提高辦公室檔案管理工作效率的策略探究

李樂蘋

摘要：由于辦公室企業檔案管理者的關系影響到各類檔案工作管理單位的發展速度和工作效果，因此想要優化企業檔案管理的工作效率，就是必須要明確規定辦公室企業檔案管理合理的法律制度，合理科學運用我國現代檔案管理體制理念和檔案管理體制方法、管理工作方法，創造高效的企業檔案管理工作模式，提高工作單位的企業整體檔案工作管理質量。就目前我國辦公室企業檔案管理實際工作而言，由于單位缺乏明確的檔案管理制度和績效考核評價指標，管理工作流程混亂，迫切需要進一步建立優化完善辦公室檔案管理制度，突出辦公室檔案管理的重要性。針對目前辦公室檔案管理的現狀，探討了優化檔案管理效率的途徑和方法，提出有效的優化策略和建議，提高辦公檔案管理水平。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;策略探究

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

（一）檔案管理體制不健全

單位及其辦公室開展檔案管理服務工作，需要增強辦公室工作人員較強的學習檔案管理服務意識，根據檔案管理制度和檔案管理工作流程，收集所有管理項目檔案信息，并及時實現檔案資源的有效整理。但大多數學校檔案管理服務工作人員缺乏進行系統的和統一的知識培訓，對學校檔案管理工作缺乏建立足夠的專業認識，不能根據實際管理工作需要，尋求有效收集和整理完善學校檔案管理信息，更難以合理充分利用學校檔案管理信息資源開展檔案信息管理服務[1]。當然，這并不完全一定是學校工作人員的重大過錯，因為許多學校沒有建立完善好學校檔案管理服務機制，沒有隨著信息時代的不斷發展而有規劃做好檔案管理服務工作，因此，檔案管理服務工作仍然只能停留在學校傳統的一種紙質管理模式，沒有真正轉變成為一種電子化或者是數據化檔案管理。因此，許多學校檔案管理工作者單純地忙于進行前期數據庫的收集，忽視了后期的資料編輯調研和數據歸檔及其他信息管理服務，使辦公檔案資源的開發利用效率低下，影響了業務的正常發展。

（二）管理措施不先進

檔案管理系統措施陳舊，現在很多學校辦公室內不能合理的利用引進各種現代信息技術設備進行學校檔案管理，往往主要還是由于采用以往較為傳統的檔案管理模式方法，致使在其中根本沒有一種辦法真正去充分挖掘學校檔案所本身存在的巨大價值，導致學校檔案管理繁重。發展知識經濟在新時代背景下，信息網絡技術和現代數字信息技術的不斷出現，促進了網上檔案信息共享服務的不斷實現和網上數據庫的不斷完善。然而，目前許多高等學校的檔案辦公室和檔案管理系統工作不僅落后、效率低下，不能全面準確收集相關信息，存在著信息分類不規范、信息資料收集不完整、資源信息更新緩慢等不良問題，也不能有利于實現整體學校辦公管理效率的不斷優化[2]。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的有效方法

（一）堅持依法對檔案進行管理

隨著現代檔案管理技術手段和信息技術的不斷進步，檔案的及時獲取和管理調整以及使用也會變得更加方便快捷，此時對于執行相關保密法律的正確理解、權利和法律責任的明確也就變得越來越重要。如果重要文件被錯誤傳送或文件丟失，票據將會被更正，造成巨大的損失，因此，檔案管理工作者首先應明確認識檔案管理法律是執行相關法律制度的基本法律，使檔案管理工作依法規范開展;對本事業單位重要國家機密文件，提高其保密安全意識，確保重要機密文件的安全，依法以案治檔，順應新的企業發展管理形勢，在靈活運用管理模式基礎的同時還要堅守法律底線，可以更好的有效推進總務辦公室內部檔案管理[3]。

（二）建立高素質的檔案管理隊伍

辦公室在引進人才工作中應加強人事檔案管理，要格外提高對檔案管理的關注力度或意識，既要從現場引進專業的檔案管理后臺人員，又要加強對現有檔案管理人員的培訓，從引進人才和崗位培訓等方面提高辦公人員檔案管理的效率。一方面，辦公室要充實利用現有人事檔案管理人員隊伍，改變現有兼職或其他離退休工作人員人事檔案管理工作現狀，突出現有辦公室人事檔案管理人員工作的實質重要性，加強針對現有企業辦公室管理人員人事檔案管理知識培訓，以開展信息網絡技術知識學習和人事檔案管理專業知識理論教育培訓為主要突破口，利用網絡專題視頻，專門專題提問，通過專題講座等多種手段不斷提高現有檔案管理工作人員的檔案專業知識能力和綜合素質。另一方面，要不斷加強人事檔案管理對現有辦公室管理人員的績效考核，建立健全考核激勵機制，根據檔案管理工作的實際效率以及現有檔案人員信訪管理利益的公平廉潔性，更新資料速度等等作為現有檔案管理人員工作的重要考核衡量標準，對現有工作人員可以進行一些物質和各種精神上的獎勵，并對現有檔案管理人員工作績效滯后的其他工作人員可以進行相應的行政處罰，從而達到全面提高現有檔案管理人員工作的實際效率，調動現有檔案管理工作者的管理積極性。

總結：

綜上所述，檔案管理各項技術工作一直以來是企業公司辦公室檔案管理工作的主要研究重點之一，每一項檔案管理工作都與它自身有著深刻的實際互動聯系，都會直接影響它的關系，涉及到其他各項管理工作的正常順利開展，提高公司辦公室的檔案管理工作、案件資料審查記錄管理工作的綜合執行力和效率，提高整個公司辦公室管理、從事公司檔案管理的相關工作人員質量、效率和技術先進性的明顯程度;同時，檔案管理相關工作人員還需要不斷學習提高自身檔案綜合管理素質，堅持自覺嚴守法律底線，優化檔案管理工作，更好的用心為公司辦公室的檔案管理工作服務。

參考文獻

[1]褚海燕. 探析提高辦公室檔案管理工作的優化[J]. 傳媒論壇，2020，3（20）：100，102. DOI：10.3969/j.issn.2096-5079.2020.20.063.