招投標檔案數字化管理模式初探

蔡卓君 王瑞鏞 鞠正峰 洪志剛

【摘要】近年來，隨著信息技術的快速發展，招投標數字化發展迅猛，在給招投標各方當事人帶來極大便利的同時，也產生了眾多的電子招投標文件及信息數據。本文分析了招投標檔案數字化管理的價值，總結了傳統招投標檔案管理的工作經驗，并對招投標檔案數字化管理工作提出了新的設想。

【關鍵詞】招投標；數字化；檔案管理

《檔案法》規定，檔案是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而招投標檔案，就是在招投標過程中形成的具有保存和參考價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄。

招投標檔案的重要性

招投標檔案是招投標全過程的真實記錄，能夠輔助行政監督部門對招標代理機構的服務質量進行評估，為招投標過程的復盤、取證提供依據。具體來說，招投標檔案的重要性可歸納成三方面。

招標單位歷史沿革的見證

檔案具有原始記錄性，是記錄招投標活動重要的信息資源。招標活動的開展往往與招標單位的建設、發展息息相關。在招標活動中形成的檔案是招標活動最原始的記錄，招標檔案充分展示了招標單位的發展史，是招標單位歷史沿革的見證者。

數據資源開發的基礎

招投標檔案包含豐富的數據資源。全面收集、整理檔案中的數據信息，并加以清洗、分析、利用，可以形成豐富的數據資產，充分了解不同供應商的價格水平、中標區間、變化趨勢、資質信息等，為后續招投標工作提供數據支持。

防范招標風險、杜絕腐敗的重要保證

詳細記錄招投標過程中的相關文檔，能夠對招投標過程實現全流程跟蹤記錄，倒逼招標活動按照《招標投標法》《政府采購法》等相關法律法規有效進行，成為防范招標風險、杜絕腐敗的重要憑證。

招投標檔案傳統管理模式

招投標檔案的類型

傳統的招投標檔案多為紙質文件，隨著信息化的發展，電子招標不斷進步，電子招標平臺中也會保存電子數據，這些都是檔案管理中不可缺少的組成部分。

招投標檔案按照招投標的進程，可分為前期準備文件、發標階段文件、開標階段文件、評標階段文件。具體來說，在前期準備階段，會產生項目批復文件、代理委托協議、采購方案等。發標階段，有招標公告、招標文件，與之相關的還有澄清文件、購買記錄、踏勘答疑記錄等。目前電子招標發展迅猛，這些文件會隨著招標項目的開展，最先發布在招標機構的招標采購平臺上，而投標文件一般需要供應商另外購買紙質版，所以在這個階段，電子文件和紙質文件并存。開標階段，通常會產生投標文件接收記錄、投標人簽到表、報價表、唱價記錄、投標文件等。最后，到了評標定標階，會有評委簽到表、評標報告及附件、中標候選人公示、中標通知書、異議或投訴處理記錄等檔案文件。

招投標檔案的管理模式

當前，全國范圍內對招投標檔案重視程度不同，檔案管理沒有統一的規范和標準，不同招標代理機構的管理水平也參差不齊。一般情況下，招投標檔案都是一式三份，分別在招標代理機構、公共資源交易中心和招標人處。檔案原件蓋章后才有效，若三方均持有相關文件，復制件通過審查后，要注明“已核實復印件與原件一致”，如果發生文件缺失的情況，則要求招標代理機構補充完整。

招投標檔案中包含企業商業機密，因此傳統的招投標檔案管理制度中也規定了保密制度。在招投標工作開始之前，一般會要求經手方簽訂保密協議，在項目確保驗收完成之前，相關的信息不得泄露，如果因為信息泄密導致招投標項目出現問題，招標代理機構的負責人要承擔相應的法律責任。鑒于此，文件檔案的保密工作需與之相適應，借閱時也要出示招標代理機構的介紹信。但是，傳統的紙質文件保密，對于電子招標時代來說，需要進一步完善。

面對數字化招投標活動的開展和要求，相關部門將招投標文件進行數字化掃描，并用專用U盤存儲文件，但是實踐中也會遇到直接用網絡進行傳輸的活動。從風險管理的角度來看，U盤保管不當會使得檔案內容完整性受到破壞，網絡傳輸則存在安全隱患。

招投標檔案數字化管理模式構建

如上文所述，電子招投標平臺的建立意味著招投標活動朝著數字化方向轉變，但是招投標檔案卻并未實現數字化管理模式轉變。

招投標檔案數字化管理模式構建的原則

招投標檔案的數字化管理模式的構建要遵循文檔一體化、檔案雙套制管理的全流程管理原則。文檔一體化，就是要求檔案管理貫穿招投標活動的全流程，從前期準備階段開始，檔案工作人員要追蹤文件的形成過程，使得文件與招投標活動一一對應，而數字化階段，追蹤活動也要在招投標平臺中設置相應的端口。

檔案雙套制管理，就是要求文件的紙質版本與電子版均需要保存。隨著國家法制的不斷完善，電子文件的憑證作用得以確定，且逐漸發揮著與紙質文件相同的作用。雙套制管理可以突破利用的場景限制，工作人員和單位可以隨時隨地通過審批查看到文件。同時也為后續的檔案數據分析積累了最初的元數據，實現物資精準預測、多維分析預警及反饋。

優化招投標檔案數字化管理模式的設想

為了與電子招標方式相匹配，更好地發揮檔案的作用，筆者從平臺建設、制度完善、人才培養三個方面進行闡述。

檔案信息化平臺建設

關于招投標檔案的數字化轉型，首先要完善平臺建設。目前，許多政府和大型企業都已經建立了自己的招投標管理系統，例如中國石油就建立了電子招投標輔助管理信息系統，通過該系統完成了招投標全流程管理，即實現了委任計劃管理、自動編號、招標文件管理、項目信息管理，既能實現基礎的招標文件管理，也實現了歷史招投標情況分析、評審專家管理和投標人資信管理等功能。但是這些相對較晚出現的招投標信息管理系統，也未能與檔案管理系統建立相對應的聯系，這也是檔案界普遍存在的問題，即數據與檔案未實現統一管理。

面對這種情況，檔案管理部門要利用“互聯網+”“大數據”“云服務”等先進技術，實現檔案管理與數據管理兼容。在數字經濟時代，檔案管理的主要對象是數據。如果沒有端口，檔案部門管理的內容會與數據部門管理的內容重復，由于數據管理的相關工作人員缺乏檔案知識，也會破壞檔案完整性。這就要求檔案信息化平臺在建設過程中融入數據管理的思想，承擔數據管理的功能，同時進行科學備份。可在目前招投標管理的系統上為檔案工作人員開辟權限，全程跟蹤文件、數據歸檔，建立電子招投標系統與檔案管理系統的端口鏈接，并設置安全防火墻。辦結完畢、內容完整的文件、影像、圖片等數據直接歸入檔案管理系統中。

檔案管理與電子招投標系統建立端口鏈接的過程中要做好以下幾個方面的工作：首先，明確檔案部門與數據管理部門的權責，避免重復管理，區分職權范圍，完善合作機制；其次，處理好檔案管理部門與用戶之間的關系，這就要求建立的檔案管理端口是用戶友好型的，更方便用戶使用，且明確界定內外網使用權限；最后，要完善安全保密功能，能夠基于大數據實現在線數字化監管。

檔案管理制度建設

招投標檔案管理制度建設要統籌三個方面：檔案管理、數據管理和招投標工作。我國招標工作以2000年為分水嶺，2000年之前，招標工作完全是紙質化階段，而到了2000年，逐漸發展全流程的數字化，但是各地發展的水平不同，有些機構部分數字化，而有些機構已經進入數智化階段。因此，應根據各機構招投標代理數字化水平的不同、檔案管理工作的差異，以及對數據需求的不同，設計定制化檔案管理方案，建立檔案管理制度。

檔案管理制度建設，首先要完善組織制度建設，明確主管領導，將檔案管理的主管領導與數據管理的主管領導統一，方便同步管理。還要設置檔案管理機構和專兼職檔案管理員，明確其工作職責和范圍。

其次，要完善標準體系建設，編制《檔案工作基本章程》《檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案檢查辦法》等文件，梳理本機構檔案工作實際情況，編制《檔案管理作業指導書》，使檔案工作制度明確、標準清晰、流程簡易。

再次，要完善檔案服務和信息化流程，隨著招投標工作數字化程度的不斷加深，檔案管理工作要與之相適應。在制度建設時，要明確數字化的技術方案和元數據收集范圍，在平臺和內容上滿足數字化建設的可觀需要。明確服務體系，此處的服務體系指的是除了日常查閱活動以外的檔案提供利用活動。比如數據開發制度、檔案產品呈現制度等。

最后，要完善保密制度。招投標檔案相比于普通的文書檔案來說，對保密程度的要求更高，這就要求在檔案管理制度建設時對其作出明確規定，一方面規定紙質檔案管理的保密制度，另一方面也要明確電子檔案和數據的保密制度，杜絕違法腐敗行為。

檔案數字化人才培養

正如上文陳述，我國招投標活動數字化發展已經經歷了20多年，各機構中不乏數字化人才，但是這些人才更多是著眼于計算機技術層面，欠缺檔案管理知識，在檔案數字化建設中，很難理解檔案語言。因此，檔案管理部門要培養數字化人才。一方面，要充分了解檔案管理知識，能夠獨自完成檔案管理工作；另一方面也要具備計算機技能，熟練操作檔案管理平臺，并根據檔案數字化的需要向技術部門提出平臺建設需求。在檔案管理人員入職前，要針對檔案管理技能和計算機技術進行培訓，保證其熟練掌握檔案整理規范和系統操作規范；在檔案人員培養的過程中，要側重增加計算機技能的提升，使檔案人員成為檔案部門和技術部門的連接人，能夠及時將檔案部門關于系統和數據的需求反饋給技術人員；檔案人員還應定期輪崗學習，了解整個招投標活動的流程和數字化需求，提升管理水平。

結語

數字經濟時代，各行各業都在醞釀著技術和管理模式的變革，招投標工作也不例外。招標人、招標代理機構要緊跟變革的腳步，全流程服務數字化建設，既要發揮好檔案的留史、咨政作用，更要利用大數據手段，不斷挖掘檔案的實體價值和數據價值，為企業和招投標行業的發展提供數據信息支撐。

（作者單位：江蘇啟越工程管理有限公司）

參考文獻：

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（責編：高楊）