“互聯網+政務服務”背景下檔案管理模式研究

張平平

[摘 要]政務服務中心，屬于人民政府行政機構，簡稱為“政務中心”。該機構設置的主要作用包括：其一，促進政務服務水平的提升；其二，促進行政效能的提升；其三，為廣大人民群眾提供優質便捷高效的服務。值得注意的是，檔案管理是政務服務中心非常重要的一項工作，尤其是在“互聯網+政務服務”背景下，政務服務中心檔案管理工作方式方法發生了巨大的變革。因此，文章以“互聯網+政務服務”的概念及對檔案管理工作的指導意義為切入點，進一步分析“互聯網+政務服務”背景下檔案管理工作需關注的問題，并對“互聯網+政務服務”背景下檔案管理模式方法進行重點分析研究，希望以此全面提高政務服務中心檔案管理工作的質量水平。

[關鍵詞]“互聯網+政務服務”；概念；指導意義；問題；方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）05-0085-03

政務服務中心檔案管理，是政務服務中心整體工作中非常重要的一個環節，做好其檔案管理工作，有助于對政務服務中心之前開展的相關工作進行溯源，并對后續工作提供客觀、科學的參考憑據。與此同時，在“互聯網+政務服務”背景下，政務服務中心檔案管理工作有待明確問題，及時革新[1]。比如，從現狀來看，政務檔案管理工作開展期間存在建設資金投入不足、檔案管理信息化水平不高等問題，這些問題均需采取及時有效的解決策略。總體而言，為了全面提高政務服務中心檔案管理工作的質量水平，文章圍繞“‘互聯網+政務服務’背景下檔案管理模式”展開分析，研究價值意義顯著。

（一）“互聯網+政務服務”的概念

在2016年政務工作報告中，提到了“互聯網+政務服務”詞匯，報告原文為“（2016年）大力推進‘互聯網+政務服務’，實現部門間數據共享，讓居民和企業少跑腿、好辦事、不添堵。簡除煩苛，禁察非法，使人民群眾有更平等的機會和更大的創造空間。”并且，在2016年9月25日、2017年1月12日，國務院先后印發了《關于加快推進“互聯網+政務服務”工作的指導意見》《國務院辦公廳關于印發“互聯網+政務服務”技術體系建設指南的通知》[2]。

在“互聯網+政務服務”背景下，政府服務中心的服務內容、方式方法均在逐步發生轉變，比如通過對信息采集、信息監控等技術的創新應用，可以提升信息傳遞的效率、質量及安全性，有助于節省信息傳遞經濟成本。又比如在“互聯網+政務服務”背景下，簡政放權的放管結合理念能夠有效體現出來，進一步促進政府服務功能的提升。

總之，“互聯網+政務服務”是政務服務工作的一種創新模式，對推動各級政務服務中心事業發展有顯著的價值作用。

（二）“互聯網+政務服務”對檔案管理工作的指導意義

從縣政務服務中心角度來看，在“互聯網+政務服務”背景下開展檔案管理工作，指的是相關檔案信息資源，基于相應生命周期內，使跨機構管理、跨機構資源整合的目標得到有效實現，進一步使跨部門、跨單位、跨地區操作得到有效實現[3]。從宏觀層面來看，國家對頂層設計工作進行優化，然后針對檔案工作實施統一管理及規劃，采取相關政策，能夠為檔案工作給予一定指導，使檔案管理工作質量成效得到有效保障。從中觀層面來看，各單位檔案管理部門之間溝通交流，同時加強和其他單位檔案管理部門之間的信息交流，有助于完善檔案管理體系的構建，在全面提高檔案管理工作質量水平的基礎上，為政務相關服務工作提供參考依據，進一步提升政務服務綜合質量水平。

（一）檔案管理資金投入有待增加

在“互聯網+政務服務”背景下，要想提高政務服務中心檔案管理工作效率及質量，則需投入充足的建設資金[4]。但是，政務服務中心服務工作內容較多，部分中心可能存在檔案管理工作資金投入不足的情況。在此情況下，便難以及時引進現代化科學設施設備用于檔案管理工作，進而阻礙“互聯網+政務服務”工作的進步及發展。此外，在檔案管理資金投入不足的情況下，中心檔案管理信息化系統建設將會呈現滯后的現象，不利于中心檔案管理工作質量的提高。

（二）檔案管理信息技術水平有待提高

政務檔案管理工作內容較多，復雜程度較高，在檔案管理工作開展期間，尤其是在“互聯網+政務服務”背景下，需持續提高檔案管理信息技術水平。但是，在缺少信息技術支持的情況下，檔案管理部門對于相關政務檔案信息資源的檢索、查閱、利用效率均難以得到有效提升，從而會影響政務檔案管理工作整體質量水平的提高。

（三）檔案信息資源移交工作流程有待優化

檔案信息資源移交，指的是相關檔案信息資源從某個部門移交至另外部門或個人的情況，傳統檔案管理模式下，檔案信息資源移交易出現缺損、遺失、歸檔不及時等問題。而在“互聯網+政務服務”工作背景下，雖然能夠在一定程度上避免上述問題的發生，但同時檔案信息資源移交工作流程也有待優化[5]。比如，在檔案信息資源移交工作期間，如果流程不夠優化，可能出現紙質檔案與電子檔案需協同操作的情況，這使得檔案移交的工作量增加，會進一步影響檔案移交效率及經濟成本，不利于檔案信息資源移交工作服務質量水平的提高。

（四）檔案管理安全等級水平有待提升

在“互聯網+政務服務”背景下，政務檔案管理工作逐步從以往的紙質檔案管理模式，轉化為電子檔案管理模式，雖然這一管理模式的轉變，使檔案信息資源的安全等級水平得到一定程度的提升。但是，在新形勢下電子檔案管理工作開展期間，也存在一些全新的安全隱患問題，比如病毒感染、黑客入侵等，若缺乏安全技術、安全管理保障體系的支持，電子檔案信息資源的安全性則難以得到有效保障[6]。因此，逐步提升政務檔案管理安全等級水平至關重要。

為解決“互聯網+政務服務”背景下檔案管理工作面臨的一些問題，則需明確政務檔案管理模式方法。具體而言，主要模式方法如下：

（一）增加資金投入，加強統籌規劃管理

基于“互聯網+政務服務”背景下，政務檔案管理工作的開展少不了充足的建設資金的支持。因此，需增加資金投入，購買符合政務檔案管理工作的相關軟硬件設施設備，為檔案管理工作提供有效的物質基礎保障[7]。同時，將部分資金用于檔案管理團隊建設工作當中，以優化政務檔案服務流程，保證政務檔案管理服務的有序性及科學性。并且，還需加強統籌規劃管理，即在政務檔案管理工作開展期間，嚴格落實統一領導、分級管理方法，對各項管理、服務標準加以規范。以檔案政務服務為例，需以全國統籌原則為依據，優化頂層設計，對各項政務服務資源進行優化整合處理。對于政府部門來說，需在檔案管理工作中發揮主體責任作用，加強檔案管理工作的引導，做好政務檔案管理工作各環節的監管，及時發現政務檔案管理工作開展期間存在的問題，并解決相關問題。此外，相關政府部門需加強與政務檔案管理部門之間的溝通交流，優化政務服務檔案管理制度，對于一些不確定的檔案信息資源或者分散的檔案信息資源，需明確具體的收集、整理的方式方法，實現檔案信息共享目標，從而進一步提高政府檔案信息資源的利用率及服務價值。

（二）構建完善的檔案信息資源管理體系

在政務檔案管理工作開展期間，構建完善的檔案信息資源管理體系，才能有效提升檔案管理及服務工作的規范化程度[8]。一方面，在構建完善的檔案信息資源管理體系的基礎上，實現檔案信息資源的有效共享，并對信息資源共享平臺進行構建，使政務檔案信息資源的利用及獲取服務質量水平得到協同提升。另一方面，在構建完善的檔案信息資源管理體系的基礎上，有必要發揮政務檔案管理制度的作用，通過應急預案制度的制定，針對政務檔案信息資源管理過程出現的問題，能夠采取應急預案及時處理，并將責任落實到個人，從而端正檔案管理人員的態度，增強檔案管理人員的責任意識，進一步保證政務檔案信息資源管理及服務水平的全面提高。

（三）優化檔案信息資源移交工作流程

檔案信息資源移交是政務檔案管理工作中非常重要的一環，為了避免移交期間出現檔案信息資源丟失問題，有必要持續優化政務檔案信息資源移交工作流程。從現狀來看，政務電子檔案歸檔主要采取兩種方法：一是在線歸檔方法；二是離線歸檔方法。其中，在線歸檔方法較為常用，但對于一些特殊的加密文件，則主要采取離線歸檔方法。為了規范檔案信息資源移交流程，在政務檔案信息資源移交期間，需對潛在的問題制定合理科學的解決方案[9]。與此同時，需對紙質檔案、電子檔案的移交方式進行合理區分，以兩類檔案的各自特點為依據，從而避免移交期間檔案類型搞混淆等問題的發生。此外，在檔案信息資源移交期間，需對檔案信息資源的原始版本進行移交，以避免檔案信息資源失聯問題的發生，使檔案信息資源移交工作的規范性及安全性得到雙重保障。

（四）加強多元控制，提升檔案管理安全等級水平

在政務檔案管理工作開展期間，要想提升管理質量及檔案服務質量，需加強多元控制。一方面，加強場地建設，需認識到電子政務系統對電子設備的依賴性很強，為了提升電子設備運行的可靠性及安全性，需加強場地建設，比如電子檔案室的墻壁有必要增設防水層，并將堅固場地設置好，同時配置數量達標的滅火裝置，做好火災事故的預防控制。另一方面，政務服務中心方面需重視政務檔案管理工作，指導政務中心檔案管理部門加強檔案信息化安全管理工作，通過政務檔案存儲安全建設、訪問安全建設，使檔案信息資源得到有效保護。并且，為了提升檔案管理安全等級水平，中心需及時引進政務檔案信息資源安全管理技術，比如防火墻技術、安全密鑰技術等，將這些技術合理應用到政務檔案信息化系統建設當中，提高政務檔案信息化系統的安全等級水平，使病毒感染、黑客入侵等安全事件的發生得到有效預防控制[10]。此外，還需發揮政務檔案管理工作人員的作用，通過加強對檔案管理人員的業務能力培訓，提升檔案管理人員檔案管理實踐能力水平，在實際管理工作中，規范政務檔案信息資源收集、分析、整理、存儲管理、利用等工作環節，進一步提升政務檔案管理及服務質量水平。

綜上所述，“互聯網+政務服務”背景為政務服務中心檔案管理工作發展提供了契機，但同時管理工作也面臨了一些問題。因此，需在檔案管理工作環節增加資金投入，并加強對檔案管理工作的統籌規劃管理。同時，構建完善的檔案信息資源管理體系，優化檔案信息資源移交工作流程。此外，還有必要加強多元控制，提升檔案管理安全等級水平。總之，需優化檔案管理模式方法及服務流程，全面提高政務服務中心檔案管理工作質量水平，為政務服務中心事業的發展奠定堅實的基礎。

[1]魏竹容，張碧瑤.基于數據中臺的檔案政務信息資源共享服務研究[J].陜西檔案，2021（04）：28-30.

[2]穆天勇.“互聯網+”環境下檔案管理服務模式轉型策略探討[J].山東檔案，2021（04）：39-40.

[3]李世惠.“互聯網+政府服務”下檔案信息服務的機遇與挑戰[J].蘭臺內外，2021（18）：41-42.

[4]李洪英.“互聯網+政務服務”背景下檔案管理模式初探[J].城建檔案，2021（03）：74-75.

[5]張炎培.“互聯網+”環境下檔案管理服務模式轉型策略[J].新西部，2021（01）：90-91.

[6]王賽春，劉水英，張艷娟，等.“互聯網+政務服務”背景下基層檔案管理體制機制轉型增效策略研究——以青龍滿族自治縣為例[J].檔案天地，2020（12）：54-56.

[7]劉蓉，譚丹.“互聯網+政務服務”背景下的城建檔案歸檔與管理[J].蘭臺內外，2020（23）：16-18.

[8]杜琳琳.“互聯網+政務服務”環境下檔案管理系統與政務服務平臺協同設計[J].中國檔案，2020（04）：64-66.

[9]陳永生，王沐暉，蘇煥寧，等.基于互聯網政務服務平臺的文件歸檔與管理：治理觀[J].檔案學研究，2019（06）：4-11.

[10]張琪.電子政務系統中檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2019（12）：103-104.