招標代理機構的信息化管理與應用

武靖

【摘要】招標人委托招標代理機構負責工程設計、施工、監理、設備和材料招標。一般而言，招標代理機構具有比較完善的內部管理制度，同時也存在一些潛在問題和風險，本文著重分析了招標代理機構的信息化管理和實際應用。

【關鍵詞】招標代理機構；信息化；管理與應用

根據相關主管部門不完全統計數據，目前全國共有五千余家工程項目招標代理機構。當前，我國工程項目招標代理行業從業人員門檻相對較低，素養也參差不齊，暗箱操作時有發生。工程招標代理工作中的一些流程非常復雜，招標周期長，各地都開展了電子招投標探索，對招標代理工作的信息化管理提出更高要求。

工程招標代理信息化管理的內容

工程招標代理中的信息分類

可分為內部信息和外部信息。內部信息主要取決于項目本身，如項目概況、項目研究報告、項目設計文件、項目批準文件、項目建設計劃等。在代理工作的后期，將形成項目相關合同文件、合同制度、投資渠道和目標等，以及招標公告、招標文件和招標計劃。所謂外部信息，是指國家制度和行業法律法規、市場價格信息、工程造價和進度參考信息，以及潛在投標人的實力和聲譽等信息。招標代理機構如果不運用信息化管理手段，獲取信息的工作將極為龐大。

工程招標代理信息的管理內容

所謂信息管理，是指相關信息的組織和流通，使決策者能夠根據信息做出正確的判斷。為了改進規劃、決策和控制方面的工作，招標代理機構的信息管理工作也必須滿足咨詢服務的要求，很多時候建設單位的招標文件條件設置是否合理取決于招標代理機構人員的專業素養及信息管理工作。比如招標文件中對于評標方式的設定，代理機構人員需反復與建設單位進行溝通。為了更好地實現信息管理的目的，必須準確及時地了解信息來源，建立完善信息管理體系。項目招標代理機構需要根據行業已有信息，建立項目信息數據庫，并建立配套的檔案數據庫、投標人信息數據庫和專家評審信息數據庫。完善數據庫網絡，及時掌握動態管理信息。無論是內部管理信息還是外部管理信息，都要做好相關數據的收集、分類和處理，以及后續的整理、存儲、傳輸和使用工作。

工程招標代理在信息管理中的主要需求

前期工作階段

在項目招標前期，招標代理機構必須全面收集所代理的建設項目招標工作的信息內容。重要內容涉及建設市場發展的對象和市場主體信息等內容，建設項目的招標資訊和項目信息傳遞，對招標工作的順利開展重要作用。

中期管理工作階段

本階段，招標代理機構已獲得擬代理的建設項目基本信息，須根據項目建設單位的委派，全面開展招標管理工作。在這個環節中，信息管理的內容涉及很多方面，比如根據不同的招標方式，審查參與投標單位的資質等。再如，部分建設單位有自己內部的招標要求，按照建設單位的工作規范進行招標，以及按照國家政策要求發布招標文件等。

后期工作階段

在這一工作階段，招標代理機構必須從信息系統中獲取與招投標工作有關的反饋信息，在自己公司已有信息系統資源上，根據項目招標的經驗加以補充與創新，提高招標代理機構的管理能力與市場競爭力。

工程招標代理的信息管理與應用

業務數據庫的運用

當前，招標代理業務在國內競爭日趨激烈。為增強企業的實力，招標代理企業制度必須根據不同階段進行適當的變化與調整。根據自己企業的特點，形成適應自身情況的行業信息庫，并利用網絡的技術手段進行階段性優化。利用信息管理手段，收集其他企業的招標代理資料及信息，提高企業在行業的競爭力。建立自己企業信息庫在招標代理機構工作中作用非常明顯，比如能夠根據自己的檔案和資料進行分類管理，利用已有的各種類型的工程招標文件，在新的招標代理活動中提高管理效率。基于此，招標代理機構可以安排自己企業內部管理人員，對數據庫中的文件和資源做分類信息管理，包括存儲、傳輸和處理，檢索、整理和利用等，以降低管理成本，提高企業競爭力。

優化服務質量與信用評價體系

招標代理機構素質參差不齊，服務質量無法一概而論。僅僅靠資質高低，無法完全判斷招標代理機構的實力。服務質量是公司實力的象征，優化招標代理企業的服務質量與信譽評估制度，有助于增強招標代理機構改善服務質量的積極性，規范行業行為，推動招標代理行業的健康發展。建議公開招標代理機構的服務和誠信評估結果，設立招標代理機構的誠信檔案，以記載招標代理機構的服務和誠信評估結果。一方面，可以引導招標代理機構提高服務質量；另一方面，也為建設單位選擇招標代理機構提供依據。

完善招標資料、檔案信息管理

招標代理機構要注意檔案資料的存檔，全面落實該項職責。對以往代理的招標項目出現的問題進行分類分析，并選擇各個項目招標的經驗經歷，及時復盤，做好資源和存檔的工作。有時，為了避免重大項目出現問題后續不能查找原因，需長期存檔；若文檔和材料不能按時提供，則需要督促相關管理人員盡快提交。因此，招標代理機構應建立信息管理中心。

構建工程造價模塊

工程造價模塊包括建設項目的定額以及不同地區有關人工市場價格、機器設備的各類價格信息和成本費用等。但構建工程造價模塊工作量龐大，難度較高。比如勞動力價格包括不同地區不同市場上不同類型、不同技能、不同水平勞動力的價格漲跌，以及相關的價格指數。在項目造價確定的過程中，其定價方式可采用官方信息價格、建設施工現場報價、產品零售和批發價格、機械設備租賃或購買等多種形式。

完善招標代理機構市場信用體系

強化代理機構信用體系建設，通過分析項目招標代理機構的信用狀況，使業主可以了解招標代理機構的實力，準確選擇自己需要的招標代理機構。

加強代理機構自身風險管理

建設項目招標代理工作存在法律、程序等風險。項目招標代理機構應當加強對招標代理工作的風險管控，規避招標風險。首先要明確各部門的職責，明確招標代理過程中各部門的職責和分工。其次，識別、分析、評估和控制各階段可能發生的風險，確定最佳應對計劃和風險監控措施，并將相關內容編入招標代理機構風險管理計劃。最后，宣傳并實施風險控制計劃，以確保代理人在風險出現時能夠有效實施該計劃。

結論

綜上所述，建設項目招標代理工作負責與建設項目的信息溝通。建設項目招標代理機構在收到相應任務后，應及時整理信息，并通過各網絡代理組織及時公布有關招標信息，并采用多種手段加強風險防控，提升項目質量。

（作者單位：中招國際招標有限公司）

參考文獻：

[1]王軼群.探析工程招標代理中信息管理的具體運用[J].國際公關，2021（04）：24-25.

[2]莊冰瑜.淺析建筑工程招標代理的質量管理策略[J].城市建筑，2021，18（30）：193-195.

[3]程留艷，王新偉，趙健，程新景.工程招標代理行業存在的問題與對策[J].河南水利與南水北調，2020，49（09）：84-85.

（責編：彭淑榮）