工程建設項目檔案管理創新方法分析

摘要：隨著經濟社會的不斷發展，我國城鎮化建設不斷加快，大型、超大型建筑不斷涌現，建設周期跨度不斷加大，工程建設涉及的圖紙資料、文件文檔、影像視頻資料越來越多，給建筑工程檔案管理帶來了極大的挑戰，建筑工程檔案管理涉及工程建設的項目審批、項目立項、招投標、工程實施、竣工驗收及交付使用后的全過程，是工程建設過程最原始的資料積累，也是后期建筑運行維護管理的重要依據，更是城市建設和管理的重要參考資料。基于此，本文將對工程建設項目檔案管理創新方法進行分析。

關鍵詞：工程建設項目;檔案管理;創新方法

1 工程建設項目檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識不足

受傳統工程檔案管理理念影響，一些企業尚未意識到提升檔案資料質量的重要性，對工程檔案管理的細節規劃也不夠重視。由于檔案資料工作內容消耗人力、物力與工作精力，有些企業為管理方便，初始期間未將檔案管理定位為重要崗位部門，甚至直接讓現場施工人員或由各部門分擔檔案資料管理任務;而受企業管理概念影響，員工也只將檔案管理當作次要任務，不會主動完善或改良檔案資料管理方面存在的問題。

1.2 資源及專業人才匱乏

在現代化背景下，信息化檔案數據庫的建立為工程檔案管理人員緩解了較多的工作壓力;但傳統管理方式與現代化管理方式的相互牽制，并未讓企業迅速享受到信息化的發展便利。一方面企業雖然意識到信息化技術管理的重要性，但受企業規模不足或員工工作能力與職業素養等方面的限制，導致現代化管理方案執行效率較低，一些企業甚至為保障檔案管理質量只能保持原有的檔案管理方式。也有一些企業在引進先進管理技術后，由于員工不熟悉新的工作業務流程與操作方式，影響了工作完成效率。新員工雖對計算機等技術的操作比較熟練，但不熟悉檔案管理流程，易忽視較多重要問題與管理細節，影響工作質量;另一方面，檔案管理工作不僅工作比較枯燥，還需要管理人員不斷進行數據核對及整理，不僅消耗大量精力，且一些資料數據丟失等情況也會嚴重影響檔案的完整性與真實有效性。

2 工程建設項目檔案管理創新方法

2.1 完善相關法律法規及標準規范

為了充分發揮工程檔案管理在提升工程建設質量中的作用，相關部門首先要完善工程管理、檔案管理法律法規標準規范。工程項目普遍規模較大，涉及的資金數目較大，所需工作人員較多。要保證工程建設的合法合規，必須要做好法律監督。目前雖然我國已經制定和實施了工程管理法律制度，但是在實施過程中依然存在較多問題。因此，相關部門應結合當前建筑工程的發展現狀做好完善工作，針對工程檔案管理的特殊性制定具有針對性的管理制度。

2.2 做好工程檔案過程管理

要完善工程檔案管理，必須要做好工程檔案過程管理。建設單位一是要按照工程進度劃分，合理制訂檔案收集計劃，防止歸檔工作積壓在工程收尾階段;二是要根據工程規模、項目大小合理制訂檔案移交方式，規模大的項目可采取分階段、分步驟、分內容進行歸檔;三是要在開工伊始對所有參建單位進行檔案技術交底，告知項目文件形成質量，項目文件歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、介質格式等要求;四是要定期監督檢查參建單位項目文件收集整理情況，特別是建設單位檔案部門要聯合建設單位項目管理部門開展監督檢查，充分發揮項目管理部門對參建單位的督促作用，彌補檔案部門因專業限制對項目文件內容準確性把關不足的缺陷;五是要嚴格執行項目文件歸檔施工、監理、業主項目部“三級”審核制度，確保工程檔案真實反映工程實際。

2.3 加強檔案管理培訓，提升職業素養與能力

（1）對檔案管理期間存在的問題進行細化，強化基層員工與專業技術人員的工作技能的培訓，以提升其管理水平。通過管理流程與業務項目的強化訓練提升員工業務能力保證檔案管理質量。培訓方向的重點在流程管理與質量監督方面。不同于基層工作人員，管理人員除需具有一定的鑒別能力與管理能力，還應具有一定的應變能力，尤其是在問題發生期間，應能正確處理并根據實際情況進行補救。

（2）積極引進先進技術手段與高新技術人才。現代化信息技術等手段為檔案管理提供便利。檔案管理期間建立信息化數據庫可使檔案管理人員通過信息技術手段了解檔案收集進程與下一步工作流程，提升工作效率，避免因人工管理失誤影響檔案管理質量。

（3）應用現代信息技術，既能優化資料編制的專業性，也有利于檔案人員工作能力的提升與進步。積極引進具有綜合工作素養與專業技術能力的高新技術人才，通過人才隊伍的建設與培養，有效提升工程檔案的管理質量和企業的核心競爭力。

2.4 設置專職檔案管理崗位并配備專業檔案管理人員

建設工程項目部應不斷提高對工程檔案管理工作的認識，根據項目建設規模、建設特點等設置專職工程檔案管理崗位，并根據項目實際工作需要配備相應人數的專業檔案管理人員和檔案庫房，建立規范化、標準化、系統化的工程檔案管理系統。工程檔案管理人員必須經過專業的檔案管理體系培訓，詳細掌握工程檔案數據的分類采集、信息錄入、編制立冊等工作，熟知《建設工程文件歸檔整理規范》，詳細掌握工程檔案管理的工作步驟和工作要點，不斷提高工程檔案管理人員的業務水平。在完成培訓工作后，應對參加培訓人員進行專業檔案管理技能考核，確保培訓人員能夠全面系統地掌握工程檔案管理工作流程。同時，嚴格落實工程檔案管理責任制，明確工程檔案管理責任人，制定工程檔案管理規章制度，嚴格工程檔案資料借閱與歸還制度，強化工程檔案資料保密制度，確保責任到崗，落實到人。

3 結束語

建筑工程檔案是建筑工程實施全過程的真實體現，是工程質量的重要保障措施之一，建筑工程檔案全面、真實、客觀、詳細地靜態再現了工程建設的動態過程。做好建筑工程檔案的管理工作，也是建設工程項目科學、有效管理的重要舉措之一。因此，建設工程項目應當重視并規范工程檔案的管理工作，力求真實、客觀、系統地建立工程檔案管理體系，從而全面提高建筑工程的規范化管理。

參考文獻

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作者簡介：陳大勇（1982-10-19-）性別：男，民族：漢，學歷：本科，職稱：中級，研究方向：檔案，資料。