提升學校檔案管理效率的策略分析

李白

摘 要：檔案是個人、學校及企業中重要的數據組成部分，尤其在學校，檔案存儲量巨大。而就當今我國學校的檔案管理現狀而言，存在數據眾多、繁瑣以及查閱效率低等多重難題。因此，本文將以提升學校檔案管理效率的必要性及策略做出分析。

關鍵詞：學校 檔案管理效率 策略分析

[正文]隨著社會的不斷發展和進步，人們的物質水平得到了一定的提高，人們對教育的重視程度也大大提升了。眾所周知，中學階段是人的一生中最重要的階段，它銜接著我們大學和未來的發展，對我們的人生具有一定的指向作用。學校檔案管理作為教學的一部分，對學校教育事業的發展有著不可忽視的推動作用，對提升學校檔案管理工作效率來說也是非常必要的。

一、提升學校檔案管理效率的必要性

1.1 提升學校檔案管理效率是順應學校發展規模的需要

一方面，隨著學校規模的不斷擴大，對檔案管理工作的要求越來越高。因此，為更好的適應規模的發展，加強學校檔案管理的效率迫在眉睫。傳統的檔案管理更多的是依賴于人為的儲存歸類，隨著數據量的不斷增加，想要更加高效快捷的存儲檔案，必然只能使用現代智能化的管理模式。而針對這一現狀，不僅需要優化存儲設備，還要懂得加強人員配置，充分做到設備與應用人才的雙同步。另一方面，隨著檔案數據量越來越大，人工成本也會越來越高，如果不增加檔案管理的效率，將會耗費更多的人工成本。因此，提高檔案管理效率還有利于節省人工成本支出。

二、數字化檔案管理的方法策略

2.1強化領導意識，促進高中檔案工作的有效實施

高中學校的管理者應該對檔案管理的工作和工作人員給予一定的重視和威望，將教學中的一些經歷和物質投資到檔案管理上，使得檔案管理的工作能夠順利進行。校領導要理解到檔案管理的重要性對學校教育來說，從多方面去統籌檔案管理的方法，讓檔案管理效率得到進一步的提升。當管理方面投入一定的資金，購買一些設備，對檔案室的工作人員制定明確的規章制度，進而更加合理地進行管理。

2.2提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作并不是我們想象中的基礎存儲工作，這一工作性質看似簡單，實則涉及眾多方面。因此在選拔檔案管理工作人員時要尤其注重其綜合能力素養。第一，良好的心態對于工作是十分重要的。對于同樣一份進行檔案管理的工作，擁有積極良好心態的檔案管理員在工作時是充滿激情的，他們不僅僅對這份工作十分認真也很有責任感，在面對問題時也會想辦法去解決問題而不是在毫無意義的抱怨自己和埋怨他人中浪費時間，更不會一出現事情就選擇逃避問題。第二，檔案管理人員要能夠耐得住寂寞，同樣的這一問題也出現在許多檔案管理員的心中，長時間以來他們所做的工作較為無聊且枯燥，甚至有許多人會認為有些資料、檔案完全不必收集，但實際上這種心態卻對這項工作是十分不利的。如果一個員工不重視他的工作那么他在面對各項工作中出現的各種問題以及各種瑣碎的事情選擇視而不見，面對各項事務選擇馬虎了事。第三，學校檔案管理工作并不只是簡單的對信息以及資料進行管理，因此在進行檔案管理人員的培訓以及招聘員工時也要打破對這一工作的傳統印象，在工作時注意對檔案員綜合素養的培養及檔案分析的能力，讓檔案管理人員在收集資料的同時也能對資料進行各種各樣的分析，爭取從各項資料中找出對學校發展有利的資料從而推動學校的進一步發展。

2.3學校要加強數字化管理設備的投入

學校作為國家事業單位的主要構成部分，應發揮給國家企業做到模范先行作用，學校也要積極順應數據數字化經濟的潮流，將數字化管理體系充分的融入到日常工作中，從而更好的提高工作效率。而伴隨著互聯網經濟不斷的發展，學校檔案存儲的規模在不斷的擴大，過往傳統的單純依靠人工對檔案進行分類以及管理已經變得十分困難。而在21世紀伴隨著科學技術的飛速發展將信息化與檔案管理工作結合在一起逐漸的成為了適應整個社會檔案管理工作的工作方法。在這種情況下作為國家機關的主要構成部分。一方面，學校要根據實際情況對檔案管理人員的辦公設備以及辦公方法進行改進，將信息技術融入到檔案管理的日常工作中讓檔案管理員逐漸地習慣運用各項信息技術對檔案進行管理。例如，運用信息技術進行檔案管理工作，在收集的過程中可以讓檔案管理人員自行運用手機或者電腦對信息進行填寫，采用采集人自行填寫的方式可以很大程度上減少由于工作人員不熟悉采集人員由于錯別字導致的失誤，同時還可以很大程度上減少人員的配備，從而減少人工成本。在進行整理的過程中，學校的檔案管理工作人員也可以運用信息技術中的分類以及排序各項功能對各項檔案進行分別管理，并且在信息化的檔案管理工作中，避免了紙質資料因為保管的不好或者失誤而出現問題。另一方面，為了保證檔案管理工作的順利進行，學校的領導人員也必須根據員工的情況而為員工配備相關的信息化設施。根據實際工作所需從而調節檔案管理設置，可以很大程度上的幫助我們改進工作模式，從而更好的幫助學校檔案管理人員節省時間成本。

結束語

綜上所述，檔案管理工作不再是曾經簡單的存儲分類工作，隨著數字化時代的逐步推進，檔案管理的效率要求越來高。而學校想要能夠適應數字化進程的步伐，學校應該對檔案管理工作起到一定的重視，管理工作人員做好自己的本職工作，檔案中涉及的一些關于學生們比較敏感的信息，做好保密工作，這就是對教師與學生們的負責。學校和檔案管理工作者應該對檔案管理付出共同的努力，共同營造良好安全的學習環境，為他們做好后盾，為他們解決后顧之憂，因此，對傳統的檔案管理方法進行改進這項工作，我們必須高度重視起來。

參考文獻

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