關于提升自來水公司檔案管理水平的對策探討

陳婧

摘要：如今，人們生活水平不斷提高，基礎建設不斷完善，自來水作為現代基礎工程建設和人民日常生活的基本保障，重要性不言而喻。自來水公司檔案是用戶、基礎建設、業務發展的基本依據，其管理水平決定了自來水公司的未來發展和利益，傳統管理模式已經不能滿足現階段工作的需求，創新管理模式和方法對提高檔案管理水平有著重要意義。本文討論自來水公司檔案管理工作中存在的問題，并提出提升管理水平的有效措施，以供參考。

關鍵詞：自來水公司;檔案管理;問題;對策

1自來水公司檔案管理存在的問題

1.1檔案資料內容不全面

資料的真實性是保存并形成檔案的基本要求，如果不能保證材料的真實性，檔案就失去了本來的意義。自來水公司的檔案涉及到所有自來水基建工程和用戶的信息及業務，所以在搜集資料的過程中，應著重審核相關數據的真實性[1]。基層部門是材料的信息來源，部分基層操作者為了簡便快捷，在填寫工作記錄時忽視公司填寫標準，對工作進行簡化，導致填寫數據不完整，從而造成檔案內容缺失。一些檔案所需資料來源范圍廣，搜集過程需多人同時參與，如工程施工節點的項目合同、監理規劃、施工計劃表、評估報告等工程監理資料，而由于人員之間溝通不到位，造成檔案的填寫收集不及時;或部分負責人缺乏檔案管理意識，造成填寫工作完成但是缺少參考依據，出現返工現象，給工作帶來不利影響;還有部分人員在檔案中偽造數據，掩蓋質量問題，給檔案管理工作帶來困難的同時，造成公司財產損失。

1.2檔案管理信息化水平低

隨著現代化信息技術水平提高，信息化管理成為社會發展的必然趨勢，自來水公司業務涉及領域廣，事項多，包含全市范圍內的地下管網和大批設備，檔案作為公司業務基本信息依據，必須加強管理，提高管理工作效率和業務水平。然而，現階段自來水公司檔案管理信息化程度較低，不能很好利用信息化管理新手段，仍采用傳統的紙質檔案載體，進行手工操作管理，工作量大且流程繁瑣，檔案管理部門在檔案收集、整理和統計過程中，難免出現重要信息丟失和忽略的情況。自來水公司大量具有較高價值的紙質檔案，如給水管道施工圖等圖紙等，隨著長時間擱置，紙質發生老化，難以妥善保存。

1.3檔案管理缺乏統一管理平臺

部分自來水公司檔案并不進行統一管理，檔案資料集中在行政部門，工程文件在施工部門，這些部門之間的信息只局限在本部門，信息閉塞，無法達到多部門共享。公司應對檔案信息進行集中管理，創立完善的系統，對生產、運行、收費、服務等進行統一規劃，形成綜合性管理平臺。

2提升自來水公司檔案管理水平的對策

2.1加強檔案數據搜集

檔案資料搜集需要對基層情況進行深入調查，掌握工程建設中涉及到的相關信息，在此基礎上，由專業人員分類整理搜集的數據，并做好保管工作[2]。搜集到的信息繁雜且范圍較廣，只有加以整合才能使信息有條理性和完整性，以便后期查閱。檔案管理工作對工作人員專業性有很高要求，自來水公司應重視工作人員業務水平，定期開展培訓。利用現代化信息手段，以功能為前提條件，對數據進行分類整理，為今后資料的調取審閱和保管工作提供有利條件。

2.2提高檔案信息化管理水平

現代信息技術的發展成熟，為檔案管理提供了新的渠道和載體，隨著信息化管理技術的廣泛應用，為改善自來水公司檔案管理效率提供了新的機遇[3]。自來水公司業務繁雜，檔案數量眾多人工管理工作效率低，將信息化管理引入自來水公司檔案管理系統，能夠改善這一現狀。如查找檔案時，通過信息化管理系統能夠快速找到檔案存放位置，節省時間，提高工作效率，在不必須使用原件的情況下對檔案進行打印，降低原件調取頻率，避免原件損壞或丟失，因此，實行信息化管理也有助于管理水平的提升。自來水公司需推行信息化管理模式，在系統中錄入檔案信息，形成電子檔案，建立完整的數據庫，同時在工作中不斷校正完善。此外，要注意對信息化管理技術的保護，設置保護系統，同時對信息數據進行備份，防止入侵和不當操作造成的數據丟失，以確保檔案得到安全有效的管理。

2.3提高檔案管理人員的素質

檔案管理水平影響因素有很多，管理人員的個人素質是其中不可忽視的部分。資料的收集、建檔、保存等日常管理工作由管理人員完成，若管理人員個人素質較低或缺乏職業道德，就會造成檔案資料不全面或發生損壞和丟失情況，給檔案的使用帶來不利影響。如自來水地下管網改造中的管網圖紙是進行具體鋪設工作時的參照，一旦發生丟失，會對管網改造工程的施工造成影響。是以，自來水公司在進行招聘工作時應提高標準，選擇高素質專業人才開展檔案管理工作，同時對現有工作人員進行有針對性的培訓，規范行為標準，提高職業道德。此外，管理人員的職業技能水平也影響著管理工作能否有效開展，在信息化管理中，管理人員在專業技術水平達標的基礎上還應具備較高的計算機水平，所以，自來水公司應從多方面入手，對管理人員的職業技能進行提高，從而保證管理水平同步提升。

2.4提高檔案管理的使用效率

隨著城市發展和人口數量的增長，城市供水規模不斷擴大，自來水公司的檔案涉及各個領域的數據內容，并在建設中逐漸積累完善，檔案管理工作隨之變得更加復雜，因此，在原有基礎上進行改進，提高檔案管理的使用效率，為后期資料的管理和使用打好基礎。如某供水工程積累的施工設計檔案，可為供水工程再次施工提供可靠的數據支持和參考，縮短了設計工期，同時提高了檔案管理的使用效率。

2.5加強檔案的安全管理

檔案本身的安全管理也是檔案管理工作中的重要環節，自來水公司的檔案材料以紙質材料為主，而紙質因其易燃易潮濕等特性極易受到損壞，不利于檔案管理工作。若檔案資料安全得不到保障，嚴重影響管理水平，因此在管理過程中應注意加強庫房的安全管理，保證紙質檔案的安全。此外，隨著自來水公司檔案管理信息化，管理過程中注意對數據進行權限歸檔，并引進先進技術，保障檔案網絡管理的安全性。

3結語

自來水公司檔案管理工作至關重要，應緊跟時代發展，充分重視檔案管理工作，提高檔案完整性和真實性，加強檔案信息化管理，提高檔案的使用效率并注重管理人員的職業素養，同時加強檔案庫房的安全管理，從而使自來水公司檔案管理水平穩步提升，為自來水公司的發展奠定良好基礎，使自來水公司能更好的提供服務。

參考文獻：

[1]厲紅英.淺談自來水工程檔案管理的策略——以浙江省東陽市城區自來水工程為例[J].辦公室業務，2020（03）：74+76.

[2]雷霞.重慶市涪陵區自來水有限公司基建檔案管理體系的創新模式建設[J].大眾投資指南，2019（20）：90-91.

[3]張莉.自來水公司電子檔案管理措施探討[J].辦公室業務，2017（13）：137.