企業(yè)合同審核過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防范策略探討

周 淼

（廣東省中小企業(yè)服務(wù)中心（廣東省生產(chǎn)服務(wù)業(yè)促進(jìn)中心），廣東 廣州 510030）

買賣合同是商品交換或提供服務(wù)的一種法律形式，具有法律效應(yīng)，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營中離不開對(duì)買賣合同的應(yīng)用。同時(shí)，合同也是交易雙方建立信用、獲取信任的重要途徑。為此，合同所包含的各項(xiàng)條款內(nèi)容均需要做好審核工作，以此提高企業(yè)對(duì)合同的掌控力度，有效規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素。企業(yè)需要確保簽訂合同的過程符合目標(biāo)任務(wù)完成的實(shí)質(zhì)要求、符合單位內(nèi)部的程序化規(guī)定、符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)范和要求。部門人員審核過程中要嚴(yán)格遵守與之相關(guān)的法律法規(guī)，避免與強(qiáng)制性規(guī)范產(chǎn)生沖突導(dǎo)致合同條款和約定無效，同時(shí)認(rèn)真摸查簽訂合同的另一方當(dāng)事人是否擁有簽約能力、履約能力。

一、合同審核的要點(diǎn)

1.合同主體是否適格

對(duì)于所有種類的合同而言，主體享有訴訟實(shí)施權(quán)，即適格與否是需要重點(diǎn)審核的指標(biāo)，所以，在審核環(huán)節(jié)需要將另一方合同當(dāng)事人的工商登記信息、經(jīng)營許可證、經(jīng)營范圍、資質(zhì)進(jìn)行考察。當(dāng)合同相對(duì)方為自然人時(shí)，應(yīng)將其身份證等信息作為合同附件以證實(shí)其有簽約能力。例如，合同相對(duì)方為分公司時(shí)，還需查證其是否有簽約主體資格；合同相對(duì)方為個(gè)人獨(dú)資企業(yè)，是以個(gè)人名義簽訂合同抑或是以企業(yè)名義簽訂合同；簽約代表的授權(quán)范圍等。

2.合同內(nèi)容和程序是否合法

審查合同過程中需要運(yùn)用相關(guān)法律法規(guī)，這其中會(huì)涉及多種法律法規(guī)條款。例如，對(duì)履約地的約定、對(duì)不動(dòng)產(chǎn)和動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓等方式的約定是否與國家強(qiáng)制性規(guī)范相沖突，同時(shí)，需要對(duì)抵押物進(jìn)行必要查冊(cè)，避免因受償順序?qū)е录悍絺鶛?quán)無法實(shí)現(xiàn)。如果合同中的交易方式、爭議解決方式等內(nèi)容存在法律強(qiáng)制性規(guī)定，雙方需要遵守條款規(guī)定，以充分確保合同的執(zhí)行效果。另外，雖然內(nèi)部簽約程序的設(shè)定只產(chǎn)生約束內(nèi)部的效果，但內(nèi)部程序的不嚴(yán)謹(jǐn)不嚴(yán)格而產(chǎn)生的問題，往往會(huì)產(chǎn)生直接的對(duì)外效果。同時(shí)，在審核過程中只有使用法人合同專用章完成合同簽訂才能確保合同權(quán)益得到發(fā)揮，如果使用其他印章，很可能導(dǎo)致合同功能失效。

3.權(quán)利義務(wù)是否明確、具體，表述是否規(guī)范

需要確定合同中的各類約定都指向一個(gè)主題，如果約定存在模棱兩可、相互沖突的問題，很可能不利于己方維權(quán)。特別是當(dāng)己方為格式合同的制定者時(shí)，往往會(huì)采取不利于格式合同制定方的解釋。若為保證安全交易，應(yīng)對(duì)合同內(nèi)的各項(xiàng)權(quán)利義務(wù)劃分界限，防止合同存在風(fēng)險(xiǎn)問題。合同嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的表述是一份標(biāo)準(zhǔn)合同的重要指標(biāo)之一，模糊不清的表述，例如，“等”字的濫用，往往給對(duì)方以可乘之機(jī)；“定金”和“訂金”的區(qū)分，直接關(guān)系是否資金返還、雙倍賠償?shù)葐栴}；過于考慮己方利益而將損失、風(fēng)險(xiǎn)全部歸于合同相對(duì)方承受，則可能導(dǎo)致因違反公平原則而使合同無效或部分無效的結(jié)果。

4.交易目的是否滿足

交易目的是貫徹合同的主線，對(duì)于后續(xù)變更合同、糾紛時(shí)合同的解釋具有重要作用。在合同起草簽訂過程中須確保其內(nèi)容是根據(jù)雙方當(dāng)事人的具體需求而建立的，如果雙方存在合同糾紛，則需要進(jìn)行合同變更，所以，在合同的正文前可以簡述簽訂合同的目的。通過設(shè)立合同目的的表述，對(duì)產(chǎn)生糾紛后的解釋、糾紛處理原則具有指導(dǎo)意義。通過優(yōu)先考慮合同目的，能夠避免和減少出現(xiàn)雙方交易糾紛，并豐富相應(yīng)條款。例如，當(dāng)遇到惡劣天氣或交通情況受阻的情況下，可靈活采取對(duì)易腐易壞等商品進(jìn)行緊急變賣處理，而非不顧實(shí)際情況，固守條款約定導(dǎo)致商品腐爛變質(zhì)。此時(shí)應(yīng)按照合同目的，善意促進(jìn)合同的履行，推定合同相對(duì)方同意；對(duì)合同兜底性的“等、其他”的表述進(jìn)行解釋，合同目的也是解釋的一項(xiàng)重要依據(jù)。

5.合同內(nèi)部審核要設(shè)有專人把關(guān)

合同是對(duì)外合作溝通的重要文件之一，代表著雙方的意思表示。然而在合同審批流轉(zhuǎn)期間往往涉及業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等多部門，各部門從部門職能提出的意見可能出現(xiàn)一致、有所參差甚至完全相悖的情況。因此，當(dāng)各部門提出意見后，往往需要專門人員進(jìn)行匯總整合、溝通協(xié)調(diào)，如何將模糊甚至可能有沖突的各方意見整合為單位（法人）整體意見，并翻譯成法律語言體現(xiàn)在合同上，顯得尤為重要。

6.合同審核要關(guān)注效率和風(fēng)險(xiǎn)

合同審核要同時(shí)對(duì)合同的可行性進(jìn)行研判，在執(zhí)行效率和風(fēng)險(xiǎn)把控兩者中尋找平衡點(diǎn)。作為甲方，過于嚴(yán)厲苛刻的合同不僅有違公平原則，也可能造成合同無法履行導(dǎo)致工作難以推進(jìn)的情況；而過于寬松的合同，則容易帶來風(fēng)險(xiǎn)隱患，一旦產(chǎn)生糾紛則將使己方處于被動(dòng)地位。因此，合同審核工作不僅要從法律、業(yè)務(wù)層面考慮，也要有一定的組織協(xié)調(diào)能力，更要擅長從效率和風(fēng)險(xiǎn)兩者之間尋找平衡點(diǎn)，既要高效率也盡量地減少和降低風(fēng)險(xiǎn)。合同審核不僅考驗(yàn)專業(yè)知識(shí)，也同樣考驗(yàn)執(zhí)業(yè)素質(zhì)。

二、合同風(fēng)險(xiǎn)的表現(xiàn)類型

1.合同簽訂過程中帶來的風(fēng)險(xiǎn)

這類風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生主要是在簽訂過程中對(duì)合同價(jià)格、付款方式、履約條件、結(jié)算條款等產(chǎn)生的異議，導(dǎo)致潛在簽約風(fēng)險(xiǎn)，所以此類風(fēng)險(xiǎn)就必須在合同審核的時(shí)候進(jìn)行認(rèn)真把關(guān)。例如，對(duì)合同的價(jià)格是采用固定價(jià)格還是浮動(dòng)價(jià)格、合同金額是否含稅、對(duì)稅務(wù)發(fā)票是需要增值稅專用發(fā)票還是普通發(fā)票；對(duì)結(jié)算方式是一次性結(jié)算還是采取留質(zhì)保金、銀行保函等方式；設(shè)定給對(duì)方的義務(wù)是否明確、重要條款是否作了明顯提示性標(biāo)記等。如果對(duì)上述內(nèi)容和條款把握不準(zhǔn)，則將給后期執(zhí)行帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外，在合同簽訂之前的商榷階段，需要保留關(guān)鍵信息的書面溝通材料。例如，在大額訂單簽訂前，履約方往往會(huì)為準(zhǔn)備履行合同做準(zhǔn)備工作，此時(shí)會(huì)消耗一定的人力和物力，但合同并未正式訂立，因此要謹(jǐn)防對(duì)方是否存在為假借訂立合同，惡意進(jìn)行磋商，是否存在故意隱瞞與訂立合同有關(guān)的重要事實(shí)或者提供虛假等情況。因此，可在合同審核時(shí)設(shè)定一定條件達(dá)成、一定期限屆滿即生效的約定，即附加生效條件、期限的合同。

2.合同履約方面的風(fēng)險(xiǎn)

這類風(fēng)險(xiǎn)多存在于較為具體和特殊的情況，包括自身的和客觀的原因難以執(zhí)行而被對(duì)方起訴、對(duì)方不能正常履行合同需要按法律流程起訴、國家政策等外部環(huán)境的變化等方面的原因，在這種風(fēng)險(xiǎn)情況下，就需要合同的管控方充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過采取積極措施提前介入處理，從維護(hù)己方利益的角度出發(fā)，對(duì)合同爭議條款進(jìn)行解釋和溝通，本著友好協(xié)商的原則盡量促成合同目的達(dá)成，通過變更合同、簽訂補(bǔ)充協(xié)議等方式做出雙方都認(rèn)可的讓步，以促共贏。在無法協(xié)商的情況下，如何使仲裁或訴訟能夠更便于己方行權(quán)則顯得尤為重要。故此，合同審核階段即要將此類情形充分考慮，在合同中約定更便于己方的仲裁、訴訟方式和管轄法院，為后期維權(quán)提前做好鋪墊工作。

三、企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別方法

1.考察法

如果合同涉及交易金額過大，并且對(duì)交易方的信譽(yù)不了解的情況下，可以考慮通過實(shí)地考察的方法，分析合同交易方的資質(zhì)和信譽(yù)，也可通過走訪其他與之合作過的企業(yè)溝通了解相關(guān)情況，確定其提供的商品（服務(wù)）是否符合合同預(yù)期。進(jìn)行實(shí)地考察前，一定要對(duì)合同所可能涉及的各個(gè)方面進(jìn)行分析，準(zhǔn)備好相應(yīng)的資料，帶著問題、有針對(duì)性地進(jìn)行考察和分析，獲取對(duì)合同簽訂有力的證據(jù)資料。合同中涉及作為履約保證的抵押物時(shí)，還須盡可能對(duì)抵押物進(jìn)行查冊(cè)，查明抵押物是否一物多押、受償順序是否優(yōu)先等具體情況。

2.測試法

根據(jù)測試法模式分階段地對(duì)合同進(jìn)行測試，查找在有效期內(nèi)合同各階段存在的風(fēng)險(xiǎn)以及控制缺陷，對(duì)其存在的潛在影響進(jìn)行分析，并從整體確定風(fēng)險(xiǎn)的重要程度，制定風(fēng)險(xiǎn)防范方案。合同測試的主要目的就是全過程跟蹤合同的執(zhí)行控制過程，對(duì)整個(gè)合同執(zhí)行期內(nèi)的變化進(jìn)行反饋，降低風(fēng)險(xiǎn)，例如，因宏觀政策變化導(dǎo)致合同不能如約履行，應(yīng)及時(shí)地與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)；如果因合同方經(jīng)營不善等原因?qū)е潞贤磥砗茈y執(zhí)行下去，應(yīng)立即采取相應(yīng)的措施降低風(fēng)險(xiǎn)。

3.分析法

針對(duì)合同方與其他合作方建立的合同關(guān)系進(jìn)行審查，并深入分析相對(duì)方的財(cái)務(wù)往來數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)資料以及企業(yè)歷史管理資料等信息，并結(jié)合現(xiàn)今市場環(huán)境發(fā)展趨勢和未來可能變更的法律條款，判斷對(duì)方是否具有履約實(shí)力，明確其中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略。采用分析法需要企業(yè)的合同審核人員建立單位合同管理檔案庫，由簽約部門對(duì)擬簽約合同方資質(zhì)等進(jìn)行審核、服務(wù)比價(jià)。同時(shí)，合同審核人員形成檔案庫詳細(xì)記錄，分析合同方的履約情況、信譽(yù)資質(zhì)、經(jīng)營管理狀況等方面，及時(shí)反饋到合同的執(zhí)行過程中。

四、加強(qiáng)合同管理的相關(guān)策略

1.嚴(yán)格遵守合同簽訂流程規(guī)定

企業(yè)在簽訂合同時(shí)需嚴(yán)格按照流程規(guī)定分步驟進(jìn)行，通常合同管理負(fù)責(zé)人主要來自業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、合同管理部門的工作人員。各部門在管理合同時(shí)應(yīng)考慮機(jī)構(gòu)、制度、人員這三項(xiàng)條件，并且管理和統(tǒng)計(jì)合同的部門由合同管理部門承擔(dān)，同時(shí)也負(fù)責(zé)監(jiān)督合同執(zhí)行狀態(tài)，具有履行行政管理合同的職權(quán)；財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)監(jiān)管合同經(jīng)費(fèi)。在簽訂合同之前，這三個(gè)部門應(yīng)先調(diào)查和了解合同主體的自信度、履約能力是否可信，且遵守相關(guān)法律條文，如果合同涉及金額較大，需要管理合同的工作人員與財(cái)務(wù)部門一同參與談判環(huán)節(jié)，合同登記表由業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行填寫，并填列簽訂合同的具體時(shí)間、合同相對(duì)方所處單位、項(xiàng)目名稱、合同執(zhí)行期、前期審查情況等。并將登記表和合同文稿一起提交給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核，簽署審核建議后將其再次轉(zhuǎn)交到財(cái)務(wù)部門審核。

2.規(guī)范合同審核管理

合同審核是合同簽訂環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，各部門都要發(fā)揮自身的職能加強(qiáng)對(duì)合同的審核力度。例如，在審核時(shí)財(cái)務(wù)部門需要結(jié)合國家有關(guān)法規(guī)條款和財(cái)務(wù)制度，在考慮風(fēng)險(xiǎn)資金、稅收籌劃的前提下，根據(jù)前期調(diào)研、談判狀況審計(jì)合同文稿，在簽署審核建議后轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。合同的終稿審核應(yīng)是在所有合同流程走完后匯集到經(jīng)辦人，經(jīng)辦人根據(jù)各部門提出的修改意見與合同對(duì)方進(jìn)行溝通，完善合同簽訂過程。在合同簽訂審核時(shí)，如遇到合同所涉及金額過大，合同審核人員提交的合同決議必須由公司的決策會(huì)議進(jìn)行討論、通過，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。在合同未正式生效前，經(jīng)辦部門不可擅自履行合同內(nèi)容，應(yīng)積極地配合合同審核人員做好審核管理工作，防止先履行義務(wù)再簽訂合同的情況發(fā)生，避免給公司帶來被動(dòng)的影響。同時(shí)，合同審核人員要對(duì)所有簽訂的合同進(jìn)行登記管理，整理成卷，為后續(xù)的檔案查詢提供方便，并將合同審核發(fā)現(xiàn)的問題在單位內(nèi)部進(jìn)行傳閱，以避免同類型審核問題再次地出現(xiàn)。

3.加強(qiáng)合同后續(xù)管理

管理人員對(duì)合同登記表進(jìn)行裝訂工作，形成合同臺(tái)賬，并根據(jù)性質(zhì)對(duì)合同進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，并對(duì)合同文本的份數(shù)、附件、處置記錄、履行情況記錄、糾紛處理記載等定期進(jìn)行整理匯總，并建立檔案。正式簽訂合同后需要一式兩份或根據(jù)各單位要求的份數(shù)準(zhǔn)備，其中必須提交給綜合管理檔案部門一份。此外，也可以提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行備案，財(cái)務(wù)部門在后續(xù)付款的時(shí)候需要根據(jù)合同的內(nèi)容跟進(jìn)下審核，查看是否滿足合同支付條件。合同的執(zhí)行期間，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)收集合同執(zhí)行過程中的資料，包括相應(yīng)的支付憑證、變更內(nèi)容、補(bǔ)充附件等，如果涉及對(duì)合同的重大影響事項(xiàng)，應(yīng)單獨(dú)對(duì)合同的事項(xiàng)走內(nèi)部流程進(jìn)行決策，制定完善的應(yīng)對(duì)措施。通過嚴(yán)格化的合同管理工作，能夠優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部合同管理制度，與此有關(guān)的部門之間也能夠相互督促，互相銜接，這種方式在一定程度上能夠減少企業(yè)經(jīng)營環(huán)節(jié)產(chǎn)生的個(gè)人不良行為或者領(lǐng)導(dǎo)者過度集權(quán)的問題，并可降低資金風(fēng)險(xiǎn)以及經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語

綜上所述，合同帶有一定的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)，并且在簽訂完成后受法律保護(hù)，交易雙方只有在完成合同簽訂的環(huán)節(jié)后才能進(jìn)行后續(xù)的合作。為加強(qiáng)合同簽訂的安全性，應(yīng)加強(qiáng)合同審核力度，做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判工作，并且在合同運(yùn)行期間，應(yīng)全面履行其合同規(guī)定的條款，存在爭議時(shí)，及時(shí)整理、收集證據(jù)，以此維護(hù)自身權(quán)益，并堅(jiān)持零訴訟，以此促進(jìn)企業(yè)有序、健康地發(fā)展。