基于訂單的智能對賬系統的研究與設計

吳景龍

【摘要】文章以某商業公司營銷系統提供的訂單數據為基礎，結合具有銀企直連功能的資金管理系統中的銷售貨款進賬數據，分析不同結算方式下銷售貨款入賬數據的特點和規律，搭建銷售貨款智能對賬系統，切實解決了手工對賬數據量大，核對時間長、易出錯的現實問題，確保銷售貨款核對的準確性和及時性，降低銷售貨款核對風險，減輕核對工作量，有效提升了工作效率。

【關鍵詞】商業；貨款；自動；對賬

【中圖分類號】F832

隨著互聯網技術在企業經營中的廣泛應用以及客戶支付渠道的不斷豐富，越來越多的客戶采用移動終端網絡平臺進行支付，從而導致商業公司銷售貨款的收款方式也隨之發生變化，網上支付、銀行轉賬、聚合碼收款等方式成為最新的的收款方式，再加上傳統的現金收款、POS機收款形成了多種收款方式并存的態勢。在方便客戶結算的同時也給商業公司傳統的對賬方式帶來了挑戰，如何確保資金安全、方便客戶、清晰對賬是此類型企業財務部門需要思考的三個重要問題。

一、銷售貨款核對的現狀

Y公司的銷售貨款核對工作按照“四分清”（分清日期、分清對象、分清方式、分清銀行）的要求開展，從營銷系統平臺獲取銷售數據，再從資金管理系統銀企直連中獲取收款數據后，填入事先設計好的EXCEL表格中逐一進行核對。由于從兩個系統記載的數據信息不同，收款的時間及入賬方式不同等因素，給對賬人員的核對工作帶來諸多不便。從收款的方式上看，Y公司銷售貨款入賬方式可以劃分為線上收款和線下收款兩種類型。

（一）線上收款與對賬

線上收款是指通過公司與客戶、合作銀行簽訂的三方協議并綁定客戶固定的銀行卡，客戶在營銷平臺訂貨成功后，采取由銀行批量代扣或客戶主動付款的結算方式，并由合作銀行每日在固定的時間點將銷售貨款匯總轉入公司銀行賬戶。其中，銀行批量代扣方式稱之為電子結算收款，客戶主動付款稱之為網上結算收款。

1.電子結算收款

電子結算收款是在公司與客戶、合作銀行簽訂三方協議后，客戶在Y公司的營銷平臺提交訂單，由合作銀行在送貨日從零售戶綁定的銀行卡中劃轉銷售款項。這種方式下，對于客戶來說是被動付款及延遲付款，而Y公司收款時間與送貨時間是一致的，但與訂單時間存在一個周期的時間差異。

2.網上結算收款

網上結算收款是客戶在Y公司營銷系統提交訂單成功后，主動通過網上銀行將金額進行支付，合作銀行每日匯總后定時匯入Y公司賬戶。該收款方式對于客戶來說是主動、及時付款，對Y公司來說，其銷售訂單時間與收款時間是一致的，與送貨時間往往存在1～2天時間差，就需要財務人員按照送貨時間的不同分別與收款時間進行核對。

在目前的核對方式下，財務人員從營銷平臺獲取線上收款的應收數與各合作銀行定時匯總轉入的入賬數進行核對。在核對過程中，財務人員按照銷售貨款入賬時間及銀行方匯總轉入時的固定信息作為判斷依據，若入賬總額與應收金額不一致時，則需要花費大量的時間核對當日的明細銷售數據及明細入賬數據。

（二）線下收款與核對

線下收款是指線上收款不成功后，已經訂貨成功的銷售訂單會轉為線下收款，由送貨人員在送貨時當場收取客戶資金的收款方式，主要類型有POS機收款、銀行轉賬、聚合碼收款、現金收款等幾種類型。

1. POS機收款

POS機收款是送貨人員按照客戶訂單金額將應收取的金額錄入POS機后，從客戶銀行卡劃款的收款方式，存在送貨人員將應收取金額錄入錯誤的風險。

2.聚合碼收款

聚合碼收款作為一種新型的收款方式更方便客戶支付銷售貨款。客戶可以通過微信、支付寶、網銀APP掃描公司靜態聚合碼實現資金支付，也支持信用卡、花唄等信用支付。這種方式存在客戶在使用移動支付時將金額錄入錯誤的風險。

3.銀行轉賬收款

銀行轉賬收款是客戶通過網上銀行將銷售貨款轉入該公司銀行賬戶的收款方式。但也存在客戶的轉賬信息與客戶在營銷平臺信息不一致的情形，比如：客戶張三訂單金額為1000元，實際用李四的銀行卡轉入1000元，就需要核對人員與送貨人員進行再次確認后才能核對清楚，如果存在多個類似情況，就會增加核對的難度。同時，也會出現轉賬金額與訂單金額不一致的情形，如王五訂單金額為2000元，實際轉入2001元，那么也需要核對人員花大量時間進行核對。

4.現金收款

現金收款是指送貨人員從客戶手里收取現金，并待當日送貨結束后繳存該公司銀行賬戶的收款，會存在收款尾差問題。比如：應收取客戶的貨款金額是567.37元，實際客戶交給送貨人員金額為567.40元的現象，增加了貨款核對的難度。

與線上收款相比，線下收款的主要特點是與訂單的緊密性不強，不能與訂單直接匹配，在收款時也需要送貨人員進行現場確認收款。在核對時，需要財務人員與送貨員以及銀行入賬數據逐筆核對，確保貨款金額一致。

二、構建智能對賬系統的目標及基本思路

（一）智能對賬系統的目標

通過信息化的手段，及時預警提醒貨款收取中不規范行為，確保實現銷售貨款的日清日結；支持在多種支付渠道下，實現銷售貨款的電子化自動對賬和銷售貨款的統一管理；通過流程化管理，實現銷售貨款核對閉環管理和流程化審核，確保核對信息的準確性；向財務系統提供銷售貨款數據服務，實現銷售貨款與財務資金的統一，保證銷售貨款入賬及時準確。

（二）智能對賬系統的基本思路

由于Y公司營銷平臺中的銷售訂單編號具有唯一性，智能對賬系統的設計思路是通過提取銷售訂單及銀行入賬信息中的訂單編號作為對賬的基本依據，實現營銷平臺交易記錄與收款記錄的自動對比，將營銷平臺銷售的應收款數據、銀行反饋的交易數據以及銀行賬戶的實際入賬數據之間的差異，依據訂單交款內容進行分析匹配，按線路顯示出差異內容，具體精準到每一條線路每一戶。其中：對于能夠提供訂單級別的線上銷售記錄可直接與營銷平臺銷售記錄進行訂單級別的對賬，無法提供訂單級別的線上銷售記錄，則需根據訂單支付數據和進賬規則自動生成進賬數據；對于線下收款的銷售貨款可采取設置關鍵字匹配對賬信息進行對賬（如圖1所示）。

通過智能對賬系統，在實現基礎對賬功能的同時，還可實現數據報表分析功能。如：按結算方式提供線上收款、線下收款核對報表；按核對時間提供貨款核對日報表、月報表等多維度反映銷售貨款的情況；能夠枚舉差錯類型。對差異賬目進行自動備注包括交易日期時間差、應收未收（備注未收原因）、重復收款等差異說明。同時對異常信息能夠生成匯總表，并按責任不同推送至各責任人，進一步降低財務風險。

1.提取銷售數據

通過該公司營銷平臺提取銷售數據信息，包括訂單編號、零售戶信息、銷售日期、商品信息、銷售總金額及明細金額、結算方式等數據信息，生成分區域、分線路、分結算方式的數據總表，將數據傳輸至智能對賬系統，解決應收款數據信息的真實完整的問題。

2.提取貨款進賬信息

通過該公司搭建的具有銀企互聯功能的資金管理系統提取分收款銀行、分結算方式的銀行入賬信息，包括：入賬時間、銀行匯總匯入金額的標識（分筆入賬金額）、對方戶名、對方賬號、入賬金額、備注信息等銀行入賬信息，并設置一定的屏蔽規則，對于銀行賬戶中經常發生且不屬于銷售貨款的其他資金以一定的關鍵字規則予以屏蔽，解決銀行入賬信息數據的一致性。

3.智能核對貨款的主要方式

從智能對賬平臺下載各收單銀行的資金入賬單匯總及明細數據，由對賬平臺統一對賬單及明細進行解析，并保存到統一的對賬單、明細表中，形成最終對賬結果。具體的核對方式為：線上收款中的電子結算方式由業務系統發起支付請求，調用營銷平臺的委托代扣扣款請求處理功能，營銷平臺通過專線連接銀行的前置機，發起委托代扣扣款請求，并接受銀行返回的扣款結果。網上支付統一作為客戶主動結算方式，客戶通過網上銀行的直連或銀聯跨行進行支付，營銷平臺獲取銀行扣款交易結果數據。線下收款中的POS刷卡、聚合碼收款、銀行轉賬、現金付款等付款方式，對賬平臺請求銀行把客戶支付流水或現金存款數據返回給結算平臺，由對賬平臺按照支付方式進行資金對賬（如圖2所示）。

三、構建智能對賬系統需要解決的問題

（一）實現系統銜接

由于智能對賬系統需要從兩個不同的系統中分別提取營銷數據和銀行入賬數據，二者的數據內容、數據結構的架構各不相同，在提取數據時就需要打通兩個系統數據之間的壁壘，統一數據信息，構建統一的數據轉換方式，實現兩個系統數據之間的銜接。

（二）完善銀行提供匯總入賬的數據信息

由于營銷平臺中生成的訂單編號具有唯一性，那么銀行方匯總入賬的文件中如增加訂單編號的關鍵信息，則可以通過訂單編號進行核對，能夠精準定位數據。因此，需要完善銀行方提供該公司匯總入賬的數據信息文件中增加訂單編號這一關鍵信息。

（三）完善入賬信息

采取單筆轉入的訂單金額均需要送貨人員在收款時完善相關入賬信息。如：客戶采取銀行轉賬時，送貨員應提醒督促客戶在轉賬的備注信息中填寫訂單編號的后6位編碼信息；采取現金收款方式的送貨人員在到指定銀行繳存貨款時也要填寫好訂單編號的后6位編碼信息，在智能對賬平臺中以這些備注信息進行篩選和匹配。

（四）加強制度建設

在搭建智能對賬系統平臺的同時，必須對該公司對賬制度予以修訂，明確對賬流程、對賬的時間要求、對賬人員的權限設置，尤其是對賬后差錯的處理流程及預警機制等，實現了對銷售貨款管理的全過程控制，確保銷售貨款及時回籠。

四、結語

運用智能對賬系統固化對賬流程，可將交易、對賬及差錯處理在系統的支撐下形成有效的閉環管理。對于降低資金風險，減輕對賬人員工作量，提升工作效率有著積極的作用。

主要參考文獻：

[1]代立松.一種營財對賬智能監控分析方法的研究與設計[J].電工技術，2019（08）.

[2]孫逸，董志強.RPA：財務智能化的必經之路[J].新理財，2017（11）.

責編：楊雪