企業工程檔案的規范化、標準化管理研究

文/郭思佳

企業工程檔案是項目建設過程中各個環節實施的真實寫照，能夠為工程施工、項目維護等提供科學的檔案依據。做好企業工程檔案管理有利于維護建設單位、施工單位合法權益，也是切實保障工程項目建設質量的重要措施。因此有必要給予企業工程檔案管理足夠的重視，對工程檔案進行科學分類管理，從而使工程檔案能夠發揮更大的作用。在企業工程檔案管理過程中，要將規范化和標準化管理作為重要方向，實現工程檔案信息資源的合理利用和開發。

1 企業工程檔案規范化與標準化管理的基本要義

企業工程檔案規范化與標準化管理是提升檔案質量，推動檔案管理現代化的重要手段和措施。近年來，很多企業都非常注重檔案工作，對檔案工作的軟件設施進行了升級改造，檔案工作也向著規范化和標準化方向挺進。對于企業而言，在工程檔案建設過程中應將規范化和標準化管理作為重要目標，并為此建立一套標準的管理流程。企業在工程檔案管理過程中一定要按照標準流程進行操作，對企業工程檔案進行科學、合理、全面的收集，對企業工程檔案管理投入必要的人力、物力、財力，既要保證工程檔案管理質量，又要減少不必要的重復性工作。

工程檔案管理過程的專業性。企業工程檔案詳細地記錄了工程項目在建設過程中各個環節的相關工作開展情況，是工程得以順利實施的重要保障。從工程項目建設前期準備工作看，在工程項目建設之前會形成工程預算、招投標、工程勘測、工程設計等一系列的重要文件資料，這些文件資料雖然沒有在項目工程建設過程中發揮作用，卻與施工進度緊密相關。因此企業工程檔案管理人員不僅要具備常規的檔案知識，還要對工程項目建設的前期準備工作有所了解，這樣才能夠依據項目建設的重要性有重點地對相關檔案資料進行收集。在工程項目實施過程中會運用各類工程技術并形成一系列的文件資料，這些文件資料也是工程檔案收集的主要對象。因此，對于工程檔案管理人員而言，既要確保檔案收集的全面性，同時還要對工程項目階段進行細化，結合不同工程項目的特點，有所側重地對工程檔案進行收集和整理。因企業工程自身具有其施工的專業性，相應地企業工程檔案管理也應該體現其專業性。

工程檔案內容的真實性與完整性。檔案自身對真實性和完整性有明確要求，工程檔案內容必須真實完整才能夠被后續利用開發。如果在工程檔案收集管理過程中，工程檔案信息內容失真或內容不完整，就難以對工程項目施工全過程進行真實客觀的反映，也無法通過檔案信息資料的相關數據推進后期項目，相應地也就無法保證企業工程質量。工程檔案在收集和管理過程中，必須確保內容的真實性和完整性。而要想達到這一目的，既需要企業給予工程檔案足夠的重視，也需要以檔案管理人員的能力和素質作為保障。工程檔案管理與檔案管理人員息息相關，工程檔案管理人員應該是企業工程項目建設的技術類人才。在工程檔案收集和管理過程中，應指派專人負責，并對其進行專業培訓，持證上崗，這樣才能夠確保檔案工作人員的穩定性和可靠性。只有人員穩定，才能夠保證工程檔案內容收集的連續性和完整性。同時，工程檔案管理與施工過程緊密相關，很多工程檔案內容就是記錄施工方式、施工技藝、施工流程，是保證工程建設質量的重要基礎。工程檔案管理人員必須對施工全流程進行檔案信息資料收集，也可以通過錄像和拍照的方式，對施工過程和外部環境進行全面記錄，切實保障工程質量，充分發揮工程檔案的價值和作用。

工程檔案管理理念和方法的先進性。當前部分企業對于工程檔案管理重視程度不足，在施工過程中對檔案信息收集整理利用還存在著一些問題和不足，在一定程度上影響了工程檔案作用的發揮。之所以會出現這些情況，就在于施工企業主要領導和檔案管理人員管理意識落后，在工程檔案管理過程中沿用傳統的管理方式方法，導致工程檔案管理效率低下，管理質量始終不夠。因此，對于施工企業而言，要想發揮工程檔案的作用，就要充分意識到工程檔案對于項目施工的價值和作用，并始終將工程檔案規范化和標準化管理作為主要方向，主動運用先進的管理理念和管理方法開展企業工程檔案相關工作。一方面，企業主要領導是否重視工程檔案管理工作對于工程檔案管理規范化和標準化起著至關重要的作用，檔案管理部門可以定期地對檔案工作階段性成績進行總結，并向公司進行匯報，引起企業主要領導重視，并詳細地向分管領導介紹工程檔案規范化和標準化管理的價值和意義。只有主要領導給予足夠的重視，才能夠為工程檔案管理提供必要的資金、政策和支持。另一方面，檔案管理人員要始終保持管理理念和管理方法的先進性。只有檔案管理人員認識到工程檔案管理的價值和作用，才會主動地參與到工程檔案管理之中，并積極參與各類培訓和學習，樹立先進的管理理念和管理思想，對工程檔案進行科學管理，并結合項目建設整合出有價值的檔案信息，支持企業決策和項目推進。

工程檔案管理手段和方式的科學性。隨著我國經濟社會的不斷向前發展，大量工程建設在全國各地展開，形成了海量的企業工程檔案。要想實現對工程檔案的系統開發和綜合利用，就需要引進更為先進的信息技術，對工程檔案管理手段和方式進行更新，進一步提升工程檔案管理手段和方式的科學性、系統性。大數據、云計算、人工智能技術的不斷發展，對工程檔案管理產生了深刻影響。為了提升企業工程檔案管理效率，有必要主動地引進現代信息技術，實現現代信息技術與企業工程檔案規范化與標準化管理的有機結合，既能夠提升企業工程檔案管理效率，降低企業檔案管理人員的工作壓力，也能夠利用現代信息技術，結合企業工程實際需要對工程檔案信息進行有效提煉，提供有價值的檔案信息。同時，通過搭建企業工程檔案共享平臺，也能夠實現區域工程檔案信息共享，為相關工作開展提供檔案信息依據，更好地實現企業工程檔案作用和價值。此外，企業在工程檔案規范化與標準化管理過程中，也要加大對檔案管理人員的教育和培訓。充分認識到檔案管理人員能力素質對于企業工程檔案規范化與標準化管理產生的影響。在培訓過程中，既要讓檔案管理人員掌握先進的信息技術，提升其信息素養，使之能夠將先進信息技術運用到檔案管理工作實際之中。同時也要加大對企業工程檔案管理人員的專業技能培訓，進一步提升企業工程檔案管理人員的專業素養，更好地落實企業工程檔案規范化與標準化相關制度機制和技術標準，進一步提升企業工程檔案管理質量，更好地服務企業發展，服務經濟社會發展。

2 企業工程檔案規范化與標準化管理的推進路徑

企業工程檔案規范化與標準化管理是企業檔案管理的應有之義。在具體推進過程中，企業管理者要給予工程檔案規范化與標準化管理足夠的重視，對于存在的問題提出合理化建議。在具體實施過程中，要做好階段化收集和分類化管理。充分認識到不同階段企業工程檔案的特點，并以此作為依據。進一步提升工程檔案收集和管理的針對性和有效性。此外，要加強工程檔案信息化建設和數字化管理，要主動地引進現代信息技術，實現先進信息技術與工程檔案管理相結合，并為工程檔案規范化與標準化建設提供技術支撐。

2.1 企業領導對工程檔案管理工作給予足夠重視

企業工程檔案規范化與標準化管理，對于企業工程建設和企業發展都起著至關重要作用。為了更好地推進企業工程檔案規范化與標準化管理，必須做好頂層設計，特別是企業主要領導要從工程檔案管理的實際出發，經常過問企業工程檔案規范化與標準化管理工作推進情況，對于企業工程檔案規范化與標準化管理存在的問題，要拿出專門時間進行研究，提出合理化意見，明確企業工程檔案規范化與標準化管理重點和難點，并給予一定的政策支持和資金支持，確保企業工程檔案規范化與標準化管理工作能夠順利推進。同時，企業領導還應該結合檔案規范化與標準化管理實際，要求相關部門制定切實可行的制度機制，進一步明確企業工程檔案管理工作的各個流程，確保每項工作開展都有相應的制度依據，進一步提升企業工程檔案規范化與標準化管理水平。在具體實施過程中檔案管理人員要樹立主動服務意識，以嚴謹的工作態度開展企業工程檔案規范化與標準化管理工作，確保企業工程檔案管理質量。

2.2 階段化收集與分類化管理

工程項目實施一般都涉及多個階段，相應地企業工程檔案收集也應該結合工程項目實施階段，有重點、有側重地進行收集。在收集過程中，既要配備專業的檔案管理人員，也要加強對檔案管理人員的專業培訓，切實做好檔案收集整理工作，確保檔案收集管理工作與項目實施同步進行，真正地做到分工明確、交接有序、保存完善。

階段化收集。為進一步提升企業工程檔案規范性與標準化管理，在檔案項目收集之前要與企業、工程項目建設其他部門進行溝通和協調，具體明確檔案收集范圍、檔案管理人員的具體責任以及階段化收集的檔案側重點。從工程準備階段看，主要收集與立項審批、招投標、預算、開工審批等相關的檔案文件資料。從監理角度看，主要收集與項目規劃、質量控制、進度控制、造價控制等相關的重要文件資料。從施工角度看，主要收集與項目建設的土建資料、隱蔽工程資料、施工報驗文件、地址測繪文件、基礎設施文件、施工記錄文件等等。從竣工驗收階段看，主要收集與項目竣工相關的工程決算審計、竣工圖、竣工報告、竣工驗收記錄等相關資料。只有完成不同階段的檔案資料收集整理任務，才能夠確保工程檔案的完整性、可靠性、真實性和系統性。

分類化管理。企業工程項目施工時間跨度大，工程參與部門多。因此在檔案收集的基礎之上，還應堅持分類化管理原則，進一步增強企業工程檔案的統一性和標準性。一方面，成立工程檔案工作領導小組，并將企業項目施工方納入領導小組成員之中，明確各個部門責任，確保各司其職，合作推進，確保項目工程檔案收集的系統性和完整性。另一方面，在健全內部檔管理制度的同時，還應對不同部門、不同施工階段、不同類型的檔案進行分類，確保所收集上來的檔案既能夠真實客觀地反映出整個項目進程，又能夠一目了然地了解不同階段具體檔案內容，進一步提升檔案管理的針對性和有效性。

2.3 信息化建設與數字化管理

隨著網絡信息技術不斷發展，大數據、云計算、人工智能技術對企業工程檔案管理產生了深刻影響，當前越來越多企業在工程檔案管理過程中開始積極推進數字化與信息化建設，并不斷地完善企業工程檔案管理的制度機制，切實為企業工程檔案信息化建設和數字化管理提供制度依據和機制保障。為此，一方面，企業要將工程檔案信息化建設作為重要方面，要結合工程檔案規范化與標準化管理的實際需要，引進必要的硬件基礎設施和軟件設備，積極推進工程檔案信息化建設。另一方面，要運用大數據、云計算、人工智能等技術，實現對企業工程檔案信息資源的有效整合，并將整合的檔案信息存儲到檔案數據庫之中，結合企業工程項目實際需要，對相關檔案信息資源進行合理利用開發，充分發揮企業工程檔案信息的作用。再一方面，要給予企業工程檔案數字化建設足夠的重視，進一步明確企業工程檔案數字化管理的具體標準，嚴格落實企業工程檔案數字化管理流程以及相關制度機制，使企業工程檔案數字化管理工作高效順暢，并依托企業工程檔案數字化標準制度，實現紙質檔案數字化轉型，突破紙質檔案在管理和應用方面的不足，更好地挖掘企業工程檔案的經濟價值和社會價值。

2.4 注重企業工程檔案信息安全

信息時代背景下，對企業工程檔案規范化與標準化管理提出了更高要求。企業在工程檔案管理過程中既要對工程檔案信息資源進行管理、開發和合理利用，也要注重企業工程檔案信息安全，特別是很多重大項目建設工程檔案信息涉及商業機密和工程安全這些重要的工程檔案信息，一旦泄密可能會影響重大工程項目建設，甚至會危害國家和集體利益。因此，在企業工程檔案規范化與標準化管理過程中應將企業工程檔案信息安全作為重要方面，要建立和完善企業工程檔案規范化和標準化安全管理制度，結合企業工程檔案信息安全存在的問題對制度機制進行調整和完善，進一步提升安全管理制度的針對性和有效性。同時，還要加大對企業工程檔案管理人員的安全教育培訓，進一步提升企業工程檔案管理人員的安全意識和責任意識。確保在企業工程檔案管理過程中檔案信息安全。重要檔案信息共享要通過加密渠道傳輸。同時還要及時地更新企業工程檔案信息管理系統，安裝先進的防火墻，自覺地抵御外部的病毒侵襲和黑客攻擊，確保系統中的企業工程檔案信息安全。要定期地對企業工程檔案信息管理系統進行檢查和監測，對于發現的安全問題和系統漏洞，要及時地予以彌補，進一步提升企業工程檔案信息系統的安全屬性。

總之，數字化背景下，企業工程檔案規范化與標準化管理勢在必行。一方面，給予工程檔案管理足夠的重視，完善制度機制，優化管理流程，為企業工程檔案規范化與標準化管理提供指導。另一方面，加大對企業工程檔案管理人員的教育和培訓，結合當前企業工程檔案規范化與標準化管理的實際需要，引導企業工程檔案管理人員樹立先進的管理理念和思維模式，掌握更先進的信息技術和手段，并將其運用到企業工程檔案管理之中，持續提高企業工程檔案管理質量。