業財一體化信息系統在實際工作中的應用

摘要：業財一體化信息系統是把業務部門、財務部門及管理部門的流程，通過管理軟件及網絡數據庫的方式融為一體，使業務、財務與管理有機結合，推動數據共享，實現無紙化辦公。通過研究發現，業財一體化信息系統既可以減輕財務人員的工作量，又能通過網絡系統實現閉環管理，有利于工作流程的順利推進，也有利于內部控制的執行和資金的安全管理，最終達到降本增效的戰略目標。業財一體化信息系統適用于大中型企業，尤其是分/子公司較多、覆蓋地域較廣的集團企業。

關鍵詞：業財一體化;業財融合;閉環管理

0 引言

隨著“一帶一路”倡議的提出，越來越多企業在發展方向上選擇了“走出去”，企業在海外的事業蓬勃發展，規模越來越大，不可避免地會遇到集團化經營中的管控問題，這對企業管理層及財務管理是一個不小的挑戰^[1]。在這樣的背景下，業財一體化信息系統應運而生。

信息技術的發展日新月異，在這個新概念層出不窮的“云時代”，一家企業要想長遠發展，壯大自身，就更需要跟上信息時代的步伐。《阿房宮賦》里有這樣一段話“滅六國者六國也，非秦也。族秦者秦也，非天下也”。同理，一家企業被淘汰的原因可能有很多，但最大的危險并非來自外部，而是企業本身。所以，在舊的管理模式已不再適應企業發展時，就應果斷放棄，改變管理理念，采取新的管理模式，否則，企業將被市場淘汰。

本文將對NJ公司使用業財一體化管理軟件的情況進行分析，并與該公司全面預算精細化管理制度及內部控制制度相結合，站在多部門及企業管理層的角度對使用業財一體化的應用進行綜合評價，希望能為更多企業經營管理者提供參考。

1 業財融合信息系統理論的形成

為響應國家“十三五”規劃，真正落實“三去一降一補”的經濟目標，財政部多次發文推行管理會計相關政策，在經濟整體下行的環境下，為企業的發展指明方向^[2]。國家對管理會計越來越重視，財務管理界也紛紛展開了研究與實踐。基于大數據思維，無論是理論界還是實務界，都紛紛將調查研究結果指向業財融合管理信息系統。

研究認為，只有業財融合才可以突破傳統財務會計工作的局限性，有效地將管理會計運用到企業經營管理之中，為企業管理者決策提供及時、有效的信息，提高企業的管理效率，這是當今企業管理前進的方向，也是財務會計向管理會計轉型的關鍵^[3]。若要實現真正的業財融合，就必須搭建新型業財一體化信息平臺，將業務與財務深度融合，整合各類信息，并通過信息系統共享滿足業務部門、財務部門和管理層的需求。新型管理系統的構建不僅需要有與信息系統匹配的企業戰略及配套的設施條件，還需要業務部門之間、業務部門與財務部門之間保持通暢的溝通，人員之間通力協作，達到真正的業財融合^[4]。

雖然企業管理向信息化轉型的過程可能會困難重重，但企業發展本就如逆水行舟，不進則退，若不能讓企業各部門的工作都跟得上企業戰略的步伐，那么企業戰略將成為空談。業財融合的重要性不言而喻。

2 NJ公司業財一體化系統介紹

NJ公司為SH集團的子公司，是一家工業企業，其全面預算管理采用的是混合式，即上下結合式，公司有一套完整的內部控制制度。NJ公司內部分為多個部門，包括生產部、檢修技術部、安全部、行政管理部、人力資源部、采購部、營銷部、倉管部、計劃財務部等。在沒有使用業財一體化系統之前，各個部門使用自己單獨的系統完成工作。比如倉管部門使用單獨的倉庫管理系統，辦理完出入庫之后將單據打印出來交由財務部入賬;采購部門在合同執行完畢之后，也需要把付款的資料及審批流程單獨打印提交財務部付款;其他部門工作形式類似。NJ公司原有業務流程見圖1。

SH集團內控部門如果要審查NJ公司工作，需NJ公司各個部門提供資料并相互比對，工作量繁重且不易發現問題。為解決業務和財務工作相脫節的問題，SH集團對信息化管理模式進行了改革。NJ公司各部門仍使用原有系統，但聘請專業技術人員將各部門原有系統之間進行了融合，各業務部門系統之間，以及業務部門與財務部門系統之間相互對接。這就如同打通了企業的“任督二脈”，讓各個部門的數據能夠充分共享，大大減輕了相關部門員工的工作量，并且SH集團也能通過業財融合之后的信息系統調取子公司數據，可隨時監督檢查各子公司的運營情況，對內部控制管理有很大助益。

以生產部門為例，每年第四季度，生產部門會根據當年的實際情況及未來可能發生的情況，預測出下一年的生產需求，編制并上報年度預算表，經過幾輪討論進行分析、調整，最終由管理層審核定稿，上傳至已經打通過的信息系統。次年，當生產部門需要某原材料時，需要在信息系統里提出申請，由部門領導審批，流程流轉至采購部門。采購部門根據生產部門的需求及預算的額度，按照相關采購制度簽約下單。待供應商將原材料送至NJ公司倉庫后，倉管人員根據系統里的訂單對實物進行核對并辦理入庫。之后，生產部門可根據需求在系統中申請領用。倉庫系統會將相關出入庫數據上傳至財務系統并生成憑證，采購部門會根據相關合同及入庫數據在規定期限內申請付款。財務部門將審批后的付款申請上傳至銀企直聯系統，款項經由財務軟件中的信息中心按期支付，銀行憑證由系統自動生成。財務人員根據系統生成的憑證完成當月財務報表及管理報表的編制，在預算執行分析系統中進行對比，對實際數與預算數、上年同期數的差異超過正負5%的部分逐條分析，并發送給相關業務部門，由業務部門反饋造成差異的原因。對于不合理、無正當理由的差異，由業務部門提交整改報告，并錄入系統，提交上級部門。NJ公司應用業財一體化系統之后的新業務流程見圖2。

整個流程看起來比較復雜，但在實際運用中卻十分簡單，每人只需完成自己工作的部分，數據皆通過系統自動提取，而操作系統的員工若有一處填寫不規范，則不會流轉到下一個流程，從源頭保障了數據的準確性。

3 業財一體化信息系統的優勢

作為一種新型管理模式，業財一體化信息系統在實際應用中的優勢是顯而易見的。根據NJ公司實際應用情況，從閉環管理、工作效率、內部控制、資金安全、降本增效5個方面進行詳細說明。

3.1 實現閉環管理

在上述NJ公司的流程中，從生產部門發出申請，直至生產部門再從倉庫領用，這是一個小閉環。該條業務線完成過程中涉及多個審批環節，防止舞弊的發生，還能通過預算管理有效地控制使用額度。而從倉庫辦理入庫直至最終形成會計憑證，這又是第二個小閉環。所有業務流程與財務工作相融合，結合預算管控系統，實現了全信息化閉環管理，防止人為干預造成的舞弊及錯誤的發生。

3.2 提高工作效率

從信息系統使用方面來看，整個流程環節的所有程序都在有序進行，每個環節步驟都將通過信息系統處理，與傳統的各部門靠人工傳遞資料審批相比，大大縮短了流程流轉的時間，也能防止人為因素造成的錯誤。財務人員無論是付款還是入賬，都能更加準確、快捷，減少了財務人員錄入數據過程中可能出現的差錯，真正實現了財務報表與管理報表同步生成、數據互取，大大提高了財務人員的工作效率。且因如今網絡發達，雖然流程上需要層層審批，但無論是計算機還是智能手機都可以操作，隨時隨地進行審批，不會出現因某位領導出差等導致流程被拖延的情況。

3.3 實現事前控制與事后監督

從內部控制管理方面來看，信息系統里的時間是不可更改的，這就杜絕了一些審批流程后補、時間倒掛的現象，還能對預算管理起到事前控制的作用，大大提升了整個SH集團的內部管控力度，因為最好的控制與監督都是嵌入業務流程的。而且整個運行過程省去了許多人工環節，杜絕了人為造假的情況;所有流程都公開透明，可以防止舞弊的發生。以倉庫物資保管為例，美國的一項調查研究表明，有1/3的員工存在不同程度的盜竊企業資產的行為，其中零售業被盜走的物資中有70%是企業員工所為。而如果使用了業財一體化系統，倉庫管理人員物資的出入庫都在系統中完成，物資由誰領用一目了然，物資庫存也清清楚楚，只要按時盤點，就能大大減少他人冒領物資、模仿簽字甚至仿造領用單據以盜取企業資產的情況發生。另外，風控人員與審計人員要檢查相關業務時，也能迅速從信息系統中調取數據，無須到現場核查，這為集團公司檢查監督外地子公司的工作提供了很大便利。尤其在如今新冠肺炎疫情形勢下，出差去外地子公司進行內部控制審計工作存在一定風險，而線上數據調取則大大方便了審計工作的開展。

3.4 保障資金安全

從資金安全性方面考慮，NJ公司實行零現金管理，所有對供應商的付款及企業員工的費用報銷都無須財務人員到銀行辦理支付，也無須登錄網上銀行，付款流程經由各層線上審批后流轉到財務記賬軟件，再由財務人員操作，通過銀企直聯系統進行支付，如無審批，或缺少任何一位相關人員的簽字，流程都無法到達財務系統，款項就不可能支付出去，這就大大降低了財務人員侵占資金的可能性。另外，因流程只在信息系統中流轉，付款也是通過信息系統，財務人員無法自主操作，這就杜絕了管理層凌駕于控制之上，指使財務人員做出不利于資金安全管理的風險。

3.5 降本增效抗風險

打通各部門的信息系統，實現業財一體化，不僅僅是為了數據共享，它還可以讓所有部門都能全方位、全員、全過程地參與預算及執行，對于不合理的支出可以及時發現并提出建議，進而解決問題，減少浪費，達到降低成本的目的。同時，由于數據可以自動同步，業務數據與財務數據不再有時間差，財務人員就可以更加及時地分析數據，把第一手數據以最快的速度提供給管理層決策，提高了整個流程的工作效率。比起舊的管理模式，管理者可以更快地收到信息。在這個信息大爆炸的時代，誰先掌握了信息，誰就掌握了先機，這就避免了因為信息滯后而造成的風險，真正實現“降本增效，提高核心競爭力”的目標^[5]。

4 業財一體化系統建設的難點痛點

企業要想實現真正的業財融合，需要企業的決策者站在戰略的高度定位企業的目標，制定企業的制度，要有長遠的規劃，并為業財一體化系統提供人力、財力等各方面的支持。如若不能全盤考慮到位，很有可能會畫虎不成反類犬，最終不僅不能助企業達到目的，反而會影響企業的發展。

4.1 對員工素質要求較高

與傳統的業務及財務工作流程相比，業財一體化系統的實現對員工的能力提出了更高要求，如果員工不能理解業財一體化的意義，不熟悉系統及流程的操作方法，將會影響整體工作的推進。例如，生產部門員工不能按照規定申請材料，將會影響生產及后續流程的推進;采購人員如果操作失誤，將會影響采購物資的及時到庫和付款流程的執行，并且也可能影響財務的入賬處理。而業財一體化系統對財務人員來說更是一次新的挑戰，也是業財一體化管理的核心所在，若沒有正確的引導來改變財務人員的思維，則很難達到預期目標。另外，使用了業財一體化信息系統后，財務的數據完全來源于業務部門的推送，若業務部門出現了錯誤，就會把錯誤的數據直接傳送給財務人員;若財務人員過分依賴信息系統數據，就很難發現前面流程中的錯誤，進而造成財務憑證和報表出錯。

4.2 對技術成本要求較高

因為業財一體化系統需要把各個部門的系統進行融合，這會提高對設備軟件和硬件的要求，尤其是網絡安全，如果信息系統出現了故障或遭到病毒侵擾，將會造成整個管理過程的癱瘓，對企業的影響巨大。這就需要專業的技術團隊幫助企業進行信息系統的開發及維護。對很多實力不強的中小企業來說，這是一筆較大的費用支出，可能會成為企業實現“業財一體化”最大的阻礙，限制了部分企業的發展。

5 針對系統建設難點痛點的管理對策

SH集團在使用業財一體化信息系統的初期，也遇到了種種困難與障礙，畢竟每一個新事物的產生，都需要長期的磨合。為克服系統建設及使用過程中遇到的困難，為企業發展清除障礙，SH集團及下屬子公司，包括NJ公司在內，均采取了一系列措施，以確保系統的安全穩定運行。以下從人才培養和系統安全2個方面進行說明。

5.1 人才培養計劃

為推進“業財一體化”的良性運轉，在人員方面，SH集團及NJ公司對員工進行了一系列培訓，讓員工建立“業財一體化”思維，讓業務部門與財務部門人員之間的配合更加緊密^[6]。業務人員需要學習部分財務知識及系統的操作應用;財務人員需要提升管理方面能力，要走出僅僅記賬核算的認知范圍，從宏觀角度，站在新的高度思考問題。作為一名優秀的財務工作者，不能僅做數據的“搬運工”，還要提升邏輯分析能力，把所有數據進行剖析，提煉出對企業管理者決策有用的信息。最重要的一點是，財務人員要學會溝通，與其他部門人員的溝通和與決策者的溝通都要做到相互了解并理解，即有效溝通。人才的培養不是通過短期培訓就可以實現的，這是一項長期戰略。對員工而言，學習這件事應該永遠都在進行中，人才始終是業財一體化順利運行的基石。

5.2 保障信息系統的安全運行

網絡安全性方面，NJ公司利用信息技術進行集成和共享的同時，對于工作用設備全面取消無線網絡，每臺計算機均配備單獨的網線，加強監督控制，防范員工訪問有病毒的網站所帶來的網絡安全風險，并聘請了專業信息技術團隊加強對信息系統的開發和維護，保證信息系統安全穩定運行。

6 結語

綜上所述，利用業財一體化信息系統可以把智能技術貫穿于企業整個經營管理流程，把業務、財務、控制體系相融合，引導企業財務人員與業務人員從各自為政到積極配合，實現“財務云”共享服務，提高財務工作效率，將財務部門的職能從記賬、核算逐步轉變為分析、預測，為管理層決策提供輔助，提高企業的經營管理水平。業財一體化系統的應用是一場以信息技術為基礎的管理變革，不僅需要企業戰略作為支撐，更需要企業管理層及員工改變管理理念，為系統的搭建提供適合的平臺，提升員工的專業化水平，這對于提升企業的價值和長遠發展有著深遠影響，是未來財務管理的方向，也是現代企業管理的必然趨勢^[7]。

參考文獻

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收稿日期：2022-03-04

作者簡介：

郝瑞玲，女，1985年生，本科，會計師，主要研究方向：公司財務管理、財務分析評價。