提升檔案管理效能，為肇慶市端州區教育進步與發展發揮作用

陳藝華

學校檔案的類別主要有人事檔案、文書檔案、教學和教師業績檔案、基建設備檔案、聲像實物檔案、會計檔案。具體涉及黨政管理有關文件；學校歷史沿革、校史、大事記；各種規章制度、會議記錄；各級干部任免、考核培訓；各類教育教學科研課題活動、各類專項工作檢查評估、德育工作、各類比賽活動、各類財務工作、學生學習經歷、學生社團活動等。上述列舉的工作和活動中以文字、圖表、聲像等載體承載的有價值的文件材料，形成了學校的檔案總和。這些檔案既是學校教學經驗成果的記載，又是學校整體教學管理水平的表現，還是學校全體師生在學校教育上共同努力的見證。因此，檔案管理服務于學校規劃發展、師生教育的重要作用應當被充分重視和發揮，使學校檔案文件促進學校科學發展、優質發展。

一、增強宣傳力度，逐步提升檔案管理的影響力

近年來，肇慶市端州區教育局始終將檔案工作視作基礎要點，緊抓檔案工作流程，不斷根據形勢發展趨勢調整工作方式方針，綜合提升全系統的檔案管理工作的整體水平。全區各學校也通過加大對檔案工作的宣傳，逐步縮短檔案管理與師生教學的距離，以不同形式向師生提供更完善的檔案信息服務，進一步提升檔案工作的影響力。

（一）建設固定展館

學校檔案對于保護、傳承學校歷史，提升學校文化建設水平的作用舉足輕重。肇慶市第一中學（以下簡稱“肇慶一中”）、肇慶市第四中學（以下簡稱“肇慶四中”），以及肇慶市第六中學（以下簡稱“肇慶六中”）、肇慶端州中學（以下簡稱“肇慶端中”）、端州區青少年軍校等學校建立了固定校史展館、專題學習展館，大力宣傳學校發展歷史、端硯發展歷史、黨的發展歷史、國防軍事發展歷史等。在宣傳工作中，各個學校展館以文字圖片和實物等檔案材料為主體，采取了傳統媒體和新媒體相結合的表現方式，繪聲繪色地向師生、家長宣傳學校的發展歷史、如何與地方特色文化相結合、國防教育工作的由來和發展情況等。師生及家長通過這些有價值的、生動形象的檔案資料，積極參與愛國愛鄉愛校教育。

（二）舉辦特定主題展覽活動

選取重大紀念日、事件節點、活動時期，開展特定的主題展示活動。如肇慶市第六中學作為黨史學習教育進校園和禁毒宣傳的示范點，以多樣的形式策劃了黨史學習圖片展、禁毒宣傳圖片展；肇慶市第十三小學、肇慶市端州區大龍學校多次策劃的書法作品展，吸引了大批師生和社會各界人士駐足欣賞。于國際檔案日當天，端州區教育局組織了部分師生參觀由肇慶市檔案局和端州區檔案局聯合舉辦的檔案知識專題展，并參與了檔案知識講座。活動過程中，師生們積極咨詢檔案知識，并進一步掌握了更多檔案管理的流程。

二、更新檔案設備，實現檔案信息化管理

在如今的信息化時代，只有通過信息化的手段，檔案中有利的信息、數據才能被充分挖掘，檔案的價值也才能被完整發揮和體現。提高檔案信息化水平，需要增設相關的硬件設備，同時更需要檔案管理人員積極主動學習新的信息化管理方法，不斷提升信息技術應用于檔案工作的有效性和效率。

（一）抓硬件建設

檔案管理是以現代化作為發展方向的，各學校在實現檔案管理標準化的前提下，加大投入，更新設備，實現了檔案管理信息化、科學化。2020年以來，以肇慶市端州區教育局為代表的管理機構，以及肇慶一中、肇慶一中實驗學校、肇慶端中、肇慶四中、肇慶六中、肇慶市地質中學、肇慶市端城小學、肇慶市端州區黃崗小學等學校，都紛紛加大了資源投入，對檔案室進行統一的整飾：加置了智能密集架、電腦、打印機等辦公設備；為辦公設備安裝了公文自動化傳輸系統。硬件設施的完善有助于實現統一高效的公文管理，實現檔案管理設施標準化。

（二）抓網絡建設

2000年至今，端州區教育系統已經實現了檔案信息管理網絡建設，全區各學校的檔案室利用計算機管理目錄，建立檔案目錄數據庫。端州區教育局通過端州區檔案局的專網實現內聯網檢索和查詢，實現檔案管理手段科學化、信息化。

（三）加強人員培訓

建立一支具備良好業務水平的檔案員隊伍，檔案員不僅應當熟知檔案業務知識，同時還應具備熟練操作計算機的技能，能及時準確地對檔案信息進行維護和更新，為學校發展、為教師工作提供優質服務。要提高自身業務水平，檔案工作人員必須緊跟時代發展潮流和趨勢，關注科技創新領域成果，積極學習檔案管理信息化技術，并將理論知識應用于實際的檔案管理工作中，從而提升檔案管理水平。每年肇慶市檔案局都會組織檔案管理業務培訓活動，端州區教育局的檔案員團隊積極參與其中。肇慶市第六中學為提升全體教師對檔案的認識，并實現檔案管理信息化、科學化，每年組織全校的教師學習檔案收集、歸檔等檔案培訓，促進了校級的檔案信息化網絡建設，完善了學校檔案電子文件的規范管理；學校各部門成為向學校綜合檔案室提供信息的重要渠道之一。完善、規范的檔案資料可為學校的長遠發展提供準確、全面的信息資源。

（四）依法治檔

2021年1月1日起正式施行的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），對檔案事業高質量發展有著重大而深遠的指導和促進作用。端州區教育局組織各學校深入學習新修訂的《檔案法》，并要求各學校根據各自的實際情況，修訂和完善檔案管理辦法，確保各學校的檔案管理辦法與當前的檔案法律法規精神一致、銜接一致。

三、加強體系建設，做好服務利用工作

（一）加強資源收集

每一學期結束前，端州區教育局辦公室都下發通知督促各學校做到各種檔案應歸盡歸、安全管理、科學整理、按時移交，不斷提高規范化管理水平。指導學校加大檔案鑒定力度，完善檔案查閱服務機制，確保使用者可以依法利用檔案。根據新修訂的《檔案法》，端州區教育局在2022年重新修訂了《端州區教育系統各類檔案歸檔范圍和保管期限表》。該文件對有歸檔需求的各類檔案進行了進一步補充，對各類檔案的保管期限進行了調整。各學校按照要求，加強重要檔案的收集，包含但不限于對學校重點工作成果、重大活動進展、重大科研項目等工作的檔案材料。學校檔案員根據通知調整了學校綜合檔案的保管期限表，編制了歸檔文件目錄，并根據目錄，列出每學期重點收集清單，按要求做好電子、實物及各種項目類檔案的收集工作。

（二）拓展服務渠道

隨著信息化的快速發展，大部分學校除了對實體檔案進行管理，還進一步發掘了檔案資源的價值。例如各學校利用新媒體渠道展示學校的部分檔案資料，將學校的簡介、發展規劃、年度各類工作要點、招生信息、招聘信息等師生、家長關心的資料對外公開，市民、師生、家長很便捷就可以在微官網或微信公眾號快速便捷查閱相關資料，大大拓展了檔案服務師生的新途徑。

（三）拓展檔案工作內容

隨著國家經濟形勢見好，教育事業迎來了蓬勃發展的大好時機。學校也由此產生了許多新興的制度、文件和活動資料，如近年才開始開展的未成年人教育活動、心理健康教育活動、各類特色品牌創建、各類專題專項工作，以及課后服務、午托服務、寒暑假服務等工作，都形成了很多有價值、可供備查參考的各種文件材料。學校檔案管理應配合學校建設工作，將這些工作形成的材料，都納入學校的檔案管理范疇，一方面完善學校檔案基礎工作建設，另一方面為學校文化發展提供記錄和服務。

（四）加強安全管理

根據新修訂的《檔案法》，以及各級檔案主管部門有關工作通知，端州區各學校均完善了檔案安全管理機制，比如《檔案管理工作崗位責任制》《檔案庫房管理制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案資料利用制度》《檔案安全與消防制度》等規章制度，筑牢集“人防、物防、技防、聯防”四位一體的檔案安全防范體系。在師生查詢檔案過程中，都嚴格執行檔案開放、利用、公布的審查、審核、審批手續，確保檔案的安全利用。各學校檔案庫房均實現“九防”標準以保證檔案實體和信息安全。此外還全面實施了電子檔案盒檔案目錄異地備份，為檔案安全上好“雙保險”。

四、做好各類專題歸檔工作，為學校優質發展錦上添花

檔案信息資源對學校的改革發展、對教師的教育教學改革、個人成長起到的作用越來越明顯。近年來，為促進學校的優質發展，各學校開展德育特色學校、足球特色學校、書法特色學校等各類特色學校的申報，迎接了各級教育教學迎檢評估，這些都需要學校提供大量的檔案資料，因此，現在學校特別加強專項工作檔案、特色檔案、編研材料的收集和整理。例如，肇慶六中迎接防溺水、安全、禁毒、未成年人教育、心理健康教育等各類專項檢查近20次，共計450件（卷）。2021年申報端州區特色學校，共計檔案資料160件。學校的檔案室每年要接待各類查詢檔案、調閱檔案工作，學校檔案為迎檢、評估發揮了重要的作用。

學校在形成、發展以及變化的全過程都會產生檔案，學校檔案又滲透于日常的教育教學工作以及學校組織管理的各個模塊。作為學校長遠發展的經驗資源與社會的寶貴遺產，學校檔案除了能對學校日常教學管理和運行的發展軌跡進行客觀的記錄，也會對領導層決策、學科建設情況、人才培養機制、基礎設施完善等方面的進程和成就予以真實的反映。所以，提升檔案的管理效能，發揮檔案的服務作用，在提升學校建設水平、推動教學工作改革、提升教育教學質量、鼓勵科學研究探索、推動學校長遠發展等方面有巨大的作用。

責任編輯 朱守鋰