新時代檔案管理信息化建設路徑探索

阮麗

摘 要：隨著科學技術不斷發展，信息技術已經被應用到各行各業中。在新時代背景下，檔案管理也需要緊跟時代步伐，進行信息化建設。檔案管理信息化有利于提高檔案管理效率，實現資源共享，是新時代背景下檔案管理的趨勢。本文首先對檔案管理信息化進行概述，其次對分析檔案管理信息化特征，再次強調檔案管理信息化重要性，再次論述檔案管理信息化面臨的挑戰，最后對新時代檔案管理信息化建設路徑進行探索。

關鍵詞：新時代;檔案管理;信息化建設

檔案管理想要適應新時期的新要求，需要做出一定的改變，檔案管理信息化就是重要改變之一。目前，我國檔案數量在不斷增加，檔案信息類型呈多元化，傳統的檔案管理工作全部需要人力完成，效率較低且由于檔案繁多，處理速度較慢，已經不再適用于現代檔案管理，無法滿足現代檔案管理需求。因此，檔案管理信息化已經成為必然趨勢。

1檔案管理信息化重要性

1.1提升檔案管理效率

傳統的檔案管理方式是以人力為主的，儲存和查詢都需要通過人工的方式進行，工作步驟較為煩瑣，長期下來，容易出現工作失誤，對檔案的真實性和有效性造成不良影響。然而使用現代手段將檔案管理信息化能夠有效提升檔案管理效率，使檔案真實性和有效性得到保障[1]。使用數字化手段將紙質、音像檔案信息化處理，再使用計算機進行檔案歸類、整理，使工作人員的工作效率大幅度提升，同時減輕工作人員工作壓力，減少人工操作的步驟，從而避免出現工作失誤。

1.2符合時代發展規律

隨著檔案儲存的數量不斷增加，傳統的檔案管理方法已經不能再滿足社會需求，也無法推動檔案管理行業的可持續發展。在現代，信息技術和互聯網在飛速發展，檔案管理信息化能夠有效提升檔案管理效率、推動檔案管理行業發展、滿足社會需求、體現出檔案管理的價值。檔案管理信息化也可以使信息技術進一步發展，創新出更多符合檔案管理需求的新技術、新方向，為人民群眾提供更加便利且周到的服務。

1.3實現資源共享

在傳統的檔案管理模式中，檔案之間的關聯性不強，需要查找一些檔案時較為困難。但檔案管理信息化可以有效改變這一點，將檔案以數據的形式上傳至資源庫可以實現資源共享。對于用戶而言，傳統的檔案管理需要用戶到檔案館進行申請，再由工作人員幫忙查找，所使用的時間成本較高，步驟較為復雜，但檔案的信息化打破了時間、空間的限制，用戶可以使用移動終端隨時進行查閱[3]。

2檔案管理信息化面臨的挑戰

2.1檔案信息化意識薄弱

部分檔案管理部門領導認為檔案管理是不重要的工作，不能正確認識到檔案管理對其發展的重要意義，對于檔案管理信息化的重要性認識不足，認為傳統的檔案管理模式依舊能正常使用。認知上的偏差導致檔案管理信息化進程收到嚴重影響，檔案管理行業發展也受到制約。

2.2檔案管理信息化缺少專業人才

目前，部分檔案管理部門存在人才短缺的情況。部分工作人員對于檔案管理工作了解不透徹，不具備專業素養，兼任流動性較強，在進行工作交接時容易出現疏漏。還有部分工作人員年齡較大，對于信息化技術了解不多，不具備相關專業知識，學習起來較為困難。

2.3管理制度待優化

目前，檔案管理的管理制度是建立在傳統管理模式基礎上的，在進行檔案管理信息化的同時，需要將管理制度進一步優化。當管理制度出現漏洞時，會導致整個管理體系出現問題，工作人員也許會利用管理制度的漏洞為自己謀取利益或工作態度散漫，最終導致檔案管理效率低下、檔案管理工作難度增加，檔案無法發揮其作用，為社會服務。因此，需要結合當前檔案管理信息化的實際情況，進行制度的優化升級。

2.4檔案管理信息化技術滯后

隨著我國科學技術的不斷發展進步，許多行業都將信息化技術應用于工作中。但目前，檔案管理信息化技術較為滯后，無法滿足當前檔案管理信息化發展需求。目前，部分領導對于檔案管理不夠重視，導致對于技術以及設備的投入不足，導致檔案管理信息化工作受到制約。還有部分檔案管理機構引進了先進設備，但無法將其與檔案管理信息化進行有效融合，設備與檔案管理信息化需求不匹配，浪費大量資金。部分檔案管理部門認為相關技術和設備所需資金較高，沒有購買或使用的必要，依舊采用傳統的檔案管理模式，導致檔案管理信息化技術發展受到影響。

3新時代檔案管理信息化建設路徑

3.1提升工作人員業務水平

在新時代背景下，進行檔案管理信息化建設，需要提升工作人員業務水平。想要提高工作人員業務水平，可以遵循以下三點：第一，在進行人員任命時，需要聘請具備一定專業水平的人員進入崗位，要嚴格遵守聘用要求，不能私自降低要求，要聘用有相關檔案管理經驗的人員;學習能力較強的人員;對于檔案管理信息化建設有自己想法思路的人員;熟悉現代化信息技術的人員，以確保聘請的人員具備相關的專業素養[3]。第二，在嚴格遵守聘用人才要求的同時，部門需要注意對已經在職工作人員的培養，可以對在崗員工進行定期培訓，提高工作人員的綜合素養。可以聘請行業中優秀人才進行培訓，也可以進行集體調研，互相學習、共同進步，還可以組織工作人員到其他檔案管理部門進行參觀，取長補短。第三，需要定期對工作人員進行業務考核，考察工作人員業務能力的同時，促進工作人員能力的提升，確保檔案管理信息化建設的順利開展。

3.2完善管理制度

檔案管理部門領導要轉變觀念，重視檔案管理信息化建設建立完善的管理體制度，并結合檔案管理信息化建設過程中存在的現實問題進行優化。管理制度需要做到分工明確，便于檔案管理出現問題時能夠問責到人;需要對工作人員進行有效監督，防止工作人員在進行檔案管理時態度松懈，導致出現工作失誤的情況;需要指定相關考核制度，考察工作人員的業務水平，有利于工作人員不斷提高業務能力;需要建立激勵制度，使工作人員在進行檔案管理信息化建設時更加積極;應明確經費使用方向，使檔案管理信息化所使用的經費更加公開、透明。制度要建立在遵守我國相關法律法規的基礎上，使檔案管理信息化建設更加合法、規范。

3.3提升信息化管理水平

信息化檔案管理部門進行檔案管理信息化建設，需要提升檔案信息化管理水平。做到與時俱進，不斷創新管理模式，開闊思維，將檔案進行分類管理，分類一定要嚴謹、仔細，否則無法提升信息化管理水平，反而成為了壓力來源。提升信息化管理水平還應熟練使用信息技術，可以利用計算機建立審批、借閱檔案，將詳細情況記錄下來，提高管理效率。

3.4構建安全防護體系

檔案管理信息化建設想要有序、有效進行，需要構建安全防護體系。現代的信息技術發展是非常迅速的，存在部分不法分子使用非法手段盜用信息以謀取私利，還有部分工作人員不具備職業道德，使用職位之便獲取利益，因此，構建安全防護體系是非常有必要的。構建安全防護體系可以從以下三方面進行：第一，加強身份認證，對于登錄訪問權限嚴格控制，防止不法分子進入檔案庫，泄露重要檔案內容。第二，將檔案內容進行分級保護。對于部分信息可以開放查訪權限，但對于重要信息，要加強防護。可以利用防火墻或其他先進技術進行分級保護。第三，重視安全技術的應用，可以加強密碼認證的復雜程度、增設人臉識別與指紋識別等安全防護措施，全面增強檔案信息防護水平。

3.5提高檔案管理人員服務意識與責任意識

在新時代背景下，加強檔案管理信息化建設需要提高工作人員的服務意識與責任意識。服務意識的增強有利于工作人員更好地服務于群眾，責任意識的增強有助于工作人員認識到自己工作的重要性，認真履行崗位職責，提高工作效率，進行檔案管理時更加負責，對于檔案管理信息化建設更加積極參與。檔案管理部門領導可以利用管理制度或激勵制度提高工作人員的服務意識和責任意識。

3.6建立數字檔案館

目前，我們處在一個大數據時代，在這樣的時代背景下，我們接觸的大部分事物都是信息化的，因此想要進行檔案管理信息化建設，需要建立數字檔案館。數字檔案館是指使用電子網絡遠程獲取檔案文件內容的一種方式，它強調在數字化背景下使用戶獲取檔案資源更加便利。數字檔案館具備以下幾個主要特點：第一，存在方式上的特點，數字檔案館是一種無形的信息組織與使用環境;第二，運行方式上的特點，數字檔案館在存取檔案信息時是在網絡中進行;第三，功能定位上的特點，數字檔案館以存取為中心，打破了時間、空間的限制。在建立數字檔案館時需要注意的是，現存的實體檔案館是數字檔案館的基礎，數字檔案館并不能完全取代實體檔案管的存在，二者是互相促進的關系，并不是對立的。

3.7使用智能化技術

因此推進檔案管理信息化建設可以利用智能化技術。將現存紙質、聲像檔案作為數據上傳到數據庫或電子檔案館后，可以使用智能化技術進行管理。例如使用人工智能管理電子檔案館或數據庫，人工智能可以有效減少人工操作，避免操作失誤的出現，進行檔案管理或檔案分類時具有更高的效率。也可以利用指紋或人臉識別等方式，確保數據庫的安全[4]。

結論

綜上所述，在新時代背景下，進行檔案管理信息化建設時時代發展的必然趨勢，是符合社會發展需求的。檔案管理信息化建設能有效提高檔案管理的效率、增強檔案的時效性。因此，需要對檔案管理信息化建設重視起來，轉變傳統觀念，加大檔案管理信息化建設資金投入、健全管理制度、使用先進信息化技術，推動檔案管理信息化建設進程，使檔案管理事業實現可持續發展。

參考文獻：

[1]張大鵬.論新形勢下檔案管理的信息化建設[J].蘭臺內外，2022 （18）：35—37.

[2]汪海英.檔案管理信息化建設路徑思考[J].中國報業，2022 （06）：54—55.

[3]龍一鳴.數字化時代檔案管理信息化建設分析[J].文化產業，2022 （11）：92—94.

[4]劉清.大數據時代檔案管理信息化建設路徑探索———評 《檔案信息化建設的理論與實踐研究》[J].科技管理研究，2022，42 （10）：242.

（作者單位：長春北湖科技開發區管理委員會）