企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理探析

陳巧妹 陳策

[摘 要]企業(yè)的運(yùn)營離不開物資采購、產(chǎn)品生產(chǎn)、商品銷售這三個過程，物資采購作為運(yùn)營過程的開端，對企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。此外，物資采購是產(chǎn)品生產(chǎn)和商品銷售的基礎(chǔ)，物資采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)任何問題都會影響產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因此需要對物資采購環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)避其可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題。文章從分析企業(yè)物資采購過程中常見的風(fēng)險(xiǎn)類型出發(fā)，提出企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理措施，以期為企業(yè)的蓬勃發(fā)展略盡綿薄之力。

[關(guān)鍵詞]物資采購風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)管理；企業(yè)運(yùn)營

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）04-0022-03

（一）物資采購

物資采購是指為企業(yè)購買產(chǎn)品生產(chǎn)及日常工作中所需的材料、設(shè)備和辦公用品等物資，其主要特點(diǎn)是以盡可能低的價格獲取符合企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)及工作需要的物資，因此也導(dǎo)致了物資采購風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。為保障物資采購業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，企業(yè)需全面梳理采購流程，制定相應(yīng)防范措施，增強(qiáng)采購風(fēng)險(xiǎn)管理，有效規(guī)避和降低采購風(fēng)險(xiǎn)，從而為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)物質(zhì)保障[1]。

（二）物資采購風(fēng)險(xiǎn)

物資采購風(fēng)險(xiǎn)是指可能導(dǎo)致實(shí)際購買物資與預(yù)期目標(biāo)物資產(chǎn)生差異的意外情況，為規(guī)避物資采購中的意外情況，需對物資采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。采購風(fēng)險(xiǎn)管理是指通過相應(yīng)措施來分析導(dǎo)致采購風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的因素，對風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行針對性的管控來降低采購風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。

（一）物資采購中的外部風(fēng)險(xiǎn)

1.合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)

合同欺詐主要是指供貨商采用虛假、欺騙和隱藏重要信息等手段與企業(yè)簽訂空頭或無效的合同。例如，供貨商利用偽造的企業(yè)信息或以虛假的產(chǎn)品為標(biāo)的與企業(yè)簽訂購銷合同，在企業(yè)給付定金或貨款后逃之夭夭[2]。

2.采購價格風(fēng)險(xiǎn)

物資價格體系由供貨商在符合國家規(guī)定的范圍內(nèi)操控，各供貨商在投標(biāo)時惡意串通，哄抬物資價格，導(dǎo)致企業(yè)不能掌握物資實(shí)際價格，從而造成采購風(fēng)險(xiǎn)。或者企業(yè)在未分析物資未來發(fā)展趨勢情況下，大量囤積該物資后該物資跌價，從而導(dǎo)致采購成本增加。

3.采購質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)

隨著科學(xué)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，各類物資的替代品和仿制物資層出不窮，由于采購價格低廉，供貨商為提升利潤，為企業(yè)提供符合質(zhì)要求的仿制物資，導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量與性能受到影響，從而影響企業(yè)品牌信譽(yù)，對企業(yè)的生存與發(fā)展構(gòu)成威脅。

4.供應(yīng)商延期供貨風(fēng)險(xiǎn)

隨著國家政策的鼓勵，個人企業(yè)與小型微利企業(yè)大量興起，由于個別小型供貨商管理匱乏和組織不到位導(dǎo)致貨物供應(yīng)不及時，從而導(dǎo)致企業(yè)不能按計(jì)劃獲取所需物資，無法為產(chǎn)品生產(chǎn)及時提供原料，給企業(yè)帶來延期交貨的風(fēng)險(xiǎn)。

5.技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)

由于科技的進(jìn)步，企業(yè)傳統(tǒng)產(chǎn)品可能被高新技術(shù)產(chǎn)品所替代，或者企業(yè)通過創(chuàng)新產(chǎn)品而導(dǎo)致所需原料發(fā)生變化，從而導(dǎo)致企業(yè)原有材料的浪費(fèi)和堆積，增加企業(yè)成本庫存。企業(yè)在利用高新科技創(chuàng)新的同時，也要注意原材料的可持續(xù)利用，減少企業(yè)庫存風(fēng)險(xiǎn)。

6.采購中不可抗力風(fēng)險(xiǎn)

由于自然災(zāi)害、經(jīng)濟(jì)政策等不可抗力造成物資匱乏、價格浮動較大，導(dǎo)致供貨商延時供貨或提升價格供貨，從而影響企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)成本和速度。例如，由于持續(xù)暴雨天氣，導(dǎo)致物資大量損毀，不能按約定時間正常供貨。企業(yè)日常運(yùn)營中，應(yīng)預(yù)估未來發(fā)展趨勢與風(fēng)險(xiǎn)，在合理范圍內(nèi)囤積企業(yè)生產(chǎn)所必須的物資。

（二）物資采購中的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

1.采購計(jì)劃存在的風(fēng)險(xiǎn)

由于物資采購部門的疏忽，對物資采購的到貨時間與需求時間、采購數(shù)量與需求數(shù)量計(jì)算失誤和未合理考慮運(yùn)輸途中的影響因素導(dǎo)致制定的采購計(jì)劃不合理，造成實(shí)際物資采購與物資采購目標(biāo)產(chǎn)生偏頗，影響企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)。

2.采購合同風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在簽訂購銷合同時，未能發(fā)現(xiàn)合同中的隱形不利條款和合同中存在的虛假信息，或未明確合同中的含糊不清條款，導(dǎo)致企業(yè)在合同執(zhí)行中處于劣勢地位。企業(yè)在簽訂合同前應(yīng)請相關(guān)人員仔細(xì)研讀合同，將合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)一一規(guī)避，從而發(fā)揮合同應(yīng)有的效力。

3.采購驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

由于驗(yàn)收人員的缺失或失誤，在物資運(yùn)抵企業(yè)后，在未達(dá)到購銷合同規(guī)定的數(shù)量、品類、質(zhì)量和價格時直接入庫，導(dǎo)致企業(yè)庫存物資未達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。物資是生產(chǎn)產(chǎn)品的基礎(chǔ)，物資的質(zhì)量決定產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量，產(chǎn)品的質(zhì)量是企業(yè)的口碑與信譽(yù)，直接影響到企業(yè)未來的發(fā)展。

4.采購庫存風(fēng)險(xiǎn)

采購庫存風(fēng)險(xiǎn)是指物資因市場價格波動、物資保質(zhì)時效、物資大量積壓等造成物資價值下跌，導(dǎo)致企業(yè)庫存壓力增大，成本占用資金增加。成本是利潤的重要組成部分，與利潤成反比關(guān)系，成本的增加勢必導(dǎo)致企業(yè)利潤的減少。

5.采購部門或個人缺乏責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)

采購部門和采購人員是物資采購最直接的接洽者，如果采購人員缺乏責(zé)任意識，與供貨商同流合污，從而購進(jìn)不符合企業(yè)質(zhì)量和安全要求的物資，加之采購部門管理松弛，則會導(dǎo)致不符合質(zhì)量和安全要求的物資進(jìn)入到企業(yè)，從而導(dǎo)致企業(yè)發(fā)生虧損。因此，采購部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行采購制度以及注重采購人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，保障企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行。

6.預(yù)付貨款存在的風(fēng)險(xiǎn)

預(yù)付貨款是指企業(yè)為加快獲得產(chǎn)品急需物資或因價格低廉而預(yù)先支付供貨商貨款，此種方式購進(jìn)貨物雖然能降低產(chǎn)品成本和加快物資運(yùn)抵時間，但是也存在極大的弊端，一旦出現(xiàn)物資數(shù)量不符或者質(zhì)量偏差等問題，容易使企業(yè)處于被動地位。

（一）針對外因物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理措施

1.利用高新技術(shù)創(chuàng)造物資價值最大化

將長期積壓在倉庫的物資整理歸集，采用高新技術(shù)，利用長期積壓物資創(chuàng)新產(chǎn)品，或?qū)Ψe壓物資再加工得到新的有用物資，從而增加庫存物資利用率，減少企業(yè)庫存壓力，實(shí)現(xiàn)物資價值最大化[3]。

2.嚴(yán)格供貨商的選擇標(biāo)準(zhǔn)

在企業(yè)招標(biāo)前，對所有參加招標(biāo)會的供貨商進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查，提前篩除明顯失信、內(nèi)部管理不健全、建立不正規(guī)、物資品類少、無法滿足企業(yè)需求的供貨商。同時，物資采購員應(yīng)提前了解所需物資市場，對物資進(jìn)行針對性的市場調(diào)研，調(diào)查所需物資當(dāng)前市場供求狀況、市場價格水平、未來價格波動及發(fā)展趨勢，為招標(biāo)會上鑒別各供貨商價格是否合理和與之磋商提供數(shù)據(jù)支持，從而挑選出最為適合的供貨商，減少招標(biāo)會挑選的工作量和提升招標(biāo)會的篩選效率。

3.保證供貨商的連續(xù)性

招標(biāo)完成后，每種物資至少保證擁有兩家供貨商，每種物資最好確定2～3家供貨商，物質(zhì)采購時可輪流購買或在主要供貨商與輔助供貨商處分別購買。采用此種辦法，首先能夠保證企業(yè)對物資價格變動的全方位把握，對采購價格進(jìn)行嚴(yán)格管控；其次增強(qiáng)供貨商間的危機(jī)意識與競爭壓力，使各供貨商嚴(yán)格把控物資質(zhì)量與物資價格，嚴(yán)格執(zhí)行合同內(nèi)容；最后保障物資供應(yīng)的充盈性與連續(xù)性，當(dāng)一家供貨商無法提供所需物資時，可向另一家供貨商購買，保證物資購買的靈活性。

4.強(qiáng)化供貨商的管理

企業(yè)針對采購部門與供貨商對接流程制定一套合理、規(guī)范、嚴(yán)格、完善、可行的采購章程，在物資采購中嚴(yán)格執(zhí)行，增強(qiáng)物資采購的規(guī)范性，對物資采購過程中發(fā)生的爭議做到有規(guī)章制度可依。同時企業(yè)也要起到監(jiān)督的作用，除監(jiān)督采購章程是否嚴(yán)格執(zhí)行外，還應(yīng)對供貨商建立評價機(jī)制，對質(zhì)量保障良好、價格波動合理的的供貨商進(jìn)行記錄，在物資采購時優(yōu)先選擇，同樣，對于情況相反的供貨商，也應(yīng)記錄在冊，達(dá)到一定程度予以篩除永不續(xù)用。另外，對于為企業(yè)提供企業(yè)需求量較大的必須性物資的供貨商也可建立入股機(jī)制，互惠互利，共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)及責(zé)任，建立一榮俱榮一損俱損的合作關(guān)系。

5.規(guī)避不可抗力因素造成的影響

企業(yè)在物資采購過程中需考慮因不可抗力因素造成物資供應(yīng)不及時或物資價格波動較大的情況，通過分析預(yù)測不可抗力的發(fā)生，提前做好預(yù)防措施，在合理的范圍內(nèi)囤積物資，在產(chǎn)品生產(chǎn)中，保證物資供應(yīng)的可持續(xù)性。

（二）企業(yè)內(nèi)部物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理措施

1.明確采購目的

物資采購部門要樹立正確的采購目標(biāo)，不應(yīng)把價格最低化作為物資采購的唯一標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)綜合考慮物資的價格、質(zhì)量、時效、安全和適用等因素，在保障采購物資符合企業(yè)需求的前提下節(jié)約采購成本。不要因一味地追求價格低廉而導(dǎo)致物資缺乏安全性，從而禍及企業(yè)產(chǎn)品，毀損企業(yè)信譽(yù)，因小而失大[4]。

2.強(qiáng)化物資采購計(jì)劃

企業(yè)采購部門制定采購計(jì)劃后，運(yùn)用科學(xué)的辦法對采購計(jì)劃進(jìn)行審核和可行性分析。為保證采購計(jì)劃的順利執(zhí)行，應(yīng)對計(jì)劃采購數(shù)量與實(shí)際需求量是否一致、計(jì)劃物資到貨時間與實(shí)際物資需求時間是否吻合、計(jì)劃物資質(zhì)量是否符合企業(yè)要求安全標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式是否符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行重點(diǎn)核對。

3.慎重簽訂采購合同

采購合同是物資采購中必不可少的環(huán)節(jié)，既是對企業(yè)與供貨商彼此的約束，也是對雙方權(quán)益的保障，因此在簽訂采購合同時應(yīng)細(xì)致分析合同條款，避免發(fā)生因合同規(guī)定模糊或存在隱性條款而產(chǎn)生糾紛。同時，在簽訂合同前，采購人員應(yīng)對供貨商的企業(yè)信息、信譽(yù)情況、生產(chǎn)能力、內(nèi)部管理、物資質(zhì)量、售后服務(wù)和供貨能力等進(jìn)行調(diào)查，確保能夠與供貨商簽訂真實(shí)有效以及有能力執(zhí)行的采購合同。

4.嚴(yán)格物資驗(yàn)收制度

建立嚴(yán)格的物資驗(yàn)收制度，提升驗(yàn)收人員的專業(yè)素養(yǎng)，在制度與人員的配合下，按照物資采購合同約定嚴(yán)格把控物資采購的質(zhì)量、數(shù)量、品類等。物資經(jīng)專業(yè)驗(yàn)收人員驗(yàn)收合格后方可入庫，驗(yàn)收人員需對驗(yàn)收合格的物資簽字確認(rèn)，一旦發(fā)生糾紛用以明確驗(yàn)收責(zé)任[5]。

5.制定物資出庫標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，制定符合本企業(yè)的物資出庫標(biāo)準(zhǔn)，對于保質(zhì)期限短或者不易保存的物資要及時出庫，避免不必要的浪費(fèi)。例如，對物資按入庫時間進(jìn)行排序，出庫時按照先進(jìn)先出法予以出庫；時常查看物資保質(zhì)期限，對于臨近保質(zhì)期物資要及時處理，確保庫存物資得到充分利用。

6.建立全方位監(jiān)督機(jī)制

全方位監(jiān)督機(jī)制要求對物資采購過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，包括采購計(jì)劃的制定、招標(biāo)前的市場調(diào)研、招標(biāo)會的磋商、供貨商的確定、采購合同的簽訂、物資送抵企業(yè)的質(zhì)量檢查、物資入庫前的品類與數(shù)量核算、貨款的支付和物資的領(lǐng)用。其中采購計(jì)劃的制定、采購合同的簽訂、物資送抵企業(yè)的質(zhì)量檢查和貨款的支付四個環(huán)節(jié)是極易發(fā)生舞弊行為的環(huán)節(jié)，因此企業(yè)在全方位管控的同時要更加重點(diǎn)監(jiān)察這四個環(huán)節(jié)。

7.建立物資采購合同臺賬

合同保管部門在接收物資采購合同時，首先要查看采購合同正、副本及附件是否齊全，驗(yàn)收完畢方可接收。接下來要對合同的主要信息進(jìn)行提取登記，如合同編號、合同名稱、簽訂日期、供貨單位、合同標(biāo)的、合同金額、付款方式、合同期限、是否執(zhí)行完畢等建立詳細(xì)的物資采購合同臺賬，能夠更直觀地查看合同的執(zhí)行情況，以便于督促合同按期執(zhí)行。最后將物資采購合同按其供貨商名稱進(jìn)行整理分類、匯總排序、登記造冊、妥善保存，以便發(fā)生糾紛時快速查閱。

8.督促物資采購合同按約定執(zhí)行

每日查閱物資采購合同臺賬，對已按物資采購合同期限到達(dá)的物資及時通知驗(yàn)收人員，方便驗(yàn)收人員及時驗(yàn)收；對于應(yīng)到而未到的物資，也就是物資采購合同已到期而貨物未到的情況予以登記，及時與供貨商進(jìn)行溝通，督促供貨商按合同規(guī)定及時供貨，避免產(chǎn)生延時供貨的情況。對于供貨商非物資采購合同規(guī)定的不可抗力因素而產(chǎn)生的延時供貨行為，要及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，追究其違約責(zé)任。

9.按物資到達(dá)批次付款

為牽制供貨商保證采購物資的質(zhì)量，貨款應(yīng)按物資到貨驗(yàn)收合格后的時間分批打款，運(yùn)用此種付款方式，對于驗(yàn)收不合格項(xiàng)能夠及時予以減除，避免因物資問題發(fā)生爭議。許多供貨商因物資價格相較于其他供貨商同批次物資價格低廉或抓住企業(yè)急需物資的心理而要求企業(yè)預(yù)付全部貨款，此行為使企業(yè)在物資采購過程中處于劣勢地位，因此除非極特殊情況采用預(yù)付全款方式，其余建議采用物資批次付款法。

10.嚴(yán)格監(jiān)督采購部門和人員

為規(guī)避采購人員徇私的風(fēng)險(xiǎn)，將供貨商的調(diào)研與確定工作分?jǐn)偨o不同的采購人員，同時物資采購合同執(zhí)行中的各項(xiàng)工作也拆分到個人，達(dá)到各司其職又互相監(jiān)督的作用。另外，增強(qiáng)采購人員責(zé)任意識也是必不可少的，只有采購人員從自身出發(fā)杜絕采購風(fēng)險(xiǎn)，才是最為有效和直接的辦法。同時企業(yè)也要發(fā)揮監(jiān)督作用，嚴(yán)格督促采購部門與人員按制度執(zhí)行采購行為，從而達(dá)到規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)的目的。

[1]馬忠才.現(xiàn)代企業(yè)物資采購的監(jiān)督與控制探討[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2014（08）：26+28.

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[3] 劉蕓. 論物資采購工作中的廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理[J] .現(xiàn)代物業(yè)（上旬刊）， 2014，13（10）：20-22.

[4] 衣紅鸞，王金輝.石化企業(yè)物資采購價格控制方案探討[J].煉油與化工， 2014，25（04）：46-49+64.

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