流程自動化機器人在財務共享中的應用研究

劉紅

關鍵詞：國有企業;流程自動化機器人（RPA）;財務共享

中圖分類號：F230 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2022）12-0104-03

黨的十九大以來，以習近平同志為核心的黨中央指出，國有企業是中國特色社會主義的重要物質基礎和政治基礎，是我們黨執政興國的重要支柱和依靠力量。新中國成立以來特別是改革開放以來，我國國有企業為我國經濟社會發展、科技進步、國防建設、民生改善作出了歷史性貢獻，功勛卓著，功不可沒。當前，國有企業要大力推動互聯網、大數據、人工智能和實體經濟深度融合，以信息化培育新動能，用新動能推動新發展，以新發展創造新輝煌。

為貫徹落實習近平總書記關于推動數字經濟和實體經濟融合發展的重要指示精神，落實黨中央、國務院關于推動新一代信息技術與制造業深度融合，打造數字經濟新優勢等決策部署，國有企業近年來矢志拼搏、銳意進取，積極推動新一代信息技術創新應用，加快推進生產經營數字化，著力培育數字新模式新業態，為數字化轉型工作奠定良好開局。

隨著國有企業業務領域、業務范圍的不斷擴展，各部門業務工作量急劇增長，目前的業務處理場景為“人工化+信息化”，在人工處理的業務中存在大量重復的機械的、低價值的工作，在此過程中無法避免地出現人為疏忽、效率低等問題。在人力成本不斷飆升的現在，將有限的人力資源投入在這些低價值的工作中不得不說是一種浪費。從企業經營的角度出發，不管信息技術發展到何種程度，增效降本是企業在任何時代都在追求的永恒命題。作為能夠最大化解放員工和降低生產成本的自動化和智能化，始終是企業重點探索的方向。因此，為構建“智能化+信息化”的業務場景，應針對高重復性、標準化、規則明確、大批量的業務處理流程，引入RPA產品和技術，將原本由人工操作的流程由機器人自動執行，釋放出的人員更加集中精力于富有創造性的高價值工作上，從而大幅提高流程效率、降低人力成本，提升運營管理的自動化、智能化水平，成為國有企業增強企業核心競爭力的重要舉措。

一、RPA業務流程自動化系統

機器人流程自動化系統（以下簡稱RPA）是過往20余年軟件技術逐步積累和發展的產物，作為新時代的人工智能應用軟件，能夠幫助企業實現降低運營成本，提高工作效率，并從機器人流程自動化開始，將企業由“數字原生”推向“數字智能”。智能化的本質就是用物力解放人力，構建一種新型的人機交互關系，使得人工智能成為傳統生產要素的有益補充，促進工作方式和生產方式的轉變。機器人流程自動化，作為智能化領域的熱點，是企業數字化轉型中的重要工具。

機器人流程自動化，指通過使用用戶界面層中的技術，執行基于一定規則的可重復任務的軟件解決方案，其應用能夠極大地提高工作效率，最大限度地平衡效率與收益，并且技術堡壘較小，能夠實現快速部署。

目前，RPA系統已應用于多個領域的多個工作場景，如財務對賬業務智能化、OA安全運維業務智能化、“三重一大”數據審核等，實現了業務流程的自動化轉型，極大的釋放了員工的生產力，降低了人力成本，為集團數字化轉型的有序推進提供了有效的技術支撐。財務共享中心很多流程都符合RPA的適用標準，即大量重復、規則明確，這為RPA的應用提供了廣闊的空間，例如費用報銷、資金管理、總賬報表、合規管控等多個場景均可應用。下面，本文就集團財務共享中心RPA的幾個應用場景進行簡要說明。

二、財務共享中心RPA主要功能場景介紹

（一）費用報銷業務智能化

財務共享中心費用報銷業務類型多，比如通信費、差旅費、招待費、會議費等，審核要點多、重復機械，且費用報銷系統無法實現規則配置化，對集團公司財務報銷而言，存在兩大難點。

一是需要處理的發票數量較多。公司每年有大量增值稅發票需要處理，單一票種數量繁多，傳統的人工審核方式消耗人力資源高、質量不穩定。二是審核流程煩瑣復雜。復雜嚴密的報銷流程，單據發起人需要耐心填報各種單據信息，財務人員更要細心地悉數復核。

繁雜的報銷流程，不僅影響員工日常工作，由于其重復和機械性的工作性質，往往還會導致員工的低效率。

根據集團財務工作需要，利用RPA，采用基于規則自動化的模式，將企業基本的財務審單（初審）工作置于后臺規則中，實現分種類自動化批量處理。

自動審單應用場景的實現歸為以下兩類：

基于員工信用的智能審核（需要共享中心配合）。企業可以在系統中設置員工信用等級，分為A、B、C、D類;對于信用等級為A、B類的員工業務單據（費用報銷單或費用申請單）通過系統自動審核（RPA財務檢查項審核）;對于信用等級為C、D類的員工費用報銷單則需要財務共享中心的審核人員手工審核。結合流程抽檢，極大的提升財務審單的效率。

對于員工信用等級的形成，可以通過系統設置自動智能升降級和違規扣分規則;提升企業財務的審批效率，形成員工信用檔案來規范員工的報銷行為，在提升員工素質的同時，也自動實現了企業財務管控的目標。

基于財務檢查項的智能審核。利用財務機器人RPA基于財務檢查項的智能審核以提高財務審核工作效率。比如，財務在審核一項差旅費報銷的時候需要對18項內容進行核驗。在這18項里面有13項可以通過系統實現自動化審核的，如發票查驗、附件完整完整性、收款人賬戶檢查是否正確等。其他的一些項目（附件清單是否合規、付款是否符合合同條款等），需要依賴人工審批。

（二）財務付款智能化（批量付款業務處理）

財務對于批量代發稿酬對業務流程中，存在對付款賬戶信息填寫的不確定性，導致財務人員需要耗費大量的時間成本與人力成本完成對個人付款賬戶信息的核對和補全。且核對完成后，又需要耗費大量時間成本與人力成本完成對個人賬戶的付款的操作。

在財務付款智能化的流程中，使用RPA將由個人填寫的付款賬戶信息根據關鍵詞進行賬戶的標準化處理，完成對個人付款賬戶信息的核對和補全。核對完成后，交由人工完成對個人付款賬戶信息的付款操作。

（三）資金日報編制智能化

利用RPA將前日的賬戶余額填制到當日的起初余額中，再根據每日的資金業務時間，序時逐筆登記各銀行日記賬中，自動與賬務系統進行核對，列示差異，并將完成的資金日報發送給指定人員。

以單位為主體，每日按期編制資金日報表。其主要流程為：一是將前日的賬戶余額填制到當日資金日報表的上日余額處，確保本日期初余額與上日期末余額相符，保證資金日報表的連續性;二是根據每日的資金業務時間，序時逐筆登記各銀行日記賬（或同類型合并填列）;三是與賬務系統進行核對，列示差異，并將編制完成的資金日報發送給指定人員。

（四）財務對賬業務智能化

隨著現代企業業務規模不斷增加、交易數據量不斷攀升，諸如賬戶被非法使用、挪用公款等情況也使得金融風險的發生率逐步升高。對企業而言，銀企對賬可以保證企業資金安全，規范企業會計核算。由于財務共享中心負責多家單位銀行賬戶的銀企對賬工作，業務同質性高，工作量大，流程具有普適性，通過在RPA對賬機器人中設置既定的規則進行自動化處理，進行銀行對賬和余額調節表的自動生成，可以同時進行多家單位多個銀行賬戶的銀企對賬工作，在減輕工作量的同時，又能保障準確度，從而實現全集團財務對賬業務的智能化集約化。

（五）總賬報表業務智能化

財務共享中心存在大量的報表計算工作，每月結賬周期后每個賬套需要花費30分鐘至1小時進行報表的計算和報送，整個過程非常機械煩瑣。通過RPA財務機器人對于各種線下報表可以做到靈活便利的處理，對第三方平臺數據的獲取和對賬，還可以按照報表的主體需要分發給相應負責人。

（六）集團內關聯交易對賬結果反饋

利用RPA機器人篩選集團網報系統關聯交易對賬平臺中關聯交易未核對一致的結果，把每個企業未核對的結果分別發送至相關企業財務負責人員，通知其核實。

三、RPA項目實施步驟

第一步，項目啟動。項目采購工作完成后召開RPA財務智能化項目啟動會，對項目內容、工作計劃和組織人力進行部署和安排。第二步，需求分析。根據人員分工，精細分配每項工作量，選擇相應的試點共享單位，對每項流程進行詳細梳理，優化原有明顯不適用、可調整的步驟，形成需求分析文檔。第三步，功能設計。根據需求分析文檔，將人工操作的流程設計成規則明晰、可由程序自動處理的RPA自動化流程，主要包括功能邏輯設計和表結構物理設計。第四步，代碼開發。由項目組實施人員針對已梳理好的流程和功能設計說明書，進行自動化流程的代碼開發和流程測試等工作。第五步，客戶測試。由業務人員對開發完成的RPA流程進行UAT測試，涵蓋流程所涉及的各個關鍵場景，并檢查數據獲取的準確性和自動化處理的合理性。測試完成后形成客戶測試報告。第六步，軟件發布及安裝。經用戶測試完成后進行軟件系統安裝、運行環境調試和自動化流程發布。第七步，試運行及調整。系統安裝調試完成后，RPA財務智能化項目轉入試運行階段，在試運行階段根據RPA項目實現效果與預計存現的差異進行調整優化。第八步，項目驗收。對RPA財務智能化項目成果和交付物進行審查和接收，進行項目驗收確認，并對采用RPA財務智能化后的業務處理效果和管理成效進行分析總結。第九步，項目維護和推廣。主要包括RPA項目上線后的日常服務和系統維保，并將可復制可推廣的RPA財務智能化項目推廣至共享單位。第十步，培訓服務。項目運維階段的知識轉移，對RPA財務智能化項目運維人員及最終用戶進行上線前的必要知識轉移培訓，確保項目成果的可持續性的同時為業務人員賦能。

四、RPA在實際工作中的應用效果

（一）增強提高業務準確性

1.深挖業務規則，健全檢查機制，事前防范錯誤。RPA項目實施前應進行充分的需求討論和業務規則梳理，深度挖掘手工操作過程中各個流程步驟的處理信息，并結合實際業務場景，確保轉化成的RPA處理流程覆蓋所有業務流，尤其需要關注特殊場景和特殊數據的處理。通過建立數據合法性檢查和異常數據處理機制，提前篩除不符合條件的數據。在實施中增加系統規范性檢查，確保RPA處理流程全面正確。

2.優化流程步驟，增加監測檢查，事中保證準確。在RPA每個流程步驟增加“預期結果”參數，并對實際執行結果進行檢查，符合預期結果定義為執行通過，不符合預期結果定義為執行不通過。業務流程處理過程中，被操作系統會彈出各類提示框、拒絕框，對于流程中已定義的彈出框，應加強對其的監測檢查，確保事中各流程步驟的準確性。

3.操作全程錄像，遇錯自動截屏，事后回溯。通過優化代碼邏輯、增加服務器資源、增加執行機資源、建全系統容災切換、RPA操作全程錄像、遇錯自動截屏、記錄系統日志、支持自定義截屏節點等方式，達到事后可以查詢、審計或通過錄像、截圖等可進行事后回溯工作，保證業務的可追溯性。

（二）降低人工成本

隨著人力成本的不斷增加，企業在一個崗位上的預算是有限的，如果崗位需求大就意味著需要增加人力，這往往導致企業的人力成本不斷增加，如果使用RPA來協助工作可以做到24小時不間斷的工作，減少崗位上人力的投入，幫助企業更好的節約人力成本。

（三）提高工作效率

正常情況下我們八個小時的工作時間中，有效的工作時間一般只有4個小時，但是機器可以24小時有效工作，是人工工作速度的五六倍，因此可以提高工作效率。

（四）增強流程規范性

一般工作和業務流程具有規范性和邏輯性才能適用于RPA機器人流程自動化，當企業使用RPA的時候可以完善自己的公司業務流程，讓整個工作流程更加規范，減少不必要的流程所帶來的時間損失。

（五）提高員工滿意度

使用RPA機器人后可以幫助我們完成大量重復性質的工作，從而讓員工從繁雜的工作中解脫出來，讓我們有更多的時間去思考更多的問題。RPA作為完整的流程自動化系統，蘊含巨大的潛力，可助力改善客戶體驗，幫助員工通過執行更高價值的任務來提高生產力，提升核心業務價值，助力企業成長。

參考文獻：

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