藝術檔案整理工作的實踐意義探析

[ 作者簡介 ]

曾婷，女，遼寧遼陽人，興安盟烏蘭牧騎，中級，本科，研究方向：藝術檔案。

[ 摘要 ]

藝術檔案是藝術文化單位及藝術家通過文字、圖表、聲音、物品等形式記錄保存的關于國家和社會的歷史。藝術檔案整理是通過一系列的手段，對所收集的藝術文獻進行科學的整理，使之系統化。由于文檔的數量越來越多，結構越來越復雜，文檔整理不善會給日常管理和實際使用帶來很大的困難。只有做好檔案管理，才能為檔案的儲存、統計、檢索和利用提供一個基本的單位和一個完整的系統。通過對藝術文獻的整理，可以較為完整、系統地反映社會活動、歷史事件、歷史人物的原貌，充分發揮文獻的憑證和參考功能，體現文獻的使用價值。

[ 關鍵詞 ]

藝術檔案;整理工作;實踐意義

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.056

藝術本身就是一種表達，文字也是一種表達。文字更類似于語言的表達，而藝術類似于精神的表達。藝術是通過各種形式的表達，給人以感知。比如聲音的藝術，音樂用旋律的形式表達，人們在旋律里獲取了感知，感受到了音樂旋律的喜或者悲。語言文字的藝術是寫作者用各種形式的表達，傳遞給讀者感知，比如小說或詩歌。形象的藝術，比如電影、繪畫、攝影、舞蹈，通過具象的表達使得人們獲得了感知。當然藝術的流傳離不開檔案的記載，本文分析了藝術檔案整理工作的實踐意義。

1 藝術檔案的范圍

藝術檔案資料的記錄范疇包括文學創作、藝術表演、美術、攝影、社會文化、藝術研究、藝術教育、文化交流、個人藝術等各種藝術資料中形成的具有保存價值的活動。收藏為藝術創作、研究、教育和文化藝術活動提供參考的書籍、報紙、音像、照片、戲劇和有關新聞資料。包括以下方面。

1.1 國家方面

在國家主辦的各種藝術活動中形成的具有保存價值的藝術材料（包括文字、音像、照片、實物等形式），屬于文獻儲存范圍。藝術檔案是藝術團體、演出、文化、教育、研究機構和電影工作室等的藝術活動的真實記錄，是生產、教育、研究、交流和其他工作的基礎和必要條件，它是國家檔案的重要組成部分。妥善保管和整理這些藝術資料，是各文化藝術機構的一項重要任務。

1.2 員工方面

在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料，也屬于檔案保存的范圍。藝術檔案是各個藝術單位檔案的重要組成部分，要按照檔案集中統一管理的基本原則，建立健全藝術檔案，以達到完整、系統、安全、有效利用的要求。

1.3 文化活動方面

任何個人不得擁有在文化藝術活動中形成的屬于國家所有的藝術材料和物品。藝術館、美術館與藝術家關系密切，不具備收藏功能，容易被市場炒作;藝術家的活動和作品的保存缺乏關鍵環節。只有檔案局作為一個純粹的公共收集機構，不會給予、交換或出售任何東西，所有的文件只會被永久收集。

1.4 藝術部門方面

文化藝術單位開展經營活動時，主管單位和接收單位應當向本單位藝術檔案管理部門提供信息，并保留活動結束后形成的所有國有藝術檔案，不得丟失。且只有將藝術家的作品和材料組織在一起，集中展示其成果，其才能在文化傳承中發揮更積極的作用。這不僅是對傳統檔案管理的突破，也是對藝術領域的規范和重組，可以在一定程度上遏制藝術行業混亂。

2 藝術檔案的整理工作

2.1 存儲范圍

藝術檔案材料包括文學創作、藝術表演、美術書法、照片雕刻、社會文化、藝術研究、藝術教育、文化交流、個人藝術等，是在活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料。應當關注各文化藝術單位業務部門的藝術形成和積累，在一部戲劇（劇本、節目）、電影、藝術活動或教育過程完成后，應定期整理保存系統的書面材料。

2.2 材料分類

按照《藝術檔案管理辦法》規定了關于文獻創作資料、藝術表演資料、社會文化資料、藝術攝影資料、藝術研究資料、藝術教育資料、藝術教育資料、綜合活動資料的7種分類方法。之后，按永久、30年、10年等存貯期，按期限進行文件存貯。藝術文獻一般分為文本、圖像和視聽三部分，應根據不同的情況創建和組織這些材料的文件夾。文章的部分可以編目，劇本和問題結合起來進行組織和歸檔，圖像部分和聲音部分可根據曲目進行編排。

2.3 內容管理

根據制定的正確標題，安排系統，根據文檔的內容（序號、作者的數據，包括內容、頁面數量、時間等等）登記，填寫參考書。需要注意的是，有時候，看起來沒有保存價值的物品可能是稀有的藝術檔案材料。所有美術文件都應該包含相關人物、日期、場景、地點、角色、演員等內容。為保證藝術檔案的完整性，任何工作部門和個人不得私自保管應當保管的藝術檔案和資料。轉讓作品時必須保存的美術文件、資料，任何人不得擅自拿走或者擅自銷毀。藝術文獻應用檔案工作規定用筆書寫，以便長期保存。紙張要注意規格的統一。

3 藝術檔案的整理要求

3.1 歸檔材料的整理

檔案資料應齊全，對易損壞、模糊或褪色的重要資料，應在整理時進行裱印和復制。擺脫沉重的藝術材料。

3.2 檔案照片的整理

機密文件的照片內容應真實、主題鮮明、圖像清晰，圖片完整。數字圖像數據壓縮文件應選擇具有代表性的內容作為變焦照片同步壓縮文件。

3.3 錄音、錄像的整理

驗證其內容和載體的完整性，確保檔案音視頻文件的完整性和有效性。由于音視頻材料載體的特殊性，在整理時應充分考慮材料本身的有效期，并注明整理后所需的存貯期、音譯、復制時間。

3.4 唱片的整理

包括金屬唱片、基本唱片和CD唱片在內的唱片都應被放置在專門的唱片袋中，并標明相關內容。具有重要保存價值的錄音制品，應當復制到耐久性好的光盤載體上。原載體的錄音制品應當繼續保存，一式三份，兩份封存保管，一份留用。

3.5 光盤的整理

光盤包括CD、VCD、DVD等，整理時應分別裝入統一的光盤盒（袋）保管，并在光盤盒（袋）和盤片上注明相關的內容。永久和定期保存的光盤，應一式刻錄三套，兩套封存保管，一套供查閱使用。

3.6 其他整理

對于在藝術生產活動中形成的其他藝術檔案，可以確定相應的措施。對有重要價值的錄音、錄像、唱片、CD等特殊載體材料進行拷貝備份。

4 藝術檔案的整理方法

整理擬歸檔的藝術材料，按每項藝術活動內容，依據不同載體的材料進行分類、組合、排列、編號、編目和裝訂，然后按形成材料的數量分別整理成件裝入卷（盒）。

4.1 分類

藝術檔案可以根據不同藝術活動的類別和內容進行分類，可以重復的藝術活動較多，但層次不宜過多，類似的藝術活動盡量分到一起。分類整理時，一般以年度數據為整理標準。

4.2 組合

藝術檔案通常按照材料形成的時間順序進行分類。在分類時，應將同一載體在某一活動中形成的材料進行連接組合，將不同載體的材料進行分類組合。例如，藝術表演組的業務類別一般由戲劇（節）組合而成。美術和藝術研究單位按業務類型、展覽和研究項目進行分組。

4.3 排列

文字材料案卷的排列應按三大類分別連貫排列，其他特殊載體的藝術檔案也應該分別連貫排列。排列時年度與年度之間的編號相連接，并結合“年度—類別—保管期限”或“保管期限—年度—類別”進行排列。案卷內件排列時，應按藝術生產程序、結合時間、內容的順序排列。排列時應使同一項目、同一載體材料保持完整性和連貫性。在藝術生產活動中形成的其他藝術檔案材料，可以參見以上排列方法。

4.4 裝訂

對歸檔的藝術檔案按件內材料產生的先后排序進行裝訂。如遇規格和尺寸較小的材料應當用紙襯底粘貼，對價值較大又不宜裝訂的材料，可以采用袋裝方式保護原件。對于破損、易褪變的記錄材料，應與復制品一起歸檔裝訂。裝訂時，一般裝訂位置在左邊，裝訂使用臘線，三孔一線，線結打在背面，保持封面的光潔。裝訂時應保持右邊和底邊對齊，方便翻閱。

舞臺美術設計、樂譜等，可分別整理裝訂保管，既保證材料不散失，也便于利用、復制，保護原始稿件的藝術價值。

5 藝術檔案的價值

5.1 保存價值

藝術記錄的保存取決于它們被保存多久。與其他文獻相比，其表現形式更為多樣，主要以文字、圖表、視聽、實物和文學作品的形式記錄。因此，藝術檔案的保存價值是指檔案使用價值的期限，其外在體現是檔案的保存期限。檔案的保存期限是由檔案在滿足社會需求中的作用所決定的。因此，只有當藝術檔案的功能所帶來的效益超過檔案保存的成本時，藝術檔案才具有保存價值。此外，大眾文化藝術檔案也真實地記錄了大眾藝術的發展歷程，對于后人了解和傳承大眾文化藝術具有很好的參考價值。

5.2 使用價值

藝術檔案不僅來源于文化藝術活動，而且對文化藝術活動也有很大的貢獻。檔案館（室）是基于隱藏的文獻信息資源，根據特定用戶的需求或社會需求，通過一定的方式和方法為信息用戶提供服務的一種文獻業務，也是用戶尋求利用檔案的工作系統，利用檔案信息滿足行為過程的需要。相比之下，美術文件具有重復性、多面性，可以從多個角度去使用。檔案的具體用途是指檔案對特定的使用者具有特定的意義和功能。藝術檔案的利用價值具有多種形式和層次，其具體利用價值因價值主體和價值階段的不同而不同。

5.3 現實價值

藝術檔案的現實價值是指檔案在當前社會活動中的作用，也稱現行價值。藝術檔案的現實價值主體包括藝術檔案的形成單位和其他單位，體現在文學創作、藝術表演、藝術研究、文化交流等其他藝術。藝術檔案的現實價值在于促進精細化生產、藝術創新、精神文明建設和公共文化建設。

5.4 歷史價值

與其他文獻相比，它不僅可以記錄文化活動，而且可以為今后的文化事業提供有益的科學管理和借鑒。文化藝術事業蓬勃發展，內容豐富，價值不可估量。此外，文學藝術檔案能夠客觀地記錄和描述中國的文化事業，體現出極其重要的史料價值。藝術檔案是歷史的產物，是在特定的歷史條件下形成的，是前人實踐活動的信息積累，應結合歷史條件、歷史背景、歷史作用和藝術檔案的實際情況，對藝術檔案的價值進行思考。藝術檔案是文藝創作的基礎，這些藝術文獻記錄了各個歷史時期、各個朝代社會發展的基本情況、各個英雄人物的事跡，以及當時的人文社會、生產能力和國民生活等，是作家、文人寫作和藝術家文藝創作的基礎和源泉。

5.5 潛在價值

藝術檔案的潛在價值是指藝術記錄在開發利用之前的存在價值，也指保存、分析、掌握的價值。藝術檔案除了能為現實工作、學習和生活提供有關服務外，還將對未來產生影響，能在未來對社會各方面產生作用。長遠價值對象由藝術檔案創建者擴展到社會各方面，文藝檔案的價值是客觀的，藝術檔案的價值只有通過開發利用才能實現，即將靜態的文獻資源變成動態的信息。

6 結語

綜上所述，影視布景綜合利用和創造了不同的文化形態、時空、聲音、雕塑、成品等元素，改變了審美個性。藝術不只是美與丑的問題，而是生活經驗的一面鏡子。從此，藝術產生了新的人文方向，打破了傳統藝術的界限，進入了多元化的藝術領域。藝術家將多樣化的課程放在一起進行申請和文檔編制。在運用這些技術媒介時，要有較強的當代意識和發現某種趨勢的能力，才能在創作中保證創新的精神和品質。文藝檔案涉及面廣，對今后的活動有很大的參考價值。其開發利用主要包括咨詢服務和文獻服務，為用戶提供信息，解答問題，指導利用過程，提供檢索和成果服務。對藝術視覺的記錄和整理，使藝術檔案在實踐中的應用更加有序、合理，提高了信息的利用率。

參考文獻

[1]劉麗男. 談藝術檔案工作的作用和意義[J]. 黑龍江檔案，2014（5）：97.

[2]周玲. 關于群文藝術檔案建設的思考[J]. 民族藝術研究，1993（5）：78-80.

[3]李青燕. 藝術檔案資源數字化與管理探討[J]. 四川戲劇，22016（4）：150-152;162.

[4]安煜檸. 淺談藝術檔案的數字化處理[J]. 當代兵團，2016（14）：44.

[5]黎理. 談藝術檔案之收集工作[J]. 藝海，2014（8）：207-208.

[6]宋喬. 藝術檔案工作重要性研究[J]. 藝術科技，2016，29（9）：425.

[7]李鐵萌. 數據藝術——當代技術思潮下的一種新藝術形態[J]. 南京藝術學院學報（美術與設計），2019（3）：10-13，209.

[8]楊紅梅，淺析精神文明實踐中文化藝術檔案管理及應用[J]. 中文信息，2020（2）：17.

[9]劉洋. 《美術——西方、中國和波普藝術》教學設計[J]. 中國信息技術教育，2022（3）：49-54，73.

[10]范玉剛，崔文斌. 媒介融合驅動文藝創新的語義闡釋[J]. 南方文壇，2022（1）：45-54，73.