順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢 探究工程項(xiàng)目電子檔案全過程管理

文/馬志怡

工程項(xiàng)目檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并應(yīng)歸檔保存的設(shè)計文件。工程項(xiàng)目檔案是建設(shè)工程項(xiàng)目的原始記錄和信息資源，具有專業(yè)多、關(guān)系密、數(shù)量大、標(biāo)準(zhǔn)化強(qiáng)、保密嚴(yán)等特點(diǎn)。從這些特點(diǎn)中不難看出，工程項(xiàng)目檔案所涉及的專業(yè)部門廣泛，檔案管理體系龐雜，要保證工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，絕非易事。在信息化發(fā)展的今天，如何高質(zhì)量管控工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目執(zhí)行中需要研究的重要課題。

1 信息技術(shù)的發(fā)展給工程項(xiàng)目檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

在信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化撲面而來的今天，信息的共享與交流消除了時間和空間的限制。大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，加速了傳播媒介從紙器時代向無紙化時代過渡的進(jìn)程。在這場信息化浪潮中，檔案管理工作者們迎接的是眾多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。對工程項(xiàng)目檔案管理而言，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然被具有新時代要求的檔案管理理念和方式取代。無論從文件載體形式、管理理念到業(yè)務(wù)流程，正全面向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。

1.1 工程項(xiàng)目檔案載體的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案為紙質(zhì)成品文件，包含目錄文表部分和CAD打印的硫酸圖部分。20世紀(jì)90年代末，信息技術(shù)落地速度越來越快，工程項(xiàng)目紙質(zhì)文件進(jìn)入了掃描加工、數(shù)字化處理階段，形成了數(shù)字化檔案。從這一步開始，檔案管理的對象逐漸從紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡。2005年4月，《電子簽名法》正式實(shí)施。電子文件的有效性具有了法律依據(jù)。2012年8月，《電子檔案移交與接收辦法》審議通過，標(biāo)志著具有保存價值的電子文件被正式納入檔案管理領(lǐng)域。多年來，工程項(xiàng)目電子文件歸檔移交也愈加合法化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件的“單套制”歸檔需求已逐漸成為“剛性需求”。曾經(jīng)設(shè)計人員抱著一堆圖紙到檔案部門存檔的情景早已一去不復(fù)返。

1.2 工程項(xiàng)目檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理重在紙質(zhì)成品文件的驗(yàn)收和保管。保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性是檔案工作的第一要務(wù)。通常在項(xiàng)目末期，設(shè)計人員把大批量圖紙送到檔案管理部門。檔案管理員按照公司標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行圖紙驗(yàn)收，經(jīng)數(shù)字化處理，對工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行“雙套制”永久保管。這些圖紙大都靜靜地躺在檔案柜中，難以重見天日；而檔案數(shù)據(jù)存到電子檔案庫中也少有人問津。這些現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因有：檔案工作者缺乏對檔案管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃；設(shè)計人員對文件歸檔的積極性不高；因?yàn)槭恰扒逅瞄T”，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠；檔案信息化平臺構(gòu)建薄弱；數(shù)字化處理文件質(zhì)量參差不齊；文件檢索方式有限。要想擺脫傳統(tǒng)的檔案管理理念給檔案管理帶來的阻礙，作為檔案管理者，從思想上提升檔案服務(wù)是關(guān)鍵，數(shù)字轉(zhuǎn)型是助力檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路。一方面，從深化數(shù)字檔案信息化平臺建設(shè)、深挖工程項(xiàng)目檔案深層價值著手，注重數(shù)字賦能，有效推進(jìn)數(shù)字資源整合和信息化平臺搭建，逐漸打通數(shù)字檔案應(yīng)用環(huán)節(jié)，使工程項(xiàng)目檔案在流程管控和質(zhì)量管控上得到有效提升。另一方面，從提煉檔案數(shù)據(jù)化資源，探索檔案信息規(guī)律性入手，將工程項(xiàng)目檔案工作逐漸向利用轉(zhuǎn)移，以“用”促“存”，最大限度地實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源價值的充分利用。

1.3 工程項(xiàng)目檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理工作模式包括紙質(zhì)文件驗(yàn)收、數(shù)字化處理、紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案整理保管以及發(fā)圖利用。對于設(shè)計人員而言，文件歸檔首先要跑腿。如移交清單諸多領(lǐng)導(dǎo)審批需要跑腿、紙質(zhì)文件搬運(yùn)需要跑腿、圖紙修改更是頻繁跑腿。在他們看來，歸檔像是在跑一個“馬拉松”。對于檔案管理工作者而言，紙質(zhì)文件驗(yàn)收需要重復(fù)性查閱圖紙多次，以保證圖紙的質(zhì)量。圖紙掃描和文件整理由于工程圖圖紙量龐大、設(shè)計專業(yè)龐雜，檔案管理工作者需要花大量的時間完成。看似簡單的工程項(xiàng)目檔案管理工作變得繁冗復(fù)雜，給設(shè)計人員和檔案管理工作者帶來很大的阻力。這些老大難的問題要想實(shí)現(xiàn)“彎道超車”，就必須緊緊抓住信息技術(shù)帶來的發(fā)展機(jī)遇，全面實(shí)現(xiàn)在線歸檔和無紙化移動辦公模式，優(yōu)化工作流程，圍繞電子文件全過程控制思想，站在檔案發(fā)展要求和用戶體驗(yàn)的角度上，聯(lián)合打造專屬于檔案的服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)智能化交互服務(wù)、知識共享創(chuàng)新服務(wù)和個性化自助服務(wù)，實(shí)現(xiàn)1+1＞2的工程項(xiàng)目檔案管理新模式。

2 工程項(xiàng)目檔案全過程管理的應(yīng)用與實(shí)踐

工程項(xiàng)目的始末包括：前期、設(shè)計、采購、施工、開車服務(wù)、監(jiān)理等階段。隨著項(xiàng)目各個階段的推進(jìn)，逐漸形成各類檔案，能夠真實(shí)記錄項(xiàng)目面貌，是建設(shè)項(xiàng)目審計、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)改造的重要依據(jù)，具有階段性和延續(xù)性。面對各階段海量文件的產(chǎn)生，如果只考慮在存檔階段對文件進(jìn)行整理、驗(yàn)收，想必是為時已晚。無論是從文件的質(zhì)量上、完整性上、可用性上都會大打折扣。有時因一個檔號的錯用，就會造成整個項(xiàng)目的文件需要重新生成。無論從時間、人力還是物力上都會有不可估量的損失。因此，引入工程項(xiàng)目檔案管理的前端控制思想、通過信息技術(shù)平臺對工程項(xiàng)目檔案全過程管理不再是可能而是必須。

2.1 工程項(xiàng)目檔案管理中前端控制思想的引入

前端控制是指從檔案管理的要求出發(fā)，對電子文件的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進(jìn)行控制與管理，并貫穿于文件生成部門與檔案部門對電子文件管理的整個過程。這樣做的優(yōu)點(diǎn)在于，文件從設(shè)計、創(chuàng)建之時就對文件的生命周期全過程進(jìn)行通盤規(guī)劃。如檔號、圖幅、目錄層級、項(xiàng)目名稱等信息進(jìn)行嚴(yán)格管控。從源頭上避免電子文件失真、失控、漏洞百出的現(xiàn)象。此外，前端控制思想的引入也能讓設(shè)計人員提高檔案質(zhì)量、明確檔案價值，對歸檔文件負(fù)責(zé)，讓工程項(xiàng)目檔案為公司高質(zhì)量發(fā)展賦能。

2.2 工程項(xiàng)目檔案管理全過程管控

基于以上思想的引入，中國石化工程建設(shè)有限公司（以下簡稱SEI）結(jié)合該公司高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)和廣大工程項(xiàng)目業(yè)主的需求，在工程項(xiàng)目檔案管理理念上，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極探索，將工程項(xiàng)目檔案管理由中、末端移至前端，從文件形成和積累同步控制和干預(yù)，從源頭保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，讓每一張圖都呈現(xiàn)“優(yōu)秀基因”表達(dá)。下文的論述以此為例。

2.2.1 工程項(xiàng)目起始階段的檔案管理控制。文件是檔案的前身，檔案是文件的最終歸宿。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目電子文檔全生命周期管理就要從工程立項(xiàng)開始，將“檔案管控”思想根植于整個項(xiàng)目的始終。SEI工程項(xiàng)目在立項(xiàng)后，設(shè)計經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行部立項(xiàng)情況，通過“項(xiàng)目文件歸檔管理系統(tǒng)”向檔案部門提交檔號申請。系統(tǒng)中會根據(jù)項(xiàng)目名稱、業(yè)主名稱、地區(qū)編碼、設(shè)計階段自動生成檔號。檔號確定后，設(shè)計經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容和合同要求編制裝置單元表和主項(xiàng)表。然后由檔案管理部門進(jìn)行確認(rèn)，排除重號、項(xiàng)目名稱、裝置單元名稱信息不明確等錯誤，最后由設(shè)計經(jīng)理將這些信息導(dǎo)入到“項(xiàng)目文件歸檔管理系統(tǒng)”平臺。這樣做的目的在于，當(dāng)設(shè)計人員進(jìn)行歸檔時，這些信息自動生成，方便設(shè)計人員直接進(jìn)行填選。

2.2.2 工程項(xiàng)目檔案管理的前端標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)。SEI歷史悠久，執(zhí)行的項(xiàng)目數(shù)以萬計，這離不開公司過硬的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè)。設(shè)計人員根據(jù)項(xiàng)目設(shè)計文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、簽署規(guī)定、文件格式規(guī)定以及公司標(biāo)準(zhǔn)化圖紙模板結(jié)合業(yè)主要求進(jìn)行繪制圖紙。作為工程項(xiàng)目檔案的“把關(guān)人”，檔案管理工作者事先結(jié)合工程項(xiàng)目合同、開工報告要求、標(biāo)準(zhǔn)模板的應(yīng)用、項(xiàng)目設(shè)計文件編號要求進(jìn)行審核確認(rèn)，然后編寫項(xiàng)目歸檔具體要求和實(shí)施辦法，保證設(shè)計人員在歸檔時做到標(biāo)準(zhǔn)化模板統(tǒng)一、項(xiàng)目信息統(tǒng)一、歸檔的項(xiàng)目文件格式及檔案號統(tǒng)一。

2.2.3 對工程項(xiàng)目預(yù)歸檔設(shè)計文件的抽樣檢查服務(wù)。

工程項(xiàng)目設(shè)計文件歸檔前，為了保證歸檔質(zhì)量，應(yīng)設(shè)計人員的要求一般會在成品文件電子簽章前，對設(shè)計文件目錄、文表的檔案號、項(xiàng)目名稱、裝置名稱、主項(xiàng)名稱、文件名稱以及與檔案驗(yàn)收要求有關(guān)的圖紙信息一一核對。對已發(fā)現(xiàn)的文表和圖紙中不合規(guī)的錯誤信息，設(shè)計人員能夠及時改正，避免了電子簽章后煩冗的修改工序。對設(shè)計人員來說，這樣既節(jié)省了歸檔時間又保證了歸檔文件的質(zhì)量。對檔案管理工作者來說，這樣做起到了對檔案質(zhì)量時時監(jiān)督的作用。

這樣事前干預(yù)與事中管理服務(wù)的結(jié)合保證了工程項(xiàng)目設(shè)計文件的完整性、及時性、可靠性、可用性。當(dāng)然，隨著檔案信息化建設(shè)，減少工程項(xiàng)目設(shè)計文件歸檔常見錯誤，SEI檔案管理部門積極牽頭開發(fā)CAD設(shè)計文件智能輔助檢查工具，實(shí)現(xiàn)設(shè)計文件智能標(biāo)準(zhǔn)檢查、“一鍵”圖紙目錄編制、“一鍵”CAD拆分合并、生成PDF并重命名等功能。通過源頭創(chuàng)新，解決設(shè)計文件歸檔問題，有效提升工程項(xiàng)目設(shè)計成品文件的質(zhì)量和工作效率，大幅降低各環(huán)節(jié)人工消耗。

2.2.4 工程項(xiàng)目檔案的歸檔申請與檔案管理。傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目歸檔，一張歸檔移交單就要涉及跨部門、不同層級人員簽字，等待歸檔。如今，在檔案信息化建設(shè)高速發(fā)展階段，SEI在OA系統(tǒng)中開發(fā)了“在建歸檔管理系統(tǒng)”平臺。設(shè)計人員通過該平臺提交線上歸檔申請，經(jīng)辦人通過手機(jī)或電腦在該系統(tǒng)待辦區(qū)域，及時流轉(zhuǎn)審批信息，檔案管理部門能夠快速收到歸檔申請，進(jìn)而進(jìn)行處理。與此同時，該系統(tǒng)不僅設(shè)有歸檔過程時時追蹤功能，方便設(shè)計人員及時查閱信息流轉(zhuǎn)去處，提高了歸檔工作效能；而且還有歸檔情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，助力項(xiàng)目經(jīng)理、專業(yè)部室了解工程項(xiàng)目歸檔進(jìn)度和設(shè)計人員工作量的統(tǒng)計工作。

檔案驗(yàn)收與管理是工程項(xiàng)目檔案最基礎(chǔ)、最重要的環(huán)節(jié)。這不僅關(guān)系到工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，也在考察檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)和管理水平。通常情況下，檔案管理工作者根據(jù)設(shè)計人員提供的文件路徑到工程項(xiàng)目指定的數(shù)據(jù)庫中提取歸檔的成品文件以及原格式文件。然后根據(jù)公司《項(xiàng)目設(shè)計文件歸檔管理規(guī)定》的要求，驗(yàn)證電子簽名的有效性、電子文件簽署的完整性、工程項(xiàng)目信息的準(zhǔn)確性、電子文件內(nèi)容與目錄的一致性、電子文件的完整性、圖紙尺寸的合規(guī)性等共計15項(xiàng)內(nèi)容，對工程項(xiàng)目電子文件檢查驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，檔案管理工作者對工程項(xiàng)目電子檔案加蓋電子歸檔章，按工程項(xiàng)目裝置單元和專業(yè)類別進(jìn)行整理，存放到檔案電子數(shù)據(jù)庫中。隨著SEI信息工程云的全覆蓋，即便是在新冠疫情居家辦公期間，檔案管理工作依舊沒有按下“暫停鍵”，通過工程云及檔案數(shù)字化資源平臺的應(yīng)用，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計文件歸檔申請及審批流轉(zhuǎn)到檔案管理工作者的驗(yàn)收、整理、入庫，每一個環(huán)節(jié)都可以在工程云檔案數(shù)字化資源平臺中完成，為工程項(xiàng)目檔案利用提供了精準(zhǔn)服務(wù)。

2.2.5 數(shù)字檔案（館）室建設(shè)提升工程項(xiàng)目檔案利用服務(wù)。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)由國家檔案局統(tǒng)一組織開展，旨在落實(shí)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》“開展企業(yè)示范數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的要求，加強(qiáng)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效和數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。國家檔案局制定了詳細(xì)的管理要求和7個方面驗(yàn)收評價標(biāo)準(zhǔn)，于2017年12月組織申報和專家評審，2018年5月正式確定了35家試點(diǎn)單位，SEI是中國石化唯一一家試點(diǎn)單位。

SEI于2019年啟動試點(diǎn)建設(shè)任務(wù)，按照國家檔案局《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，充分結(jié)合公司實(shí)際，站在檔案要求和用戶體驗(yàn)的角度上，建設(shè)了一套滿足電子檔案管理要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字化環(huán)境下的檔案管理制度。目前，數(shù)字檔案（館）室能夠有效地滿足設(shè)計人員在線查閱、借閱工程項(xiàng)目圖紙等需求。在工程項(xiàng)目檔案利用發(fā)圖時，為項(xiàng)目組提供了工程標(biāo)準(zhǔn)圖自助申請利用服務(wù)，減少了發(fā)圖利用的煩瑣流程。與此同時，適應(yīng)數(shù)字化工廠建設(shè)發(fā)展需要，對三維模型存檔文件格式、歸檔范圍等一些關(guān)鍵難點(diǎn)問題進(jìn)行了探索研究，構(gòu)建了可以完整保存三維模型等數(shù)字化工廠設(shè)計成果的檔案管理模塊，不僅實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化工廠交付與內(nèi)部歸檔保存同步進(jìn)行，而且將“四性”檢測功能嵌入到前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全過程檢測，探索出一套數(shù)字化工廠交付項(xiàng)目檔案管理新模式，填補(bǔ)了石化行業(yè)數(shù)字化工廠歸檔的空白。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是一項(xiàng)長期持久的工作，需要致力于以用戶為中心，不斷調(diào)整、完善、提升，持續(xù)做到信息化管理各領(lǐng)域、各流程全覆蓋，始終體現(xiàn)高效、精準(zhǔn)、快捷的檔案利用服務(wù)模式。

3 總結(jié)

在當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，“互聯(lián)”“共享”“系統(tǒng)”“關(guān)聯(lián)”的大數(shù)據(jù)思維已成為大眾共識。工程項(xiàng)目檔案管理的全過程管控，是打造高質(zhì)量數(shù)據(jù)資源庫的基礎(chǔ)。深化數(shù)字資源開發(fā)，優(yōu)化平臺體系建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)互通互聯(lián)的關(guān)鍵步驟。作為檔案管理者，要做好“人、檔案、檔案館”之間的智慧互聯(lián)，全面打造具有時代感、高度智能化，兼具歷史厚重感的“檔案數(shù)字記憶”空間。