高校后勤修繕項目施工管理工作分析與思考

趙鵬程 代 琴

高校后勤修繕項目施工管理工作分析與思考

趙鵬程 代 琴

[中國政法大學]

隨著高校后勤修繕項目數(shù)量逐年增多，對項目施工管理的要求也日趨提升。修繕項目管理部門必須以實現(xiàn)投資效益最大化和管理方法最優(yōu)化為最終目標，明確并細化項目施工管理工作中從各部門到各人的管理責任，通過精準設定目標并圍繞此目標針對各個環(huán)節(jié)制定精細的管理工作程序，來提高修繕項目施工管理整體工作質量。文章從實際工作出發(fā)，對目前高校后勤修繕項目施工管理工作中存在的問題進行梳理分析，并有針對性地提出相應建議。

高校后勤；修繕項目；施工管理；項目管理

施工管理是高校后勤修繕項目中非常重要的一環(huán)，施工過程監(jiān)管是否到位直接決定了工程質量、進度及成本控制情況。只有確定修繕項目施工管理目標和責任，根據(jù)項目實際情況制定科學細致的工作流程標準，并在過程中堅持做到嚴格按照標準精確開展相關工作，最終才能實現(xiàn)預定的項目整體目標。目前高校后勤修繕項目施工監(jiān)管力度仍較為薄弱，具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

一、施工管理工作問題分析

（一）現(xiàn)場監(jiān)管規(guī)范性差

高校修繕項目管理科室一般設在后勤管理部門內，其中因后勤改革分流或其他各種歷史原因，導致許多工程管理人員并非專業(yè)技術人員，甚至有部分人員之前從未接觸過施工工作。而修繕工程往往涉及土建、電氣、水暖等多個專業(yè)，專業(yè)程度較高，在施工過程中，學校管理人員如缺乏相關專業(yè)知識及工作經(jīng)驗，易被施工單位麻痹。同時，受科室編制限制，一所高校修繕工作管理人員僅有三至四人，面對每年大小共計數(shù)十項的施工項目，在暑假施工高峰期時常一人同時擔任七八個甚至更多項目的甲方代表，分身乏術，無法確保在每個項目上投入大量的時間和精力進行監(jiān)管。而部分不負責任的施工單位會在甲方代表未在現(xiàn)場時，降低施工質量標準，不按規(guī)范開展隱蔽工程施工，或是偷換施工材料，進而達到降低施工成本、壓縮施工工期的目的。

同時，在修繕項目實施過程中，監(jiān)理工程師有著很重要的作用。他們在從事監(jiān)理工作前，通常有過建筑企業(yè)從業(yè)經(jīng)歷，擁有豐富的施工現(xiàn)場管理經(jīng)驗，之后又掌握了專業(yè)的監(jiān)理工作知識，能夠為項目的質量和工期提供保障。[1]但因學校部分修繕項目投資額度較小，學校重視程度不足，未聘請監(jiān)理單位參與監(jiān)管，或監(jiān)理單位由于項目與新建項目相比規(guī)模小，監(jiān)理費用較低，在施工過程中從主觀意識上較為輕視，未按照監(jiān)理要求開展工作等原因，導致學校在一些修繕項目的實施過程中未發(fā)揮有效的監(jiān)督管理作用，對項目整體質量造成較大影響。

（二）變更洽商控制不力

施工過程中出現(xiàn)的變更洽商分為技術類變更和經(jīng)濟類變更兩類。技術類變更包括設計變更、進度變更、施工條件變更及增加項目所發(fā)生的變更。部分技術類變更會附帶產生經(jīng)濟類變更。由于后勤修繕項目通常需要先拆后建，加之常有建筑物或設施原有建設資料存檔不全、隱蔽工程情況不清等情況，因此在修繕項目施工過程中不可預見因素較多，會產生洽商變更。此外，部分施工單位為了中標，投標時報價較低，當此類施工單位低價中標后，在施工過程中總試圖盡可能尋找機會向學校申請辦理洽商變更從而提高施工費用，增加工程利潤。

在實施過程中，因甲方代表管理不規(guī)范或專業(yè)程度不足等原因，容易出現(xiàn)被施工單位引導辦理原非必須辦理的變更洽商，或者辦理洽商時因時間緊急，未嚴格要求后附預算，只有預估金額，待結算時發(fā)現(xiàn)預算金額遠高于所報預估金額等現(xiàn)象。此外，在項目實施過程中，曾出現(xiàn)過部分項目所在現(xiàn)場管理使用部門人員越過甲方代表直接告知施工單位對施工內容進行變更，施工單位在相關改造完成后將洽商報至監(jiān)理及甲方代表處，因未獲通過而產生糾紛。不合理的洽商辦理會對項目成本及工期控制造成不良影響。

（三）項目進度管理不夠嚴謹

各高校修繕項目受辦學要求限制，通常集中在暑期施工且工期比較緊張，如未按時完工將會影響學校正常教學科研工作，項目管理人員壓力極大。其中施工進度問題是項目管理的一大難點。

學校修繕項目進度受影響的其中一種原因是因為前期工作準備不夠充分，項目可行性分析不到位，未根據(jù)需求實地進行詳細勘察或設計工作不夠精細，均會造成施工過程中出現(xiàn)未預料的問題，延誤整體工期。

產生影響的另一種原因則是施工單位未認真分析項目現(xiàn)場情況及施工具體要求，僅依靠經(jīng)驗草率制定工期進度計劃，或為節(jié)省人力成本，安排到場施工人員數(shù)量不足，而監(jiān)理與甲方工作人員也未認真審核進度計劃及人員安排是否合理，在項目實施前期對施工單位要求較為寬松，待項目施工工作進行一段時間后才發(fā)現(xiàn)進度無法按照原定計劃完成，此時才要求施工單位重排進度計劃，對備料、機械安排等均造成影響。

此外，部分修繕項目因施工進度控制力度不足導致臨近開學日期仍未完工時，甲方代表及監(jiān)理人員為趕工期甚至放松對施工質量的監(jiān)管，對工程整體質量產生一定影響。

（四）項目審計結算審減額偏大

審計工作是施工項目管理過程中的又一重要環(huán)節(jié)，一般在項目驗收通過后，由學校審計管理部門或其外包的審計公司進行。以本年度某高校審計結算項目的實際數(shù)據(jù)為例，各項目審減比例（審減比例=單項目審減額÷單項目送審金額）平均為11.62%，其中有22%的項目審減比例在20%以上，有10%的項目審減比例在30%以上，存在審減額偏大現(xiàn)象。施工單位面對高額審減結果往往不認可，需反復反饋異議，導致審計環(huán)節(jié)耗時久、推進工作困難，施工項目管理工作也因此停滯不前。

產生此現(xiàn)象的原因從各角度分析：首先，從項目自身角度，修繕項目往往缺少原始圖紙等資料，審計審減過程中缺少圖紙依據(jù)，容易造成工程量的偏差；且改造項目內容零散、系統(tǒng)性差，容易產生丟項問題，造成審減金額高。其次，從審計部門角度，近年來大項目的審計工作往往交由外包審計公司負責，部分審計公司以“審減額提成”定為收費依據(jù)之一，導致審減過程中“能減則減，可增不增”的現(xiàn)象。另外，從施工單位角度，易存在結算金額“多報多得”的錯誤認識，經(jīng)濟類變更洽商或工程量增減內容申報時存在綜合單價偏高、工程量偏大等問題，也會直接導致審減額偏大現(xiàn)象。

（五）項目過程中檔案管理不到位

高校修繕項目檔案管理是指從項目立項、招標開始，到施工、審計、結算等各環(huán)節(jié)所有相關材料的歸檔及后期管理工作，由于修繕項目的部分特點，其檔案管理工作往往是眾多工作中的薄弱環(huán)節(jié)。

首先，修繕項目管理人員的工作開展大多集中在工地現(xiàn)場，對施工進度、質量、費用的管理是核心工作，導致檔案管理環(huán)節(jié)容易被忽略，重視程度不夠；且項目集中在暑假，管理人員本就不足，安排專人負責檔案管理工作較為困難。其次，由于修繕項目種類繁雜、內容零散，系統(tǒng)性歸檔難度大；且修繕項目大多缺乏原始圖紙資料，補齊完整歸檔資料等需耗費大量的時間和精力，也成為檔案管理的一大難點。

二、關于以上問題對策的思考

（一）實行全程跟蹤審計

為加大后勤修繕項目審計力度，提高資金使用效率，高校可嘗試引入全程跟蹤審計，參與修繕項目全過程管理監(jiān)督。根據(jù)審計工作的特點，學校后勤修繕項目跟蹤審計的工作流程應保證審計工作能夠合理有序開展，保證項目各參與主體能夠妥善協(xié)調及配合，保證修繕項目能夠按照施工組織設計按時順利開展，從而做到切實提高工作質量及工作效率。在跟蹤審計實施過程中，學校審計部門要詳細了解項目情況，再根據(jù)情況制定跟蹤審計的計劃及目標，按照要求全程統(tǒng)籌安排各項工作；具體項目審計小組要根據(jù)安排負責具體工作的實施；審計人員要根據(jù)各階段審計對象的不同，開展測量、計算、監(jiān)督等審計基礎工作，搜集工作資料及準確證據(jù)，為編寫審計報告打好基礎。因高校后勤修繕項目數(shù)量較多，如學校審計部門工程審計人力不足，不具備對所有項目進行全程跟蹤審計的條件，可委托外審單位負責，由外審公司成立審計小組，安排具有審計師及造價師資格的人員入駐項目。

引入全程跟蹤審計的優(yōu)點包括以下幾個方面：在決策階段，學校審計部門能發(fā)揮經(jīng)濟效益審計的責任，為決策的真實、合理、效益提供保障；在設計階段，審計部門可針對設計圖紙的標準設定、材料選擇、工程量大小提出審計建議，可以有效控制項目成本；在招標階段，審計部門針對招標文件的內容、招標控制價的設定、工程量清單的編制提出審計意見，并對招標流程按照要求進行審計，發(fā)現(xiàn)問題能及時反饋至監(jiān)督部門及招投標領導小組，共同審議后進行調整；在施工階段，審計小組與項目甲方代表、監(jiān)理人員配合，全程參與隱蔽工程驗收、工程量核準、洽商變更確認、進度款支付確認等工作，尤其是嚴把洽商變更工作，可在控制施工成本的同時，減少在竣工審計階段常出現(xiàn)的認量糾紛，提高工作效率；在竣工決算階段，由于前期工作認真，資料詳實，施工單位所報竣工結算書中虛高報價現(xiàn)象定會減少，審計時間可大幅縮短，施工單位在對審計價格進行確認時也不會發(fā)出較多質疑爭議。

引入全程跟蹤審計，可對高校后勤修繕項目開展過程中出現(xiàn)的問題進行及時的跟蹤及糾正，在提高工作效率的同時，還能有效降低風險，切實增強學校對修繕項目的造價控制，保護學校相關資金投入發(fā)揮最佳效益，減少修繕項目因管理不當所帶來的投資浪費現(xiàn)象。

（二）嚴格洽商變更審批

為確保學校投資得到有效利用，實現(xiàn)預定目標，后勤修繕管理部門必須做好項目洽商變更的管理控制工作。[2]在施工過程中，甲方代表、監(jiān)理人員及全過程跟蹤審計人員必須共同協(xié)作，相互補位，嚴格洽商變更審批工作，按照相關制度規(guī)范程序。

首先由變更主張方以書面形式提出工程變更或經(jīng)濟簽證內容，要求內容中的文字表達全面詳實且無歧義，如有必要可在其中繪制圖形或編制表格進行更深入的表述，同時簽證文件后必須附上將發(fā)生費用的預算。然后由甲方代表、監(jiān)理人員及審計人員進行嚴格審核，并按照學校管理制度規(guī)定的洽商變更審批程序，根據(jù)金額大小執(zhí)行相應的上報辦理程序。其中審計人員需對預算費用進行認真核算，并提出審核意見。項目管理部門根據(jù)審計意見出具變更書面簽證文件，變更簽證文件必須經(jīng)建設、監(jiān)理及施工單位簽字蓋章，其中如屬技術性變更還需經(jīng)設計單位簽字蓋章，才可作為審計的結算依據(jù)。必須明確無效變更洽商不能作為施工、結算等工作的依據(jù)，且執(zhí)行無效變更洽商文件造成的損失由執(zhí)行人承擔責任。

（三）細化施工現(xiàn)場管理

各高校后勤修繕項目管理部門必須做好施工質量以及安全文明施工等施工現(xiàn)場管理。現(xiàn)場施工質量把控方面，需要在項目實施過程中注重項目資料的收集與整理，既保存好今后進一步維護改造的技術依據(jù)，又能防止甲乙雙方因為材料缺失或者不足而引起糾紛。[3]為把控質量及進度，甲方代表應從技術、經(jīng)濟角度對施工單位制定的施工組織設計進行認真審核，并確定最終方案。在施工過程中，甲方代表及監(jiān)理人員必須非常注重項目實施的流程細節(jié)，根據(jù)實際情況制定科學細致的工作流程標準，規(guī)范現(xiàn)場管理工作，嚴抓質量控制點，監(jiān)督施工單位嚴格按照施工工藝施工，做好人員及材料設備準備安排，盡量減少洽商變更的發(fā)生。

表1 后勤修繕項目施工現(xiàn)場質量控制點

在寒暑假及其他施工項目較為集中的時間段或重大項目施工時段，必須重視相關會議的組織召開工作。一種是在項目開工前的入場準備會議。會議參會部門及單位為后勤修繕管理部門、審計部門、保衛(wèi)部門、各項目管理使用部門、監(jiān)理單位、施工單位，會議一般由學校后勤修繕工作主管校領導主持。會議內容主要包括明確各單位及部門工作職責，修繕管理部門對監(jiān)理單位及施工單位提出施工管理要求，審計部門提出跟蹤審計工作要求，保衛(wèi)部門提出安全工作要求，各項目管理使用單位確定各項目負責人并提出工作要求，施工單位介紹本項目工期及人員安排，監(jiān)理單位介紹監(jiān)理工作安排，主管校領導對所有單位提出工作要求。另一種會議是施工期間每周召開監(jiān)理例會，參會范圍與入場準備會議相同。監(jiān)理例會是增加管理控制力度的重要措施，必須按期召開。會上由各施工單位匯報項目進展，監(jiān)理單位及跟蹤審計小組匯報所發(fā)現(xiàn)問題及整改要求，甲方代表提出工作要求，所有參會單位及部門就相關問題進行研究討論，并得出解決方案，同時對下階段施工重難點及相關注意事項進行安排。每次會議結束后，由監(jiān)理單位根據(jù)會上議定的項目出具監(jiān)理會議紀要，并由各方參會人員簽字確認。此外，為及時解決施工中出現(xiàn)的重大問題，應根據(jù)需要緊急召開現(xiàn)場專題會議。

修繕項目施工現(xiàn)場管理的重點之一是施工安全管理問題。在高校校園內施工，在抓工程質量的同時，還必須重視施工安全。第一，必須強化現(xiàn)場人員的安全意識，定期組織開展施工安全宣傳及管理培訓活動。除進行基本的安全法規(guī)教育外，還需結合現(xiàn)場實際情況對施工人員進行詳細的操作培訓。第二，必須認真落實安全施工制度，現(xiàn)場人員須嚴格執(zhí)行國家現(xiàn)行安全施工、技術操作規(guī)程，熟悉安全生產條例，現(xiàn)場管理中發(fā)現(xiàn)違反者，輕則進行批評教育，重則處以經(jīng)濟或其他懲罰措施；第三，設立安全負責人和安全檢查員崗位，檢查現(xiàn)場人員安全保護設備配備情況，定期排查施工現(xiàn)場安全隱患，杜絕安全事故的發(fā)生；第四，針對高校施工現(xiàn)場周邊人員車輛密集的情況，現(xiàn)場及周邊必須做好安全防護措施，并設置明顯警示標志。

（四）控制修繕項目進度

控制修繕項目施工進度，一方面是為了確保項目能按照預定計劃開展并按時交付使用，不影響學校正常運行，另一方面是要控制好施工節(jié)奏，避免施工進度前松后緊，因前期窩工拖延造成時間不足而在末期趕工，影響施工質量。施工進度計劃是修繕項目實施進度管理的基礎文件，根據(jù)施工內容及工期要求統(tǒng)籌合理的編制進度計劃是確保項目如期完工的關鍵因素。[4]必須要求施工單位根據(jù)項目內容，以天為時間單位編制工程進度計劃表，報甲方代表及監(jiān)理人員就計劃的合理性進行確認后，嚴格按照進度計劃組織開展施工工作。

圖1 后勤修繕項目進度控制循環(huán)圖

在施工過程中，要確保對施工進度的有效控制，甲方代表及監(jiān)理人員首先要在保證施工質量的基礎上定期核查實際進度情況，如出現(xiàn)進度拖延現(xiàn)象，要及時分析原因并采取糾正措施，將進度拉回正確軌道；其次，要做好與施工相關所有單位及部門的協(xié)調聯(lián)絡工作，避免因各單位間信息溝通不暢耽誤施工進度；此外，還要對關鍵節(jié)點進行細化管理，抓好關鍵節(jié)點的進度控制。只有以上幾點工作均落實到位，才能保證項目如期完工。

（五）加強檔案管理工作

如能加強修繕工程的檔案管理，不僅能為今后的施工工作提供參考和依據(jù)，更能督促施工管理人員總結經(jīng)驗教訓，提升自身項目管理能力。

首先應從電子版、紙質版兩個角度加強檔案管理工作。電子版檔案具有便于搜索查找、便攜、占用空間小、節(jié)約能源的優(yōu)點，例如施工過程中的圖片資料，用于專業(yè)軟件打開、編輯的廣聯(lián)達版本預算、CAD圖紙等，應優(yōu)先考慮存儲電子版檔案；而紙質版檔案具有原件簽章印記清晰、確認性強的優(yōu)點，例如施工單位投標文件，擁有甲方代表、監(jiān)理、施工方、審計方等各方簽字確認的材料，應優(yōu)先考慮存儲紙質版檔案。

其次應從縱向、橫向兩個維度建立歸檔框架，加強檔案管理工作。縱向維度是指將某一個項目全過程的所有資料為單位存檔，便于掌握某一項目的完整情況，應由各甲方代表作為責任人，承擔所負責項目的歸檔工作。橫向維度是指將某年度、某類別所有文件或材料的匯總存檔，例如本年度所有施工合同、本年度所有洽商記錄表等，便于從整體角度掌握本年度各不同項目的實際情況，便于進行橫向比較。歸檔框架的搭建有利于培養(yǎng)施工管理人員加強歸檔管理意識，更有利于系統(tǒng)化管理修繕項目。

[1]王家鼎.工程監(jiān)理制度的問題分析與完善[J].建筑經(jīng)濟,2018,39（4）:17-21.

[2]劉濤.市場經(jīng)濟條件下提升工程造價管理效果的研究[J].南京工程學院學報（社會科學版）,2018,18（4）:63-66.

[3]孟德增.新時期高校后勤維修工程管理的思考[J].山西建筑,2009,35（9）:210-211.

[4]毛艷，于洋，田佳.高校維修改造工程項目進度管理研究[J].中國管理信息化,2017,20（16）: 77-78.

（責任編輯：盧彩晨）