不動產登記檔案銷毀有明確的規定：（1）不動產登記機構應成立由主管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負責確定檔案保管期限和到期檔案的鑒定。（2）檔案鑒定小組應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，并形成鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的檔案，應重新劃定保管期限;對保管期滿缺無保存價值的檔案應轉化為電子檔案保存后登記造冊，填寫《不動產登記檔案銷毀清冊》，經單位負責人批準，報主管部門審批后進行監督銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。（3）《不動產登記檔案銷毀清冊》永久保存。（4）經鑒定和批準可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀：①不動產登記檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的分類號、案卷號、卷內文件（件數、頁數）、原保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容;②主管單位負責人、不動產登記機構負責人、不動產登記檔案管理部門負責人、經辦人在不動產登記檔案銷毀清冊上簽名或蓋章;③銷毀檔案應在指定地點銷毀或由專業的機構處理，禁止做出售等方式處理;④銷毀檔案應指定兩名或以上監銷人員負責監督銷毀工作的執行。監銷人員在檔案銷毀前，應當按照不動產登記檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;銷毀時，應堅守銷毀現場，直到需銷毀檔案全部銷毀為止;在檔案銷毀后，監銷人員應當在銷毀清冊上簽名。

各地可以湖南省《不動產登記檔案管理規范》（DB43/T 1689-2019）為參考和借鑒，探索有地方特色的不動產登記紙質原始資料銷毀制度及操作規范，推進不動產登記資料的規范化管理和利用。