檔案數據化管理實現路徑研究

王力

摘要：隨著網絡信息技術的發展，檔案數據化管理勢在必行，這是檔案管理適應時代發展步伐的需要，也是檔案管理自身改革發展的要求。當前，一些部門單位的檔案數據化管理面臨一些問題，影響了檔案管理工作的正常發展。本文著重研究檔案數據化管理實現路徑，以期推動檔案管理向前發展。

關鍵詞：數據化;檔案;實現路徑

在大數據時代，隨著網絡信息技術和人工智能技術的不斷發展，推行檔案數據化管理是經濟社會發展的必然趨勢，也是時代進步的標志。做好檔案管理工作，不僅要做好傳統檔案管理工作，同時也要做好檔案的數據化管理工作，使兩者相輔相成，提供多元化的檔案管理服務方式，提升檔案管理水平和服務質量，促進檔案管理工作可持續發展。

1檔案數據化管理的意義

1.1提供豐富的檔案信息資源

隨著網絡信息技術的不斷發展，其在日常工作、生活中的運用日益普及，檔案信息的來源也不再是單純的紙質檔案信息資料，還有很多數據檔案信息也需要納入檔案管理范圍。如OA無紙化辦公系統所產生的各種電子文件、領導在電子文件上的審閱、批復，各類電子文件檔案等，都屬于檔案的范籌。進行檔案數據化管理，就是通過計算機信息技術和人工智能技術將檔案信息整合成多元化、數據化的綜合信息材料，使檔案信息的內容和形式更加豐富、多樣。實現檔案文檔管理和數據化管理“一體化”，檔案管理對象和檔案管理模式相匹配，推動檔案管理工作高質量發展，進而為檔案信息利用者提供更加方便、快捷的服務。

1.2滿足檔案管理改革發展需求

隨著網絡信息技術的發展，人們獲取信息的習慣、方式逐漸轉變到了現在通過手機智能化、網絡信息化技術獲取，這是時代發展必然趨勢。檔案管理工作要想順利發展，發揮應有的作用，必須順應時代的發展，推進檔案數據化管理。任何一項技術的改革都必須審時度勢，堅定決心和勇氣，才能不斷推動新技術、新理念的運用和發展，檔案管理也不例外。只有堅持新管理理念，不斷地去鉆研新的管理技術，摸索新的管理模式，檔案管理工作才能不斷走向新的高度，國家檔案事業的發展才會有新的希望。

1.3有效提升檔案服務質量

隨著經濟社會的不斷發展，人民群眾的各項權益也逐漸得到了保障，面向社會大眾的檔案服務工作的作用日益凸顯，服務需求也日趨多元化。為社會大眾提供精準的定制化檔案服務，不斷提升檔案服務能力，便成為社會大眾對檔案服務提出的新的現實要求。檔案數據化管理能借助多媒體、信息化技術手段，對大量的檔案數據信息進行整合、編輯，為檔案利用者提供高效、豐富、便捷的檔案查詢、利用服務。檔案數據化管理不同于傳統的檔案管理模式，傳統的檔案管理模式只能根據檔案查詢者的需求在海量的檔案信息中進行單一信息的查詢、檢索，然后自行進行檔案信息的整合分析。檔案數據化管理可提供全文、全庫檢索，也支持關聯信息的推薦，生成滿足用戶需求的特殊定制化的精準信息數據。同時檔案數據化管理能實現載體和信息的分離，有效保護許多珍貴的檔案文獻的安全，也能節省大量的人力、物力和財力，提高檔案服務效率和效能。

2檔案數據化管理存在的主要問題

2.1檔案數據化管理意識薄弱

一些地方、單位檔案數據化管理工作起步晚，一些基層事業單位未意識到檔案數據化管理工作的重要性，未將檔案數據化管理工作納入日常管理工作內容，檔案管理人員在開展檔案數據化管理工作時得不到足夠的人力、物力、財力支持，使檔案管理部門及人員的工作十分被動，看不到職業未來的發展前景，不愿意積極主動創新性地開展檔案數據化管理工作，直接影響了檔案數據化管理工作的發展。因此，首先要從思想上轉變認識，才能做好檔案數據化管理工作。

2.2檔案管理信息化技術落后

有的單位出于某種工作的需要，在早期開發推進了檔案數據化管理，但忽視了后期計算機網絡設備、信息技術維護和升級工作。檔案數據化管理工作，更多的是依賴計算機網絡信息技術和人工智能技術。隨著科學技術的不斷發展進步，早期的一些信息技術功能單一、網絡安全漏洞多已經不能適應時代的發展需求，阻礙了檔案管理工作的發展。

2.3檔案數據化管理制度不完善

復雜、繁瑣的檔案管理流程應以一定的管理制度作為保障和依據。隨著檔案數據化管理的逐步推進，需要制定、完善與之相匹配的檔案管理制度，使檔案數據化管理各個環節的工作有章可循，避免因為某個環節的疏漏導致檔案信息的丟失、損毀。然而，檔案數據化管理在當下發展還不成熟，很多單位仍處在摸索、起步階段，缺乏相關制度建設的經驗，檔案數據化管理制度建設存在一定的局限性。

2.4檔案管理人員專業素質偏低

無論多么先進的管理理念、技術，都離不開人的執行。一項管理制度是否能夠發揮其該有的作用，一個技術的進步能否為工作帶來的便利，都需要人的貫徹執行才能充分體現。因此，檔案管理人員的素質高低，決定了檔案數據化管理工作的水平高低。然而，在檔案管理工作中，普遍存在檔案管理人員配備不足，多是兼職，其綜合素質和能力不高，檔案專業水平無法滿足檔案管理工作要求等問題。

3檔案數據化管理的實現路徑

3.1加強電子文件檔案的收集、整理

要提高檔案利用率，提升檔案價值，就要保證檔案信息資料的全面性、真實性和有效性。特別是電子文件、網絡平臺檔案信息資源數據的收集，應盡可能全面、無疏漏。當前，由于信息數據爆炸式增長及其類型日益多樣化，通過制定相應的檔案數據化管理辦法和規定，加強對電子檔案信息數據的歸檔管理，明確規范數據信息的收集歸檔范圍，可以實現檔案資源覆蓋范圍更廣泛、結構更優化、內容更豐富、形式更多樣，確保檔案數據信息的齊全完整。應劃分檔案歸檔整理職責，將具體工作落實到相應的責任人，避免工作職責不清晰出現責任推諉，從而影響檔案數據化管理工作的順利開展。

3.2落實檔案數據的安全保存檔案數據化管理依賴的是計算機網絡信息技術，因此網絡信息安全就成了檔案數據化管理必須重視的一個問題。信息技術不斷發展，如安全應對措施滯后，就存在檔案數據泄露的安全風險。如果計算機網絡信息安全得不到保障，那么檔案數據化管理工作也將前功盡棄。加強檔案數據化管理安全防范，應確保信息設備和信息技術安全。應投入必要的設備和人力，配備檔案數據化管理工作所需要的軟、硬件設備，為檔案數據化管理提供可靠的物質基礎和技術保障。在檔案數據化建設初次完成投入使用后，應建立相應的檔案數據化管理制度，24小時不間斷地關注信息化軟件的安全問題，定期對軟件系統進行升級，提升檔案數據化管理技術的防護力，確保一旦出現任何網絡漏洞或病毒攻擊，能第一時間進行相應的防御性工作，避免檔案數據信息泄露等安全事件發生。后期在使用中，及時對檔案數據化管理技術進行升級，使檔案數據化管理體系更加完善、安全。

3.3提升檔案數據化服務水平

應在做好檔案數據信息“收、管、存”的基礎上，重點做好檔案數據信息“用”的文章。一些單位開展檔案數據化管理只注重“存”，而忽視“用”，只有“用”好檔案數據信息，檔案數據化管理工作才有實際意義。應根據檔案信息利用者的需求和權限，提供相應的檔案服務，做到“應知可知”“應知盡知”，在一定的權限范圍內為查詢者提供全面的數據信息，以幫助信息利用者進行智能信息整合和綜合分析。同時檔案數據化管理是借助計算機和多媒體為媒介，能為查詢者提供更為豐富、形象、生動、翔實的數據，提升利用成效。檔案數據化管理者應充分利用好數據信息優勢，在保障檔案信息數據安全的前提下，建立開放的信息數據共享平臺，為檔案信息數據的開放利用提供更多便利。

3.4優化檔案管理人員配備

關注人才的成長和發展，為單位未來發展提供源源不斷的人才儲備，是一個單位發展的必要保障。檔案數據化管理，同樣需要人才隊伍建設的保障。檔案管理人員除了要不斷加強檔案專業技能知識的培訓和更新，還要掌握一定的計算機網絡信息技術和信息化建設需要的基礎知識儲備。當然，有條件的單位可以引進高素質專業技術人才，建立一支復合型專業技術人才隊伍，配備相應的專業技術人才進行檔案信息化建設工作。應經常開展相關專業技能培訓、學術交流活動，積極了解掌握當下最新的檔案數據化管理業務態勢、專業知識和技術，啟發和提升創新能力，形成良性的競爭互動，促進檔案數據化管理工作的高質量發展。

4推進檔案數據化管理的創新措施

4.1創新檔案管理理念

在信息化時代，應不斷創新檔案數據化管理理念，為檔案數據化管理工作的發展奠定新的理念基礎。在日常檔案管理工作中應認真貫徹黨的新發展理念，構建新發展格局，深入推進檔案治理體系和檔案資源體系、利用體系、安全體系建設，引導檔案管理工作朝著現代化、數字化及標準化方向發展。管理人員應以科學思想作指導，高度重視檔案數據化管理，充分認識檔案數據化管理對推進檔案管理工作現代化的意義。通過實踐創新、理論創新、技術創新、制度創新等方式，全面提升檔案數據化管理工作的質量和效益。同時，管理人員應大膽創新，提高檔案管理工作的實效性和價值性，提供更好的檔案服務。

4.2完善網絡安全技術，優化資源共享平臺

檔案數據化管理的最終目的，是搭建檔案信息資源共享平臺，為單位和公眾提供便捷的檔案信息服務。而檔案數據化管理離不開計算機網絡安全技術的保駕護航，只有完善的網絡安全技術，才能保障檔案信息管理系統及共享平臺的順利運行。因此，檔案管理部門及人員既要時刻關注檔案數據化管理的網絡安全技術問題，又要與時俱進，積極學習、更新理論知識和技術，提升檔案數據化管理的能力。檔案數據化管理是為了提升檔案管理效率和服務能力。在提供日常檔案服務的過程中，檔案管理人員應經常關注檔案利用者的需求，不斷優化檔案資源信息共享平臺模塊，改進檔案業務管理流程、內容等，為檔案信息利用者提供實時的智能綜合整合的檔案信息，使檔案信息數據更加全面、專業、豐富，更有針對性。

4.3實現多樣化的檔案信息資源利用方式

高效科學利用檔案資源能夠為單位的可持續發展提供科學的理論支撐和依據。由于傳統的檔案利用方式單一，只能利用現有的單一的紙質信息資源，不但效率低，而且獲得的信息資源有限，無法適應當今社會信息數據化需求。開展檔案數據化管理，使檔案信息資源變得豐富，形式多樣，不再局限于傳統的紙質檔案信息。因此，開展檔案數據化管理應充分利用網絡信息技術，對各種形式的檔案信息資源進行整合，為檔案利用者提供更加豐富、立體的檔案信息服務。應科學優化檔案利用環節，有效滿足檔案利用需求，提升檔案服務水平。不斷優化、改進檔案信息共享平臺機制，對檔案信息進行全面分析，準確提取檢索關鍵詞，對使用者的檔案使用記錄進行深入分析，為其提供更有針對性的檔案信息搜索結果，提升檔案檢索效率。充分發揮檔案數據化管理的網絡技術優勢，推動檔案信息資源共享。檔案利用者可根據自身權限和需求，實現對檔案信息的遠程查詢和調用，有效提升檔案資源利用效率。

綜上所述，開展檔案數據化管理是經濟社會發展的必然要求，可以滿足高要求高標準檔案服務的現實需求。大數據時代，應提高對檔案數據化管理工作重要性的認識，建立健全本部門、本單位的檔案數據化管理制度體系，加強對檔案數據化管理安全隱患的防范，加強對有關設備安全和信息技術安全的維護和管理，為檔案數據化管理提供物質、技術和安全保障。我們應通過多方努力，做好檔案數據化管理工作，促進檔案事業的發展。

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