智慧城市檔案管理研究

文/姚 瑩

智慧城市（Smart City），是新一代信息技術支撐及知識社會下一代創新（創新2.0）環境下的城市形態。隨著經濟社會的快速發展，我國城市發展已經從工業型、經濟型逐步朝著數字化演進，邁入向智慧化可持續方向發展的新階段。據統計，全國所有一線城市、50%以上二線城市和部分三、四線城市提出要加快創建“智慧城市”。2013年，首批90個國家級智慧城市試點啟動，迄今為止，全國開展智慧城市建設的總數超過200個，投資規模超過了萬億元。智慧城市建設，檔案管理發揮著重要作用。將檔案管理嵌入智慧城市運維體系，可為全面提升城市管理能力和水平貢獻檔案力量。

近年來，隨著經濟社會的快速發展，以及城市化進程的加快，南寧等全國一批城市加快新型智慧城市建設步伐，著力打造城市級公共服務移動應用平臺，如“愛南寧APP”，建成統一“用戶中心、信用中心、支付中心”，實現用戶身份統一認證，有效地促進了智慧城市建設。在智慧城市建設過程中，市容事務服務中心積極參與，由此產生大量具有保存價值的檔案資料，既是智慧城市建設的歷史見證，也是智慧城市建設的助推器。研究并管好用好智慧城市檔案，勢所必然。

1 智慧城市下傳統檔案管理模式面臨的新變化

1.1 由重紙質檔案向重電子檔案轉變

傳統模式下，城市檔案管理以紙質檔案管理為主，電子化、數字化檔案管理為輔。隨著城市發展理念的轉變，在智慧城市建設的背景下，城市管理者紛紛提出“打通服務群眾最后一公里”“最多跑一次”“云上審批”等改革措施。這些“放管服”改革，依賴的是現代電子信息技術的應用，而在此過程中，從文件的起草、審批、傳輸、辦理、歸檔均在電子化環境中完成，有的還實行單軌制，電子檔案可直接歸檔，無需再打印成紙質檔案。智慧城市背景下電子檔案的數量和規模成大幅增長態勢，難以回避。

1.2 由重文書檔案向重專業檔案轉變

傳統檔案管理模式下，文書檔案的受重視程度較高，行政審批、行政執行、食品藥品監督、建設項目等涉及公共利益或個人利益的專業檔案，由于是單一的線性管理或業務開展而分散于各個行政主管部門，不同主管部門對于檔案管理的重視程度不同、管理的能力和水平也參差不齊，且傳統檔案管理模式下，各行政主管部門與檔案管理系統之間業務無法互聯互通，行政主管部門的檔案管理往往落后于其業務工作。智慧城市背景下，檔案管理成為行政主管部門業務管理的重要組成部分，在行政審批、行政執法等環節中，生成的電子檔案會實現自動生成、自動保存，專業檔案實現自動化管理，管理能力和管理水平顯著提升。

1.3 由重檔案數量向重檔案質量轉變

傳統檔案管理模式下，檔案部門常常從檔案收集的廣度上更加用力，重視檔案資料收集的數量和規模，確保所有歸檔資料收集齊全。在此背景下，由于行政部門檔案管理能力的差異化，分散于各個行政主管部門的檔案注重將其收集到的檔案資料全面歸檔。智慧城市背景下，交通、醫療、市容管理等行政主管部門的便民利民業務都在計算機信息系統中完成，事先設置相應的主要業務電子檔案保管范圍，實現檔案自動化存儲、歸檔，檔案管理質量顯著提升。

1.4 由重檔案收集向重檔案利用轉變

傳統管理模式下，檔案管理主要對象為傳統形態的檔案，如紙質檔案、視音頻資料等，管理的手段主要依靠手工操作與計算機管理相結合，注重的是行政主管部門檔案資料的收集，滿足行政主管部門檔案門類的完整收集，在檔案開發利用上常止步于窗口查檔。而在智慧城市管理模式下，計算機信息技術、物聯網技術的應用，實現了萬物互聯互通，行政主管部門和服務對象對于信息需求的多樣化、多元化，更加注重檔案數據信息的挖掘、分析和利用，以滿足行政機關的現代化管理和公眾辦事需要。

2 智慧城市檔案管理動因分析

在智慧城市建設背景下，大數據、信息技術的發展應用，使得無論是社會管理、社會生活，還是行政機關企事業單位日常管理、運營管理方式逐步電子化，電子文件歸檔，電子檔案管理、查詢和利用都是適應這種智慧化發展趨勢的需要。從智慧城市建設背景下，大力強化智慧檔案建設有其明確的內部動因和外部動因，是內外部動因共同作用的結果。

2.1 內部動因

經過數年來發展，計算機信息技術、互聯網、物聯網、大數據、區塊鏈技術都進一步提升了我國檔案信息化發展水平。尤其是在大數據、云計算先進技術的推動下，進一步加快了我國檔案信息化發展步伐，與之相關的檔案法律法規制度陸續出臺，且越發成熟。如《電子公文歸檔管理暫行辦法》 《電子檔案移交與接收辦法》 《數字檔案館建設指南》 《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》 《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等。這些規章制度、規范標準的出臺，為以檔案信息網站為主體的多渠道、多形式、立體化檔案社會化服務模式提供了根本制度保障。在智慧城市建設背景下，檔案管理理念、方式、要求都與傳統模式有著巨大差異，傳統檔案管理模式已經無法適應智慧城市建設的需要，且檔案服務方式和輸出方式已經難以滿足社會各界現實需要，迫切需要行政管理部門從其檔案管理自身的內容、形式進行多元化、智慧化變革和創新，以滿足日益增長的、個性化檔案信息需求。

2.2 外部動因

智慧城市與檔案智慧化管理密切相關。“智慧城市”最早于1990年美國舊金山國際會議上首次提出。作為一種系統性、復雜性和綜合性工程建設，智慧城市建設需要城市各個子系統智慧化建設和管理相配合。作為社會活動的歷史見證和重要基礎，智慧城市檔案來自各個子系統，也是支撐各個子系統正常、良性運行的重要因素。“智慧檔案”無論其概念的提出，還是后期的模式發展，都深受“智慧城市”建設的影響，需要在智慧城市建設背景下對其子系統管理智慧化，使其自覺融入到“智慧城市”建設的宏偉工程之中，這是時代發展的大勢所趨。正是在這種外部趨勢背景推動下，智慧檔案管理的內涵和外延得到了極大的豐富和拓展，并圍繞智慧檔案管理的認知和實現路徑，提出了相應的管理理念和建設方案。如，上海市民生檔案公共服務平臺；珠海市檔案管理融入“全城通辦”“一證通辦”平臺，將館藏檔案與智慧珠海政務云平臺實現共享；張家港建立基于智慧城市“數字底座”的檔案管理平臺，等等。這些成功范例為檔案管理適應智慧城市建設提供了外部經驗和路徑。

3 智慧城市嵌入式檔案管理平臺搭建

整合資源與封裝資源是智慧城市公共信息服務平臺的基礎功能。其中，整合資源就是將智慧城市建設模式下分散于不同領域、不同行業分散、無序、雜亂的原始信息收集，并使之集中、有序、標準化，規范信息資源建構統一。封裝資源則是以件、組為單位，向社會大眾、行政層、管理層、領導層等不同對象人群提供海量信息，滿足各個群體的信息服務需要?？梢?，應將檔案應用系統嵌入智慧城市建設公共信息系統之中，實現二者的有機融合。所謂嵌入式檔案管理平臺，就是利用云計算、人工智能、互聯網、區塊鏈、大數據技術，將檔案管理服務嵌入政府公共信息服務體系，實現需求的智慧感知和服務的便民化。具體來看，基于智慧城市建設的嵌入式檔案管理平臺示意圖如圖1。

圖1 基于智慧城市建設的嵌入式檔案管理平臺示意圖

在“互聯網+政務服務”，以及“一網通辦”的背景下，市容、交通、醫療衛生等業務系統整合于智慧應用平臺，平臺中相關業務由具體職能部門負責，由此建立基于智慧城市的檔案管理應用平臺，平臺整體分為前端、中端和末端三個部分，而且每個部分平臺之間邊界既清晰，又相互融合，在計算機信息技術和互聯網技術的支持下，實現信息互聯共享。前端，為市容、衛生、教育、交通、醫保等涉及政務服務、公共服務、監管和公共安全等領域的各類業務平臺，在這些業務平臺中由各職能部門負責建立相應的預歸檔模塊。中端，是智慧城市建設的大數據信息收集系統，除了智慧城市提供的基礎性服務，還包括了智慧城市背景下數據檔案信息的真實性、完整性、可用性、安全性“四性”檢測、檔案數據信息接收接口能力等。包括分配于不同業務平臺的身份認證、數字證書、OCR服務、數據能力、AI能力等先進技術應用。末端，主要是智慧城市檔案行政管理部門，主要負責智慧城市建設背景下各個主要業務部門的電子文件接收系統、移交接收系統、檔案館業務系統。其中，流程管控平臺負責數據收集，主要包括電子文件接收處理系統、數字檔案室系統、電子檔案移交接收系統、電子文件保真系統。同時，做好“四性”檢測，利用電子檔案移交接收系統，將電子檔案通過移交接收系統傳輸至數字檔案館管理系統，通過物理隔離、四性檢測，實現電子檔案長久保存。

4 智慧城市嵌入式檔案管理平臺功能及實現

4.1 智能感知：精準識別用戶需求

實時精準感知受眾需求，是智慧城市建設中的基本職能要求，也是嵌入式檔案管理服務平臺建設的主要目標之一。通過嵌入式檔案管理平臺搭建，將智慧城市建設過程中各業務部門的檔案管理嵌入到智慧城市大平臺系統之中，實現精確化管理服務，借助前沿搜索技術、智能感知技術的應用，依據智慧城市建設中系統環境、語言習慣、訪問頻率等數據信息分析，細分用戶，實現精準建檔管理及利用。通過智慧城市建設過程中各職能部門業務辦理，以及關鍵詞搜索記錄的動態變化等大數據分析，能夠幫助檔案管理人員準確感知檔案需求熱點，為檔案管理部門有針對性搜索專業檔案提供更加優質服務。此外，智慧檔案管理能夠在整理搜集相關業務檔案數據基礎上，發現相關職能部門的檔案管理利用規律，提供精準預測，從而有針對性地提供檔案需求服務。

4.2 智能推送：優化平臺響應能力

在智慧城市建設背景下，檔案管理部門應借助相應管理平臺和技術，采取一些措施，通過用戶需求感知實現精準推送服務，增強服務的主動性，保障公眾能夠借助智能化技術手段，方便、快捷地獲取相關檔案信息資源。一是優化搜索引擎的可見性。搜索引擎已經成為智慧城市建設中政務服務信息及智能推送服務的重要技術手段，為檔案利用者提供在線搜索引擎服務，使在線服務更具可預見性，提升政務服務的效力和效果。利用者可通過嵌入式檔案管理平臺，及時查找所需的檔案信息。二是增強用戶終端訪問的可見性。政府行政職能部門承擔的行政職責不同，查詢的檔案信息資源也有本質差異，利用檔案在線終端訪問服務，打通服務群眾最后一公里。隨著移動終端智能手機的普及應用，根據服務器后臺可以實時監控顯示用戶的訪問量、訪問時段，從而通過改善終端服務的時間、渠道等，滿足更多用戶需求。三是充分利用互聯網資源優勢。各級行政主管部門檔案管理機構應積極與新聞門戶網站、導航網站等前沿新信息資源平臺有機結合，協同合作，不斷擴大檔案資源的輻射范圍，切實提升室（館）藏檔案資源的利用率，更好地發揮檔案管理在智慧城市建設中的應用價值和功能。

4.3 智能體驗：提供可視場景服務

從智慧城市建設的背景和要求來看，要整合分散于各個職能部門的檔案管理，通過網站及平臺建設，實現檔案數據及運行的集成化管理，實現城市建設過程中各類檔案資源的完整呈現。利用虛擬現實技術，積極搭建可視化云平臺，增強檔案資源用戶體驗，進一步改進檔案服務功能。例如，將館藏的檔案資源，利用大屏幕形式展示于平臺中，采用虛擬現實技術，以及AI人工智能技術，打造可視化檔案查詢應用場景，提升檔案利用體驗感。此外，將收集到的海量數據信息進行可視化分析，為檔案門戶決策咨詢提供現實依據，使政府相關職能部門的檔案管理向智慧轉型。

隨著智慧城市建設產生的大量珍貴檔案既需要安全保管，更需要充分加以利用。在構建智慧城市嵌入式檔案管理平臺基礎上，還需要隨著技術進步、智慧城市發展而不斷地對平臺進行評估和優化，通過建立智慧城市檔案管理服務平臺測評體系、建立智慧城市檔案管理服務績效智能評估等，不斷提升檔案管理現代化水平，助力智慧城市建設。