房屋建筑工程竣工檔案資料的整理與歸檔研究

楊碧慧

摘 要：在房屋建筑工程的檔案管理中，竣工檔案資料是重要的文件資源，反映了房屋建筑工程建設的全過程，是一項歷史記錄的數據資源，相關部門在建設檔案的管理中，要對竣工檔案資料加強規劃、整理和歸檔，保證信息資料的真實性、全面性。本文分析了房屋建筑工程竣工檔案資料的整理和歸檔策略。

關鍵詞：房屋建筑;工程;竣工檔案;資料

一、強調檔案資料內容的規范性

在房屋建筑工程的竣工檔案資料整理和歸檔中，需要根據一定的規范要求，保證資料內容的規范性，因為在房屋建筑工程的圖紙編制等各個環節，均是有著明確的要求的，要在整理和歸檔房屋建筑工程竣工檔案資料時，強調規范性，加強監管力度，在檔案資料的整理和歸檔各個環節，強調規范化、精細化的管理。例如使用的紙張，要根據檔案的要求，保證一定的整潔性，字跡清晰、圖樣規范，避免隨意對資料進行涂改或未經許可修改資料等情況，若是必須要進行資料修改，則需要由相關的責任人簽字確認、加蓋公章等，才能夠進行資料的修改。在資料管理中，要保證內容的規范性、全面性，收集資料過程中，要保證原始資料、監管報告、竣工書等內容全面。在最終的整理和歸檔竣工檔案資料環節，要根據具體的收尾工作要求，將不同的資料內容分類存放，分類成冊，制定明確的目錄，保證目錄和內容相符，落實房屋建筑工程竣工檔案資料的管理目標，提高整理和歸檔竣工檔案資料的規范化水平，避免資料丟失等問題，為后續的工程運作、維護提供資料上的依據和支持[1]。相關人員需要對重要的文件政策加強了解，例如檔案法、驗收規程，定期的參與的專業知識的培訓中，提高進攻檔案資料的整理和歸檔水平，加大對資料管理的力度，了解房屋建筑工程竣工檔案資料的管理規范和制度內容，細化各項制度并踐行到實際的工作實踐中。對于行政部門的房屋建筑工程竣工檔案管理人員要進行定期的宣傳和再教育，促使其強化檔案管理的意識，提高檔案資料的管理水平，重視房屋建筑工程竣工檔案資料的整理和科學歸檔，保證各項工作全面規劃和目標統一，提高房屋建筑工程竣工檔案資料的整理與歸檔的規范性效果[2]。

二、監管施工過程

為了保證房屋建筑工程竣工檔案的完整性、準確性和真實性，需要在日常的管理工作中，加強對施工過程的監督，建立起完善嚴格的施工監管機制，房屋建筑工程的竣工資料檔案管理工作人員要前往施工現場，對施工的各項流程加強管控，形成跟進、監督和約束的作用，及時發現施工中存在的問題，并落實有效的解決方案。進行全面的資料搜集工作，與監理工作人員之間形成密切配合的關系，對工程現場和檔案資料的信息進行詳細的研究，保證工程進展和資料整理在進度和方向上的一致性，在實施房屋建筑工程建設的過程中，要由建設部門、監管部門共同的進行質量驗收，保證最終的竣工驗收資料質量可靠，內容全面、具體。在竣工驗收環節，房屋建筑工程的竣工資料檔案管理人員要進行集中檢查，對檔案資料的整理情況加強檢驗，保證資料信息的準確性[3]。

三、加強竣工檔案的移交驗收管理

在房屋建筑工程的竣工檔案資料管理中，由于整個項目涉及到了多個流程，周期長，投資范圍廣泛，因此在管理竣工檔案資料時，也有著較大的工作量，在對竣工檔案資料進行移交和驗收的環節，必須要全面保證資料信息的完整性，做好對竣工檔案的合理移交和全面驗收。對于不同部門和項目的資料，要劃分開來，進行分層次的移交，最終統一進行正式的檢查工作、驗收工作，在實施竣工檔案資料的移交和驗收環節，合理的分配人員，在初次的整理驗收中，保證房屋建筑工程竣工檔案資料的完整性和準確性，詳細的記錄目前在竣工檔案資料中存在的問題，并標記整改的方案和方法，完善驗收報告的內容，進行第一次的提交。部分項目驗收合格，需要將資料的使用范圍保管單位標注清晰，保證使用單位能夠進行有效的維護，提高使用的及時性。正式進行房屋建筑工程竣工資料的驗收之前，各部門人員要相互對接，匯總和整理整個工程的所有資料，例如與監理單位、施工單位等的檔案資料管理人員，進行主動的對接，共同對上級部門的驗收活動，提供依據和支持，要保證在竣工環節實施多重審核工作[4]。

四、提高檔案管理人員的專業素養

在實施房屋建筑工程竣工檔案資料的整理和歸檔工作過程中，行政部門的檔案管理人員是否具備較強的專業能力、職業素養，直接影響著最終的檔案管理成果，因此房屋建筑工程竣工檔案資料的管理人員要擔負起行政職能，加強對房屋建筑工程竣工檔案資料的有效整理和全面歸檔，提高自身的專業能力、職業素養。強化對竣工資料檔案管理工作重要性的明確認識，了解到竣工資料檔案管理的重要性，將其參考、審核、驗收、維護功能利用起來，保證房屋建筑工程的經濟效益、綜合效益。檔案管理人員要強化責任意識，有效、準確的收集檔案信息，防止后續出現房屋建筑項目的隱患現象，關注竣工資料檔案的真實性，防止出現失真或缺失問題，配置專業型的人才，負責房屋建筑工程的檔案資料管理工作。定期的組織和實施檔案管理的培訓，將檔案管理工作的法律法規、管理標準、基本常識、工作內容要點和專業技能等，作為培訓的主要方向，提高房屋建筑工程竣工資料檔案管理人員的專業能力和職業素養，保證檔案管理人才隊伍的穩定性5]。

五、結語

綜上所述，房屋建筑工程竣工檔案資料的管理工作是一項復雜的內容，在整理、歸檔等各個環節，涉及到了繁瑣的程序。行政部門在整理和歸檔房屋建筑工程竣工檔案資料過程中，要不斷的提高管理水平，加強對專業知識和技能的了解與掌握，保證房屋建筑工程竣工檔案資料整理和歸檔準確性、完整性，將房屋建筑工程項目的施工過程驗收過程的反映出來，真實的記錄竣工資料，提高檔案管理水平。

參考文獻：

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[4]嚴峰，高華.淺析竣工資料管理策略與運行方式[J].辦公室業務，2019（14）：39.

[5]曹艷妮.工程檔案收集過程中的若干難點及解決辦法[J].蘭臺世界，2019（S1）：188-189.