新《檔案法》視域下醫院檔案工作創新思考

杭書禮

醫院是提供醫療公共服務的公益類事業單位，屬于地方社會事業的重要組成部分。檔案工作是醫院不可或缺的一項重要基礎工作，關系到醫院能否保持正常的運行。當前，各級醫院都應當以貫徹執行新《檔案法》為契機，著力推進檔案工作制度化、規范化和現代化建設，努力實現檔案工作的創新發展，為更好地履行治病防病、保障人民健康的社會職責奠定堅實基礎。筆者聯系常州市第一人民醫院（以下簡稱“該院”）的實際，就貫徹執行新《檔案法》背景下醫院檔案工作創新發展談些初步思考。

一、 加快推進檔案信息化建設步伐

新《檔案法》專門增加了第五章“檔案信息化建設”，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化建設等方面作出了明確的規定，鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化，并且對電子檔案管理信息系統、數字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺建設等作出了具體的規定和要求。這些規定和要求適應時代發展，體現時代特色，既針對當前檔案工作的變革，又指明了未來檔案工作的走向，具有很強的時代性、針對性和指導性。

進入21世紀以來，該院加快了以電子病歷為核心的醫院信息化建設步伐，先后建立了由醫療信息管理系統、檢驗信息管理系統、醫保大病管理系統、電子發票管理系統等70多個系統組成的醫院數據集成平臺和大數據中心，配備了服務器、存儲器、交換機以及全系列的網絡安全設備等硬件設施，搭建了互聯網醫院平臺，推出了5G遠程醫療項目。截至目前，該院已經將現代信息技術全面應用于醫院的各項醫療業務工作中，信息化水平處于全市醫療衛生系統前列。

然而，在檔案信息化建設方面，該院只配備了數臺電腦和功能較為完備的檔案管理系統，建立了專門的局域網，定期開展數據備份，保存了共計50余萬條目錄數據，總體上明顯滯后于本院醫療業務信息化建設。不僅如此，與已經實現了院內系統互聯互通，能將檔案數據通過信息平臺集成，實現檔案數據調用的江蘇省中醫院等省內兄弟單位相比，該院在檔案信息化建設方面也存在著較大的差距。為此，該院抓住貫徹落實新《檔案法》的有利時機，切實按照相關的法定要求，自覺將檔案信息化建設納入全院信息化建設整體規劃，并扎實有效地加以組織實施，加速推進檔案工作信息化進程。加大資金投入力度，切實加強檔案信息化建設軟硬件設施配備和較高層次人才培養，為提升檔案工作信息化水平提供可靠保障。加快傳統載體檔案數字化步伐，切實采取措施保障檔案信息安全，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。推進電子檔案管理信息系統建設，實現與醫院辦公自動化系統、醫療業務管理系統等互聯互通和共享共用，全面提升檔案信息化建設水平。

二、 切實加強檔案工作的監督檢查

新《檔案法》增加了第六章“監督檢查”，分別對檔案主管部門依法進行檢查的范圍、根據違法線索進行檢查的方式、發現檔案部門存在檔案安全隱患責令整改、按照法定的職權和程序開展監督檢查、各類檔案部門發現存在檔案安全隱患應當及時采取措施、對檔案違法行為的舉報等，作了具體規定。這是根據全國檔案機構改革后面臨的新情況新問題，為了明確各級檔案主管部門的監督檢查職責，確保其主體責任得以真正落實而增加的。監督檢查是檔案工作和檔案事業的重要制度保障，任何地區、系統和單位都必須通過加強監督檢查，有效保證檔案工作和檔案事業高質量可持續發展。

加強醫院檔案工作的監督檢查，首先要落實本院內部檔案工作的監督檢查，明確醫院中心檔案室負責全院檔案工作監督檢查的職責，依托檔案工作網絡體系，對全院各部門涉及檔案工作的相關規章制度執行、工作任務落實等情況進行全面監督檢查，真正建立“橫向到邊，縱向到底”的覆蓋醫院各個層面、所有部門的檔案工作監督檢查機制。

其次，要密切關注隨著醫療衛生體制的不斷改革，城市高等級醫院通過兼并區縣低等級醫院，或者通過合資建立民營性質的綜合性、專科性分院（如我院近幾年來相繼建立的常州一院鐘樓院區、新北分院、卜弋分院），實行集團化運營管理的新趨勢新情況，及時主動擴展檔案工作監督檢查的范圍，將其延伸到被兼并的區縣醫院、合資新建的民營醫院。始終堅持“五個統一”，即統一制度、統一規范、統一部署、統一檢查、統一考核，真正做到醫療業務工作延伸到哪里，檔案工作監督檢查就覆蓋到哪里。

再次，要注意緊密聯系醫院檔案工作的特點，定期開展包括本院各部門以及各個被兼并的區縣醫院、合資新建的民營醫院在內的，線上線下相結合的檔案工作檢查督查、考核評比以及觀摩交流，從整體上提升工作水平，更好地服務于醫院的長遠發展。

三、 積極推進檔案工作的長遠發展

新《檔案法》第一章總則第三條明確規定：“堅持中國共產黨對檔案工作的領導，各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應。”與修訂前的《檔案法》第一章總則第四條相比較，首次提出堅持中國共產黨對檔案工作的領導，同時要求各級人民政府應當把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，將檔案事業發展經費列入政府預算，為進一步加強檔案工作，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應提供了有力的制度保障。

2021年上半年，該院制定并實施了“十四五”發展規劃，以期在今后一個時期努力實現高質量可持續發展。根據院部的統一部署，院中心檔案室在認真總結全院檔案工作“十三五”發展規劃實施情況，特別是“十三五”時期我院大力提升全院檔案意識、健全完善檔案管理體系、自覺貫徹執行規章制度、全面推進檔案業務工作、有效豐富室藏檔案資源、充分發揮檔案資源作用等各方面情況及取得成果的基礎上，堅持從本院檔案工作的實際出發，研究制定了檔案工作“十四五”發展規劃，描繪了全院檔案工作的發展藍圖。

根據該院檔案工作“十四五”發展規劃，今后一個時期，將重點學習宣傳貫徹新《檔案法》精神，進一步加強全院檔案工作的規章制度建設，將各項規章制度的貫徹執行情況列入檢查考核范圍，促進各項規章制度落到實處；加快推進檔案信息化建設，特別是加快傳統載體檔案數字化進程，完成電子檔案管理系統與全院辦公自動化系統、醫療業務管理系統的互聯互通，實現全院信息資源的互聯共享；強化檔案工作監督檢查，在加強對本院檔案工作監督檢查，確保“橫向到邊，縱向到底”全覆蓋的同時，還要及時將檔案工作監督檢查延伸到集團化運營管理的各成員醫院，全面推動各相關醫院檔案工作水平的整體提升；進一步夯實檔案業務建設基礎，深化檔案資源開發利用，強化檔案安全風險管控，加大檔案人才隊伍建設力度。力爭在這些方面有更加積極作為，推動檔案工作與醫療業務工作等全院其他工作的同步協調發展，以提供更加可靠的檔案資源保障和更加優質的檔案信息服務，為實現全院“十四五”發展總體目標作出應有的貢獻。

參考文獻

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