事業單位檔案工作中的人性化管理策略探究

馬雪磊

摘要：檔案工作作為事業單位工作體系中的重要組成部分，不僅凝聚了事業單位整體的發展歷史，同時做好積極的歸檔和宣傳，也能夠為事業單位日后的發展提供依據和參考。但是由于事業單位外部環境的日益變化，檔案工作也存在諸多問題，傳統的管理模式顯然已經不適應信息化的檔案存儲，需要事業單位管理者能夠積極探索檔案工作的人性化管理措施，一方面積極優化管理制度，另一方面更新管理方法，為事業單位的可持續化發展提供有效的保障。據此，本文主要研究事業單位檔案工作中的人性化管理策略。

關鍵詞：事業單位；檔案工作；人性化管理

中圖分類號：F24文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.21.040

0引言

在事業單位各項工作中，檔案資料不僅記錄了單位各階段的決策執行計劃以及重要活動方向，同時也針對重要文件進行了歸檔和存儲。因此，對這些檔案資料進行有效的分類和人性化管理，不僅能夠確保信息安全，同時也可以提高事業單位各項工作的執行效率。因此，在落實人性化管理措施的實踐中，要求事業單位的管理人員能夠積極更新檔案管理觀念，優化并升級管理制度，營造和諧良好的檔案管理環境，為事業單位各項工作的執行和活動的開展提供安全依據。

1事業單位檔案人性化管理的依據

事業單位檔案工作的人性化管理需要滿足特殊的服務對象，通過開發管理人員的潛能，使其獲得相應的物質和精神獎勵以及應有的尊重，從而給予檔案管理者更多的發展空間。尤其對于大型的事業單位來講，檔案管理工作十分繁雜，而且重復性相對較強，傳統檔案管理機制下，部分管理人員過于重視文件的歸檔和資料的整理，本身缺乏服務意識和創新動力，日常工作就是按部就班地對檔案進行分類、歸檔和提取，一方面忽視了自主發展意識的開發，另一方面也難以生成具有創新性和人性化的管理機制。而通過人性化檔案管理措施的升級，要求事業單位的管理者能夠對檔案管理部門的人員進行積極的培育，使其制定好良好的升職計劃和職業規劃，主動學習新的檔案管理技術和管理理念，強化個人的服務意識和管理技能，這樣不僅符合事業單位檔案人性化管理的時代發展需要，同時也能夠推動事業單位各類工作的積極有序改革，突出整個單元為各類工作的服務性和價值性。

2當前事業單位檔案工作管理中存在的問題

2.1管理效率相對較低

隨著人們工作方式的逐漸變化，以及社會環境的日益更新，事業單位的檔案工作也需要進行重新地定位，除了要確保檔案信息的完整性和客觀性之外，同時也應該依托信息化技術，保障檔案信息的安全，并提高信息的提取應用效率。但是當前部分事業單位的檔案工作依然受困于傳統的工作模式和工作理念，將檔案工作的重點放到歸檔和整理方面，缺乏服務創新和思維創新。這就直接導致檔案管理工作效率相對較低。與此同時，部分事業單位忽視檔案工作，單位內部并沒有設置專門的檔案管理人員和專業的管理部門，導致信息在后續一旦需要被利用，很難及時地調取和搜集。除此之位，部分事業單位的檔案在服務方面，無法及時滿足相關工作人員的借閱和咨詢需要，再加上缺乏標準的細化內容和工作流程，導致檔案提取和調檔服務難以滿足現實需求，降低了用戶的體驗感，甚至無法為事業單位開展專業化工作和多類型活動提供有價值且具有前瞻性的信息，這不僅造成了檔案內容資源的浪費，同時也進一步降低了事業單位工作的效率。

2.2管理方式缺乏人性化

在現代化企業當中，無論是內部控制機制的設立，還是外部管理模式的形成，都選擇應用人性化措施，歸根結底便是突出以人為本的工作理念，一方面滿足員工各類型的物質、精神需要，另一方面為其提高工作效率，創造充滿活力和創造力的氛圍。但是部分事業單位在進行檔案工作的時候，無論是內部管理人員的分配還是后續工作內容的培訓，都缺乏人性化元素，導致檔案管理人員在工作中缺乏激情和主動性，認為檔案管理工作只是一些重復性的勞動，每天按部就班完成即可，不需要動腦或者與其他部門員工協調配合，這種單一的思想認知，很大程度上限制了檔案管理工作效能的發揮，同時也不利于人性化元素的積極滲透，對于加速事業單位成長以及推動各類工作業務持續展開來講，具有消極的影響。

3事業單位檔案工作中的人性化管理策略

3.1人性化管理之制度的柔化

在事業單位檔案工作中引入人性化管理模式，需要制定更具有柔化特征的檔案管理制度，因為在傳統的事業單位檔案管理工作中，人性化管理被概括到成本與資源管理的范疇中，并沒有給予每一位員工的實際情況來開展特定的職業培訓規劃，因此很難提高檔案管理工作人員的工作激情。而基于人性化管理的視角，想要提高檔案管理工作的效率，要求事業單位的管理者能夠制定具有柔化特征的檔案管理制度，例如檔案工作內容的分配并不是管理者一人的工作，要求檔案管理人員在發揮主觀能動性的基礎上，對檔案工作進行細致且創新的改造和升級，使其工作驅動性能夠積極有效地落實。除此之外，事業單位檔案工作相對瑣碎而且繁雜，為了突出人性化管理機制的優越性要求，檔案管理人員能夠在落實一人多職實際情況的基礎上，獲得相應的物質獎勵和精神鼓勵，各部門員工也應該積極配合檔案管理工作的有序落實，確保事業單位各類工作規劃和活動的安排具有靈活性和準確性，使檔案工作能夠為其提供堅實的依據和參考。

3.2人性化管理之意識的創新

首先，需要及時更新事業單位檔案管理人員的工作理念。事業單位的管理者需要切實鼓勵員工放棄傳統的理念，將人性化管理機制落實到檔案工作一線當中，讓員工可以感受到領導的栽培和鼓勵，從而進一步發揮主觀能動性。在日常工作中循序漸進地開發創新意識，使檔案工作可以積極可靠的落實，為管理者的科學決策提供依據。

其次，要提高檔案專職人員的業務水平和工作能力。事業單位的檔案管理人員需要具備工作積極性和創新意識，在打破傳統工作束縛的情況下，結合事業單位自身的實際情況和需求，對當下的檔案管理模式進行積極的優化和調整，從而提高工作效益。

再次，需要事業單位專職的檔案工作人員，能夠調整多樣化的檔案管理模式。尤其隨著時代的變革，事業單位中員工工作形式發生了巨大的變化，對檔案內容的需求也出現了一定的差異性。為了可以確保檔案被及時地獲取、傳輸和歸檔，需要專職人員能夠基于計算機系統對檔案內容進行能切實有效的更新、保管、分類和收集。尤其針對一些加密檔案，需要完善安全處理意識，并為其他部門的員工提供更科學且有效的服務。

最后，要求檔案專職管理人員能夠改革服務內容。針對不同的需求，確保檔案信息及時上傳，并具有一定的數量保證。尤其針對一些能夠反映事業單位未來發展趨勢的檔案信息，管理人員需要進行行情的把控，以便于挖掘出適合企業領導層決策部署的依據，提高事業單位的工作效益。

3.3人性化管理之方式的改革

首先，要求事業單位的檔案工作模式率先實現數字化。隨著我國信息科技的逐漸發展，事業單位在落實人性化檔案管理工作的實踐中，也應該將信息技術引入其中，通過對傳統紙質檔案存儲、管理、歸檔形式的轉變，使各類工作能夠實現數字化和智能化，一方面降低但歸檔和管理人員的工作壓力，另一方面提高信息傳遞、分享和安全存儲的效率。例如，事業單位通過引入特殊的文件加密系統，對各類型的文檔和資料進行分類存儲。只有通過輸入密碼，甚至面容解鎖，才能夠獲取到相應的信息。

其次，要提高現代化技術的應用效率。事業單位的技術管理團隊需要為檔案管理工作設計獨特且專門的系統，例如每一位檔案管理人員配備專屬的互聯網通訊賬戶，通過集成系統對內部信息資料進行最快的歸檔和最有效的傳輸，使信息共享通道能夠隨時被調用和提取。與此同時，為了提高人性化管理的效率，事業單位的檔案管理部門還要建立專門的數據庫和資源庫，對文字資料、視頻資料等不同類型的檔案進行匯總和分類，使相關用戶可以搜索關鍵詞提取。

最后，要建立高效的即時共享通道。同類型的事業單位在對檔案內容進行獲取和利用的時候，可以相互合作，建立共同的信息共享和流通渠道，這樣不僅能夠增強到的利用效率，同時也可以提高事業單位的服務水準。

3.4人性化管理之環境的優化

根據以往的經驗，事業單位在落實人性化檔案管理工作的時候，需要為相關的工作人員提供舒心且適宜的工作環境，以便于調動員工的工作熱情，對檔案內容加以可靠的分類匯總，并為單位的管理者提供切實可靠的決策依據。具體來看，優化工作環境可以細分為兩大內容，即內部工作環境的優化和外部工作環境的整修。其中內部工作環境優化需要事業單位管理者對檔案管理人員進行精神層面的鼓勵，使他們可以發揮個人的主觀能動性，使各類型的檔案管理項目能夠在規定的時間內高效落實。而外部環境的優化則需要為檔案管理人員提供一個舒心且美觀的工作環境，讓他們在寬敞舒適的氛圍中工作和研究。具體包括通暢的網絡體系、寬敞的工作環境以及舒心的工作氛圍等。

4結束語

將人性化管理理念應用于事業單位檔案工作當中，不僅能夠提高檔案工作的管理成效，同時也可以為事業單位領導層的決策提供可靠的依據。在實踐中，要求事業單位的管理者能夠進一步更新檔案工作的人性化管理理念，制定柔化的制度，并確保管理意識的創新。與此同時，還要提高檔案管理方式的改革效率，優化檔案管理工作環境，從而為推動事業單位的可持續化發展提供可靠的依據。

參考文獻

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