企業物資采購風險管理探析

陳巧妹 陳策

[摘 要]企業的運營離不開物資采購、產品生產、商品銷售這三個過程，物資采購作為運營過程的開端，對企業的發展具有深遠影響。此外，物資采購是產品生產和商品銷售的基礎，物資采購環節出現任何問題都會影響產品生產和銷售預期目標的實現，因此需要對物資采購環節嚴格把關，規避其可能存在的風險和問題。文章從分析企業物資采購過程中常見的風險類型出發，提出企業物資采購風險管理措施，以期為企業的蓬勃發展略盡綿薄之力。

[關鍵詞]物資采購風險；風險管理；企業運營

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）04-0022-03

（一）物資采購

物資采購是指為企業購買產品生產及日常工作中所需的材料、設備和辦公用品等物資，其主要特點是以盡可能低的價格獲取符合企業產品生產及工作需要的物資，因此也導致了物資采購風險的產生。為保障物資采購業務的順利進行，企業需全面梳理采購流程，制定相應防范措施，增強采購風險管理，有效規避和降低采購風險，從而為企業發展提供優質物質保障[1]。

（二）物資采購風險

物資采購風險是指可能導致實際購買物資與預期目標物資產生差異的意外情況，為規避物資采購中的意外情況，需對物資采購風險進行管理。采購風險管理是指通過相應措施來分析導致采購風險產生的因素，對風險因素進行針對性的管控來降低采購風險發生的概率。

（一）物資采購中的外部風險

1.合同欺詐風險

合同欺詐主要是指供貨商采用虛假、欺騙和隱藏重要信息等手段與企業簽訂空頭或無效的合同。例如，供貨商利用偽造的企業信息或以虛假的產品為標的與企業簽訂購銷合同，在企業給付定金或貨款后逃之夭夭[2]。

2.采購價格風險

物資價格體系由供貨商在符合國家規定的范圍內操控，各供貨商在投標時惡意串通，哄抬物資價格，導致企業不能掌握物資實際價格，從而造成采購風險?；蛘咂髽I在未分析物資未來發展趨勢情況下，大量囤積該物資后該物資跌價，從而導致采購成本增加。

3.采購質風險

隨著科學技術日益發達，各類物資的替代品和仿制物資層出不窮，由于采購價格低廉，供貨商為提升利潤，為企業提供符合質要求的仿制物資，導致企業產品質量與性能受到影響，從而影響企業品牌信譽，對企業的生存與發展構成威脅。

4.供應商延期供貨風險

隨著國家政策的鼓勵，個人企業與小型微利企業大量興起，由于個別小型供貨商管理匱乏和組織不到位導致貨物供應不及時，從而導致企業不能按計劃獲取所需物資，無法為產品生產及時提供原料，給企業帶來延期交貨的風險。

5.技術進步風險

由于科技的進步，企業傳統產品可能被高新技術產品所替代，或者企業通過創新產品而導致所需原料發生變化，從而導致企業原有材料的浪費和堆積，增加企業成本庫存。企業在利用高新科技創新的同時，也要注意原材料的可持續利用，減少企業庫存風險。

6.采購中不可抗力風險

由于自然災害、經濟政策等不可抗力造成物資匱乏、價格浮動較大，導致供貨商延時供貨或提升價格供貨，從而影響企業產品生產成本和速度。例如，由于持續暴雨天氣，導致物資大量損毀，不能按約定時間正常供貨。企業日常運營中，應預估未來發展趨勢與風險，在合理范圍內囤積企業生產所必須的物資。

（二）物資采購中的內部風險

1.采購計劃存在的風險

由于物資采購部門的疏忽，對物資采購的到貨時間與需求時間、采購數量與需求數量計算失誤和未合理考慮運輸途中的影響因素導致制定的采購計劃不合理，造成實際物資采購與物資采購目標產生偏頗，影響企業產品生產。

2.采購合同風險

企業在簽訂購銷合同時，未能發現合同中的隱形不利條款和合同中存在的虛假信息，或未明確合同中的含糊不清條款，導致企業在合同執行中處于劣勢地位。企業在簽訂合同前應請相關人員仔細研讀合同，將合同中存在的風險一一規避，從而發揮合同應有的效力。

3.采購驗收風險

由于驗收人員的缺失或失誤，在物資運抵企業后，在未達到購銷合同規定的數量、品類、質量和價格時直接入庫，導致企業庫存物資未達到預定目標。物資是生產產品的基礎，物資的質量決定產品生產的質量，產品的質量是企業的口碑與信譽，直接影響到企業未來的發展。

4.采購庫存風險

采購庫存風險是指物資因市場價格波動、物資保質時效、物資大量積壓等造成物資價值下跌，導致企業庫存壓力增大，成本占用資金增加。成本是利潤的重要組成部分，與利潤成反比關系，成本的增加勢必導致企業利潤的減少。

5.采購部門或個人缺乏責任風險

采購部門和采購人員是物資采購最直接的接洽者，如果采購人員缺乏責任意識，與供貨商同流合污，從而購進不符合企業質量和安全要求的物資，加之采購部門管理松弛，則會導致不符合質量和安全要求的物資進入到企業，從而導致企業發生虧損。因此，采購部門應嚴格執行采購制度以及注重采購人員職業道德的培養，保障企業物資采購環節的正常運行。

6.預付貨款存在的風險

預付貨款是指企業為加快獲得產品急需物資或因價格低廉而預先支付供貨商貨款，此種方式購進貨物雖然能降低產品成本和加快物資運抵時間，但是也存在極大的弊端，一旦出現物資數量不符或者質量偏差等問題，容易使企業處于被動地位。

（一）針對外因物資采購風險管理措施

1.利用高新技術創造物資價值最大化

將長期積壓在倉庫的物資整理歸集，采用高新技術，利用長期積壓物資創新產品，或對積壓物資再加工得到新的有用物資，從而增加庫存物資利用率，減少企業庫存壓力，實現物資價值最大化[3]。

2.嚴格供貨商的選擇標準

在企業招標前，對所有參加招標會的供貨商進行嚴格的資格審查，提前篩除明顯失信、內部管理不健全、建立不正規、物資品類少、無法滿足企業需求的供貨商。同時，物資采購員應提前了解所需物資市場，對物資進行針對性的市場調研，調查所需物資當前市場供求狀況、市場價格水平、未來價格波動及發展趨勢，為招標會上鑒別各供貨商價格是否合理和與之磋商提供數據支持，從而挑選出最為適合的供貨商，減少招標會挑選的工作量和提升招標會的篩選效率。

3.保證供貨商的連續性

招標完成后，每種物資至少保證擁有兩家供貨商，每種物資最好確定2～3家供貨商，物質采購時可輪流購買或在主要供貨商與輔助供貨商處分別購買。采用此種辦法，首先能夠保證企業對物資價格變動的全方位把握，對采購價格進行嚴格管控；其次增強供貨商間的危機意識與競爭壓力，使各供貨商嚴格把控物資質量與物資價格，嚴格執行合同內容；最后保障物資供應的充盈性與連續性，當一家供貨商無法提供所需物資時，可向另一家供貨商購買，保證物資購買的靈活性。

4.強化供貨商的管理

企業針對采購部門與供貨商對接流程制定一套合理、規范、嚴格、完善、可行的采購章程，在物資采購中嚴格執行，增強物資采購的規范性，對物資采購過程中發生的爭議做到有規章制度可依。同時企業也要起到監督的作用，除監督采購章程是否嚴格執行外，還應對供貨商建立評價機制，對質量保障良好、價格波動合理的的供貨商進行記錄，在物資采購時優先選擇，同樣，對于情況相反的供貨商，也應記錄在冊，達到一定程度予以篩除永不續用。另外，對于為企業提供企業需求量較大的必須性物資的供貨商也可建立入股機制，互惠互利，共同承擔風險及責任，建立一榮俱榮一損俱損的合作關系。

5.規避不可抗力因素造成的影響

企業在物資采購過程中需考慮因不可抗力因素造成物資供應不及時或物資價格波動較大的情況，通過分析預測不可抗力的發生，提前做好預防措施，在合理的范圍內囤積物資，在產品生產中，保證物資供應的可持續性。

（二）企業內部物資采購風險管理措施

1.明確采購目的

物資采購部門要樹立正確的采購目標，不應把價格最低化作為物資采購的唯一標準，而應綜合考慮物資的價格、質量、時效、安全和適用等因素，在保障采購物資符合企業需求的前提下節約采購成本。不要因一味地追求價格低廉而導致物資缺乏安全性，從而禍及企業產品，毀損企業信譽，因小而失大[4]。

2.強化物資采購計劃

企業采購部門制定采購計劃后，運用科學的辦法對采購計劃進行審核和可行性分析。為保證采購計劃的順利執行，應對計劃采購數量與實際需求量是否一致、計劃物資到貨時間與實際物資需求時間是否吻合、計劃物資質量是否符合企業要求安全標準、運輸方式是否符合預算標準等進行重點核對。

3.慎重簽訂采購合同

采購合同是物資采購中必不可少的環節，既是對企業與供貨商彼此的約束，也是對雙方權益的保障，因此在簽訂采購合同時應細致分析合同條款，避免發生因合同規定模糊或存在隱性條款而產生糾紛。同時，在簽訂合同前，采購人員應對供貨商的企業信息、信譽情況、生產能力、內部管理、物資質量、售后服務和供貨能力等進行調查，確保能夠與供貨商簽訂真實有效以及有能力執行的采購合同。

4.嚴格物資驗收制度

建立嚴格的物資驗收制度，提升驗收人員的專業素養，在制度與人員的配合下，按照物資采購合同約定嚴格把控物資采購的質量、數量、品類等。物資經專業驗收人員驗收合格后方可入庫，驗收人員需對驗收合格的物資簽字確認，一旦發生糾紛用以明確驗收責任[5]。

5.制定物資出庫標準

根據企業實際情況，制定符合本企業的物資出庫標準，對于保質期限短或者不易保存的物資要及時出庫，避免不必要的浪費。例如，對物資按入庫時間進行排序，出庫時按照先進先出法予以出庫；時常查看物資保質期限，對于臨近保質期物資要及時處理，確保庫存物資得到充分利用。

6.建立全方位監督機制

全方位監督機制要求對物資采購過程的各個環節進行監督，包括采購計劃的制定、招標前的市場調研、招標會的磋商、供貨商的確定、采購合同的簽訂、物資送抵企業的質量檢查、物資入庫前的品類與數量核算、貨款的支付和物資的領用。其中采購計劃的制定、采購合同的簽訂、物資送抵企業的質量檢查和貨款的支付四個環節是極易發生舞弊行為的環節，因此企業在全方位管控的同時要更加重點監察這四個環節。

7.建立物資采購合同臺賬

合同保管部門在接收物資采購合同時，首先要查看采購合同正、副本及附件是否齊全，驗收完畢方可接收。接下來要對合同的主要信息進行提取登記，如合同編號、合同名稱、簽訂日期、供貨單位、合同標的、合同金額、付款方式、合同期限、是否執行完畢等建立詳細的物資采購合同臺賬，能夠更直觀地查看合同的執行情況，以便于督促合同按期執行。最后將物資采購合同按其供貨商名稱進行整理分類、匯總排序、登記造冊、妥善保存，以便發生糾紛時快速查閱。

8.督促物資采購合同按約定執行

每日查閱物資采購合同臺賬，對已按物資采購合同期限到達的物資及時通知驗收人員，方便驗收人員及時驗收；對于應到而未到的物資，也就是物資采購合同已到期而貨物未到的情況予以登記，及時與供貨商進行溝通，督促供貨商按合同規定及時供貨，避免產生延時供貨的情況。對于供貨商非物資采購合同規定的不可抗力因素而產生的延時供貨行為，要及時向相關領導報告，追究其違約責任。

9.按物資到達批次付款

為牽制供貨商保證采購物資的質量，貨款應按物資到貨驗收合格后的時間分批打款，運用此種付款方式，對于驗收不合格項能夠及時予以減除，避免因物資問題發生爭議。許多供貨商因物資價格相較于其他供貨商同批次物資價格低廉或抓住企業急需物資的心理而要求企業預付全部貨款，此行為使企業在物資采購過程中處于劣勢地位，因此除非極特殊情況采用預付全款方式，其余建議采用物資批次付款法。

10.嚴格監督采購部門和人員

為規避采購人員徇私的風險，將供貨商的調研與確定工作分攤給不同的采購人員，同時物資采購合同執行中的各項工作也拆分到個人，達到各司其職又互相監督的作用。另外，增強采購人員責任意識也是必不可少的，只有采購人員從自身出發杜絕采購風險，才是最為有效和直接的辦法。同時企業也要發揮監督作用，嚴格督促采購部門與人員按制度執行采購行為，從而達到規避采購風險的目的。

[1]馬忠才.現代企業物資采購的監督與控制探討[J].財經界（學術版），2014（08）：26+28.

[2] 程天龍.關于物資采購風險管理的思考[J] .中國商貿，2014（15）：66-67.

[3] 劉蕓. 論物資采購工作中的廉政風險防范管理[J] .現代物業（上旬刊）， 2014，13（10）：20-22.

[4] 衣紅鸞，王金輝.石化企業物資采購價格控制方案探討[J].煉油與化工， 2014，25（04）：46-49+64.

[5] 孫朝陽.電力物資采購管理的風險防范研究[J] .科技信息，2014（13）：358.