社保會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)用與實(shí)踐

○淄博市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心 張忠奎

到目前為止，我國(guó)社保基金業(yè)務(wù)系統(tǒng)尚未準(zhǔn)確記錄參保人員的繳費(fèi)信息，常常需要查看老舊會(huì)計(jì)檔案才能兌現(xiàn)參保人員的退休待遇。社保會(huì)計(jì)檔案記錄了參保人員的繳費(fèi)、發(fā)放、變更事項(xiàng)，直接影響到參保人員的退休待遇核算。為確保參保人員的切身利益，提高會(huì)計(jì)人員工作效率，社保會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)勢(shì)在必行。會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)是將會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)與會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)納入一體化電子管理系統(tǒng)。2018年以前的社保管理分別由企業(yè)社保、機(jī)關(guān)事業(yè)社保和居民養(yǎng)老管理，各機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)差異迥然。2018年以后三類(lèi)管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)撤并，社保會(huì)計(jì)檔案電子化由會(huì)計(jì)電算化軟件負(fù)責(zé)。本文將討論2018年及以前的會(huì)計(jì)檔案建立單獨(dú)的會(huì)計(jì)電子檔案信息管理系統(tǒng)這部分內(nèi)容。

一、社保會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)內(nèi)容

2020年修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。建設(shè)中的社保會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)直接依托于省集中業(yè)務(wù)平臺(tái)和各單位電子檔案信息管理系統(tǒng)[1]，將該系統(tǒng)直接嵌入運(yùn)行環(huán)境，將實(shí)現(xiàn)前臺(tái)人員直接調(diào)閱，推進(jìn)參保人經(jīng)辦業(yè)務(wù)少跑腿、不見(jiàn)面審批等事項(xiàng)有效落實(shí)，為參保人提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。會(huì)計(jì)電子檔案平臺(tái)系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)嚴(yán)格按照三層技術(shù)架構(gòu)劃分，符合人力資源和社會(huì)保障部信息化系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)規(guī)范。其技術(shù)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 某地方市會(huì)計(jì)電子檔案平臺(tái)構(gòu)建框架

1.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層

會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)與一般管理信息系統(tǒng)的主要區(qū)別體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是不同種類(lèi)檔案結(jié)構(gòu)化信息需求差別較大；二是電子檔案系統(tǒng)需存儲(chǔ)大量的檔案影像資料[2]。因此，會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)的配置數(shù)據(jù)，用于檔案結(jié)構(gòu)化信息的可變性支持，且配置數(shù)據(jù)和檔案結(jié)構(gòu)化索引信息采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)。本文在現(xiàn)有政府云資源中的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中單獨(dú)建立一個(gè)實(shí)例，用于管理會(huì)計(jì)檔案的檢索信息；針對(duì)海量影像數(shù)據(jù)采用文件大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式，以適應(yīng)建設(shè)過(guò)程中不斷增長(zhǎng)的檔案影像信息。同時(shí)為了充分利用資源，會(huì)計(jì)電子檔案掃描生成的存儲(chǔ)圖片和檔案資料都將存儲(chǔ)在現(xiàn)有政府云的MongoDB非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中。

2.基礎(chǔ)服務(wù)層

會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)服務(wù)層是信息系統(tǒng)及會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)服務(wù)。基本配置服務(wù)提供了組織機(jī)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)模板等配置；根據(jù)配置提供對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的加解密服務(wù)；根據(jù)設(shè)置對(duì)信息進(jìn)行壓縮服務(wù)；根據(jù)流程配置進(jìn)行流程實(shí)例的流轉(zhuǎn)計(jì)算工作；根據(jù)配置進(jìn)行相應(yīng)的功能和數(shù)據(jù)權(quán)限的分配工作。

3.界面展示層

界面展示層是檔案管理系統(tǒng)同檔案管理人員直接交互的一種方式，是檔案信息化的直觀體現(xiàn)。界面分兩種形式，一種為純BS界面，一種為嵌入專(zhuān)用控件界面。客戶(hù)端作為檔案管理信息系統(tǒng)的界面展示，是檔案管理系統(tǒng)同檔案管理人員直接交互的方式，是檔案信息化的直觀體現(xiàn)。日常檔案管理操作采用瀏覽器客戶(hù)端方式，部分操作涉及頻繁的界面操控，如檔案影像化管理將采用控件方式。這些控件一般都嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，根據(jù)權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)前臺(tái)經(jīng)辦人員的數(shù)據(jù)調(diào)用。

二、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)加工和應(yīng)用

1.掃描會(huì)計(jì)賬簿及會(huì)計(jì)憑證

對(duì)會(huì)計(jì)憑證和賬簿進(jìn)行掃描，在最大限度保證檔案安全、完整的情況下，盡量不拆分，用專(zhuān)業(yè)高拍儀拍攝，圖片采用jpg格式存儲(chǔ)，質(zhì)量應(yīng)該大于300 ppi，A4幅面大小的憑證和賬戶(hù)圖片應(yīng)不小于300～500 K，在放大100%的情況下，字體要清晰，沒(méi)有毛邊和鋸齒現(xiàn)象。為了方便后期管理和應(yīng)用，在數(shù)據(jù)掛接時(shí)，每個(gè)憑證的所有圖片合成一個(gè)PDF，賬簿數(shù)據(jù)掛接要根據(jù)實(shí)際情況采用圖片或者PDF。

2.對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)用

掃描完成的憑證圖片并不能完全有效的服務(wù)于社保業(yè)務(wù)，應(yīng)該將檔案中的人員信息一一摘錄，包括單位編號(hào)、單位名稱(chēng)、社會(huì)保障號(hào)和姓名等，生成檢索信息，存儲(chǔ)于檢索數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便后期應(yīng)用。印刷體的憑證檔案可以使用OCR技術(shù)進(jìn)行識(shí)別，以提高工作效率。

3.建立檢索數(shù)據(jù)庫(kù)

根據(jù)賬套、時(shí)間、會(huì)計(jì)科目以及憑證編號(hào)等會(huì)計(jì)因素建立檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，并與檔案圖片一一對(duì)應(yīng)。將會(huì)計(jì)分錄的摘要等信息注入關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)以備后期應(yīng)用。憑證數(shù)字化信息建立單獨(dú)的數(shù)據(jù)表存儲(chǔ)，同時(shí)建立數(shù)據(jù)與檔案圖片對(duì)應(yīng)關(guān)系，如果是PDF需要明確指明所在的PDF頁(yè)數(shù)，為保證瀏覽速度，還要控制PDF文件大小，以不大于50 M為宜，多余的部分進(jìn)行PDF分割后再上傳存儲(chǔ)。

4.建立會(huì)計(jì)電子檔案管理制度

為保障會(huì)計(jì)電子檔案管理信息系統(tǒng)的順利運(yùn)行和安全完整，應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，明確各部門(mén)在系統(tǒng)中的管理和使用權(quán)限，確保會(huì)計(jì)電子檔案信息安全與持續(xù)運(yùn)行。同時(shí)，建立可行的存儲(chǔ)備份方案，確保數(shù)據(jù)安全[3]。

5.建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同作業(yè)機(jī)制

業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)權(quán)限的設(shè)置，通過(guò)接口插件的方式訪問(wèn)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)，以提高前臺(tái)服務(wù)的最大效率，提升服務(wù)水平和質(zhì)量。

三、結(jié)論

社保會(huì)計(jì)檔案有其獨(dú)特性，建立簡(jiǎn)潔高效的會(huì)計(jì)電子檔案信息系統(tǒng)是提高會(huì)計(jì)工作效率、確保基金安全完整、切實(shí)保障群眾利益的重要工作。建議國(guó)家有關(guān)部門(mén)出臺(tái)會(huì)計(jì)檔案電子化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范會(huì)計(jì)電子檔案建設(shè)的數(shù)據(jù)元素，以利于系統(tǒng)后期的持續(xù)建設(shè)和開(kāi)發(fā)。