企業采購管理信息化方案設計與保障研究

王雁馨

【摘要】企業的發展離不開后勤保障。企業采購對企業的健康可持續發展具有重要重要意義，本文介紹了企業采購管理信息化建設的概念和實施方案。

【關鍵詞】采購管理；信息化建設

伴隨著互聯網崛起，企業辦公信息化程度越來越高。為順應時代發展，很多企業開始加強信息化建設項目，企業采購管理的電子化也越來越受到重視。采購信息化是我國企業采購管理發展的大趨勢和重要方向，企業采購管理信息化研究已成為建設現代企業的重要內容。

企業采購信息化設計方案

企業采購管理信息化綜合規劃

原則和目標：在了解企業整體戰略布局的基礎上，從信息化的角度，充分考慮采購管理信息化需求，確保企業實現全球信息化和互聯互通，提高整體效率。

具體包括：針對實際需要，操作界面簡單易上手；可隨采辦活動需求變化而調整，后續系統可升級；訪問日志可控， 確保網絡安全。

總體規劃設計

一是提高信息管理意識，搭建信息管理平臺，在采購管理過程中充分利用材料和服務采購、存儲和分發的數據信息，從業務層面、內部控制和外部控制等方面對數據進行全球規劃和分析。

二是采購信息管理要構建企業全面的運營管理平臺，建立企業全面集成的運營管理模式，建立完善的企業運營內控機制。

優化完善的建議方案

報價必須公開、公正、透明

企業采購時一般會委托第三方招標公司。在資金范圍內進行競爭性招標和談判，靈活運用各種采購方式，降低采購成本。這一過程中，由于企業掌握的供應商和供應渠道有限，在組織競標時，無法廣泛告知潛在供應商，使不少有競爭力的優質供應商無法參與競標活動。在信息化條件下，公司組織競標活動，獲取的信息量更大，擴大了供應商范圍，相關工作可以在線上完成，既保證了公開、公正、透明，又提高了工作效率，提高了競標質量。

電子采購系統頁面設計合理

電子采購系統頁面設計要清楚明了，嚴謹科學。在這個平臺上，潛在投標人通過訪問完成一系列工作，如獲取信息、注冊登記、咨詢交流、下載和提交招標文件以及處理后續事項。整個招標過程以電子文件的形式存儲。

線上投標各環節流程順暢

系統中招投標各環節科學嚴謹，要求明確。相關公開信息包括參與者的詳細信息要全面、直實，應該公開的全面公開。系統存儲系統要記錄保存所有的文件和數據，并確保安全。進一步規范招標流程，每一次競標結束，認真對各環節工作進行總結回顧。通過對數據的分析和對比，及時發現不正常情況，堵塞圍標和串標的漏洞。同時，對投標人全面評價，記錄存檔，營造公平公正公開的競標環境。

降低運行成本

完善和更新線上投標系統，所有競標活動線上進行，減少溝通環節，降低紙張等耗材成本，公司和供應商的招投標成本全面降低，節省社會資源。

保證系統可靠性和信息安全

這是系統正常運行的基礎。電子投標系統要確保公開信息的真實有效，維護競標人的信息安全性。

加強與各部門系統的連接整合

系統內部各環節緊密鏈接、互聯互通，自動識別和傳輸，自動生成報價匯總表、報價評估報告和中標通知書等文件，提高工作效率。如果業務流程涉及公司其他部門，要建立與相關部門的連接，整合部門力量，形成合力。

企業采購管理信息化的實施

編制項目：做好項目規劃和實施的各項準備工作，組建負責采購信息化工作團隊、購買所需的軟硬件設施，制定運行管理制度，理順和各部門的關系，召開相關會議，統一思想，贏得支持。

有效銜接：對現有招標業務流程進行全面梳理，根據法律法規和行業規范，制定公司信息化采購實施規范、管理辦法和驗收標準，各環節規范化管理，增強公司管理層和業務人員的系統觀念，使各環節配合順暢。

系統設計：在與公司各環節有效銜接的基礎上，科學設計線上采購業務流程，根據需要并適當超前，完善開發和解決方案，為系統的實施做準備。

在線測試：系統準備就緒后，接續進行在線測試。通過測試了解運行情況和在線環境，及時發現漏洞，有針對性地進行完善，并對相關數據進行調整。

持續支持：線上運行后，密切關注運行情況，對發現的問題及時反應，有針對性地進行系統優化改造。

公司采購管理信息化建設保障措施

提高信息化意識

公司管理層要轉變固有觀念，提高對信息化建設重要性的認識，不斷加大信息化建設的投入。在保證系統安全的前提下，合理增加滿足信息化建設要求的硬件，購買大量利用率高、可操作性強、安全指標穩定的軟件，促進業務信息化建設，提高信息管理效率。

修改完善相關制度

從信息化建設的需要出發，制定和修訂了相關法關管理制度，調整崗位職責。特別是增強法制意識，建立健全崗位責任追究制度，保障采購管理信息化建設的順利實施。

嚴格監督管理

為確保招標工作的公平、公開和透明，整個招標工作由財務和相關部門監督，根據需求，部門內關鍵崗位人員可以進行定期輪換。

注意驗收和質量保證

招標的信息化提高了時效性，是招標工作的一大提升，但不能忽視采購后的驗收，特別是出現問題后的退貨、更換和回收。服務要素的驗收必須由需求部門、企業部門、供應部門等共同開展。服務合同的驗收報告必須作為結算費用的依據對工程項目實行動態管理，制定詳細的工作計劃，將工程的實際進度、質量和成本與合同約定的目標進行對比分析，采取措施實現合同目標；重點關注工程變更、工程暫停竣工、工程延誤、費用索賠、合同糾紛、違約等問題；定期驗收報告應作為結算費用的依據。

推進采購管理信息化

企業采購管理的信息化是現代企業管理的重要內容，也是一項長期任務。一是要高度重視信息化建設，加大軟硬件建設投入，培養信息化建設人才，對系統持續進行調整完善，樹立企業品牌形象，促進企業戰略目標的實現。二是注重采購平臺建設。采購平臺是展示企業形象和內含的平臺，采購行為反映企業的實力和發展理念。平臺管理要由優秀團隊負責，及時進行升級調整。三是建立供應商信息數據庫。采購信息化平臺實現了企業與供應商之間的信息共享和互動，企業可以便捷地掌握供應商提供的資質和產品信息，包括產品類型、規格、產地、價格等。供應商可以及時捕捉需求信息，并及時跟進。企業可向存儲在信息平臺上的所有供應商提出采購需求，方便供應商根據其庫存情況進行響應。在此基礎上，雙方相互選擇。四是注重信息存儲。企業和供應商的每一次行動和信息都將其記錄下來，并將其存儲在平臺的歷史訂單下，便于大數據管理。

結論

企業采購管理信息化對實現企業發展戰略具有重要意義。方案設計要符合企業發展規劃，系統內各環節緊密銜接。要及時調整提升，注重人才培養，優秀團隊負責平臺工作。要加強線上運行監測，嚴格監督管理，發現問題及時糾正和處理。

（作者單位：天津北大醫療海洋石油醫院有限公司）

（責編：彭淑榮）