OA辦公系統在疾控公文管理中的應用分析

文/北京市疾病預防控制中心 王佩

隨著電子信息化和辦公軟件技術的不斷發展，OA辦公系統已經在各級企事業單位中被廣泛應用，逐漸取代了原有的紙質公文管理模式，有效提高了公文管理的質量和效率，尤其是在新冠疫情防控下的疾控公文管理中發揮著十分重要的作用，對疾控工作體系產生了巨大影響。

一、OA辦公系統中的公文管理

辦公自動化（OA，即Office Automation），是指把辦公的特定流程或環節與日常的事務聯系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區的流轉、審批以及發布等方面實現方便的共享，以提高辦公效率。

OA辦公系統在公文管理中的使用可以實現對公文的規范化管理，一般OA辦公系統中的公文管理分為收文管理、發文管理、公文查詢、公文督辦等模塊。收文管理，主要是處理上級單位及外來單位來文的接收、擬辦、送呈辦、傳閱、簽批意見等工作，實現外來文件的順利傳達及存檔功能。收文管理模塊中包含收文管理、公文流轉管理、公文信息查詢等內容。發文管理，主要用于單位內部的發文工作，實現文件的起草、審核、簽發、校對、套用紅頭、蓋章、發布、歸檔等流程的管理。

二、疾控公文管理的重要性

疾控中心承擔著傳染性疾病、慢性非傳染性疾病、病媒生物傳播疾病等預防與控制；突發公共衛生事件應急處置和疫情報告和信息管理；食品衛生、環境衛生、放射衛生和職業衛生等健康危害因素的監測與干預；居民的健康教育與健康促進和科研教學；重大政治、經濟、社會活動的公共衛生保障、反恐怖襲擊應急等工作和任務。近年來，在應對突如其來、席卷全球的新冠肺炎疫情過程中，疾控中心作為主力軍之一，承擔著流行病學調查、核酸檢測、消殺等重任，為我國現如今取得的疫情防控成績貢獻著巨大的力量。

公文是上傳下達、溝通協調各部門工作的紐帶與橋梁，公文管理是在疾控工作中工作量較大的基礎性和日常性工作，也是行政管理工作中的重要職責和任務之一，更是有序開展其他工作的基礎和基石。疾控中心在日常工作中會收到許多涉及疾病預防控制的公文，尤其是自新冠疫情以來，涉及大量疫情防控的相關數據等資料。這些公文專業性極強、涉密程度極深，具有極強的嚴肅性和機密性，需嚴格控制知悉范圍。因此，公文管理的質量和效率直接影響疾控整體工作的質量和水平，處理好公文對疾控工作特別是對新冠疫情防控的順利開展有著十分重要的意義，而完善的OA辦公系統是對公文管理質量和效率的重要保障。

三、OA辦公系統在公文管理應用中的優勢

（一）提高公文處理效率，加快信息傳遞流通。在新冠疫情防控下，疾控中心每天需對接大量公文，傳統紙質公文的呈閱、批轉、印制、裝訂、分發等都需要專職人員來完成，不僅需要大量的人力資源，還造成紙張、筆墨等耗材和工作時間的浪費。紙質公文審批程序繁瑣，如需要多個科室綜合處理的，則需要多個分管領導都簽批完再分別發送至各執行科室，從而影響了公文流轉速度，耽誤了處理工作的進度。疾控中心工作人員不僅僅從事行政工作，也經常需要參加學術會議、科研交流、疾病預防、疫情防控等外出事務，紙質文件極大地限制了文件處理的及時性。使用OA辦公系統處理文件改變了紙質文件無法實現及時決策的情況，解決了紙質文件發放與接收的時間差和地域的問題，實現了即時異地辦公。利用OA辦公系統處理公文不僅操作簡便，減少了工作人員的工作量，而且縮短了公文批示、傳閱等工作時間，加快了公文流轉速度，加強了工作流程的及時性，實現了時間的最大化利用，極大地提高了處理公文的效率。

（二）提升公文檢索服務，實現信息資源共享。OA辦公系統不僅具有錄入公文的功能，而且還具有強大的存儲功能，系統能夠自動存儲公文，減少了檔案管理中文書檔案的分類、錄入等環節。系統對公文的歸檔實現了實時電子信息化，既提高了公文歸檔的工作效率，又方便了公文的檢索。在傳統紙質公文的檢索過程中，首先需要找到文件，再逐頁查詢，效率低下。利用OA辦公系統能夠實現對公文的文號、流程的統一管理，便于對公文進行統計分析，通過檢索關鍵字、標題、發文字號、發文日期等信息即可查詢公文，實現了對公文的快速、精準定位，提高了檢索速度和質量。紙質公文通常只能在小范圍內傳遞，難以進行廣泛的信息資源共享。OA辦公系統可以通過電子公文的形式進行信息共享，打破了時間與空間上的束縛，提升了公文的利用率。同時也有效地保護了公文原件，降低了因借閱過多導致的紙質公文的流失率和破損率。通過OA辦公系統規范化和標準化的流程管理，能夠實現有序高效的公文管理模式。

（三）明確工作權限職責，增強流程監督效力。在日常工作中，OA辦公系統是各科室信息收發共享的通道。系統根據前期的職工信息采集，對每名職工的工作做出分工，明確工作職責，規范工作權限和文件處理流程，系統會自動記錄每一流程的辦理人員、辦理方式、辦理時間、操作記錄、完成情況，進行全程監控和追溯，增強流程監督效力，使每一條公文都具備來源可查、去向可追、責任可究的信息鏈，減少了因職責不明確而引起的推諉和失職。相關工作人員可以監控公文流轉的狀態并合理安排時間，有效提升工作人員的執行率和辦公效率。公文管理工作人員還可以設置系統自動催辦，保證電子公文在規定的時間、地域、機構、人員范圍內得到方便快捷的利用，確保文件不漏、不壓、不誤、不拖，提高文件的時效性，提升公文流轉的自動化水平。

四、OA辦公系統在公文管理應用中的現狀分析

（一）公文管理制度不完善。制度在規范和約束人的行為方面，具有無可替代的重要作用，完善的公文管理制度是辦公室有效開展日常工作、維持正常運行狀態的根本保障。雖然建立了公文管理相關制度，但是隨著OA辦公系統的不斷更新，公文管理還存在一定的制度缺位或缺陷。同時，隨著新冠疫情防控力度的不斷加強，疾控公文的數量也隨之增加，對公文管理的要求不斷加大，舊的制度既跟不上電子信息化的步伐，也不能滿足疫情防控下對公文的要求，公文管理工作就不可避免地出現各種疏漏，不能構建起良好的公文管理工作體系。

（二）系統安全措施不到位。目前遇到的系統安全問題主要分為三大類：一是網絡安全問題。系統可能會遭遇黑客、病毒和軟件自身漏洞的威脅，如果是黑客和病毒入侵，會竊取和破壞數據信息，惡意刪除和篡改服務器硬盤中的原始數據、損壞程序，導致系統癱瘓，互聯網服務器不能正常運轉；如果是軟件自身漏洞，可能會導致文件丟失、數據無法恢復。二是計算機硬件故障問題。計算機是OA辦公系統賴以生存的硬件環境，一旦計算機硬件如主板、硬盤等部件出現故障，也會導致數據信息出現丟失和泄露的風險。三是工作人員操作失誤也會導致系統內信息的丟失和被破壞。這些都會導致疾控文件相關數據的泄漏。

（三）人員保密意識不夠強。疾控中心的工作性質決定了疾控公文的嚴肅性和保密性，對公文使用者的保密意識要求很高。但是在實際開展公文管理工作中，不論是公文的管理者還是公文的實際使用者，都存在保密意識淡薄的問題，缺乏對公文管理保密性的正確認識，沒有深入把握公文管理工作在疾控工作中的重要作用，沒有充分認識到公文泄露對疾控工作造成的負面影響和損失，缺乏公文管理工作所要求的高度保密意識。

五、OA辦公系統在公文管理應用中的有效措施

（一）完善公文管理體系。公文管理是一項系統而完整的工作，公文的接收、登記、保存、傳遞和審查等環節相互關聯，因此有必要通過有效的規章制度來規范和指導公文管理，以保證公文管理的規范化和標準化。結合疾控文件的特殊性和OA辦公系統的運營特點，從管理流程、管理業務標準以及人員職責分工等方面，從公文登記制度、公文歸檔與存儲制度、公文查閱制度、公文責任制度等方面及時制定并完善公文管理制度，形成規范的公文管理體系，使疾控公文管理更加系統和規范，各個流程之間更加緊密結合并合力監督。

（二）強化網絡安全管理。一是在OA辦公系統中設置防火墻，將辦公網絡與外部網絡相互隔離，并對企業的數據進行審核和檢查，從而對整個OA辦公系統進行有效保護。二是采用加密措施，對服務器、數據庫以及內部存儲實施加密，保證系統中數據信息的完整性以及安全性。三是定期對設備進行監測和維護，定期維護數據庫，并實行數據備份制度。四是加強物理硬件的安全管理，比如避免因火災、水災、電路故障、設備丟失等因素導致的數據丟失和信息泄露等。五是必須做好用戶登錄和知悉權限的設置，對用戶身份施行加密和入網訪問控制，用戶名、密碼、賬號缺一不可，首次登錄必須修改初始密碼，密碼不能少于8位，應由字母、數字以及特殊字符組成。不同工作人員只能在自己的權限范圍內進行錄入、檢索、查閱、檢索等操作，確保公文管理的安全性。

（三）加強人員保密意識。公文管理在保密性方面有著極高的要求，必須做好公文的保密工作。為有效提高公文的保密管理水平，應對公文管理者和公文實際利用者進行保密工作培訓，加強工作人員的保密意識和安全意識，使其充分認識系統安全和公文保密的重要性，要求其嚴格按照公文管理制度對公文進行登記、傳閱、查閱等工作，做到“上網不涉密、涉密不上網”，嚴格控制文件的知悉范圍。

（四）培養專業素質人才。公文管理對工作人員的專業性與技術性要求相對較高，工作人員需要詳細掌握公文處理的相關流程與規章制度，具備較高的專業素質。嚴格按照流程辦理公文。首先，應加強公文管理工作人員的培訓，采取網絡授課和現場培訓相結合的方式，針對不同的身份和不同的權限制定出相應的培訓內容和方案，通過對OA辦公系統的理論知識、使用操作、功能模塊以及數據采集等方面進行不同層次的培訓，使工作人員能夠嚴格按照系統的操作流程和公文的管理要求進行公文處理，達到規范操作、安全使用系統的目的。其次，要對專業技術人員，如網絡工程師進行疾控相關業務知識的培訓，學習疾控業務知識，熟悉疾控工作環境，使他們能夠將OA辦公系統與疾控工作更好的相結合，及時解決在OA辦公系統公文處理過程中遇到的問題，達到提高公文管理質量和效率的目的。

六、結語

伴隨著辦公現代化進程的不斷加快，OA辦公系統在疾控公文管理中的有效應用促使疾控公文管理更加系統化、規范化、便捷化和信息化。同時，重視當前OA辦公系統應用在公文管理存在的問題，才能真正實現高效、便捷的數字化公文管理，提高公文管理的質量和效率，提高疾控整體工作水平，為疾控事業的發展奠定基礎，為新冠疫情防控貢獻一份基礎力量。