基于三化融合的醫院財務檔案管理探究

施 萃 劉 丹

一、財務檔案的內涵

（一）電子檔案與紙質檔案的區別

《中華人民共和國檔案法》已由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議于2020 年6 月20 日修訂通過，自2021 年1 月1 日起施行。明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。紙質檔案和電子檔案具有以下區別：

1.人員要求。傳統的檔案管理要求工作人員掌握檔案理論知識，雖然對信息化有一定要求，但也只是一些基本的計算機操作。數字檔案要求管理人員不僅具備專業的檔案知識，還必須熟練使用計算機，并全面熟悉檔案管理系統相關軟件，并熟悉軟件系統里與實際業務對應的信息存儲、傳遞和集成。

2.檔案利用。傳統的檔案管理以檔案室為中心，用戶獲得檔案信息主要是通過到檔案室查找實物，并由檔案管理人員現場提供服務。這種必須到檔案實物現場才能獲得服務的方式為檔案使用者帶來了不便，極大地限制的檔案的利用。在數字化檔案管理模式下，所有檔案利用服務活動都圍繞用戶體驗來開展，用戶只要有檔案訪問權限就可以在沒有時間和地域限制的情況便捷地獲取所需信息，并且不會受到物理空間的制約，大大提高了檔案的利用率，也節省了檔案管理的人力成本。

3.檔案保護。傳統的檔案保護是對實體檔案存放環境的溫度、濕度、光照等進行嚴格控制和防護，同時保證檔案存放物理空間的安全。數字檔案以電子載體的形式進行存儲，載體與檔案內容相對分離，在對檔案載體進行保護的同時，還需要對檔案信息內容安全管理，以防止惡意攻擊、病毒破壞和惡意篡改。

4.檔案館藏。存儲在實物檔案館中的檔案經過數字化處理后，可轉化成虛擬數字檔案館，并對檔案進行存儲、分類和檢索。實物檔案如紙張、錄音、照片、錄像、磁介質等實物檔案可以經過處理得到不同格式的數字化信息，將其存儲到多媒體數據庫中，并進行索引、標記和分類，提供遠程服務，供用戶上網檢索。實物檔案和數字檔案在一定時間內長期共存，并且有些實物檔案會被永久妥善保管，并且隨著時間的推移實物檔案的價值也會增加，數字檔案管理模式不會完全脫離實物檔案。

（二）財務檔案

財務檔案是財務活動的產物，是指財務憑證、財務賬簿和財務報告等財務核算專業資料，是記錄和反映事業單位經濟業務發生情況的重要證據和史料，屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。

《會計檔案管理辦法》規定企業單位的會計檔案包括以下具體內容：（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。（3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告。（4）其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

醫院財務檔案是醫院財務部門總結經驗、揭露責任事故、打擊經濟犯罪、分析判斷事故原因的重要依據，利用醫院財務檔案提供的經濟活動的歷史資料，有助于經濟前景預測，科學制定經營決策、財務預算和成本規劃方案，可以為解決經濟糾紛、處理遺留經濟事務提供依據。

二、財務檔案管理存在的問題

（一）財務檔案管理模式過時

雖然現在已進入信息化快速發展的時代，但很多醫院仍未脫離傳統的檔案管理模式，其信息化管理水平還停留在較低的階段。一方面，醫院的決策者沒有改變傳統的管理觀念，傳統的紙質化管理和手工作坊模式在他們的腦海里根深蒂固，他們不愿接受信息化浪潮的洗禮，跟不上當今網絡化、信息化和智能化發展的步伐；另一方面，他們對檔案管理沒有足夠的認識，認為檔案的作用無足輕重，因此就不會在檔案管理創新上下功夫，未能形成完善的檔案管理機制。這樣導致醫院檔案管理模式落后、規范性差、效率低下、利用率低、責任不明確，也導致檔案管理人員的工作積極性缺失。

（二）財務檔案管理手段落后

信息化程度不高是當前醫院財務檔案管理工作普遍存在的問題。許多醫院仍未開展財務檔案信息化建設，未能與紙質檔案同步建立電子賬務；有些醫院開展了信息化建設，但僅側重日常辦公、門診、病歷等業務，對財務檔案的信息化不夠重視，投入很少，造成財務檔案管理的信息化程度很低。很多醫院的財務檔案信息化管理僅僅是數據內容的記錄，沒有與醫院其他業務系統相關聯，在一定程度上仍是信息孤島，無法全面、高效挖掘檔案中蘊含的價值。這種局面顯然已不能適應財務檔案信息化的需要，也不能充分體現醫院的核心競爭力。

（三）財務檔案管理隊伍業務能力欠缺

檔案管理是一項業務性很強的工作，需要具有檔案學和信息化專業知識的人員方能勝任，而目前很多醫院并未招聘專業的檔案管理人員，醫院的財務檔案管理也只是分配給兼職人員或會計人員，這樣造成檔案管理人員普遍缺乏檔案管理和信息化專業知識，其業務水平無法適應新三化融合時代檔案管理工作需要，導致醫院的檔案管理工作頻繁出現問題。

三、三化融合的財務檔案管理解決方案

（一）增強管理意識，完善管理制度

傳統的手工作坊或簡單的信息化財務檔案管理理念已在很多管理者和決策者腦海中根深蒂固，他們一時很難理解和接受數字化、網絡化和智能化對財務檔案管理的客觀要求，也就不能主動思變求變，造成很多醫院的財務檔案管理制度落后，理念陳舊。因此，醫院應該設立信息化建設工作小組，定期為管理者建言獻策，使管理者對信息技術演進和新時代信息化需求有清醒的認識，以便做出正確的決策。

規范財務檔案管理，建立如圖1 所示的數字化財務檔案管理流程。

圖1 數字化財務檔案管理流程圖

（二）加強基礎設施，構筑管理平臺

近期，“新基建”頻頻出現并備受關注，它是智慧經濟時代貫徹新發展理念，吸收新科技革命成果，實現國家生態化、數字化、智能化、高速化、新舊動能轉換與經濟結構對稱態，建立現代化經濟體系的國家基本建設與基礎設施建設。2018 年12 月中央經濟工作會議就指出，“加快5G 商用步伐，加強人工智能、工業互聯網、物聯網等新型基礎設施建設”。2020 年3 月，中共中央政治局常務委員會召開會議提出，加快5G 網絡、數據中心等新型基礎設施建設進度。2020 年4 月20 日國家發改委明確提出，新型基礎設施是以新發展理念為引領，以技術創新為驅動，以信息網絡為基礎，面向高質量發展需要，提供數字轉型、智能升級、融合創新等服務的基礎設施體系。對醫院來說，也必須加強信息化和網絡基礎設施建設，搭建適應大數據、云計算和人工智能新技術發展的信息化平臺，以提供醫院各項業務開展所需要的信息基礎設施。

（三）實施引育并舉，建設人才隊伍

醫院財務檔案管理工作的有效開展，歸根結底要靠人才。但目前醫院的財務檔案管理隊伍不能勝任大數據、人工智能和互聯網+時代的檔案管理業務和技能要求，樹立“人才興檔”理念，實行引育并舉大力開展財務檔案人才隊伍建設已刻不容緩。

1.人才引進。遵循三化融合及新時代對財務檔案管理的業務和技能要求，制定人才聘用標準，確立聘任條件，制定嚴格的考核程序。實行領導回避，親朋回避，采取專家匿名評審的方式，選拔出既精通財務檔案管理業務又具有良好的信息化素養的復合型人才。醫院應該增加投入，提高引進人才的待遇，改善其工作環境，使其扎根于財務檔案管理工作。

2.人才培育。鑒于現有制度、成本等實際情況，目前僅依靠人才引進還不能完全滿足財務檔案管理工作需要。因此，對已有財務檔案管理人員進行有效的選拔和知識及技能培訓，使其財務檔案管理業務和信息化素養得以提升，以提高醫院的財務檔案管理工作水平也是有效實用的舉措。醫院應建立培訓制度，設立培訓基地，制定培訓計劃，跟蹤培訓進程，注重培訓實效。

（四）實現三化融合，確保高效運行

1.加強財務檔案數字化資源建設的質量控制。財務檔案數字化資源建設是一個系統工程，需要運用全面質量管理理論，對其形成的各個環節實施監督檢查，從而保證財務檔案數字化資源建設的質量。財務檔案數字化資源質量管理過程是由多個相互關聯、相互影響的環節組成，為了保證和提高財務檔案質量，首先就必須對影響質量的所有環節和因素予以關注和實施控制，財務人員與檔案室工作人員都要參與到財務檔案質量管理中，要有強烈的質量意識，各盡其責，形成一個高效嚴謹的質量管理工作系統；其次各種需要歸檔的材料在組卷、移交檔案室前，必須由本部門的業務分管領導審核。檔案室負責財務檔案管理的工作人員必須加強歸檔材料的質量驗收工作。因為醫院財務檔案的形式內容、載體類型等隨著時代發展，科技的進步，特殊載體的文件質量已不像傳統文字材料那么直觀，需要采取一定的鑒別方法和技術手段，對于不符合規范的材料要退回，不完備的材料要補齊。兼顧紙質和數字化的電子材料，妥善驗收實體樣本，確保歸檔財務檔案電子文件或實物的質量。

2.發揮數字技術治理效能。隨著計算機和網絡技術的飛速發展和廣泛應用，數字化技術使醫院的治理效能達到了前所未有的高度。數字化財務檔案不僅包括常規打印的記賬憑證、財務報表和財務賬簿，還包括數字化系統中所有關于財務的軟件。數字化財務檔案存儲形式，可以以光盤等數字化形式單獨存在，也可以與打印的紙質憑證、賬簿、報表等實物方式共存。目前數字化存儲方式相對比以前傳統存儲方式更安全便捷，保存時間更久。數字化財務檔案易于使用，方便查閱人調取資料，節省人力，提高效率。近年來，公立醫院實行全面預算管理這種現代管理模式日益成熟，對數字化的財務檔案管理提出了更高的要求。例如，在上級部門對下屬單位進行審計時，在海量的日常經濟業務中，通過數字化的財務檔案系統能夠便捷高效地篩查出重點、疑點，能高效查閱、調用以掃描的數字化圖片資料為保存方式的財務檔案信息。應對互聯網+的新業態，結合2019 年爆發的新冠疫情，要使用5G 技術，發展大數據和人工智能應用，構建完備、規范、高效的醫院財務檔案防控系統，以數字技術賦能提升醫院的財務檔案管理效率。充分利用數字化技術實現財務檔案管理和醫院其他業務管理同向同行，形成協同效應，真正實現由單向管理向協同治理轉變。

3.挖掘大數據蘊含價值

數據是醫院各項工作成效的體現，財務檔案數據更是醫院的核心競爭力所在。隨著網絡技術的發展和進入網絡的信息日益增多，數據量的增長速度超乎人們想象。現在許多大型的三甲醫院，都是實行多院區診療，但在財務核算上還都實行統一管理。這就需要財務檔案管理具有網絡化，財務檔案工作人員在得到相應授權時，就可實現實時信息共享，可以遠程調取財務檔案信息。在獲得了大數據以后，需要突破僵化的組織結構壁壘，運用先進高效的大數據挖掘、分析和可視化手段，做好網絡安全保障和維護，呈現財務檔案數據關聯關系及自身價值，完善新形勢下的財務檔案數據治理，推動財務決策由經驗驅動向數據驅動轉變。

4.實現智能化信息共享。財務檔案對醫院的管理和業務決策具有重要的作用，人工智能技術的快速發展為提升財務檔案高度共享、高度協同、預警診斷和態勢預測的建設水平提供了可能，新型人工智能硬件產品、軟件系統和網絡基礎設施為財務檔案管理提供了支撐平臺。人工智能的高速發展催生智慧醫院的出現，其智慧管理中很重要的一條是精細化的信息管理，這其中就包含對財務檔案信息化的要求。例如：記錄財務檔案的名稱、編號、簡單描述等，支持檢索查找；財務檔案管理系統能夠與產生檔案相關業務的關鍵信息系統共享信息，及時進行檔案歸檔與控制，相關業務系統如：合同管理系統、協同辦公管理系統、設備與設施的采購管理系統、審計管理系統、會議管理系統等；

網絡化、智能化能夠從產生檔案的相關業務信息系

統中獲取檔案并產生重要處理過程信息，如審批記錄、會簽記錄、重要批示等，通過授權和網絡共享，這些信息可以在財務檔案管理系統中進行同步管理。財務檔案服務系統具備對檔案的權限管理、審批申請與日志查閱處理功能，其中權限管理應當細化管理到文檔、借閱人、訪

問時間等。同時，一體機、自助機等硬件基礎設施的使用為使用者查詢財務檔案帶來極大方便和快捷。建立了規范的財務檔案管理制度，搭建了功能完備的智能信息化平臺，擁有了掌握現代信息技術的管理隊伍，必然會促進財務檔案的利用效率，更好地實現財務檔案資源共享，促進財務檔案管理的持續改進，從而更智慧地提供全方位的服務，真正實現財務服務由被動響應向主動服務轉變。

四、結論

本文分析了醫院財務檔案管理的現狀，揭示了紙質檔案管理的局限性以及數字檔案管理的重要性。從醫院財務檔案制度管理、基礎設施建設、檔案管理隊伍和三化融合等方面提供解決方案，對醫院財務檔案管理具有積極的指導作用。