數字化時代檔案管理信息化建設分析

龍一鳴

隨著時代的進步，信息化不斷滲透到社會發展的各個領域，社會各界在對綜合檔案的信息化進行管理時，對社會綜合檔案資源開展了一系列收納、整理、規劃和分類工作。社會各界對綜合檔案的管理建設，與過去的紙質綜合檔案資源的合理規劃和利用有著非常緊密的聯系。因此社會各界在開展管理工作時，應該不斷提高信息化技術水平，與各項管理工作的需求相結合，科學合理地對各類綜合檔案資源進行分析，借助信息化手段對社會各界的綜合檔案進行信息化管理，以促進檔案管理水平的不斷發展和進步。

數字化時代檔案信息化建設現狀

在新時代，信息化技術作為推動全球建設和發展的一種方式被廣泛應用。社會各界順應數字化時代的發展趨勢，采用信息化手段對自身檔案資源進行有效管理，利用信息化技術對檔案資料進行收集、整理、分類、歸納，革新社會檔案的管理方式，推動社會的現代化發展。

現今，已有部分企業和學校在發展過程中使用現代化手段對自身工作進行有效管理。然而，在信息化技術的應用過程中，仍然存在許多不足，需要社會各界不斷優化。例如信息化專業人才短缺，給社會各界信息化管理工作的開展帶來極大的阻礙；基礎設施建設不足，即社會各界在綜合檔案資源的管理中沒有意識到信息化手段對綜合檔案管理發揮的積極作用，使社會各界綜合檔案管理信息化建設工作無法順利開展。

數字化時代檔案信息化建設中存在的問題

對綜合檔案管理信息化認識不足

在信息化發展背景下，各行各業利用信息化手段對本行業的檔案資源進行管理已十分常見。但仍然有許多行業在對綜合檔案資源進行管理時，沒有意識到信息化手段的重要性；還有部分行業聘用年齡較大的人來擔任綜合檔案的管理者，而這些人員并沒有熟練使用信息技術的能力，很難有效地對綜合檔案進行信息化處理。

信息化手段較為落后

部分社會團體或組織在對檔案進行管理和建設的過程中對綜合檔案管理信息化有了一定的認識，并期望引入信息化手段對社會綜合檔案開展管理工作，而信息化管理建設資金不足，一方面會導致這些社會團體或組織對綜合檔案管理信息化體系的建設不夠完善，使社會各界的綜合檔案信息的收集缺乏時效性；另一方面，其還無法對組織或團體內原有的紙質綜合檔案資源進行數字化處理，這不僅使綜合檔案資源在信息化過程中出現信息的整合空白、信息傳輸速度緩慢等問題，還會使社會組織或團體內的人員無法利用經過信息化處理的社會綜合檔案資源，進而缺少對社會的深入了解。

信息化系統標準未統一

目前，有許多社會組織或團體在綜合檔案信息化建設中已取得了一定成效，在各組織或團體內形成了特定的信息化綜合檔案管理體系，但是綜合檔案管理信息化系統標準不統一的問題仍未得到有效解決，導致組織與組織之間無法實現有效的信息交流與共享，也使得組織或團體內外的人員均無法正確了解檔案信息資源，進而導致社會各界的綜合檔案管理信息化建設混亂，對檔案資料的管理也較為混亂，極大地增加了信息重疊現象發生的頻率，而無效信息的增加又會導致社會各界綜合檔案資源發揮不出其應有的價值。因此，社會各界開展綜合檔案管理信息化建設工作時，一定要重視對綜合檔案信息化系統的標準進行統一，以促進綜合檔案資源的交互與共享。

綜合檔案管理信息化建設缺乏安全性

由于部分社會團體或組織在綜合檔案管理信息化建設中，出現信息化網絡不完善、信息化手段落后、信息化專業建設人員不足等問題，導致社會各界綜合檔案管理信息化建設中的綜合檔案信息資源缺乏一定的安全保障。與傳統的紙質形式保存方法相比，信息化的綜合檔案管理工作需要滿足更多條件，以保證信息化管理工作的正常運行。綜合檔案管理信息化除了要重視對綜合檔案資源的保護，還要重視對綜合檔案信息資源的安全建設。然而許多組織或團體在建設過程中忽視了綜合檔案信息化的安全建設，綜合檔案資源的數據易被人篡改和刪除，影響了社會各界綜合檔案資源的完整性，阻礙了綜合檔案信息管理化的建設進程。

檔案信息化人才短缺

在社會各界開展綜合檔案管理信息化建設工作的過程中，信息化專業技術人才是建設的必備因素之一。然而當前社會各界在進行綜合檔案管理信息化建設時，具備專業信息化技術以及計算機技術的人才較少，使檔案信息化建設的工作無法正常開展。很多原有的綜合檔案管理人員，在入職檔案管理崗位前沒有接受過專業的信息化技術以及計算機技術的培訓，缺少對信息化技術的認知，更嚴重的是，許多社會團體或組織在社會的綜合檔案管理中，聘用知識水平較低、年齡較大的員工作為綜合檔案管理部門的管理人員，整個檔案管理部門只有極少部分人懂得基本的計算機或者信息化的相關知識，導致檔案管理信息化建設的進程緩慢。

基礎設施建設不完善

在社會各界的綜合檔案管理信息化建設過程中，能夠為信息化建設提供硬件支持的計算機設備等基礎設施，是促進社會檔案管理信息化建設的必備因素之一。然而許多社會團體或組織在對綜合檔案管理進行信息化建設時，為了節省成本，沒有及時配備新型的計算機設備，組織或團體內原有的計算機設備過于陳舊，計算機的系統也比較落后，社會綜合檔案的信息化建設缺少先進計算機系統的支持。

數字化時代檔案管理信息化建設的意義

是時代發展的必然要求

由于互聯網技術的發展和進步，信息化已是保障各行各業工作順利進行的必備手段，信息化的應用同樣也是我國社會各界進行綜合檔案管理的重要建設方向。推動社會各界綜合檔案管理信息化建設，能夠有效地保證社會綜合檔案資源的時效性，使社會的綜合檔案資源與時代的發展進程保持同步。保證社會組織或團體內綜合檔案資源的完整性，使檔案管理能夠在信息化建設背景下實現信息的交流與共享，順應信息化時代的發展趨勢。

是社會各界進行現代化建設的重要手段

信息化時代的到來，使社會各界的現代化建設進程不斷加快。社會各組織或團體在數字化時代利用信息化技術推動檔案信息化管理的發展，提高了社會檔案的管理效率，這是促進社會各界現代化建設的重要手段。利用信息化手段優化社會組織或團體的檔案管理工作，能夠使社會各界更加快速、有效地查詢綜合檔案信息，從而幫助社會組織或團體根據歷史的發展狀況，制訂有效的現代化建設方案，提高社會各界綜合檔案管理信息化建設效率，以此提高社會各界的檔案現代化管理建設水平。

是對社會綜合檔案資源有效保存的一種方法

大多數社會組織或團體在綜合檔案管理中，都采用紙質的方式對綜合檔案資源進行保存。而紙質檔案資源的致命缺點就是不易保存，紙質檔案在長時間的保存過程中容易被腐蝕、氧化，還容易遭到老鼠和蟲子的啃食，導致紙質綜合檔案的內容缺失，這給社會各界的綜合檔案管理工作帶來了極大的挑戰。因此，社會各界要將綜合檔案資源進行信息化管理，利用數字化手段，將紙質綜合檔案信息進行整理，然后上傳到計算機信息系統中，并做好檔案信息的備份工作，從而使社會各界的綜合檔案資源被完整地保存下來。

是提高管理人員工作效率的一種手段

在社會各界的綜合檔案管理中加入信息技術，能夠給社會各界的綜合檔案管理工作帶來巨大的變化，即可使綜合檔案管理人員能夠更加快速、便捷地收集、整理和歸納綜合檔案資源，并能幫助管理人員更加方便地查詢和使用所需要的綜合檔案資源，提升社會各界綜合檔案資源的利用率，同時還能有效地提高綜合檔案管理人員的工作效率，強化管理工作，對社會各界綜合管理水平的提高也能發揮一定的作用。因此，推動社會各界綜合檔案管理的信息化建設工作勢在必行。

數字化時代檔案管理信息化建設的分析

對傳統紙質綜合檔案內容的信息化建設

在對社會各界綜合檔案管理信息化的建設過程中，首先要將傳統的紙質綜合檔案資源轉化為數字化的綜合檔案資源，將紙質版內容“復制”到信息化系統中，并對這些資源進行整理和歸納，并且在后期收集和整理綜合檔案的過程中，采用電子信息化記錄方式代替紙質記錄方式，使綜合檔案資源能被人們快速、準確、有效地查詢。例如，在綜合檔案信息化系統中，按照規范要求搜索某位群眾的財產收支單，能夠快速又高效地查詢到該人員在某段時間各項賬戶的收支數據。

提高建設人員的信息化建設意識

在社會各界的綜合檔案管理信息化建設中，提高管理人員的信息化建設意識極為重要，只有管理人員的信息化建設意識得到提高，社會各界的綜合檔案管理信息化建設工作才能夠順利開展，并持續向前發展。促進管理人員綜合檔案管理理念的轉變，使他們能夠從傳統的綜合檔案管理理念向信息化綜合檔案管理理念轉變，從而實現社會綜合檔案管理的信息化建設目標。

建立可行的綜合檔案管理信息化網站

網站是人們在互聯網暢游中經常使用的信息查詢工具，因此，社會各組織應該建立可行的綜合檔案管理信息化網站，為各組織綜合檔案信息的上傳和查詢提供一個有效的媒介，使群眾能夠在網站中快速、便捷、準確地查詢到所需要的相關檔案信息，幫助人民群眾更加全面地了解社會的發展等信息，提高綜合檔案資源的利用價值。

加強基礎設施建設

基礎設施建設是社會各界綜合檔案管理建設的基礎，是社會綜合檔案信息化網站建設的必備條件。要加強對基礎設施建設，需要對計算機系統進行及時更新，為綜合檔案信息化網站的建設奠定基礎，同時也為群眾查詢社會的綜合檔案信息提供設備支持。

加強對信息化技術人才的培養和聘用

社會各團體或組織在推動檔案管理的信息化建設工作時，加大對信息化技術人才的培養和聘用力度非常重要。檔案信息化建設工作的必備要素就是信息化技術人才，具備優秀且充足的信息化技術人才是成功建設檔案信息化網絡的基礎。因此，社會各組織或團體在建設過程中，應該加強對社會各團體或組織中綜合檔案管理人員信息化技術的培訓，或者加大對專業信息化技術人才聘用，以推動社會綜合檔案管理工作的發展，從而組建一支具備專業知識和技能的綜合性檔案管理團隊。

滿足社會組織或團體檔案管理信息化建設的資金需求

社會組織或團體在進行檔案管理信息化建設工作時，需要充足的資金支持，只有具備充足的資金，才能夠保證社會組織或團體檔案管理信息化建設工作的順利開展，保證基礎設施的建設，為更新信息化網絡系統提供支持，從而提高數字化時代背景下檔案管理信息化建設的成效，提高社會各界的現代化檔案管理信息化水平。

綜合檔案管理信息化建設中存在的問題

社會各團體或組織要想順利地進行檔案管理信息化建設，應該注意以下問題：第一，社會各界在信息化時代開展檔案管理信息化建設工作，并非完全取代傳統紙質的綜合檔案管理模式，而是要在傳統紙質綜合檔案管理的基礎上，進行信息化建設；第二，在數字化時代開展檔案管理的信息化建設工作，要注意對綜合檔案資源進行科學分類，做好信息化目錄與內容的匹配工作，盡量完善其中出現的各種問題；第三，社會各組織或團體在數字化時代、檔案管理信息化建設工作中，要重視對檔案信息的安全性管理，防止外界人員的惡意侵入，做好綜合檔案資源的備份工作，避免因意外而導致綜合檔案信息的缺失。

綜上所述，我國信息化時代的發展勢頭越來越強勁，在此背景下，社會各組織或團體的檔案管理信息化應運而生，利用信息化建設開展檔案管理工作，使得檔案管理的方式出現了根本性的變革——由紙質化轉為電子信息化。在數字化時代推動檔案管理的信息化建設工作中，人們或許會遇到許多問題，如基礎設施不完善、專業技術人員短缺等，但我們應當根據建設中遇到的這些問題有針對性地探討有效的解決措施，從而推動數字化時代檔案管理信息化建設工作的順利進行。

參考文獻

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