互聯網背景下人力資源與社會保障局檔案管理研究

摘 要：在新時代背景下，互聯網技術已經成為促進社會發展、實現產業及服務升級的重要因素，在國內的各行業工作中，互聯網技術為行業內部的管理工作提供優秀的技術條件，為保障管理工作的協調運行奠定基礎。本文以人力資源與社會保障局的檔案管理工作為中心，探究在互聯網技術的影響下，管理部門內部檔案管理工作的開展意義，并且總結了運用互聯網技術優化管理工作效果的有效策略與方式。

關鍵詞：互聯網技術;管理服務;人力資源與社會保障局;檔案管理;工作發展

人力資源與社會保障局（以下簡稱人社局）為社會管理作出了巨大的貢獻以及保障，從工作職責來看，人社局需要落實并貫徹國家與上級部門的人力資源及社會保障法律法規，因此優化內部的管理工作，是人社局貫徹法律法規、履行自身工作職責所不可懈怠的工作任務。檔案管理工作作為內部管理服務工作的重心，是整體工作階段中不可忽略的工作內容，部門人員需要采取正確的工作方針，解決檔案管理工作中所存在的問題，以此來實現部門內管理工作的持續發展。

一、人力資源與社會保障局檔案管理工作的工作問題

1.檔案管理缺乏效率

檔案管理工作的內容較為寬泛，從當前的檔案管理工作現狀來看，由于管理者對檔案管理工作內容的分配缺乏合理性與結構性，因此在實際的工作開展過程中，工作人員無法正確認識到自身的管理職責以及工作范圍，使檔案管理工作出現拖延處理、信息錯位等現象，造成部門內的檔案管理工作效率受到較大的影響，并且對后續的檔案審核以及存儲等工作造成巨大的阻礙。從造成檔案管理工作效率低下的主觀原因來看，由于現階段社會發展速度較快，人力資源管理以及社會服務保障等工作所產出的檔案數據正在逐漸增加，在此基礎上，檔案管理部門仍采用傳統的技術及工作模式進行檔案管理工作，使現階段的工作效率相較于以往有所降低，久而久之，部門內的待處理檔案會隨著時間的推移而不斷積累，為后續的工作開展造成消極影響。

2.檔案信息管理缺乏準確性

從人社局的工作職責來看，需要同時兼顧城鄉就業規劃、技能人才鑒定以及市場資源的規劃等管理工作，在此過程中，需要針對不同工作領域所產出的檔案信息進行全面的管理與分類，以此來實現工作的協調發展，并且為社會服務工作提供保障;從管理部門的角度來看，為了將大批量的檔案數據進行集中處理與統計，部門需要投入大量的人力成本以及技術成本，以此來維持檔案管理工作的正常運轉。但是，由于部分管理部門缺乏高效率的技術條件作為支撐，導致檔案管理工作對人工的依賴性較強，久而久之，當投入的人力成本無法滿足管理工作需求時，檔案管理必然容易出現因人為因素而造成的管理問題，對檔案信息統計與處理的準確性造成較大的影響。

3.檔案審核與統計缺乏協調性

從目前的檔案管理工作內容來看，檔案信息的審核工作能夠將無效的檔案信息進行剔除，并且在保障工作的科學性與合理性的同時，提高管理工作的準確性。檔案統計工作則能夠將輸入的檔案信息進行有效管理，并且按照檔案的信息內容進行全面的分類與統計，對于防止檔案信息缺失具有重要的意義;從工作的開展角度來看，檔案審核與檔案統計工作具有相輔相成的工作職能，且兩項工作在檔案管理工作中發揮著不可替代的作用，但由于部分管理人員無法認識到兩種工作潛在的規律及聯系，并且對兩項工作的定位缺乏明確性，導致檔案管理中的審核工作與信息統計工作缺乏一定的協調性。從該問題對檔案管理工作產生的影響來看，由于檔案審核與統計在實際工作當中無法協調開展，導致檔案管理信息在部分情況下無法實現共享以及順利流通，這樣一來，檔案管理工作的真實性與精準性勢必會在一定程度上受到影響，并且影響到工作的實際效果。

4.工作質量偏低

工作反饋是衡量檔案管理工作質量的重要標尺，檔案管理工作質量包括管理效果、管理效率、工作效益等諸多內容，而從當前部分人社局的檔案管理工作現狀來看，其工作質量普遍處于中等偏低狀態，并且長時間無法出現突破性發展。造成管理工作質量偏低的原因體現在多個方面，一是管理人員自身所具備的專業素質及工作能力，對于影響工作質量具有主導作用，當管理崗位工作人員的個人能力無法適應實際工作需求時，檔案管理工作必然會出現脫節現象，并且對工作的整體效果產生不利影響;二是管理技術及管理方法同樣是影響工作效率的重要原因。例如，部分部門仍然沿用紙質檔案進行檔案信息的儲存管理，并且缺乏預防檔案信息缺失的技術及設備，因此部門需要花費更多的人工成本來對檔案進行核查，使工作的整體效益有所降低。

二、互聯網條件下的檔案管理工作優勢

1.有利于突破傳統管理工作模式的限制

互聯網時代，互聯網技術已經逐漸融入不同行業的管理工作當中，并且為工作開展創造了更加有利的條件以及環境。在互聯網技術的幫助下，人社局的檔案管理工作能夠有效突破傳統工作模式的限制，并且取得比以往更加優質的工作成就。例如，在檔案的儲存工作中，傳統管理工作需要針對每一份檔案信息進行核查與篩選，并且采用人工統計的方式將檔案信息進行入庫與校驗等工作。盡管這種工作方式能夠最大化地保障檔案信息的完整度及精確化，但同時以人工統計技術為主的檔案管理審核所耗費的時間成本以及人力成本較高，不利于大批量數據的存儲管理需求。在互聯網技術的幫助下，部門可以通過利用互聯網技術來代替部分人工操作，如云系統能夠兼顧審核與信息儲存為一體，實現檔案信息管理的穩定性以及信息存儲的長久性。因此，在互聯網的影響下，檔案管理工作能夠突破傳統工作模式的局限性，取得更加優質的管理工作效果。

2.有利于增強檔案管理工作的整體效率

在互聯網背景下，工作人員可以借助互聯網的優勢創造出有利于檔案管理工作的工具，從而根據檔案管理工作的需求作出對應的管理策略，使管理工作的整體效率得到顯著提高。

首先，在互聯網技術的支持下，工作人員能夠借助程序編寫來設計檔案管理系統，并且使系統能夠根據檔案審核以及管理的需求進行實際工作，這樣一來，具有檔案管理功能的互聯網系統能夠減少實際工作對人工操作的依賴，使檔案管理工作的各項結構更加合理且明確。其次，由于互聯網具有信息流通性的優勢，因此從事不同階段檔案管理工作的工作人員能夠以互聯網系統作為媒介，實現管理過程中的信息交互與流通，使檔案管理工作能夠具備信息真實性、準確性的工作特征。因此，隨著檔案管理工作的內容不斷變化，工作人員可以借助互聯網技術來創造工作條件，使實際工作能夠滿足管理工作的變化需求，為提高整體工作效率奠定堅實的基礎。

3.有利于減少人為因素所導致的信息誤差

從檔案管理工作人員的工作角度來看，管理人員自身的工作素質、專業能力以及工作心態都是影響工作效果的重要因素，而在實際的工作過程中，個人因素也將成為產生檔案管理工作誤差的導火索。在互聯網環境的影響下，檔案管理工作能夠突破人工單一化操作的局限，實現人機交互的工作模式，繼而減少因人為因素而產生的工作誤差，為檔案管理的秩序化發展提供技術條件。例如，網絡智能化審核能夠代替人工審核，并對大批量的檔案數據進行智能篩查，使互聯網技術能夠在一定程度上減少檔案管理工作的煩瑣性，避免工作的重復性對職員心態造成影響。此外，由于人機交互的工作模式能夠以人工操作作為主導，因此檔案信息的處理仍然能夠以管理原則作為基礎，并且能夠保證工作的可靠性與穩定性。

4.有利于實現管理工作的創新發展

在檔案管理工作的發展過程中，互聯網技術能夠作為主要的技術依據，為實現檔案管理工作的創新發展提供源源不竭的技術動力。例如，管理者可以根據已有的互聯網技術條件，對工作中有待改善的環節進行及時調整，并且通過決策的方式來制定和調整工作內容，使檔案管理工作的流程、開展方法、管理分類等工作都能夠得到顯著優化，并且符合新時期檔案管理工作的需求，使檔案管理工作能夠在新時代進一步創新發展。

三、互聯網背景下檔案管理工作的發展目標

1.實現檔案管理協同化

在互聯網技術的支持下，應當借助互聯網信息流通化的優勢，保障檔案信息管理過程中的管理協同化，以此來發揮不同管理部門的工作職能，減少檔案管理工作中的管理誤差，提高管理工作的整體效率。例如，在進行公務員信息統計及相關事項處理工作的過程中，人社會局工作人員需要對公務員的檔案信息進行分類處理，并且摘取其個人信息作為標準的檔案內容。在此過程中，工作人員需要確保檔案信息的審核與信息統計實現協同化，保證檔案信息管理過程的各項工作能夠齊頭并進，確保檔案信息分類過程的工作效率得到提高。

2.實現檔案管理精準化

實現檔案管理信息內容的精準化，是檔案管理工作的工作要義，在實際的檔案管理過程中，工作人員應當通過采取有效的工作手段，構建科學合理的工作流程，防止檔案信息在管理過程中出現統計偏差等問題，實現管理工作的精準化。例如，在市場人才規劃工作的檔案管理過程中，工作人員需要根據人才的分類來對檔案信息進行對應的管理，必要時采用標簽化管理方式進行信息統計，使檔案信息的整體內容更加明確且清晰，為后續的檔案資料調動工作提供便利服務。

四、檔案管理工作與互聯網技術的結合策略

1.培養相關專業人才

在互聯網背景下，為了充分發揮出互聯網技術的使用優勢，并且將其技術功能運用于人社局的檔案管理工作中，必須要具備充足的專業人才資源，以此來為創新互聯網管理方式提供人才條件。首先，從現階段人社局的檔案管理工作角度來看，管理部門必須要引導員工參與互聯網技術的培訓及學習，使每一位工作人員都能夠具備一定的互聯網操作能力，使工作人員的專業能力能夠適應管理創新過程的技術要求。其次，人社局需要通過有效的方式引進專業人才，并根據互聯網背景下的檔案管理發展內容來選擇技能型人才，針對性聘請能夠勝任新技術管理崗位的工作人員，從而確保互聯網技術能夠有效融入檔案管理工作之中。

2.借助管理制度維持技術管理服務

管理制度是檔案管理工作的行動指南，對于管理工作的發展具有主導作用，在互聯網的影響下，人社局的檔案管理制度同樣應當得到完善，保障新制度能夠適應管理工作對制度的需求，以此來優化互聯網技術在檔案管理中的應用效果。首先，部門管理人員應當根據檔案管理的工作問題進行制度規劃，如為了避免檔案管理工作的規劃缺乏明確性，工作人員應當結合已有的互聯網技術水平，為每一位在崗工作人員制定相應的工作范圍，從而提高互聯網技術及員工的工作效益。其次，部門管理人員應當根據檔案管理工作的開展需求來進行制度規劃，如為了確保檔案管理工作能夠適應大批量的檔案信息處理需求，管理人員應當在傳統檔案管理模式的基礎上進行工作結構的創新，并且合理調配檔案收集、信息處理、信息驗證與審核、信息調研等工作結構，使互聯網技術的功能能夠更好地服務于檔案管理的各項工作，優化互聯網背景下的檔案管理工作開展效果。

3.實現互聯網技術選擇的針對性

為了解決現階段檔案管理工作所存在的問題，使互聯網技術能夠為管理工作提供更加優質的服務，人社局工作人員應當明確檔案管理工作所存在的工作缺陷及根本原因，通過對管理技術、管理手段等進行優化，使互聯網技術的應用能夠有利于針對性地解決管理問題。例如，為了解決檔案信息處理過程中的工作低效率問題，工作人員必須精準判斷導致該工作問題的主要成因，即檔案信息的多樣化以及輸出批量化，使工作的難度大幅度提高，使工作效率大打折扣。

對此，工作人員需要采取互聯網系統的智能化處理技術，并將技術運用于批量檔案信息的處理工作中，以此來減少個體員工的管理工作量，降低檔案處理工作環節的時間成本。

4.結合互聯網技術實現檔案管理的整合化

從檔案管理工作的內容來看，工作人員要根據工作需要來進行檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案設計等多項工作，隨著對檔案管理工作的重視程度不斷提高，檔案管理工作的工作環節也逐漸產生復雜化的特征。為了滿足工作發展的需求，部門工作人員必須要以互聯網技術作為媒介，實現檔案管理工作的整合化。例如，在檔案收集以及檔案整理工作的過程中，工作人員可以提前運用互聯網技術對收集的檔案信息進行篩選，剔除其中的無效檔案信息及其他不符合條件的檔案信息，從而使檔案收集工作能夠具備檔案預處理的工作職能，以此來降低檔案整理正式工作的難度，使不同的工作步驟產生一定的整合化性質。

五、結語

總的來說，在互聯網背景下，人社局的檔案管理工作能夠得到顯著優化，且由于互聯網技術具有較強的普適性及高效性，能夠作為創新檔案工作的關鍵要素，對人社局的未來發展具有重要作用。因此，工作人員應當正確認識到檔案管理工作的現狀，在實際工作中發揮出互聯網技術的使用優勢，使檔案管理工作能夠突破傳統工作模式的限制，為工作的協調化運行提供充足的技術條件。

參考文獻：

[1]高立文.新環境下人力資源和社會保障局檔案管理策略研究[J].黑龍江檔案，2021

[2]韋雪榮.人力資源和社會保障局檔案管理發展趨勢初探[J]. 科學咨詢（科技·管理），2020

[3]婁秀娟.人力資源和社會保障局檔案管理工作的實踐與認識[J].管理觀察，2019

[4]劉夫海.新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2019

（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）

作者簡介：楊霞（1982—），女，漢族，山東鄆城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。