流程管理在醫療設備采購工作中的運用

王昕杰 何海洋 馬志敏

[摘要] 隨著醫療衛生事業的發展，公立醫院的規模持續擴大，管理能力將直接影響當今醫院的發展。2017年 7月 14日，國務院辦公廳頒布了《關于建立現代醫院管理制度的指導意見》，該政策旨在提高醫院的管理水平，建立科學規范、權責清晰、運行高效、閉環式的現代醫院管理制度。昆明市兒童醫院是一所綜合性兒童專科公立醫院。本文結合醫院在提升管理能力專項工作中積累的工作經驗，以醫療設備采購的管理提升為切入點，對醫療設備采購工作存在的問題進行整理和分析，結合流程管理在醫院運用后產生的效果，從流程建立、流程優化、工作分工、數據化、內控制度等方面介紹如何建立采購流程。并對流程管理對提升采購工作管理水平的作用進行充分說明。

[關鍵詞] 醫療設備;采購工作;流程管理;政府采購;內控制度

[中圖分類號] R197.32??? [文獻標識碼] A??? [文章編號] 2095-0616（2022）06-0173-05

The application of process management in medical equipment procurement

WANG? Xinjie???? HE? Haiyang???? MA? Zhimin

Procurement Department， Kunming Children’s Hospital， Yunnan， Kunming 650228， China

[Abstract] With the development of medical and health services， the scale of public hospitals continues to expand， and the management ability of these hospitals will directly affect the development of today’s hospitals. On July 14， 2017， the General Office of the State Council promulgated the "Guiding Opinions on Establishing a Modern Hospital Management System"， with the main goal to improve the management level of hospitals and establish a scientific and standardized， and closed-loop modern hospital management system with clearly defined powers and responsibilities， and efficient operation. Kunming Children’s Hospital is a comprehensive public hospital specializing in children. Based on the experience accumulated by the hospital in the special work of improving management capacity， this paper organizes and analyzes the problems of medical equipment procurement by taking the management improvement in medical equipment procurement as the starting point， and introduces how to establish the procurement process from the aspects of process establishment， process optimization， work division， digitalization， and internal control system， in combination with the effect of process management in the hospital. In addition， it gives a full explanation of the role of process management in improving the management level of procurement work.

[Key words] Medical equipment; Procurement work; Process management; Government procurement; Internal control system

在國家加快公立醫院發展的大背景下，2017年 7月 14日，國務院辦公廳頒布了《關于建立現代醫院管理制度的指導意見》（國辦發〔2017〕67號），旨在推動各級各類醫院管理規范化、精細化、科學化，基本建立權責清晰、管理科學、治理完善、運行高效、監督有力的現代醫院管理制度[1]。政府對醫院的“預算計劃和內部控制管理”[2]有著較高要求。特別是醫療設備采購工作，占醫院全年預算比例較大，同時也是參加政府采購最多的采購類型。但是近年來，政府采購與招標限額標準逐年提高，在限額標準之外賦予了醫院更多自主采購的權力，由此也可能導致較大的利益尋租空間，存在較大的采購風險[3]。并且我國醫療器械行業起步較晚，發展水平參差不齊，對同類產品的技術指標等尚無標準化、制式化文件，導致經常出現醫療器械名稱基本一樣，但內容或功能卻大不相同的情況。另外，醫療器械配置的不一致或功能的不同及區域問題會導致同一名稱、同一品牌的醫療器械銷售價格出現差異[4]?，F結合昆明市兒童醫院在應用流程管理提高工作效率的實踐中取得的經驗和遇到的問題，對流程管理的重要性進行分析。

1 醫療設備采購工作

1.1? 特點

醫療設備采購主要有4 個特點：①金額大。醫療設備是醫院各類采購中，金額較大的一種;②數量多。醫療設備招采項目占醫院招標項目絕大部分;③周期長。醫療設備采購是較長周期的工作;④重要性。醫療設備是醫院科研和治療的重要資源，醫療設備也是影響醫院整體發展的重要影響因素之一[5]。

1.2? 難點

醫療設備采購工作具有特點的同時，難點也來自5 個方面：①滯后性。醫療設備采購周期較長，導致醫療設備到位有滯后性，與臨床需求形成矛盾;②嚴肅性。預算管理嚴格，一般是“先預算、再審批、后執行”的管理模式，采購前端臨床科室應按照醫院的采購預算管理規定做好每年的年度采購預算工作，臨時或緊急增加的采購項目應按采購預算管理規定報批財務科同意，獲得資金調撥后方可發起[6];③連貫性。采購是一個流水線式的工作，前期一旦出現失誤，會導致項目后期失敗或造成醫院損失;④協同合作。采購工作應是一項多科室協同完成的工作[7-9]，容易出現推諉、效率低下的情況;⑤風險高。醫療設備采購是一個具有極大風險的工作，特別是在實施政府采購時，如果沒有及時防范相關風險，必然會阻礙政府采購工作有序落實，影響國民經濟發展[10]。

2 流程管理的重要性

在新形勢下，醫療單位應建立符合現階段市場要求的管理模式，實現責任分攤，確保管理工作井井有條。流程管理是一種以規范化業務流程為中心，以提高組織績效為目的的管理方法。在傳統人員管理結構下，相關科室往往需要承擔一個或多個管理任務，在管理需求與實際管理環境脫軌的情況下，管理職能并不能落實到實處[11]。這是工作分配的問題，也是沒有找到管理需求的問題。設備采購工作的復雜程度決定了管理的難度。

醫院通常會采取多種方式來完善設備管理體系，以達到有效控制醫療設備采購成本的目的，在進行醫療設備管理的過程中，需要根據設備的使用情況來制訂相應的采購計劃，并嚴格規范相應的采購制度、檔案制度以及驗收制度等，以防出現不必要的錯誤[12]。流程管理可以有效幫助醫院對復雜工作進行管理。流程是組織機構運作的基礎，流程為路，無論是人或物都需要按照路徑行動，最終達到既定目標。沒有流程，人會亂走，物會丟失，成本會增加。

2018年開始，昆明市兒童醫院正式將流程管理、完善健全的內控制度、提高效率、增加效益作為未來幾年的工作重點，其中最核心的就是流程管理，并對醫療設備采購工作首先進行試點。

3 建立醫療設備采購流程

3.1? 建立采購流程注意事項

要設計合理的醫療設備采購流程，首先應明確該流程由哪些環節組成，并以國家法律法規、醫院制度為基礎，使用科學的方法進行流程設計。在建立采購流程時應注意以下8 個方面。①分類。采購工作因為金額、資金性質、項目類別區分為多種類型，執行的方式各有不同，分類建立采購流程，可以避免在執行中出現失誤和混淆。比如：政府采購和自行采購，政府采購遵循政府采購相關法律法規，自行采購遵循院內內控制度。像這樣遵循不同制度的采購就不能整合成一種流程。②目的。醫療設備采購流程的目的是完成年度預算。但是根據醫院所處階段、環境的不同，有時候采購目的需要調整。比如：疫情期間、突發公共衛生事件。③分工。流程的每一個環節都是獨立且不同的工作內容。只有充分了解工作目的、工作內容和職工專長，才能實現量化分工。如企業在分工中，就是對不同部門、不同崗位職責人員的專業技能表現進行科學評判。最好可以根據企業的實際需求進行合理設定[13]。④標準化。流程的標準化包括：工作內容標準化、信息標準化、審核標準化等。每一崗位的工作人員都應按照流程進行工作，并且按照流程的標定的路線完成工作。⑤權利制衡。做好醫院采購的內部控制工作，應從采購工作前、中、后、末端進行全流程控制，集體決策，分級審批、權力制衡[8]。⑥公開性。采購必須遵循公開的原則。特別是在市場調研、單一來源、進口論證、公開招標等環節，都必須做到公開。因為采購透明 [14]是唯一降低采購風險的方法。⑦監督。對招標采購的全過程進行審計和監督。一方面可以杜絕徇私腐敗的發生，另一方面，可以提高招標采購的質量和效率，及時梳理、總結、改進采購過程存在的問題，不斷提升風險控制能力[15]。⑧管理者。流程管理其中最大的困難是如何使管理者改變管理風格和角色，使流程再造與組織文化相融合，避免流程再造過程變成裁員過程[16]。管理者，是流程運行的掌舵者。

3.2? 采購流程的重要環節

通過醫療設備采購跨職能流程圖，來說明流程中的重要環節，詳見圖1。

①流程始終。該流程圖是從設備科收到采購申請開始，直到付款為止。設備科和采購部是該流程的主要執行部門。②執行。執行是采購流程中最核心的環節，承擔著流程中絕大部分工作。執行部門一般由1 ～2 個部門負責，超過2 個部門，該流程就會變得復雜。③信息傳遞。信息處理環節，應統一流程中產生的信息文件的格式，最好使用能夠貫穿整個流程的表格，方便信息錄入和傳遞。④審批。審批是閘口，應分級審批，做到大事大審，小事小審。審核條件應具有客觀因素，避免主觀審批。⑤監督。監督應貫穿在整個采購流程中，如果監督崗位捉襟見肘，可以只在關鍵環節設置監督，次要環節通過授權或不定期抽查的方式來監督。

從流程圖可以看出，流程圖中豎向連接，工作效率較高，橫向連接則相反。流程圖可以直觀表達工作順序、運行規則等，便于管理者進行管理。比如該流程圖總共25個環節，采購部負責9 個，設備科負責6 個，審批環節有8 個，直觀顯示執行部門為采購部和設備科，審批環節占流程1/3，說明該工作比較復雜且為醫院的重要工作，分級審批，說明該流程審批有層次。

4 采購流程管理

管理者在實際工作中想要干預，很難找到切入點，建立流程后，可以幫助管理者直觀地發現工作中出現的問題，并通過協調和干預，最終把工作和人都管理好。以下4點為實現流程管理的幾個方法。

（1）追溯。采購流程需具有完整的檔案，才能實現追溯。包括工作內容、時間節點、審批意見、監督痕跡、立項申請、科研報告、論證報告、招標方案、采購（招標）文件、評標報告、投標文件、定標文件、影音資料、合同、驗收報告、發票等。

（2）檢查。檢查的主要目的是保持流程的規范性，并不斷優化流程。管理者要定期組織執行部門檢查工作情況。主要檢查兩方面：①規范性，包括工作步驟、文件格式、工作方法等;②時間節點，通過同類項目的對比，找出流程堵塞的地方并予以改進。

（3）評估。采購工作的評估，可以從耗時、效率、效益三個方面來進行評估，評估結果體現了流程運行的情況，同時能使管理者時刻了解各部門的工作能力，這對今后制訂工作計劃有至關重要的作用。①耗時。每個項目的耗時代表了項目的難易。方法是記錄流程節點的時間，通過單個項目的數據與平均值橫向對比，查找問題，見表1 ～2。通過對比發現 A ～ B、B ～ C 區間差距較大，說明各項目啟動時間并不統一，經調查，是因為多個項目啟動導致互相影響，故進行分批次采購的調整，從而減少同時啟動的項目數量，避免項目間的相互影響。 C ～ D、D ～ E、E ～ F 區間耗時基本相同，只有個別案例出現較大差別，著重檢查這些項目。發現是采購要求與實際需求不一致導致后期工作受阻，見表 3～ 4。通過對比政府采購和自行采購各區間耗時，可以明顯看出，自行采購的效率高于政府采購，見表5。通過數據檢查能快速的發現問題，通過優化流程、調整崗位等方式，確保流程正常運行。②效率。效率體現了工作人員的工作能力。方式是計算單位時間內的同類項目完成的數量。③效益。效益代表的是采購流程的合規性，也是采購部門能力的體現。醫院應建立市場調研的數據庫和歷史成交價格的數據庫，通過用采購價格與橫向和縱向的數據對比，從而實時反映出采購工作的效益。

例：數據： B（效益）、L（歷史數據的最低值）、 A（其他單位采購價格平均值）、P（實際采購價格），同類設備采購效益： B=[（H-L）/L+（O-A）/O]/2，正數值為正效益，負數值則為負效益。

（4）PDCA 循環。運用 PDCA 循環，將采購工作做出計劃，針對計劃進行實踐，在實踐中發現問題，進而解決問題。如果還有遺留的問題，那么就留到下一個環節再去解決這個問題。每年根據政策變化，進行流程優化，周而復始，才能保證流程的正常運行。

目前，昆明市兒童醫院已基本建立了權責清晰、運行高效、監督有力、科學規范的現代醫院采購流程管理制度。在流程管理的實踐中，已經把粗獷分工轉變為科學定量的分工模式。并把每一次進步通過流程圖和數據圖的變化直觀地記錄下來，使得管理更加有效，工作人員的工作更輕松。這不僅提高了工作效率，更把昆明市兒童醫院采購工作的管理水平提高了一個層次，可以從容應對醫院的年度計劃工作和應急工作。同時，流程管理可以在應用信息化平臺時少走彎路，并為最終實現信息化、數據化的現代化醫院打下堅實的基礎。

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（收稿日期：2021-07-12）