數字化趨勢下高校行政信息管理流程優化

溫子春

（浙江警官職業學院,浙江 杭州 310018）

我國高校經過多年信息化建設，建立了相對成熟的教學、科研、管理、服務等業務管理系統，為高校規范化、數字化管理提供了支撐。在國家“十四五”規劃提出“以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革”背景下，如何管理和利用現有信息系統積累的數據資源，驅動高校管理創新，成為高校數字化改革的重點任務。基于此，以浙江省某職業學院為例，研究數據管理升級路徑。

1 管理信息系統運行現狀

目前，該校信息系統是在高校職能式組織結構設置的基礎上，按職能分工的崗位責任制，建立的信息系統體系。該學院有179個管理子系統之間已完成部分數據實時共享與交換，比如OA系統與人事系統共享培訓申請和掛職鍛煉、OA辦公與數據標準庫共享辦公文件管理等。具體系統信息資料如表1所示。

表1 學校行政信息系統基本情況

由于缺乏頂層規劃和整體設計，上述各信息系統建設內容是以業務部門需求為核心的單獨系統，存在嚴重的數據孤島問題，且開發時間不一致，定期備份周期不同，導致了數據只能在系統內流轉而無法實現系統間的常態化互通與共享[1]，如圖1所示。

圖1 職能分工基礎上的行政信息系統運行現狀

2 信息管理存在的問題

隨著信息化的發展，高校信息系統數據管理的現狀，難以滿足各方面的需求。本文分別從上級管理部門、部門之間數據交互場景與需求、師生需求角度，分析數字化趨勢下高校數據管理存在的問題。

2.1 與上級管理部門標準化數據需求存在差異

浙江省教育廳辦公室關于建立公辦高校審計數據報送機制（浙教辦函［2020］216號）文件要求，為全面系統推進高校審計信息化建設，各高校建立常態化的審計數據報送機制，定期提供信息系統電子數據。數據內容包括一卡通系統、教務系統、資產管理系統、科研項目管理系統、圖書管理系統、學工系統、采購系統、收費系統、就業系統、招生系統、宿舍管理系統、人事系統、出國管理系統、校園交通管理系統、基建管理系統、繼續教育系統、公車管理系統、財務系統等信息系統結構化標準數據，并定期提交增量數據、不定期提交非結構化數據。

根據教育廳、審計廳的數據需求，高校各部門首先要提取各自系統原始數據，然后按要求轉化為標準化數據，再集中收集、匯總、提交。在各系統原始數據采集、轉換過程中，各獨立系統數據的格式、數據要素與教育廳的標準化需求間存在差異，并且部分系統標準化數據缺失。另外，由于職能分工不同，部分數據采集需幾個部門共同完成，比如采購系統數據需要后勤處、實訓中心、財務處共同提供，在數據整合中存在三個部門數據交叉重疊的現象。

2.2 部門之間數據共享難以實現

在高校日常管理過程中，各部門系統間的業務相互依賴性不斷增強，存在數據傳遞和業務關聯。但由于各業務系統獨立進行數據采集、更新，在相互提供數據時，存在數據口徑不統一、數據截止日期不統一、信息不一致等問題，造成部門之間數據很難共享。比如，退役復學學生學費減免業務涉及辦公OA系統、教務學籍管理、財務處理系統，由于信息不對稱，容易造成學費漏收或重復收取等問題。在具體業務處理過程中，財務部門工作人員反復核對大量數據，重復勞動，工作效率低下。如財務部門學費賬戶學生助學貸款到賬后，賬務處理業務需要學生處根據助學貸款系統提供學生貸款到賬信息，包括學生名單、金額、到賬日期等。由于兩個部門工作進展不一致，學生助學貸款系統與財務學費賬戶到款信息無法及時核對，在業務處理過程中，容易出現記賬錯誤等問題。

2.3 師生信息獲取體驗滿意度低

通過對該學院師生的調研，發現師生數據獲取體驗滿意度低，主要存在以下問題：一是學生對信息獲取途徑不明。被調研的學生中，70%以上學生不知道從哪些途徑獲取有關專業培養計劃、課程體系、就業情況的信息，甚至大部分學生不知道利用數字圖書館資源查詢資料。大部分學生對比較關注的學費繳費情況、各類獎學金、助學金、補助等發放進度查詢途徑不清楚。二是公共信息更新不及時，存在“一數多源”問題。校園網絡信息更新不及時，同一信息各部門提供數據不一致、數據分散等造成教師在信息需求、獲取過程中滿意度低。三是數據重復、反復采集的問題。比如，教務系統有教師的基本情況、授課名單、教改課題、指導競賽等信息，科研系統有教師橫向、縱向科研信息，人事系統有培訓、會議信息等，同一位教工信息獨立存在于不同的部門系統中。在每年教師信息采集、年度考核、職稱評審時，要填報授課課時、畢業論文、畢業綜合實踐、培訓、科研等信息，需要從畢業實踐平臺、教務系統、科研系統等系統分類采集、整理，任務煩瑣，工作量大。

3 高校信息管理流程升級路徑

鑒于高校行政管理機構的特殊性，對信息管理的流程改造以現有流程為出發點，本著“減量提質”的優化思路，推動流程再造、業務協同。實現“數據通、業務通、查得通、辦得通”的目標，節約運行成本，提高信息智能化管理水平。

表2 高校師生數據業務需求

借鑒數據驅動理念，提出在統一數據標準基礎上，建立數據共享中心，構建智慧校園大數據平臺，為數據驅動高校管理智能化、科學化提供支撐。

3.1 建立統一的數據標準

以浙江省高校審計信息化建設為契機，根據常態化審計數據報送數據標準要求，建立統一的數據標準。將各部門管理系統原始數據表結構對照教育廳統一的結構化數據表結構，逐一匹配、轉化、提取，并做好數據完整性復核、一致性復核和表間關系復核，形成統一的數據標準，最大程度上實現信息優化管理和資源共享。

對于已經建立業務系統的部門，主要做法是定期對各系統數據庫全庫備份，完成標準化數據采集轉化和校驗；沒有業務系統的部門，在日常數據采集過程中，可以參照以下規范，建立標準化數據庫。

圖3 標準化數據格式

3.2 建立共享數據中心

上級教育主管部門標準化數據報送方式，是各高校信息技術人員按要求將相關結構化數據，放置在前置數據庫中。各高校需建立專用的數據傳輸服務器等設備，設置申請的IP地址，要建立相關安全機制，確保數據傳輸的安全性。也就是說，在審計數據定期報送機制下，浙江省高校行政信息系統所有的結構化數據和非結構化數據都集中在各校信息技術部門，在此基礎上，建立共享數據中心。

通過該中心來實現各部門數據的共享和交換，進而提高工作效率。各部門系統都與共享數據中心對接，如圖4所示。該方案能夠有效避免業務系統直連而導致的復雜業務邏輯，同時也規避了源數據傳遞而帶來的安全隱患[2]。建立高校內部數據共享中心，各系統在統一的數據標準基礎上，將部門信息匯聚于學校內部共享中心。

圖4 數據邏輯結構演變：由網狀變為星狀

3.3 構建大數據共享平臺

按照“一數一源、動態更新”的原則，建立校級數據倉庫，構建數據共享平臺，如圖3所示。共享數據中心按照“數據挖掘——量化分析——相關分析——預測決策”[3]，將提供面向師生的個人數據服務和面向管理決策的數據分析服務。通過梳理各個業務部門及服務部門的服務清單，逐一列出每個部門對外提供的服務詳情；梳理服務數據資源共享需求清單，堅持按需共享原則，完善服務數據共享機制，提供及時、準確、不間斷的數據共享服務，為全校信息服務應用提供支撐。

4 結語

高校以往的業務流程建立在單系統基礎上，僅從部門內部管理的角度出發[4]，對上級管理部門數據提供、部門之間數據共享、學校領導決策數據分析、師生數據獲取的體驗和滿意度等方面關注不夠。在高校信息化建設背景下，行政信息管理業務流程必須面向用戶，在共享數據中心的基礎上，優化已有業務流程，解決信息孤島、應用孤島、資源孤島等問題[5]，達到信息共享、業務整合、資源協同的現代化信息管理要求。

圖5 高校大數據共享平臺模型